# data[].attributes.attachment_link.title
Formazione team building- lavoro team rosso-prossime tappe

# data[].attributes.body
Come ufficio del Centro, 3 sacerdoti e 1 impiegato part time, ci siamo proposti di:

Rafforzare l’incontro / briefing di ogni venerdì-
più attenzione alle “eccezioni”:  - non saltarlo solo perché qualcuno non c’è;
- prevedere la possibilità di collegamento telematico per qualcuno assente;
- aggiustare gli orari secondo qualche eventuale difficoltà;
- migliorare la comunicazione tra ruoli in modo di salvare la distinzione (la responsabilità del ruolo di ognuno) nell’unità (facendo sì che pur non togliendo la responsabilità di ognuno, tutto sia di tutti);
- nel lavoro concreto di rinnovamento dell’alberello di archivio della nostra segreteria puntare alla visione d’insieme, con la partecipazione di tutti noi.

# data[].attributes.body
Migliorare la comunicazione:

a) Mettere in comunione le nostre esperienze lavorative per creare sinergia, scambio di visioni per affrontare e trovare possibili soluzioni ai quesiti che si pongono.

b) Creazione di un gruppo whatsapp  dove condividere richieste ed esperienze inerenti il lavoro.

c) Incontro bimestrale per valutare il percorso svolto: conoscenza  delle criticità e punti forza.

# data[].attributes.body
Il lavoro in Segreteria della Presidente è da anni caratterizzato da uno stile di squadra, impostato e vissuto fin dai tempi di Chiara.

Sono ben definiti i ruoli di ciascuna nei vari settori. I diversi compiti si svolgono in un quotidiano confronto e condivisione. Ognuna è responsabile con le proprie competenze e nello stesso tempo svolge la sua mansione aperta alla sinergia e nella massima trasparenza. La revisione comunitaria è considerata come stile di lavoro.

Ciò, insieme alla fiducia reciproca che si sperimenta, permette di far fronte a tante richieste che altrimenti sarebbe impossibile sostenere, come aver assunto l’impegno dell’ufficio trascrizioni.

L’azione concreta che abbiamo individuato insieme è: impratichirci nell’uso del Microsoft Team sfruttando tutte le possibilità di collaborazione reciproca per agevolare di più il nostro lavoro comune.

# data[].attributes.body
-          Per fare più squadra abbiamo compreso che deve aumentare la consapevolezza della programmazione annuale del lavoro di tutti; quindi, è necessario conoscere all’inizio dell’anno gli obiettivi e priorità di ogni settore e ufficio. Prevedendo che le cose possano cambiare in corso d’opera, serve anche una riunione ogni 3 mesi di aggiornamento della programmazione del lavoro. All’avvio di ogni singolo progetto o di uno studio di un progetto facciamo un punto di partenza

insieme.

-          Fare una lavagna dove si mettono le attività principali del mese, o dell’anno: darsi obiettivi chiari per ogni settore, con indicatori e alla fine fare la valutazione.

-          Una volta l’anno organizzare un evento di presentazione/promozione dell’AMU all’esterno che possa coinvolgere tutti i dipendenti e collaboratori, ciascuno con il proprio contributo…che sia anche una festa.

-          Aumentare la presenza in ufficio post pandemia

-          Organizzare eventi di team building durante l’anno (almeno due); prima o dopo questi, prevedere verifiche/valutazioni periodiche sia per l'ufficio nel suo complesso che per i singoli.

# data[].attributes.body
Alla reception del Centro Internazionale lavoriamo in 7 focolarine: 2 a tempo pieno e 5 part time.

Anche se ci sembra ci sia buona sinergia tra i nostri lavori, abbiamo individuato alcuni aspetti per migliorare il nostro lavoro a squadra.

-          La comunicazione: migliorarla anche nei particolari di ogni specifico aspetto, usando con più precisione strumenti utili a tal fine, come il planning settimanale e whatsapp. Essendo un lavoro intenso e vario (telefonate, accoglienza, ecc.) è indispensabile avere tra noi uno scambio e un confronto costante prima di prendere delle decisioni importanti. La delicatezza di certi adempimenti, come la ricezione di soldi o di documenti, richiede talvolta un riscontro immediato.

