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LIEN EASY RETRO https://bit.ly/2K9gUwQ

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LIEN EASY RETRO https://bit.ly/3lnS7Ce

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redéfinition des codes du management  avec des outils multiples et pas toujours adaptés ,
réinventer les relations de travail
réussir à percevoir les situations de détresse, de motivation
le MAD nécessite beaucoup de temps

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Mes attentes/Questions, problématiques, objectifs que je veux partager

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Mes attentes/Questions, problématiques, objectifs que je veux partager

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Adjointe à la responsable du département Finance et contrôle de gestion et chef du pôle exécution budgétaire
management direct de 9 personnes + intérim du département de 18 personnes environ
les profils sont très différents de C/B/A
managée également à distance

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Chef du département "Offre Grande Couronne"
Equipe d'une vingtaine de personnes, pour la plupart cadres.
Travail de l'équipe pour partie en mode projet. Avec beaucoup d'itération avec des acteurs extérieurs (R° de présentation mais aussi négos)
Tout le monde est managé à distance, les membres de l'équipe & aussi Véronique et moi
Pas de botte secrète

# data[].attributes.body
Adjointe chef de département Management de Projets Expertises - Direction des Infrastructures
Equipe de 12 personnes environ
Egalement managée à distance
pas de botte secrète - bienveillance - empathie - disponibilité pour l'équipe

# data[].attributes.body
Chef de département Offre Paris Petite Couronne, dans la direction Mobilités de Surface
Equipe de 15 personnes, tous cadres sauf un secrétaire. Travail très tourné autour de l'animation/participation à d'innombrables réunions et études techniques avec partenaires externes.

# data[].attributes.body
Responsable du pôle paies et carrières (RH), en poste depuis 01/09/2020 à IDFM, équipe de 4 gestionnaires, tous à distance.
managé à distance.
botte secrète : je privilégie l'appel court pour poser une question plutôt qu'envoyer un mél

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Chef du pôle Sécurité
très petite équipe de 2/3 agents
Pôle transverse

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Chef de département adjoint OGC et chef de pôle GBAMS
Equipe de 25 personnes (dont 6 chez GBAMS).
management à distance à 100% et managée à distance également

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Nous avons basculé soudainement dans le monde du travail sans adapter nos outils/savoir de faire, etc.=>comment conserver une cohérence d'action, une dynamique et un esprit d'équipe

# data[].attributes.body
Le MAD pour une petite équipe (2/3 agents) d'une part dans la situatioon actuelle à 100% télétravail, d'autre part dans une situation mixte pérenne. Avec une montée en compétence d'un agent

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créer du liant avec les équipes
repérer les situations délicates des agents (stress, surcharge, difficultés personnelle, ...)
quelques bonnes pratiques pour éviter le trop grands nombres de sollicitations tout en gardant le contact

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Attentes : comment garder le lien sans être trop intrusif ? Sans déranger ? Comment adapter sa communication : faut- favoriser le chat ? le mél ? l'appel audio ?

# data[].attributes.body
arriver à garder le lien et la motivation des équipes
éviter l'usure des écrans et l'isolement des agents
botte secrète : je n'en ai pas... je bricole

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Maintenir le lien avec les équipes et conserver un esprit d'équipe à distance

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Chef de département adjoint PS1
Equipe de 14 personnes, en direct en ce moment. Nous pilotons des projets de constructions, donc en mode projet avec beaucoup de réunions et d'échanges en interne comme en externe. Management à 100% à distance. Managé à distance également.

# data[].attributes.body
Cheffe de département Finances et Contrôle de Gestion
Équipe de 18 personnes

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créer du liant avec les équipes et réduire les tensions surtout avec les autres équipes d'IDFM liée au télétravail et surcharge de travail

# data[].attributes.subject
créer du liant avec les équipes et réduire les tensions surtout avec les autres équipes d'IDFM liée au télétravail et surcharge de travail

# data[].attributes.body
Des idées / des pistes pour maintenir l'esprit collectif à distance/ la dynamique d'équipe

# data[].attributes.body
Outre les éléments indiqués sur le maintien du lien, maintenir la motivation des équipes et essayer de conserver un équilibre vie privée/vie professionnelle avec tous les outils de télétravail finalement assez intrusifs dans la vie privée. Comme l'indique Jean-Pascal, l'accompagnement des nouveaux arrivés avec un profil très junior.

