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En el siguiente link se encuentra un manual el cual explica cómo se utiliza cada una de las herramientas que tiene zoho dcs, sin embargo, este documento se encuentra en inglés, pero al ingresar a cada una de las herramientas se encuentran videos donde muestran cómo se utiliza paso a paso y sino también aparecen imágenes mostrando su uso.

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Refer to the variety of documentations for Zoho CRM to learn, understand, and master the product.

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Aplicabilidad de zoho dcs en preescolar 

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Aplicabilidad de zoho dcs en preescolar 

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Esta herramienta puede ser utilizada por las docentes de preescolar para compartirle a las familias documentos relevantes de diferentes temas según la etapa de los niños. Así mismo se puede utilizar para crear presentaciones para presentarlas en clases y compartirlas con los padres de familia para que repasen en casa.
Adjunto un link de como crear estas presentaciónes:

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Como registrarse gratuitamente en Zoho docs 

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Como registrarse gratuitamente en Zoho docs 

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En el siguiente link se encuentra caracteristicas o utilizaciones que tiene esta plataforma, asi como tambien nos permite la opción de registrarse gratuitamente.

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Zoho Docs es una solución que cuenta con varias funciones para administrar y almacenar en forma segura sus archivos. Cree, cargue y comparta archivos de diferentes formatos sin tener que instalar ningún software.
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Almacenamiento gratuito en la nube, potentes editores incorporados e intercambio seguro de archivos | Zoho Docs

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Zoho Docs es una solución que cuenta con varias funciones para administrar y almacenar en forma segura sus archivos. Cree, cargue y comparta archivos de diferentes formatos sin tener que instalar ningún software. Regístrese gratis Trabaje en cualquier lugar gracias a la aplicación móvil Zoho Docs. Descárguela ahora para iOS y Android.

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Video de cómo controlar los cambios en Zoho docs

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Video de cómo controlar los cambios en Zoho docs

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Este video es importante cuando se trabaja de forma coloborativa, ya que nos muestra cómo controlar los cambios que los demás realizan.

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Conoce cómo: Controlar los cambios en Zoho Docs

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Modo de uso de Zoho Docs paso a paso.

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Zoho Docs una excelente alternativa ofimática en la nube

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En el siguiente link podemos encontrar qué es zoho y algunas ventajas y desventajas de su uso.

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Estuvimos en #ZoholicsMX17, y para entender más de qué se trata la plataforma de Zoho para empresas, te contamos sus ventajas y desventajas.

En este artículo encontrarás:

¿Qué es Zoho?

Comencemos con lo más básico y, a la vez, lo más importante. Zoho se define a sí mismo como "el sistema operativo para empresas". Pero Miguel Ángel Arce, director de MDO Tecnología, partner estratégico de Zoho, nos dijo en entrevista que no debe confundirse con un sistema operativo como Android, Windows o iOS. "Se refiere a un sistema para operar dentro de la empresa, para que puedas trabajar".

Miguel Ángel define a Zoho de la siguiente forma: "una suite de herramientas en línea que te permite tener todas las áreas de tu empresa interconectadas y colaborando mediante tecnologías en la nube". Eso permite que el área de finanzas y de atención al cliente, por ejemplo, puedan conectarse rápidamente mediante un chat, correo electrónico u otros canales".

Los productos de Zoho

Raju Vegesna, evangelizador de Zoho, dice que la plataforma busca ayudar a las empresas en su contacto con los clientes o proveedores, la gestión de la empresa desde su interior y ahora también en las finanzas.

Zoho dice que esta opción unifica tus equipos de cara al cliente con todo en un solo software. Al respecto, te proporciona visibilidad de cada interacción con el cliente, además de que capacita a tus equipos de trabajo con la tecnología que necesitan para ofrecer la mejor experiencia. Bueno, hasta tiene un asistente de inteligencia artificial denominado ZIA. Todo esto para lo que se denomina como Front Office. Conoce más aquí.

