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Lancaster cita algumas alternativas e uma delas é a indexação ponderada, que é quando são atribuídos números que representam a relevância daquele termo para indicar o assunto do documento. Esses números são atribuídos pelo indexador. Os valores possuem pesos que vão corresponder com a dominância do assunto.

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Conhecer os interesses dos usuários do sistema de informação é um fator que influencia na qualidade da indexação. Dessa forma, o processo de indexação será mais direcionado as necessidades daqueles usuários, aumentando a recuperabilidade do documento.

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A coerência da indexação se refere a concordância de dois ou mais indexadores sobre determinada obra, podemos verificar que a concordância mais acertiva é aquela que existe uma distribuição de termos mais evidentes e “importantes”, quantidade de termos atribuídos em ordem de importância, haverá mais concordância com os tópicos principais do documento do que os que vai descendo na lista.
Quantidade de termos atribuídos
Vocabulário controlado
Tamanho e especificidade do vocabulário
Características do conteúdo temático e sua terminologia
Fatores dependentes do indexador
Instrumentos de auxílio com que se conta o indexador
Extensão do item a ser indexado
“A coerência […] parece ser mais difícil de alcançar a medida que aumenta a especificidade do vocabulário”.
Reich & Biever (1991)

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A boa indexação permite que se recupere itens de uma base de dados durante buscas no qual as respostas achadas sejam relevantes e aproveitáveis ao usuário. O usuário faz a busca pela informação, é papel do profissional da informação que filtre, penere e prepare uma estratégia de busca ágil e simplificada para facilitação do uso da ferramenta, os itens que não são aproveitáveis ou não tão úteis ao usuário é eliminado, tendo em vista o resultado final dos documentos e referências.
“Pode se definir a qualidade da indexação como o grau de concordância entre os termos atribuídos pelo indexador e um grupo de termos ‘ideais’ ou ‘ótimos’”.
Rolling (1981)

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Confere a união das frases e dos parágrafos para que o leitor ou ouvinte entenda o significado global do texto, ou seja, quantificar/limitar os termos e definir quais e que tipos de vocabulários controlados serão utilizados. A política de indexação manifesta-se na forma de um documento formal instituído na unidade de informação, que precisa ser acompanhado, revisado e atualizado e fazer parte da cultura organizacional (OLIVEIRA, 2017).
Um vocabulário controlado influencia na qualidade da indexação e é considerado um componente que mantém o sistema coerente e eficaz (HEYMAN, 2018). É importante que a unidade de informação elabore e utilize uma política de indexação. Isso porque torna o processo de indexação coerente, objetivo e reduz a subjetividade, orientando, da melhor forma possível, o profissional indexador em relação ao trabalho desenvolvido durante o desenvolvimento do trabalho direcionado com a organização temática da informação.

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A qualidade da indexação pode influenciar a recuperação da informação, interferindo no uso dela para diferentes finalidades, os processos de organização e representação da informação não podem ser dissociados da recuperação da informação. Isso porque o principal objetivo da representação, sobretudo no que tange ao conteúdo temático dos documentos, é atribuir diversos pontos de acesso, haja vista para facilitar a posterior localização do item inserido em um conjunto de documentos. Os assuntos mais recorrentes dizem respeito aos modos ou aspectos associados à avaliação de uma política de indexação, alguns elementos que permeiam esse processo: Exaustividade e a Especificidade, no entanto devem ser considerados a importância de se levar em conta as necessidades do usuário, possibilitando, assim, a recuperação da informação de qualidade.

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É por meio da indexação que a informação contida nos documentos é explicitada, por meio de termos pertencentes a uma linguagem natural ou artificial. O processo é constituído por etapas, as quais estabelecem ou identificam o assunto que melhor represente o documento. A estrutura de uma política de indexação precisa contemplar os elementos: cobertura de assuntos, documentos ou recursos de informação, estratégia de busca, o processo de indexação e a avaliação. Ademais, o processo é influenciado por variáveis associadas à recuperação da informação tais como: escolha da linguagem, exaustividade, especificidade, revocação e precisão. As formas e os métodos de avaliação precisam estar registrados nas diretrizes e realizados de modo sistemático e com periodicidade regular. Sugere três etapas avaliativas, contemplando: diagnóstico da realidade, verificação da melhoria dos resultados (exaustividade e precisão) e uso efetivo da política.