# data[].attributes.body
Responsable pole versement
5/6 personnes (1 personne en renfort)
En relation avec les entreprises qui verse la taxe transport
Est managée à distance

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Savoir comment détecter la démotivation ? maintenir une dynamique à distance

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en tant que service en  appui, comment recréer des interfaces positives avec d'autres équipes avec lesquelles le travail a distance exacerbe parfois les tensions et irritants

# data[].attributes.body
Maintenir les objectifs  et la cohérence d'équipe sans interaction physique, en adaptant les outils et méthodes de travail

# data[].attributes.body
Encadrement des équipes éloignées/ éparpillées/ individuellement séparées sans rencontre physique entre manager et équipe
définir de bonnes pratiques de fonctionnement global de l'équipe

# data[].attributes.body
+ : + de formalisation et de cadrage à prévoir en amont; délégation et confiance renforcées avec autonomisation bénéfice pour certains agents; accélération de la transformation numérique ; plus de souplesse sur des impératifs perso ; ponctualité
- : trop de flou entre le pro et le perso ; perte d'appartenance au collectivité et de collaboration (perte de spontanéité) ; accroissement de la charge mentale (diffusion d'infos notamment)

# data[].attributes.body
Avantages
- moins de perte de temps dans les transports
- Meilleure adaptation aux contraintes personnelles
- Possibilité de traitement des dossiers de fond (hors confinement)

Inconvénients
- Perte du côté humain
- difficulté de suivi de l'activité des collaborateurs
- Perte de repère vie privée/vie pro

# data[].attributes.body
Les + :
- laisser une plus grande autonomie/ souplesse d'organisation aux agents ce qui permet de faciliter la combinaison vie pro/vie personnelle
- responsabiliser plus les agents qui doivent plus formaliser/analyser en amont leurs besoins
- nous réinterroge sur notre mode de management
Les - :
- sursollicitation des managers

# data[].attributes.body
Disponibilité
écoute
empathie
aide notamment pour prioriser des tombereaux de sollicitation
Coordination

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- Mieux cadrer les besoins/attentes en terme de mission/délais puisque les échanges sont moins nombreux
-Retour d'informations générales sur l'établissement plus important
- - Créer du lien

# data[].attributes.body
- des réunions périodiques (journalières)
- une attention à leur contrainte perso
- de la (re)moditivation
- du lien avec le reste d'IdFM et du sens
(- des ragots)
- un plan de charge et gestion des priorités e

# data[].attributes.body
- disponibilité du manager pour des réponses à des problèmes ou des arbitrages,
- autonomie,
- cadrage et objectifs claires

# data[].attributes.body
- être disponible / à l'écoute
- être précis dans les consignes

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- réactivité, disponibilité, écoute
- cadrage et fixation d'objectifs clairs
- maintenir conditions de travail de qualité
- maintenir la cohésion, appartenance

# data[].attributes.body
besoin de parler pour rompre l'isolement perso et pro
(re)créer de l'informel

# data[].attributes.body
Besoin d'une expression individuelle & collective (moins top-down)
accompagnement du Manager pour faciliter le traitement de besoins communs (d'outillage, de process ou autre)

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définir les priorités , les rassurer communiquer des informations

# data[].attributes.body
Solliciter le N+1 avant de solliciter le N+2.
Ne pas le mettre en copie systématiquement de tous les méls.
Certes, je viens d'arriver mais qu'on sollicite mon responsable sans m'avoir sollicité auparavant m'agace. Le N+1 est là pour ça, j'ai peut-être la réponse, et si je ne l'ai pas le fait d'aller la chercher me permettra de la communiquer à tout le monde.

# data[].attributes.headline
JD Pas d’enchaînement de réunions (les mini breaks permettent de traiter des mails en dehors des réunions ; moins d’effet tunnel, permet aussi de gérer les débordements dont on est coutumier chez IDFM ;-))=>Règle simple du type 15’ entre les réunions et/ou break de 2h/jour 

# data[].attributes.subject
JD Pas d’enchaînement de réunions (les mini breaks permettent de traiter des mails en dehors des réunions ; moins d’effet tunnel, permet aussi de gérer les débordements dont on est coutumier chez IDFM ;-))=>Règle simple du type 15’ entre les réunions et/ou break de 2h/jour 

# data[].attributes.body
Pas de réunion entre 12h30 et 13h30. Pas de début de réunion avant 9h et pas de fin après 18h30

# data[].attributes.body
- le temps de préparation à avoir pour recréer un lien particulier,
- l'importance de la vidéo,
- l'outil sur le feedback et une réflexion sur un outil de reporting partagé.