Se trata de herramientas que necesitas para crear, colaborar y comunicarte mientras trabajas con tus equipos. Es un conjunto integrado por aplicaciones para tu lugar de trabajo o empresa, desde la creación de correos y chats, hasta documentos, informes y seguimientos. Conoce más aquí.

Finance Plus

Recientemente estrenada, es una plataforma unificada para todo lo que necesita tu oficina: desde la facturación hasta la gestión de la contabilidad. ¿Ejemplos? Inventarios, gestión de suscripciones, reembolsos de gastos, informes de contabilidad financiera, y facilidad de administración. En pocas palabras, todo lo relacionado al llamado Back Office. Conoce más aquí.

Zoho apuesta por México

Raju Vegesna dice que ve en México un gran potencial para crecer a pesar del panorama de la relación con Estados Unidos. Desde que la plataforma, con base en India, llegó a México en 2012, ha crecido un 528%. Nuestro país ya es el séptimo en importancia para Zoho.

El evangelizador dijo que ve muchas similitudes entre India y México, tanto en los problemas de conexiones a internet, pero también en el talento. Además, las oportunidades de crecimiento son muy elevadas, según Raju, porque sus tendencias muestran que los países más exitosos crecieron con una media de edad de entre 25 y 40 años. En México es de 27 años.

Ventajas y desventajas de Zoho

Como parte de #ZoholicsMX17, conversamos con Raju Vegesna y Miguel Ángel Arce. Ellos nos explicaron las ventajas y desventajas de Zoho. De igual forma, hablamos con Juan Carlos de la Torre, director general de Abacon, una empresa de telecomunicaciones cliente de Zoho.

Ventajas de Zoho

No requieres mucho software para operarlo

Miguel Ángel Arce indica que lo indispensable para acceder a Zoho, una vez que ya lo tienes contratado, es un dispositivo que se pueda conectar a internet. Esto porque la plataforma se encuentra en la nube. En el caso de los dispositivos móviles, incluso hay apps de Zoho disponibles para Android y iOS.

Por su parte, Juan Carlos de la Torre dice que como usuario fue de gran ayuda que la herramienta esté en la nube. Eso hace que no tengas que adquirir mucho equipo extra, ya que lo único que requieres es internet.

La plataforma es intuitiva

Comenzar a utilizar Zoho es realmente sencillo, dice Arce, aunque hace énfasis en que es así hasta cierto punto. Sin embargo, cuando requieres ayuda, existen eventos como #ZoholicsMX17. Hay sesiones uno a uno para ayudar a los usuarios a ocupar todas las funciones que ayuden a tu empresa.

No es necesario tener un área de IT

Debes tener gente que te diga qué estás haciendo. Sin embargo, eso debe ser desde un punto de vista distinto a como lo haría el área de IT (tecnologías de la información). Juan Carlos de la Torre dice que eso hizo que en Abacon no tenga esta área porque todo lo hace la plataforma.

Ahorras dinero

Sus plataformas tienen costos mensuales fijos. Sin embargo, en su mayoría, son gratuitas si son para hasta 50 usuarios, esto para apoyar a las pequeñas empresas. Si necesitas más funcionalidad o usuarios, los costos no son muy elevados. Y como en el punto anterior, en el caso de Juan Carlos de la Torre, ya no necesitas pagar un área de IT.

Te eficienta la comunicación y forma de trabajo

Los procesos se vuelven instantáneos al tener una comunicación multicanal; esto también debido a que la plataforma es colaborativa y todos pueden conectarse sin importar en dónde se encuentren. Al respecto, Juan Carlos comenta que, en su caso, el mayor valor fue haber generado un ambiente de colaboración. Eso porque ha reducido la falta de comunicación, Como consecuencia, ha logrado que los miembros de la oficina se enteren de lo que sucede.