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Segundo Nunes & Freitas (2007) “Os problemas relativos à exaustividade, especificidade e coerência da indexação tornam-se cruciais para o gerenciamento e recuperação de informações nas bases de dados bibliográficos”, desta forma, o trabalho de analisar termos para a indexação deve seguir parâmetros para a recuperação posterior do documento e, além disso, o trabalho de um indexador deve se manter coerente para os tipos de materiais diversos, analisando o contexto informacional da obra. Inclusive, Lancaster (2004) afirma que um dos fatores que influenciam a coerência da indexação é o vocabulário controlado, já que utilizar esse recurso ajuda a melhorar a representação do conteúdo temáticos de obras bibliográficas, no entanto, vale ressaltar que é necessário manter consenso com relação aos termos controlados que serão utilizados para indexar.

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Para Lancaster (2003) a qualidade da indexação pode ser avaliada a partir do ciclo informacional que se inicia com a dúvida/ necessidade informacional do usuário, partindo para o método de busca nas bases de dados, que deve gerar bons resultados casos os termos utilizados durante a indexação tenham sido adequadamente atribuídos assim permitindo a recuperação da informação. Assim é possível avaliar a qualidade a partir do que Lancaster (2003) chama por revocação (quantidade de documentos recuperados)  e precisão (qualidade e pertinência dos resultados obtidos).

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Lancaster (2003) inicia o capítulo 5 reforçando que a indexação é um processo subjetivo, e que por isso, um documento se indexado por duas pessoas pode receber termos totalmente diferentes entre si. Por isso, a coerência da indexação pode ser determinada pela extensão da concordância dos termos escolhidos pelo indexador para representar determinada obra. O autor ainda diz que a utilização de vocabulários controlados pode melhorar a coerência da indexação, desde que seja feita por profissionais que tenham familiaridade com os temas abordados/ termos.

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Para uma indexação coerente, há componentes que são capazes de contribuir ou complicar a coerência da própria, conforme Lancaster (2003). Seriam eles:

1. Uso do vocabulário controlado: A fim de que esse elemento melhore a coerência da Indexação, é necessário que o indexador obtenha entendimento técnico da obra que está indexando. Tal como, em bibliotecas jurídicas, o indexador deverá ter uma compreensão mais aprofundada sobre as obras que compõe o acervo, assim, então, aperfeiçoará a coerência entre os documentos indexados. Já no caso de uma biblioteca central, é preferível o uso de termos livres;
2. Extensão do item indexado: Quanto menor o item, menor será a quantidade de termos que serão aplicados a ele;
3. Indexadores como profissionais únicos: Se os indexadores possuírem formação/preparação parecidas, será um facilitador na concordância entre eles sobre a indexação de uma obra.

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A melhoria na qualidade da indexação provém da identificação dos erros por intermédio de um corretor que, por meio deste ponto, passe a usar filtros qualitativos. Os erros acontecem quando:

1. O indexador descumpre a política, em particular à exaustividade da indexação;
2. O indexador deixa de aplicar os termos do vocabulário controlado da maneira o qual têm de ser empregados;
3. O indexador deixa de empregar o termo no grau adequado de especificidade;
4. O indexador utiliza um termo incorreto;
5. O indexador despreza um termo importante" (LANCASTER, p.86-87, 2003).

Por outro lado, os princípios da atinência, precisão e revocação, podem ser ponderados no instante da prática indexatória.

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Quais são os aspectos de avaliação da indexação?

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Quais são os aspectos de avaliação da indexação?

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Os aspectos de avaliação da indexação se referem “aos critérios de avaliação dos resultados de buscas realizadas numa base de dados” (LANCASTER, 2003). São ângulos de análise que permitem um julgamento mais correto da qualidade dos resultados obtidos pelos usuário em uma base de dados. São quatro critérios principais para avaliação da indexação:

-Cobertura: avalia a integralidade do acervo de uma biblioteca. Pode ser observada através da extração de amostras de itens e uma avaliação comparativa posterior entre bases de dados, por exemplo. Também pode utilizar como fontes as referências bibliográficas presentes nos artigos de periódicos. É importante levar o fenômeno da dispersão em consideração ao avaliar o aspecto cobertura, principalmente em centros informacionais muito especializados.

-Recuperabilidade: analisa a capacidade de recuperação de informação dentro da base de dados, principalmente se tratando de buscas exaustivas.

-Previsibilidade: avalia a capacidade de reconhecer itens relevantes a partir de informações contidas nas bases de dados. Compreende: o título do item, o título mais uma lista de termos de indexação, o título mais um resumo e o título mais os termos mais o resumo. Quanto mais extensas forem as representações, melhores serão as avaliações.

-Atualidade: é medida pela velocidade de inclusão de novas publicações no serviço de indexação/resumos. Deve ser avaliada com cautela, evitando falsas simetrias e julgamentos incorretos sobre a base de dados. Embora seja a mais fácil de ser medida, é a menos importante.

- Normas: um dos métodos de avaliação de índices e resumos é a comparação com normas existentes, como a ANSI/NISO z.39.14-1997, a ISO 5963 e a BS 6529. No entanto, deve haver cautela, pois grande parte das normas enfocam o produto ao invés do processo.

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Existem ferramentas que possibilitam o aprimoramento da indexação. A utilização da indexação ponderada emprega a atribuição de valores numéricos a termos indexados, conferindo pesos de dominância aos itens indexados. Já o elo entre termos  de indexação, parte da segmentação de um documento em vários subdocumentos — cada um referindo-se a um assunto separado e/ou relacionados entre si — o que é útil para evitar falsas associações dentro da base de dados. Já os indicadores de função são códigos que explicitam as relações entre termos, reforçando o elo entre eles. Outra opção é a utilização de subcabeçalhos, ou seja, termos que são potencialmente aplicáveis a outros termos — muito parecido com o que é feito tradicionalmente em catálogos de assunto de bibliotecas. Por fim, há os dispositivos da linguagem da indexação: ponderação, elos e indicadores de função — considerados dispositivos de precisão.

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A coerência da indexação deve seguir a mensagem que o documento quer passar. E também a política de indexação tem que ser levada em consideração para o indexador não se perder.
Obviamente que o leitor precisa saber do que se trata o documento, e é pensando nisso que se dá a importância de indexar o melhor possível. A especificidade do que o documento aborda é necessária para não perder sua coerência.

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A indexação para ser de qualidade precisa ser útil, ter equilíbrio, e o indexador precisa entender o que o usuário precisa.
Ou seja, é preciso uma estratégia por parte do indexador para a indexação ser feita da melhor forma, a fim do usuário conseguir encontrar o que procura.
Conhecer o conteúdo que está sendo indexado também é importante.

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“Outras recuperações indesejáveis seriam causadas por falsas associações, casos em que os termos que fazem com que um item seja recuperado não tem realmente relação alguma entre si no documento.” (LANCASTER, 2003). Para evitar a recuperação exaustiva de um documento por falsas associações, Lancaster fala sobre adotar “Elo entre os termos”, ou seja, termos que relacionam assuntos ligados entre os documentos e subdocumentos.

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Para melhorar a indexação é bom avaliar se os termos escolhidos foram pertinentes e necessários. E se há contexto com os outros termos já listados.
Os elos e os indicadores são relevantes igualmente para entender melhor o conteúdo.

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Um dos aspectos para a avaliação de indexação é a cobertura. Para Lancaster (2003), “uma forma de avaliar a cobertura do acervo de uma biblioteca sobre determinado assunto consiste em obter bibliografias confiáveis sobre este assunto e cortejá-lo com o acervo.” Essas referências bibliográficas são encontradas em artigos de periódicos.

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Uma das principais vantagens proclamadas para se adotar um vocabulário controlado é que ele melhorará a coerência na representação do conteúdo temático. (Lancaster, 2003).
No entanto, a relação entre controle de vocabulário e coerência indexical não é tão direta quanto pode parecer à primeira vista.
A consistência entre os índices é bastante aprimorada usando ferramentas de indexação prescritivas que contêm o mínimo possível de relações semânticas variáveis ​​entre os termos. A utilização de instrumentos de indexação que aumentam a liberdade semântica do indexador na escolha dos termos prejudica a confiabilidade da indexação.

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Os termos de índice atribuídos a um documento não podem ser considerados "corretos" ou "incorretos" em sentido absoluto. Em outras palavras, não existem termos "melhores". Afirmar que tal conjunto existe requer que sejam conhecidas todas as consultas feitas ao banco de dados onde o documento está representado.
Como método de avaliação do desempenho de um grupo de indexadores, esse procedimento funciona muito bem quando a amostra de documentos é grande o suficiente e quando são utilizadas as melhores estratégias de busca possíveis.

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A indexação, de um modo geral, sempre buscará formas de identificar, com objetividade, palavras e conceitos que possam ser utilizados para fins de busca de itens documentais. Desta forma, é importante manter a logística por trás do processe de indexar e manter também a coerência e contexto do serviço prestado. Para que os serviços de indexação sejam cada vez mais eficientes, o trabalho deve mudar, contemporaneamente, as suas estratégias de busca para facilitar a procura desejada pelo usuário. Para que isso ocorra de maneira vantajosa, é importante analisar a representação conceitual do documento utilizando as normas de indexação. Como profissionais, os indexadores devem
se atentar aos conceitos que determinam a descrição das obras, e este trabalho seria facilmente executado com as normas pré-estabelecidas, como dizia Strehl (1998): "A falta de um padrão a ser seguido prejudica  não  apenas  o  bibliotecário  no momento da definição dos termos indexadores  de  um  documento,  mas, principalmente, coloca em risco a qualidade da recuperação de informações em um sistema, no momento em que dados pertinentes e relevantes não são identificados em frente de determinada expressão de busca[...]".

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Lancaster (2003) diz que a coerência na indexação refere-se à extensão com que há concordância quanto aos termos a serem usados para indexar o documento. A coerência Inter indexadores refere-se à concordância entre indexadores, enquanto a coerência intra-indexador refere-se à extensão com que um indexador é coerente consigo mesmo.

Talvez a medida mais comum seja a relação AB, em que AB representa os termos com os quais a e b concordam. Fazendo, assim, uma coerência por pares.

Na existência de um número de termos exclusivo do par, um número x é atribuído por ambos os indexadores do par, e cada par do grupo é tratado da mesma forma.

Hooper (1965) refere-se aos valores da coerência de pares como pares de coerência (PCs).

É observável que a quantidade de termos a serem atribuídos influência na pontuação da coerência. Quanto mais termos atribuídos, menor será a concorrência.

Zunde e Dexter (1969) e Rolling (1981) sugerem que as medidas de coerência deveriam levar em conta a importância de diversos termos para o conteúdo temático do documento. A incoerência na atribuição de termos de menor importância será muito menos significativa do que a incoerência na atribuição de termos de maior importância, e isso se refletiria em qualquer método de pontuação.

Praticamente todos os estudos sobre coerência interindexarores até hoje realizados tratam cada termo como igual, embora fosse mais sensato atribuir um peso maior à coerência na atribuição dos termos mais importantes. (Lancaster, 2003)

Fatores que influenciam na coerência:

Quantidade de termos atribuídos

Tipo de vocabulário

Tamanho e especificidade do vocabulário

Terminologia

Treinamento similar entre indexadores

Instrumentos utilizados pelos indexadores

Tamanho do item indexado

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Segundo Lancaster (2003), o resultado final da indexação de um documento é uma simples lista de termos, às vezes selecionados de um vocabulário controlado, que, em conjunto, descrevem o conteúdo temático analisado no documento. Com frequência, todos os termos dessa lista são considerados em pé de igualdade (isto é, o indexador não especifica que alguns são mais importantes do que outros) e, comumente, não se identificam quaisquer relações explicitas entre os termos.
A indexação, porém, é um pouco mais complexa do que isso: aos termos podem ser atribuídos pesos que reflitam a percepção que o indexador tem de sua importância e/ou ser feito um esforço no sentido de acrescentar um pouco de sintaxe aos termos, de modo que suas inter-relações se tornem mais claras.

Indexação ponderada:
Na indexação ponderada, o indexador atribui a um termo um valor numérico que reflete sua opinião sobre a importância desse termo para indicar de que trata determinado documento. Comumente, quanto mais dominante for o assunto, ou mais detalhado o documento contiver a respeito dele, maior será o peso. Trata-se de algo subjetivo.

Itens indexados sob um termo que foi atribuído determinado peso e empregar esses pesos para ordenar os itens recuperados numa busca.

Para essa indexação, é referida por Maron (Maron & Kuhns, 1960; Maron el al., 1959; Maron, 1988), como indexação probabilística.

Algumas bases de dados incorporam uma técnica de ponderação simples: distinguir entre descritores "mais importantes e "menos importantes, o que equivale à adoção de uma escala numérica de dois valores.

A indexação ponderada oferece a quem faz a busca a capacidade de variar a exaustividade da indexação

O método ideal de ponderação implicaria que uma equipe fizesse a indexação e os termos com que concordassem todos os indexadores teriam peso maior, e os que fossem atribuídos por um indexador teriam pesos menor. Villarroel (2002), propõem esse método num ambiente de biblioteca digital.

Muitos sistemas automáticos incluem formas de ponderação. Na maioria dos casos, os sistemas de processamento automático ponderam segundo critérios de frequência: frequência de ocorrência de um termo num texto e/ou de ocorrência numa base de dados com um todo; ou outros métodos que foram experimentados, inclusive o emprego de critérios posicionais (por exemplo, a qual distância um do outro se encontram dois termos num texto).

Keen (1991) comparou diferentes métodos e concluiu que a associação de métodos combinados provavelmente ofereça melhores resultados. Poderia utilizar o sistema de pesos juntamente com o pares de coerência.

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Uma indexação de qualidade é aquela que permite que o usuário recupere informações úteis. Os termos indexados permitem que a pessoa que fez a busca consiga encontrar tranquilamente itens relevantes para o seu tema de interesse.

Nos dias atuais, com a tecnologia cada vez mais presente no nosso cotidiano, em que um grande número de pessoas faz buscas individuais (isto é, sem necessitar da ajuda de um profissional da informação) a indexação desempenha um papel ainda maior, que exige um padrão de qualidade para que os usuários não tenham dificuldades em recuperar itens úteis. É importante o indexador apresentar certo conhecimento a respeito do assunto a ser indexado, para evitar que termos incoerentes sejam atribuídos.

Alguns dos problemas que podem comprometer a qualidade de uma indexação são de origem conceitual e de tradução. Não reconhecer sobre o que o documento realmente trata pode levar o indexador a adicionar termos inadequados, que não recuperam o assunto que o usuário está de fato interessado. Usar termos muito gerais, com pouca especificidade, também pode atrapalhar. Por outro lado, uma indexação exaustiva também pode prolongar desnecessariamente a recuperação. Os vocabulários controlados também influenciam na qualidade da indexação. Eles servem como uma orientação a ser seguida pelos indexadores. Os vocabulários precisam ser precisos, para garantir que os descritores utilizados tenham consistência e sejam coerentes com as informações a serem descritas, de maneira que a recuperação seja mais eficiente.

A indexação possui um papel de grande importância nas bases de dados, na biblioteconomia e no cotidiano em geral, pois até em atividades mais simplórias, como uma ida ao mercado, nos deparamos com termos de indexação. Uma indexação de qualidade proporciona o acesso às informações de forma mais rápida e eficiente, facilitando a vida do usuário e a organização da informação.

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A indexação é a parte mais subjetiva da biblioteconomia. Isso ocorre porque diferentes pessoas terão maneiras diferentes de escolher os termos descritivos de um documento, uma obra pode ser indexada de diversas formas. Na biblioteconomia, a coerência na indexação é o conceito que define concordância entre dois ou mais descritores.
Quanto mais termos atribuídos, menor será a coerência, pois uma indexação exaustiva pode acarretar em termos mais difícieis de serem relacionados. Uma política de indexação e o uso de vocabulários controlados permite que o indexador tenha mais facilidade para escolher termos coerentes para descrever um documento.
É necessário que os bibliotecários e indexadores tenham um bom leque de conhecimento sobre as técnicas de indexação e sobre o assunto tratado no documento, para que os termos atribuídos sejam consistentes com o conteúdo da obra e coerentes entre si.

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De acordo com Lancaster (2003), existem alguns fatores que podem contribuir para aumentar a qualidade da indexação. Esses fatores incluem:

Conhecimento prévio do indexador sobre o conteúdo temático: É importante que o indexador possua um conhecimento prévio do assunto abordado nos documentos a serem indexados. Isso ajuda a evitar a indexação excessiva, garantindo que apenas palavras-chave relevantes sejam atribuídas aos documentos.

Compreensão da terminologia: O indexador deve ter familiaridade com a terminologia utilizada no domínio do assunto. Isso evita a utilização de termos ambíguos ou imprecisos, o que pode comprometer a qualidade da indexação. O uso adequado da terminologia é fundamental para garantir uma indexação precisa e consistente.

Conhecimento dos interesses dos usuários: É essencial que o indexador esteja ciente dos interesses e necessidades dos usuários da base de dados. Uma boa indexação deve atender às demandas dos usuários e facilitar a recuperação de informações relevantes. O indexador deve considerar os termos e conceitos que os usuários provavelmente utilizarão ao realizar suas consultas.

Atenção ao vocabulário: É necessário ter atenção ao vocabulário utilizado durante o processo de indexação. Isso envolve utilizar termos adequados, padronizados e precisos. A escolha cuidadosa do vocabulário ajuda a evitar ambiguidades e garante uma indexação mais eficiente.

Indexação concentrada em um ambiente favorável: A indexação deve ser realizada em um ambiente favorável, onde o indexador possa se concentrar adequadamente no trabalho. Isso pode incluir um ambiente tranquilo, livre de distrações, e com acesso a recursos e ferramentas necessárias para realizar a indexação de forma eficiente.

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Embora a indexação seja um processo subjetivo, Lancaster (2003) destaca aspectos essenciais para garantir uma indexação coerente. Alguns desses aspectos incluem:
Quantidade de termos atribuídos: É importante encontrar um equilíbrio na atribuição de termos, evitar indexações excessivas ou insuficientes.
Uso de vocabulário controlado: A utilização de um vocabulário controlado, como tesauros ou listas de autoridades, é recomendada.
Tamanho e especificidade do vocabulário: É necessário considerar o tamanho e a especificidade do vocabulário utilizado na indexação. Palavras-chave muito amplas podem resultar em indexações imprecisas, enquanto termos muito específicos podem limitar a recuperação de informações relevantes.
Características do conteúdo temático e terminologia: O indexador deve ter familiaridade com as características do conteúdo temático dos documentos e sua terminologia. Isso ajuda a garantir que os termos escolhidos sejam relevantes e precisos, contribuindo para uma indexação mais coerente.
Fatores dependentes do indexador: O conhecimento, as habilidades e a experiência do indexador podem influenciar a coerência da indexação. A capacidade de compreender o contexto dos documentos e os interesses dos usuários é fundamental para atribuir termos adequados.
Instrumentos de auxílio disponíveis para o indexador: O uso de instrumentos de auxílio, como guias de indexação, manuais e sistemas de suporte, pode contribuir para uma indexação mais coerente. Esses recursos fornecem diretrizes e referências úteis para o processo de indexação.
Extensão do item a ser indexado: O tamanho e a complexidade do item a ser indexado devem ser considerados. Itens extensos podem exigir uma indexação mais detalhada, enquanto itens mais curtos podem requerer uma seleção cuidadosa de termos-chave.

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Uma das formas ditas por Lancaster para se avaliar a recuperabilidade de um item é analisar as informações sobre ele presentes em uma base de dados. Informações como título, termos de indexação e o resumo são de extrema importância para representação do documento, e dessa forma, no momento de busca do usuário estas informação terão utilidade para a previsão de que documentos serão úteis ou não para aquela pesquisa. Além disso, Lancaster ressalta um ponto sobre a utilização de resumos para a analise inicial da seleção de documentos, foi visto em pesquisas citadas no texto, que os resumos não são o método preferível pelos usuário para a determinação da previsibilidade de um documento como relevante para uma pesquisa.

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A coerência na indexação refere-se à extensão com que há concordância quanto aos termos a serem usados para indexar o documento. A coerência interindexadores refere-se à concordância entre indexadores, enquanto a coerência intraindexador refere-se à extensão com que um indexador é coerente consigo mesmo.
Várias medidas diferentes já foram propostas ou adotadas àindexação. Estas já sofreram uma revisão por Leonard (1975) mas amedida mais comum utilizada é a relação AB/(A+B) que resulta emuma indexação. A representa um indexador e B outro cada um destegera termos e a indexação final resulta de uma conordância entre ostermos criados. Hooper (1965) traz algo similar mas que ele chamade pares de coerência (PCs), ou seja, valores de coerência de pares de indexadores que geram uma medida de coêrencia intergrupal por meio da obtenção de uma média de resultados. O primeiro fator que influi na coêrencia é a quantidade de termos necessários para que se chegue a uma concordância entre termos em uma indexação.
O segundo fator que influi na coerência da indexação é o tipo de vocabulário usado para tal. É fundamental que esse vocabulário esteja de acordo com o objetivo da instituição, a especialização do indexador e a procura do usuário.