-          Molto utile per la condivisione e la conoscenza del lavoro di ciascuna, è l’elaborazione di un Manuale operativo, che si sta completando con l’apporto di ciascun membro della squadra.

-          Mantenere incontri periodici di verifica e di confronto, già in atto, almeno una volta al mese.

# data[].attributes.body
AFN si è divisa in 4 squadre di lavoro rispetto agli obiettivi strategici dell’associazione. Di seguito gli output emersi:

Squadra Progettazione

Prevedere una riunione mensile informativa con tutti gli operatori sad (amministrativi e progettazione) per aggiornarsi sullo stato avanzamento di ogni aspetto del SAD che permetta tra gli altri risultati di poter lavorare in sinergia tra vari aspetti dello stesso settore al fine di far emergere quelle attività legate a progetti che AFN porta avanti anche in maniera diversificata (es. up2me)

Impegno personale a formarsi sia attraverso la riunione informativa ma anche attraverso l’utilizzo degli strumenti già a disposizione di cui si può fornire un inventario per poter sapere cosa cercare per quale informazione (lettere di Natale, verbali di riunioni, file riassuntivi di attività e info sui progetti, etc..)

Elaborare un vademecum su utilizzo corretto di alcuni strumenti per rendere efficace la comunicazione tra AFN-Controparti Locali-sostenitori (come interagire con pagine fb o instagram dei singoli progetti e far girare tra i sostenitori questi aggiornamenti; elaborare format guidati per dare riscontri sulle motivazioni delle sostituzioni, etc..)

Riprendere riunioni a vari livelli (informative, consultive e decisionali) in ambito di progettazione sia a livello interno che con il Centro dell’opera

Squadra Amministrazione

-        Comunicare in modo aperto e con fiducia su dubbi organizzativi e metodi di lavoro (dall’organizzazione pratica agli obiettivi generali)

-        Vivere la complementarietà delle mansioni date se necessario

-        Monitoraggio periodico e auto valutazione finale della squadra

Squadra Comunicazione

-        Ruoli e mansioni/responsabilità ben definite e chiare, con riconoscimento reciproco (anche rispetto a collaborazioni esterne). Prevedere almeno uno start up efficace che possa chiarire e definire gli obiettivi, le motivazioni, le tempistiche, condividendo un cronogramma dell’attività. Definire insieme anche una metodologia condivisa per il raggiungimento dell’obiettivo. Prevedere inoltre delle riunioni di valutazione finale dell’attività realizzata.

-        Definizione condivisa di diversi tipi di leadership delle micro-attività, non solo del coordinamento generale. Individuare delle macro-voci (esempio: attività di realizzazione del sito) e delle micro-voci (micro attività che servono per la costruzione del sito, es. creazione di area riservata; creazione di contenuti; ecc).

-        Definizione e condivisione dei flussi di comunicazione interna alla squadra. Definizione di strumenti di lavoro condivisi che semplifichino la comunicazione interna.

-        Individuazione di un obiettivo chiaro e concreto, da mettere per iscritto, con una programmazione precisa. Prevedere inoltre obiettivi intermedi con riunioni di monitoraggio e follow up.

Squadra Adozioni Internazionali

-        Implementare una riunione quindicinale strutturata, con le seguenti caratteristiche: ordine del giorno definito e condiviso in anticipo, prenotazione da parte di chi vuole portare un argomento, invio argomenti e materiali nei giorni precedenti, presenza di tutte.

# data[].attributes.body
1) Fare colloqui con le famiglie responsabili e anche tra noi famiglie per aumentare la conoscenza reciproca e verificare insieme il lavoro che stiamo svolgendo.
2) Fare revisioni periodiche degli obiettivi e verificare i risultati almeno una volta l'anno e anche dopo un evento importante.
3) Aggiungere ai temi spirituali di approfondimento anche quelli "tecnici" come la comunicazione per migliorare il nostro lavoro di squadra.
4) Fare degli aggiornamenti più spesso possibile delle varie attività e progetti che ogni membro della squadra porta avanti.
5) Migliorare la comunicazione con i collaboratori esterni, trovando occasioni per incontrarli di persona.
6) Incontri tra la segreteria di Famiglie Nuove e l'Ufficio delle Famiglie Focolare almeno due volte all'anno per una maggiore conoscenza reciproca.

# data[].attributes.body
1. Trovarsi regolarmente: assumere l'impegno di incontrarsi regolarmente per condividere brevemente ciò che stiamo realizzando come ufficio, al fine di rafforzare i processi che hanno bisogno di supporto, condividere informazioni rilevanti per quanto riguarda la gestione di progetti e/o attività dell'ufficio stesso, condividere ciò che stiamo realizzando; oltre a contribuire ad un clima che dia valore alle relazioni interpersonali.
2. Conosciamo ciò che fa l'altro? - Organigramma: identificare chiaramente e congiuntamente il ruolo di ognuno all'interno del team (anche quelli che non lavorano specificamente nella sede, ma collaborano con noi), in questo modo abbiamo un quadro più chiaro di ciò che ognuno svolge e come aiutarsi meglio a vicenda.
3. Condividere le idee. Designare in modo creativo (fisico o online) una "scatola delle idee" (Think box) dove possiamo dare un'idea che possa promuovere, rafforzare o migliorare un'attività, un processo o un progetto. Tutte le idee sono benvenute. Prima o poi potremo usarle tutte, individualmente o con la fusione di due o più.

# data[].attributes.body
Come Centro “Uno”, dato che 3 su 5 di noi sono nuovi in questo nuovo sessennio e qualcuno ha anche altri incarichi, abbiamo visto che ci sarebbe di aiuto di riflettere insieme su certe tematiche. Così abbiamo stabilito altri momenti di incontro per approfondirle:

1. Pur nella flessibilità di poter scambiare i ruoli, definire meglio o più esplicito i ruoli – compiti di ognuno, per non perdere di vista nessun campo a noi affidato

2. Riflettere sugli obiettivi e la visione del nostro servizio per l’Opera oggi

3. Inoltre, abbiamo visto l’opportunità di rendere regolare quanto facevamo già ma non ancora ogni settimana: dedicare una mezza giornata, (già fissata nel calendario): per impostare il lavoro da fare e tener aggiornata tutta la squadra sui lavori in corso o compiuti e eventi a cui uno o l’altro ha partecipato.

# data[].attributes.body
1) Definire compiti e ruoli di ciascuno. Chiarire chi sono i collaboratori che hanno un ruolo attivo nell’Archivio Generale, chi vi lavora come e quanto può, e chi vi ha lavorato in passato e si sente parte della “famiglia”.

2) Incontro di aggiornamento mensile per collaboratori dell’Archivio a tutti i livelli. La condivisione aumenta la motivazione nello svolgere il proprio compito.

3) Incontro settimanale operativo col proprio settore per organizzare e condividere il proprio lavoro, e per stabilire criteri e tempi per raggiungere gli obiettivi. Ogni 15 gg. prevedere che ciascuno abbia un tempo prestabilito per mettere in comune il lavoro svolto e eventuale progetto di lavoro per i 15 giorni seguenti. Pur restando nel proprio ruolo specifico, rende più attenti alla necessità di appoggiare il lavoro dell'altro.

4) Programmi annuali condivisi: partecipare alla programmazione di lavoro anche a lungo termine (annuale) con verifica (3 v. anno) sull'andamento.
5) Dare sempre fiducia agli altri: la fiducia accordata per un determinato lavoro, spinge a ricercare modalità anche diverse rispetto a come si era proceduto fino a quel momento, migliora la resa, si è più contenti e cresce la stima reciproca.

# data[].attributes.body
Punti emersi dopo il laboratorio CSC

1. Alternare gli incontri settimanali, integrandoli con quelli già in atto (aggiornamenti) con altri di condivisione, valutazione e verifica dei lavori in corso.
2. Definizione aggiornata dei ruoli e mansioni di ogni membro e condivisione in plenaria.
3. Programmare incontri per settori per andare nei dettaglio e affrontare argomenti specifici.
4. Sfruttare meglio gli strumenti di condivisione:

Calendario più dettagliato

Gruppo Whatsapp: utilizzo più chiaro e mirato, usato esclusivamente per lavoro e comunicazioni immediate e importanti, non sempre necessaria risposta (tacito assenso).

Utilizzo dell’email per documenti e comunicazioni che devono restare.

# data[].attributes.body
Punti principali emersi dopo il nostro "laboratorio" dell'UCT

1. Ruoli e compiti chiari;

un momento di confronto sui diversi ruoli e compiti all’interno della squadra al fine di migliorare le nostre procedure interne.

