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Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. Se utilizan para: -Facilitar el manejo de la información. -Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

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La permaanencia implica constancia en los acuerdos y compromisos.
Es la constancia de las diferentes partes que intervienen en la relacion mercantil o cmercial

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El término permanencia es aquel que se usa para designar al mantenimiendo de determinados elementos a través del tiempo. La permanencia puede ser una cualidad que se le aplica a una persona, a un fenómeno, a un objeto y si bien nada en el mundo empírico es eterno, muchas cosas poseen una duración muy importante dentro de los parámetros normales de cada una de ellas. La permanencia depende, entonces, principalmente del elemento, fenómeno o circunstancia al que hagamos referencia y de los parámetros considerados normales para él.

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La Clasificación es el ordenamiento o la disposición por clases.
Básicamente, la clasificación implicará la búsqueda en un todo de todas aquellas cosas que guarden o compartan algún tipo de relación para así agruparlas. Generalmente, el objetivo primordial de la clasificación es encontrar el mejor ordenamiento posible, es decir, el más claro, para que, llegado el momento de la búsqueda de determinado elemento que ha sido clasificado, éste resulte más fácil de encontrar

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Se conoce como organización a la forma como se dispone un sistema para lograr los resultados deseados. Es un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.

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Un archivo, también denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora.
Cada archivo se diferencia del resto debido a que tiene un nombre propio y una extensión que lo identifica. Esta extensión sería como el apellido y es lo que permite diferenciar el formato del archivo y, asimismo, interpretar los caracteres que conforman el contenido del archivo.

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Archivonomía: pertenece a una de las ramas de la ciencia de la Archivística, y se trata de unametodología particular de preservar documentos y archivos, caracterizada por encargarse dela debida constitución del e!pediente administrativo y el uso cómodo, además de garantizarr su ruta.

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Archivos de entrada: estos archivos están compuestos por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada.

Archivos de salida: estos archivos contienen aquella información que se la visualiza desde la computadora.

Archivos de situación: estos archivos contienen información que es actualizada constantemente.

Archivos constantes: estos archivos están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.
Archivos históricos: está compuesto por  datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados.

Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo.

Archivos de maniobra: estos se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución, son auxiliares.

2) De acuerdo a los datos que almacenan se encuentran:

ASCII: en este tipo de archivo los datos son almacenados a través de un simple texto. Esto permite intercambiar a los datos que contienen así como también para crear archivos que el propio usuario pueda  modificar.

Binario: esta clase de archivos, en cambio, almacena información en un lenguaje al que sólo la propia computadora comprende, por ejemplo colores, sonidos, imágenes u órdenes. Estos archivos son de menor peso que los anteriores.

3) De acuerdo al mecanismo que se utiliza para acceder a los archivos se encuentran los siguientes:

Archivos directos: en estos cada registro puede leerse y escribirse directamente. Esto se logra con la expresión de su dirección en el fichero.

Archivos secuenciales: en estos archivos los registros se organizan de manera secuencial de manera tal que para leer uno, se deben haber leído los anteriores.

Archivos de índices: en estos archivos se puede acceder a los registros a partir de la contraseña que posean.

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Existen distintos métodos de clasificación estandarizada (norma AENOR) que nos permitirá clasificar el archivo de una forma correcta, ya que la norma aplica un criterio claro para cada caso, aun dándose una casuística distinta.

Los distintos métodos de clasificación se deberán adaptar a las características del archivo, a la forma de trabajo o a la política de empresa

Clasificar es ordenar por clases, colocar por un orden metódico. Un archivo desorganizado, es decir, sin clasificar ni ordenar, no favorece la perduración de los documentos. El orden, por el contrario, disminuye los problemas de conservación y hace más fácil el control.

Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación de archivos, que continuamente se utilizan pero con cierta indistinción.

La clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios que dan lugar a diferentes sistemas :

Alfabético, cuando la clasificación se realiza por el nombre del que lo suscribe o su destinatario.

Geográfico, cuando se toma el lugar donde transcurre la acción   De materias, cuando el criterio de clasificación responde al asunto de que se trata
Numérico, si se sigue el número asignado a los documentos.

Cronológico, si el criterio empleado es la fecha en que se ha redactado, enviado o recibido el documento.

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La organización de archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y eficacia en el acceso a la documentación generada. ... Para conseguir la eficiencia en las estanteríias de archivo es necesario aplicar una normalización adecuada al tipo de documento almacenado.

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Clasificación de documentos. Clasificar, como proceso, comprende la distribución de los objetos de cualquier género de clases, sobre la base de rasgos diferenciales correspondientes. Al clasificar documentos se realiza un análisis de su contenido y forma, situándolos en grupos mediante un sistema de clasificación desarrollado con estos fines. 

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Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones.