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🚀¿QUÉ ES EL Proceso administrativo?, ETAPAS, definición y ejemplos🚀

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Las funciones administrativas son aquellas actividades o deberes que todo administrador debe emplear para lograr mejores resultados, a corto y largo plazo, en una organizacion. Estas son universales, por lo que todo administrador puede aplicarlas a su trabajo.

Dicho concepto fue introducido por Henry Fayol en su libro Administration Industrielle et Generale en el año 1916. En este, Fayol identifica 5 funciones administrativas básicas:

1. Planear

2. Organizar

3. Dirigir

4. Coordinar

5. Controlar

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LUIGGIS JAVIER VENTURA LEMBERT TAREA DE LA UNIDAD 1 (2)

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CLASE 1 - ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS / PROF.  LIC.  MG.  ILDEFONSO NAVARRO

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Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos.

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La necesidad de utilización de esta técnica de O&M.

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La necesidad de utilización de esta técnica de O&M.

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Esta tecnica es muy importante, ya que radica en el analisis organizacional, de los metodos, sistemas y procesos operacionles, para diagnosticar y proponer las opciones de solucion, para optimizar la organizacion. proporcionar a los gerentes el asesoramiento para el logro de una administracion eficiente y eficaz.

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La importancia del Estudio de la documentación, entrevista, Cuestionario y  Observación directa.

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La importancia del Estudio de la documentación, entrevista, Cuestionario y  Observación directa.

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La documentación es la ciencia que consiste en documentar, ésta se encuentra identificada por el procesamiento de información que otorgará datos. Es importante para mantener un control y al mismo tiempo se utiliza para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores.

La entrevista es una herramienta de elección que permite recoger, contrastar y validar información sobre los candidatos, y a su vez transmitirles datos sobre el puesto y la organización. La importancia de la entrevista radica especialmente en la información que se recoge; pero más allá de verla como género, vayamos a la importancia que tiene esta como diálogo, como una conversación entre dos personas, donde uno es el reportero y el otro el entrevistado.

El cuestionario es un conjunto de preguntas que se confecciona para obtener información con algún objetivo en concreto. Su función es medir comportamientos, actitudes y/o características de los entrevistados.

La observación directa  consiste en observar directamente el comportamiento de un individuo durante la realización de una actividad. Es muy importante ya que llega a ofrecer unas ventajas con las que no cuentan otros métodos para la recolección de los datos

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LUIGGIS JAVIER VENTURA LEMBERT TAREA UNIDAD. 2 (4)

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El diseño organizacional es un proceso mediante el cual se elige una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de la organización. Las conexiones establecidas entre varias divisiones o departamentos de una organización se pueden representar en un organigrama.

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luiggis javier venturalembert tarea de la unidad 3 (4)

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La documentación de procesos resume todos los pasos necesarios para completar una tarea o proceso. Es una documentación interna y continua del proceso mientras se lleva a cabo, en la documentación es mucho más importante el cómo de la implementación que el cuánto del impacto del proceso.

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GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

POLITICAS:

1-Definir retribuciones y condiciones laborales.

2-Mantener clima laboral adecuado.

3-Aumentar la eficiencia de la empresa.

4-Resolver problemas con facilidad.

5-Establecer formas de trabajo.

NORMAS:

1-La norma ISO 30408: ayuda a la gestión de recursos humanos como mencionamos anteriormente, pues en los entornos globales donde se pueden involucrar diferentes países con otras culturas pueden afectar a los objetivos de una unidad de negocio.

2-La norma ISO 30400: Proporciona una comprensión común de los términos fundamentales que son utilizados en las normas de gestión de recursos.

3-La norma ISO 30408, Gobernabilidad: Esta norma establece las direcciones sobre la gobernabilidad para estructurar un sistema humano efectivo, que sea capaz de realizar su funcionamiento de manera eficaz, también fomentando el trabajo en equipo y que sea una empresa que esté en coherencia con la cultura empresarial que fomenta.

4-La norma ISO 30405, Contratación: Esta norma establece las direcciones sobre el reclutamiento del personal, brindando orientación acerca de los procesos de contratación eficaces, siendo útil para las personas que estén involucradas en el área de reclutamiento de personal, ya sean profesionales o no.

5-La norma ISO 30409, Planificación del personal: Establece las directrices sobre la planificación eficaz del personal, para apoyar a las organizaciones a resolver las necesidades de la organización y el impacto en el personal de esta.

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Administración DOS - Diseño y Control de Formas

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Toda oficina, genera y procesa documentos y archivos para comunicar y almacenar información, por ello el diseño de formas de los archivos en papel o electrónicos es la clave para lograr la homogenización y la racionalización de la información. De otro modo habría duplicidad de trabajo, retraso de actividades o altos gastosadministrativos y materiales.
Estas herramientas nos permiten conocer en la empresa el lugar donde se encuentran ciertos formatos o documentos para su utilización con tener la sola información de la fecha de creación y los índices de cada documento.
Prácticamente, el diseño y utilización de estas formas, nos permitirán tener fluidez y precisión para hacerle frente a todos los asuntos relacionados con eldesarrollo de proyectos, procesos, funciones y operación de sistemas y l definición de procedimientos relacionados con una prestación de servicio o venta de productos eficaces.

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Concepto de formas o formularios.

Una forma o formulario, es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que, por lo general contienen información fija y espacio para incluir información variable.

Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.

Objetivos de utilización.

Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Normativamente, constituyen un documento fuente para efectos legales, de consulta o ambos.

Fuentes de información para su preparación.

Por lo general, las fuentes que emplea una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes pueden mencionarse estas:

·         De uso interno (control para pedidos de papelería)

·         Diseñadas para la presentación de resultados (informe a órganos de gobierno)

·         Producto de un consultor externo (formas para un procedimiento)

·         De uso comercial común (forma para solicitud de empleo)

·         Elaboradas para una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones (declaración de impuestos)

·         Requeridas por una instancia externa para uso exclusivo (encuesta de alguna cámara o confederación)

materiales utilizados en el diseño de las formas.

La existencia en mayor o menor medida de formas en una organización obedece a las necesidades específicas de trabajo, en función de los factores siguientes:

Internos:

·         El instrumento jurídico que las crea.

·         Las pautas dictadas por el órgano de gobierno.

·         La desagregación de función derivada de su base legal.

·         La determinación de objetivos y programas.

·         La traducción en procedimientos y, por ende, en operaciones de las actividades.

·         El establecimiento de estrategias de negocios.

·         El proceso de toma de decisiones.

Externos:

·         Por cambio en las condiciones del entorno.

·         Por decisiones tendentes a la globalización.

·         Por pactos o convenios nacionales o internacionales.

·         En atención a demandas de clientes o proveedores

Área responsable del diseño y control de formas en las organizaciones.

Área directiva o área administrativa.

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luiggis javier ventura lembert tarea de la unidad 5 (2)

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Los manuales administrativos son documentos que contienen en forma clara y ordenada información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo

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Concepto de manuales administrativos.

Los manuales administrativos, son un conjunto de reglas, funciones, procedimientos, actividades, objetivos, instrucciones, pautas y políticas que deben ser obedecidas y seguidas por los empleados de la empresa, así como la forma en que se llevarán a cabo, ya sea de forma individual o conjunta.

El manual administrativo es un instrumento que ayuda a la organización a organizar mejor sus métodos, estandarizar procedimientos, mejorar la comunicación entre los sectores organizacionales.

Tipos de manuales.

·         Manual de políticas

Tiene como objetivo orientar las acciones de los ejecutivos responsables de las funciones de gestión y asesoría, estableciendo la forma de actuar de la empresa, expresada de manera general y filosófica.

·         Manual de organización

El objetivo es enfatizar y caracterizar los aspectos formales de las relaciones entre los diferentes departamentos (o unidades organizativas) de la empresa, así como establecer los deberes y responsabilidades relacionados con cada uno de los puestos de dirección o asesoría de la empresa.

·         Manual de normas y procedimientos

El objetivo es describir y detallar el desarrollo u operacionalización de las actividades que conforman los distintos sistemas funcionales de la empresa.

·         Manual de instrucciones especializadas

Es el que agrupa instrucciones específicas para un tipo específico de actividad o tarea. Su finalidad es posibilitar una mayor y mejor formación y capacitación de un determinado grupo de empleados en el desarrollo de actividades. Ej.: manual del vendedor, manual de la secretaria, manual de operaciones, etc.

Contenido de manuales.

1. Índice o contenido

2. Introducción

3. Antecedentes de la empresa, unidad administrativa y manual.

4. Marco jurídico institucional, bases legales que sustentan el origen de la institución o empresa: (acuerdos, acta de constitución, escritura pública, estatutos, reglamentos)

5. Objetivos del manual

6. Organigramas: general, específico, de funciones y nominal o de puestos

7. Descripción de puestos

8. Glosario

9. Anexos

Proceso de elaboración

Planificación del Trabajo.

Búsqueda de la Información.

Análisis de la Información.

Elaboración del Manual.

Validación del Manual.

Autorización del Manual.

Difusión y distribución del Manual.

Revisión y Actualización del Manual.

Distribución y control.

Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la racionalidad administrativa, elabore una selección y registro de funcionarios y unidades administrativos que deben contar con ejemplares de los manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la información necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.

Las revisiones periódicas de los manuales es una forma de motivar a los usuarios de los manuales, ya que estos indicarán claramente que tienen una responsabilidad de mantener el manual actualizado y se dan cuenta del interés que tiene el responsable.

Revisión y actualización.

El analista de sistemas tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y diplomacia. Se planea una adecuada revisión, se pueden evitar o llevar al mínimo los problemas. Uno de los más sencillos modos de reducir los problemas de revisión consiste en reunirse anticipadamente con los analistas y revisar el material del manual. En la reunión es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como el analista y el deseo de ayudar en todas las formas posibles. La aprobación.

Métodos de implantación de los manuales administrativos.

.         La Formulación del Programa y los métodos para la implantación del nuevo sistema: El primer paso en la formulación del programa de implantación es determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización.

·         Integración de Recursos Humanos y Materiales: Una vez que el programa de implantación ha sido confeccionado y aprobado, el siguiente paso es reunir los recursos humanos y materiales que se estimaron necesarios para la operación del nuevo sistema.

·         Ejecución del Programa de Implantación: Se procede a poner en operación el nuevo sistema al aplicar el método de implantación seleccionado; al realizar las actividades programadas y al seguir los lineamientos fijados en los manuales e instructivos. Cuando de inicia la implantación es necesario elaborar circulares con fin de darlo a conocer a sus usuarios y , en caso necesario, debe de continuarse con la labor de información y orientación de quienes estén involucrados en el cambio.