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Lancaster cita algumas alternativas que visam melhorar a indexação, entre elas está a indexação ponderada. Na indexação ponderada, o indexador atribui a um termo um valor numérico que reflete sua opinião sobre a importância desse termo para indicar de que trata determinado documento. Comumente, quanto mais dominante for o assunto, ou mais detalhes o documento contiver a respeito dele, maior será o peso.
Esse tipo de indexação ponderada pode ser adotado de duas formas na recuperação da informação numa base de dados. Uma delas consiste simplesmente em admitir que a pessoa que faz a busca especifique que somente sejam recuperados os itens indexados sob um termo a que foi atribuído determinado peso.
É importante levar em conta a Exaustividade e a Especificidade, porém é ainda mais importante levar em conta as necessidades do usuário, para melhorar a recuperação da informação.

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A qualidade está nos detalhes, o indexador deve se atentar ás necessidades e interesses do usuário, considerando que cada usuário e cada biblioteca tem suas particularidades. É dever do indexador ter a flexibilidade e atenção de tornar a indexação o mais completa possível para diferentes contextos e necessidades. Quando não há esse tipo de atenção, pode ser que o indexador faça uma indexação exaustiva sem que haja necessidade ou que deixe de fazer, se faltam certos termos pode ser que o usuário não consiga recuperar aquele documento, caso a indexação seja muito complexa pode não ser acessível ao usuário, se o indexador não for imparcial pode causar um viés na indexação e tornar a recuperação mais difícil ainda. Deve-se levar em conta que algumas indexadores não possuem experiência, não sabem avaliar e extrair os termos corretos de um documento, nesses casos, somente um longo tempo de experiência pode trazer esse tipo de conhecimento, como cita Mai(2000), existem estágios no decorrer do desenvolvimento de um indexador e em cada um deles será feita uma indexação do mesmo documento,porém, com diferentes métodos. Uma indexação de qualidade leva em conta diferentes fatores do documento e uma boa análise desses fatores, tais como o título, o resumo, palavras-chave, ilustrações, mas, é sempre válido lembrar que, algumas dessas características do documento podem ter mais de um sentido, não é certeiro considerar somente o título, por exemplo, pois ele pode gerar uma interpretação ambígua.
O indexador também precisa de coerência e eficiência, para que se obtenha uma boa indexação.

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Além dos quatro critérios citados por Lancaster para avaliação da indexação, ele também cita alguns outros métodos utilizados para analisar esse desempenho. Por exemplo Torr et al (1966) expõe quatro métodos que podem ser utilizados "para observar os usuários de índices: 1) fazer com que o usuário mantenha um registro escrito dos processos de raciocínio e da estratégia que emprega a fazer uma busca, 2) fazer com que o especialista em buscas utilize um gravador de fita com a mesma finalidade..." e assim continua durante o texto. Porém é interessante observar as diferentes formas de como se pode avaliar um índice em conjunto com os seus usuários, e a forma como eles buscam pode afetar o que irão encontrar, é necessário muito cuidado.

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Lancaster (2003) apresenta durante o texto diversos métodos de como melhorar a indexação, entre eles o autor cita a indexação ponderada, os elos entre termos, indicadores de função, subcabeçalhos e por último os dispositivos da linguagem de indexação. Sendo que este último trata sobre a diferença dos dispositivos de precisão e os dispositivos de revocação.
Os dispositivos de precisão são chamados assim, pois aumentam a precisão da busca de um usuário em uma base de dados, aumentando assim o tamanho do vocabulário utilizado na indexação, sendo eles os elos, ponderação e indicadores de função.
Já os dispositivos de revocação são os que melhoram a recuperação das informações relevantes para aquela pesquisa e com isso eles reduzem o tamanho do vocabulário da indexação, um exemplo desse tipo de dispositivo é o controle de sinônimos.

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Citando Torr et al.(1996), "um dos métodos que podem ser adotados para 'observar' os usuários de índices: 1) é fazer com que o usuário mantenha um registro escrito dos processos de raciocínio e da estratégia que emprega ao fazer uma busca", a ideia é traçar o caminho feito pelo usuário para entender quais são os termos mais frequentes e os métodos de busca, utilizados para a recuperação da informação indexada.