2. Riunione periodica mensile;

aggiornamento sui vari lavori e progetti in corso,

Lavori futuri: programmazione e assegnazione dei lavori da svolgere all’interno della squadra.

3. Momento conviviale:

nell’arco dell’anno riuscire a trovare dei momenti per potersi incontrare fuori dall’ambiente di lavoro al fine di cementare i rapporti interni della squadra.

# data[].attributes.body
Dopo la formazione: lavoro negli uffici

Come Segreteria dei vescovi siamo in 4 a tempo pieno e 1 part time.

Dopo l’incontro di formazione, di cui vi ringraziamo,  ci siamo ritrovati per condividere le nostre impressioni sul nostro lavoro come squadra:

-          Utilissimi sono stati alcuni giorni di “ritiro” fatti insieme, dove si sono messi a fuoco i ruoli di ognuno e gli obiettivi.

-          Vediamo importante l’incontro settimanale, e le comunicazioni/aggiornamenti continui.

-          Da non sottovalutare i momenti in cui si sta insieme per una merenda, un pranzo… il fare famiglia.

Come esempio di un’azione concreta da fare a squadra abbiamo scelto “la rivista Ekklesia” da proporre o riproporre ai vescovi. Ci siamo interrogati su:

-          Quanti sono abbonati

-           Qual è lo scopo

-          Come stimolare  il contributo dei vescovi

-          Come facilitare

Ci siamo divisi i ruoli e i compiti.

A questo si aggiunge anche un momento bello e costruttivo con Hubertus (come editore) e Sameiro.

# data[].attributes.body
Il nostro ufficio si compone di persone che lavorano sia al Centro, sia in altre città e Paesi (Trieste, Argentina, Olanda).
Per fare in modo di rendere più efficace il lavoro di squadra ci proponiamo
* una maggiore condivisione del grande flusso di informazioni e comunicazioni nel nostro ufficio (verso l'interno e verso l'esterno)
*fiducia professionale riconosciuta da una maggiore capacità di delega

# data[].attributes.headline
UCP - Ufficio di Coordinamento del Personale

# data[].attributes.subject
UCP - Ufficio di Coordinamento del Personale

# data[].attributes.body
All’interno del team:

Migliorare la comunicazione, il confronto e il lavoro di squadra prevedendo due tappe informative / operative settimanali:

1. Un incontro settimanale, all’inizio della settimana, anche via zoom, per condividere piani di lavoro e stati di avanzamento degli obiettivi prefissati,  per confrontarsi sulle criticità e verificare insieme proposte migliorative e/o correttive.

2. Una riunione operativa settimanale in presenza per svolgere insieme il lavoro condiviso, mettendo in comune lavoro, conoscenze e competenze per poter collaborare attivamente sugli aspetti che presentano maggior impegno e criticità.

# data[].attributes.body
Per cercare di implementare il "lavoro a squadra" nel nostro ufficio abbiamo pensato di:

·         Rivedere le mansioni, aggiornandole ed  attualizzandole anche tenendo conto delle nuove condizioni lavorative;

·         Creare un gruppo Whatsapp “unico” in cui siano presenti sia le Consigliere che la Segreteria;

·         Organizzare un incontro mensile di verifica cui possano partecipare tutte: Consigliere e Segreteria, tenendo conto del diverso fuso orario;

# data[].attributes.body
·        Il lavoro nostro della Segreteria è di per se un lavoro a squadra, ed è con gioia che siamo ‘obbligate’ al lavorare a corpo.

·        Vediamo quanto sia indispensabile capire l’esigenza degli altri e dare priorità ai rapporti, prima di tutto tra di noi e poi con le tante persone con le quali ogni giorno veniamo in contatto.

·        Ripartiamo con più fiducia, più sostegno e più tranquillità.

·        Abbiamo steso un programma settimanale e fissato di trovarci con giorno e ora precisi una volta alla settimana (martedì ore 11,00)

# data[].attributes.body
Dopo il nostro incontro abbiamo preso l'impegno di trovarci una volta al mese per condividere l'andamento dei diversi lavori e progetti in corso. Migliorare la comunicazione all'interno del nostro team.

# data[].attributes.body
1.- Migliorare le relazioni “ad intra” dell’ufficio, attraverso:
1a) una maggiore condivisione (anche attraverso riunioni maggiormente operative e strumenti tecnologici, come la creazione di una bacheca on-line), in modo che tutti siano messi in condizione di essere pienamente aggiornati e che ciascuno possa mettere a disposizione le proprie abilità o, semplicemente, mettere sé stessi a disposizione;
1b) la programmazione nel corso dell’anno di tre o quattro momenti di verifica e di autovalutazione dell’ufficio .

2.- Migliorare le relazioni “ad extra” dell’ufficio, attraverso:
2a) l’organizzazione di momenti di scambio con altri uffici, magari anche con appuntamenti fissi (mensili o bimensili), specialmente con gli interlocutori con i quali ci troviamo ad interagire con maggiore regolarità.

# data[].attributes.body
(L''incontro di ufficio è programmato per il giorno 27 gennaio 2022)

# data[].attributes.body
1) Organizzare 1-2 giornate di riflessione durante l'anno per condividere obiettivi, nuovo proposte, problematiche, organizzazione pratica del lavoro della squadra.
2) Organizzare dei momenti esterni al lavoro per arricchire l'integrazione e la comunione dei rapporti della squadra. Ad esempio pranzi, momenti di svago insieme.

# data[].attributes.headline
Insieme per l'Europa - Segreteria internazionale                                       1. Al posto di una volta, facciamo due volte alla settimana l’incontro di Segreteria anche per invitare e integrare i collaboratori esterni.                         2. Deciso che ognuno faccia una descrizione del proprio compito per iscritto.                                           3. Nel prossimo incontro del Comitato d'Orientamento la Segreteria si presenti chiedendo aiuto da altri Movimenti.                        	4. Nei prossimi giorni si guarderà insieme con tutta la Segreteria la situazione economica di IpE.        

# data[].attributes.subject
Insieme per l'Europa - Segreteria internazionale                                       1. Al posto di una volta, facciamo due volte alla settimana l’incontro di Segreteria anche per invitare e integrare i collaboratori esterni.                         2. Deciso che ognuno faccia una descrizione del proprio compito per iscritto.                                           3. Nel prossimo incontro del Comitato d'Orientamento la Segreteria si presenti chiedendo aiuto da altri Movimenti.                        	4. Nei prossimi giorni si guarderà insieme con tutta la Segreteria la situazione economica di IpE.        

# data[].attributes.body
Attualizzare l'elenco dei lavori da fare nel centro gen4  e i ruoli di ognuno

Avere ben chiari i compiti di ciascuno in modo che ognuno sa ciò che gli altri fanno per poter lavorare in modo collaborativo

# data[].attributes.body
1) un'agenda mensile con obiettivi e scadenze chiare
2) un quadro visivo con ruoli e lavori di ogni squadra

# data[].attributes.body
Oltre all'incontro settimanale decidiamo di ritrovarci due volte in settimana per 15' per condivisione programmi personali di lavoro.

# data[].attributes.body
Definire meglio la pianificazione della squadra con ruoli e compiti di ognuno e aggiornare periodocamente le altre squadre, anche con momenti di verifica

# data[].attributes.body
All'interno del Team della Comunicazione dei Centri Gen - GMU avere un referente per ognuna delle altre squadre e trovarsi regolarmente per un piano di comunicazione efficace

# data[].attributes.body
Orientare il lavoro di sinergia che i centri per le NG hanno già avviato all’individuazione delle priorità e degli obbiettivi condivisi, così come delle risorse da impiegare. Prestando attenzione ad evitare le sovrapposizioni, armonizzare la programmazione e dare seguito alle decisione assunte.

# data[].attributes.body
In previsione di eventi utilizzare uno strumento come il Trello per condividere l'avanzamento dei lavori tra tutto l'ufficio e tra i diversi uffici (se l'evento coinvolge diversi uffici)

# data[].attributes.headline
Qui si condivide il risultato del lavoro dei gruppi

# data[].attributes.subject
Qui si condivide il risultato del lavoro dei gruppi

# data[].attributes.headline
1ma azione concreta: premiare voi organizzatori ;-)

# data[].attributes.subject
1ma azione concreta: premiare voi organizzatori ;-)