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- Expedido por: Archivo General De La Nación De Colombia

- Fecha de expedición:

30 Octubre 2001

- Descripción: se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

-Clasificación: es de tipo Acuerdos distritales y pertenece a Normatividad del Marco Legal de la Entidad.

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- Es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

- Adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.

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- Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

- Se suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

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- Se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

- El avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información

- El Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia

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Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.

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Se define:
- Archivo electrónico

- Comunicaciones Oficiales

- Correspondencia

- Documento electrónico de archivo

- Documento Original

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- Documento Público

- Radicación de comunicaciones oficiales

- Registro de Comunicaciones oficiales

- Serie documental

- Tabla de retención documental

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Unidad de Correspondencia: deberán establecer de acuerdo con su estructura, una unidad que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

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Firmas Responsables: se debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.

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Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: velarán por la transparencia de la actuación administrativa, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, esta será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

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Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

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Comunicaciones internas: las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente.

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Control de comunicaciones oficiales: las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos.

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Conservación documental: se deben incluir en sus programas de gestión documental pautas que aseguren la integridad de los documentos desde su producción. Se adopta las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales.

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Comunicaciones oficiales recibidas: deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

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Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

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Comunicaciones oficiales enviadas: se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental.

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Comunicaciones oficiales vía fax: comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental.

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Comunicaciones oficiales por correo electrónico: entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.

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Imagen corporativa: las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.

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Horarios de Atención al Público: unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.