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A qualidade de uma indexação também pode ser medida por meio de um padrão empregado. Por exemplo como abordado por Lancaster em um estudo onde desenvolveu um método, que basicamente utilizaria o conhecimento de indexadores experientes que combinariam um conjunto de termos de um determinado artigo. O padrão então seria representado por esse conjunto de termos, que no caso seria a indexação ideal para aquele artigo. Foram chamados então outros indexadores para assim fazerem suas respectivas análises do documento e revelarem os termos que utilizariam, sendo recompensados com pontos quanto mais perto chegassem do padrão previamente colocado. Uma forma muito interessante de se garantir a qualidade da indexação de um documento, porém mais ainda pode trazer formas novas e mais eficientes de indexação.

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A coerência na indexação refere-se à extensão com que há concordância quanto aos termos a serem usados para indexar o documento.

Cooper (1969) considera a coerência interindexadores no nível do termo. Quer dizer, ele mede o grau com que um grupo de indexadores concorda com a atribuição de determinado termo a um documento. Com relação a esse termo, a coerência interindexadores é definida como a proporção de indexadores que atribuem o termo menos a proporção daqueles que não o atribuem.

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A coerência na indexação refere-se à extensão com que há concordância quanto aos termos a serem usados para indexar o documento.

Cooper (1969) considera a coerência interindexadores no nível do termo. Quer dizer, ele mede o grau com que um grupo de indexadores concorda com a atribuição de determinado termo a um documento. Com relação a esse termo, a coerência interindexadores é definida como a proporção de indexadores que atribuem o termo menos a proporção daqueles que não o atribuem.

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O conhecimento dos interesses dos usuários da base de dados é especialmente importante porque a “boa” indexação deve ser talhada às necessidades de determinada comunidade, sempre que possível. Anos de experiência como indexador também são um fator que influi sobre a qualidade, da mesma forma que outras características, como a capacidade de a pessoa se concentrar, ler rapidamente e compreender prontamente. Finalmente, e talvez o mais importante de tudo, um bom indexador deve gostar do que faz. É improvável que se consiga obter uma boa indexação de alguém que detesta o que está fazendo.

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Entenda o conteúdo: Leia e compreenda o documento que será indexado. Identifique os conceitos principais, ideias-chave e tópicos relevantes.

Selecione os termos apropriados: Escolha palavras-chave ou termos representativos que melhor descrevam o conteúdo do documento. Utilize vocabulário controlado, como listas de descritores, tesauros ou taxonomias, para garantir consistência.

Considere a relevância: Pense nos usuários finais e suas necessidades de informação ao selecionar os termos de indexação. Certifique-se de que os termos escolhidos sejam relevantes e úteis para a recuperação da informação.

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Para aumentar a qualidade da sua indexação de acordo com o texto é necessário:

Treinamento e conhecimento: Forneça treinamento adequado aos indexadores para que compreendam os princípios e as práticas da indexação. Quanto mais conhecimento tiverem sobre o assunto, melhor será a qualidade da indexação.

Revisão e feedback: Realize revisões regulares da indexação feita pelos indexadores e forneça feedback construtivo. Isso ajudará a melhorar a qualidade e a consistência da indexação.

Atualização constante: Mantenha-se atualizado sobre o assunto do documento que está sendo indexado. Isso permitirá que você inclua termos e conceitos relevantes mais recentes na indexação.

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Os aspectos para a avaliação da indexação são:

Precisão: A indexação deve ser precisa e refletir com precisão o conteúdo do documento.

Consistência: Os termos de indexação devem ser aplicados de forma consistente ao longo de todo o sistema de indexação.

Cobertura: A indexação deve abranger todos os aspectos importantes do documento.

Relevância: Os termos de indexação escolhidos devem ser relevantes e úteis para os usuários finais.

Recuperabilidade: Os termos de indexação devem permitir a recuperação eficiente e eficaz dos documentos relevantes.

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Revisão contínua: Analise regularmente o processo de indexação, identifique problemas ou deficiências e faça ajustes ou melhorias necessárias.

Utilize vocabulário controlado: Implemente o uso de tesauros, taxonomias ou outras ferramentas de vocabulário controlado para garantir consistência e precisão na indexação.

Feedback dos usuários: Solicite feedback dos usuários finais sobre a indexação e faça ajustes com base em suas necessidades e sugestões.

Acompanhe as tendências: Mantenha-se atualizado sobre as tendências e práticas emergentes no campo da indexação e aplique as melhores técnicas disponíveis.