Potencializa a la gente

Arce es enfático en que Zoho no reemplaza gente. Por el contrario, potencializa sus capacidades. En una metáfora de un corredor, Zoho serían los tenis que utiliza el atleta para llegar a la meta en el menor tiempo posible, indicó Miguel Ángel Arce.

Por su parte, Juan Carlos de la Torre mencionó que al ser una plataforma colaborativa, tú diseñas tus flujos de trabajo. Eso hace que el personal esté atento para pasarlos a la siguiente estación. Eso ha hecho que ya no tengas supervisores que vigilen que la información realmente llegue al siguiente nivel.

No necesitas contratar muchas apps y después conectarlas

Arce señala que al ser una sola plataforma interconectada, no tendrás muchas aplicaciones por separadas. Con ellas después viene el problema de conectarlas, el alto costo de eso y más especialistas de desarrollo.

Desventajas de Zoho

Si no tienes internet, no funciona

"Si no tienes esa conexión a internet, entonces Zoho no va a estar disponible para ti", señaló Juan Carlos de la Torre. Y es que debes tenerlo muy claro: Zoho es una plataforma en la nube.

Como tal, si no tienes una conexión estable a internet, será imposible que trabajes en la plataforma. A pesar de ello, Vegesna dice que Zoho corre en dispositivos que tienen bajas especificaciones técnicas. Esto porque en India tienen la misma problemática que en México del acceso a internet.

Por ahora solamente cobran en dólares

El tipo de cambio puede llegar a no ser tu mejor aliado. Sus planes, por el momento, están tasados en dólares, pero Raju Vegesna nos aseguró que están trabajando para comenzar a cobrar en pesos mexicanos.

No toda la plataforma está en español

CRM, Workplace y People son algunas de aplicaciones de Zoho que ya están adaptadas totalmente al mercado mexicano y en español. Sin embargo, muchas todavía están en inglés. A pesar de ello, Raju Vegesna anunció que invertirán varios millones de dólares para atraer talento e ingenieros que los ayuden a "tropicalizar" las herramientas.

Zoho no resuelve todos los detalles de la empresa

Toma en cuenta que si bien ayuda a gestionar gran parte de tu empresa, Zoho no resolverá todas las problemáticas. Por ejemplo, todavía tendrás que contratar un contador para hacer tus declaraciones ante el SAT. Eso entre otros procesos gubernamentales que todavía no han llegado a la plataforma.

Desde hace casi 20 años me dedico a hablar de tendencias tecnológicas, marca personal, electrónica de consumo y entretenimiento digital.

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Estas son las ventajas y desventajas de Zoho para empresas #ZoholicsMX17

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Estuvimos en #ZoholicsMX17, y para entender más de qué se trata la plataforma de Zoho para empresas, te contamos sus ventajas y desventajas. En este artículo encontrarás: Comencemos con lo más básico y, a la vez, lo más importante. Zoho se define a sí mismo como "el sistema operativo para empresas".

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¿Te acuerdas de cuando la seguridad de archivos significaba bloquear el cajón de tu archivador para proteger tus documentos confidenciales? Con Zoho Docs eso ya es historia.

Hoy en día la mayoría de los documentos se crean y se guardan en línea. Pero ¿están más seguros ahora que en archivadores viejos? Con las precauciones adecuadas sin duda de que sí.

El almacenamiento en la nube, el intercambio de documentos en línea y la colaboración en tiempo real son sólo algunas de las nuevas tecnologías de gestión de documentos.

Una herramienta en la nube o aplicaciones en línea, quiere decir que ofrecen el acceso desde cualquier dispositivo con Internet y sin ningún proceso de instalación. Un sencillo ejemplo de esto es la conocida red social Facebook. Inicias sesión en Facebook, añades comentarios, subes fotos e interactuas con tus amigos y cierras tu sesión. Pero, los datos permanecen en Facebook mucho después de cerrar tu sesión, ya que la aplicación y los datos residen en los servidores de Facebook, "en la nube".

Y al igual que las ventajas y el aumento de productividad con las herramientas en la nube son evidentes, la seguridad también debería de serlo.

Aquí tienes algunas maneras de asegurarte de que tus documentos están seguros en la nube:

Permitir y Denegar

En cualquier negocio, hay cientos, si no miles, de los archivos confidenciales que se envían diariamente. Y el mantenimiento de estos archivos dentro de la organización es la mejor manera de tratarlos con confidencialidad. Aquí es donde almacenamiento en la nube puede ayudar.

Por ejemplo, con Zoho Docs puedes restringir los documentos para que no se compartan fuera de tu organización. Este control ofrece una seguridad adicional para tus archivos confidenciales. Además, el administrador puede deshabilitar la opción de que los usuarios publiquen archivos públicamente. Pueden optar por restringir a los usuarios publicar sus archivos por completo, o publicar dentro de la organización, o no permitir que publiquen ni dentro ni fuera de la organización.

Restricciones de acceso

Para compartir documentos sensibles del negocio como de tipo legal, RRHH o finanzas puedes especificar las direcciones IP de los equipos que están en su organización y de esta manera sólo estas direcciones verán la documentación. Y si un usuario intenta iniciar sesión en su cuenta desde un equipo que no está en la organización - o una dirección IP diferente - se le denegará el acceso.

Gestionar los privilegios de acceso

En Zoho Docs, como propietario de documento, puedes asignar los derechos que limitan a los colaboradores a leer, editar, o simplemente proporcionar comentarios sobre el documento. De esa manera te aseguras de que los datos originales se mantienen intactos.

Bloquee sus archivos con contraseñas seguras

La gestión de documentos sería más segura si no compartes documentos fuera de su organización. Pero, no es así como funciona en el mundo real . Obviamente, tienes que compartir información y colaborar con la gente fuera de tu empresa, como clientes y socios.

Afortunadamente, con el intercambio de nube, compartir documentos fuera de la organización puede ser transparente. Pero ya que estos archivos son compartidos fuera de la organización, es tu responsabilidad como propietario proteger el contenido del documento.

Por otra parte, también se puede establecer una fecha de caducidad para su contraseña, por lo que la contraseña no será válida después de un período determinado de tiempo.

Además de los archivos protegidos con contraseña compartidas, los administradores necesitan algunas sugerencias de políticas de contraseñas básicas:

Las contraseñas deben tener al menos siete caracteres de longitud.

Las contraseñas no deben contener el nombre de usuario, nombre real o nombre de la empresa.

No deberían ser una palabra del diccionario completo.

Las contraseñas cambiadas no deben ser similares a las contraseñas utilizadas anteriormente.

Las contraseñas que se incrementan como Contraseña1, Contraseña2, Contraseña3 son contraseñas débiles.

Las contraseñas seguras debería contener caracteres especiales, letras mayúsculas, letras minúsculas, números y signos de puntuación.

Así que, la próxima vez que compartas un archivo, o empieces a colaborar - no olvides estos consejos de seguridad. Prueba ya Zoho Docs para el almacenamiento seguro y compartido con protección!

Y no olvides con nosotros si tienes alguna duda!

Texto original: | Traducción y adaptación:

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Zoho Docs: Almacena documentos y comparte de forma segura

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¿Te acuerdas de cuando la seguridad de archivos significaba bloquear el cajón de tu archivador para proteger tus documentos confidenciales? Con Zoho Docs eso ya es historia. Hoy en día la mayoría de los documentos se crean y se guardan en línea. Pero ¿están más seguros ahora que en archivadores viejos?

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Zoho WorkDrive | Online file management for teams

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Zoho WorkDrive is a content collaboration platform designed for teams to store, share, manage, and work together on files of any size

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Stephanie Marcela Solano Ramírez
Suhany Chavarría Artavia
Tatiana Herrera Jiménez
Vanessa Salgado Bonilla