# data[].attributes.body
Jean-Pascal
- Les prises de conscience : la différentiation des canaux d'info
l'importance de la coconstruction le feedback
- l'importance de la vidéo pour restaurer le non-verbal
Outils bonnes pratiques à mettre en œuvre : ceux liés à l'intégration d'un nouvel arrivant (parrainage, rapport d’étonnement, etc)

# data[].attributes.body
- MAD pas si différent du management, mais exacerbe certains sujets
- Besoin de faire évoluer le cadre pour l'adapter au MAD et le co-construire
- Proposer la vidéo de manière plus systématique
- Être attentif au feedback même à distance

# data[].attributes.body
+ ce qui a changé : pouvoir exprimer à mes collaborateurs mes besoins  selon le canal utilisé                + bien adapter le canal aux personnes et aux sujets                              + reporting partagé  encore plus important qu'en présentiel                       + partager une "charte" de bonnes pratiques avec son équipe sur  la collaboration : les canaux, les temps, les sollicitations...                             + mettre en place un outil de reporting partagé formalisé avec l'équipe pour éviter les malentendus et les crispations encore plus prégnants en distanciel

# data[].attributes.body
être plus attentive au canal de diffusion/échanges
relancer les RH pour la création des groupes de pairs

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le partage d'expérience et astuces entre pairs offre toujours de nouvelles idées
forcer à faire des coupures entre réunions
prendre des temps courts de feedbacks

# data[].attributes.body
remettre de la video en réunion en prévenant l'équipe de cette nelle pratique en amont (pour ne pas en retrouver en pyjama :)
préparer en amont plus nos réunions d'équipe avec Géraldine pour les dynamiser

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démarche partagée
1/ questionner l'équipe sur leurs attentes (peut-être que l'organisation mise en place ne correspond pas aux attentes)
2/ veiller à adapter le canal de communication en fonction de l'information et du collaborateur
3/ essayer d'avoir une meilleure utilisation des outils informatiques pour avoir des réunions plus dynamiques
4/ essayer de faire plus d'informel (même si je trouve ça délicat de forcer les liens)

# data[].attributes.body
repenser format réunion d'équipe pour qu'il soit plus dynamique ; coconstruire avec l'équipe
idée d'animateur tournant à tester

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mettre en place un reporting partagé pour donner de la visibilité et du sens

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Intégrer un nouvel arrivant à l'équipe, en définissant collectivement les actions les plus adaptées

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Evaluer degré d'autonomie & de maturité à l'échelle perso & collective

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Evaluer 3 ou 4 collaborateurs (autonomie et maturité) et chercher les actions correctives à mettre en place

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Après une évaluation du degré d'autonomie, travailler avec ceux qui en ont le plus besoin, pour améliorer le suivi des projets et l'atteinte des objectifs dans une situation de MAD.

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Réflexion à partager avec l'équipe sur l'organisation de nos temps d'échange, qu'ils soient professionnels ou informels
Adapter la communication individuelle au quotidien

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Créer une dynamique transversale pour donner du sens

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communication sur temps informels à partager

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Défi mis en place partiellement -  nouveaux temps d'échanges mis en place - davantage de vidéo - reporting partagé non encore formalisé par manque de temps - prochain objectif                                  Retours positifs de l'équipe en fin d'année

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après la formation, en fin de réunion de pôle, j'ai questionné les gestionnaires sur l'organisation des temps d'échanges : réunion, points de liaison, en termes de fréquence, de moyens utilisés, etc.
Je les ai sollicités sur nos modalités d'échange : mél, tchat, audio, caméra. Objectif : limiter les méls pour une simple question, créer du lien et de l'échange.
++ je mets ma caméra systématiquement, pas les collègues, je leur parle plus souvent
- - je sens une réticence, côté intrusion, sentiment de déranger

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Défi :
- Contacter plus volontiers les agents par visio et prendre de leurs nelles hors contexte professionnel.
- Atelier de remobilisation des agents en cours d'élaboration
+: reprise contact avec agents
- : Prends du temps, certains agents non favorables à la vidéo

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Dynamiser les échanges lors des réunions en distanciel : je laisse les agents présenter leurs sujets en 1ere partie de réunion et je les laisse se passer la parole entre eux à tour de rôle

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Pas d'engagement encore du défi formulé en décembre. Mais je mets la vidéo pour les réunions d'équipe, ce qui induit une dynamique et a permis des échanges plus dynamiques et informels.

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défi: repenser organisation réunion de service en visio : plus de participation de certains agents, rôle d'animateur tournant?