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¡Entérate sobre el proceso administrativo!

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¡Entérate sobre el proceso administrativo!

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Les presento un vídeo del proceso administrativo aplicado a sus 4 etapas, ya que por medio de ello se ha logrado obtener grandes beneficios  en la empresa SUMSAD

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Les presento un vídeo del proceso administrativo aplicado a sus 4 etapas, ya que por medio de ello se ha logrado obtener grandes beneficios  en la empresa SUMSAD

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LA EMPRESA SUMSAD Suministros de salud (insumos y equipos médicos) SE DIVIDE EN LAS 4 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

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LA EMPRESA SUMSAD Suministros de salud (insumos y equipos médicos) SE DIVIDE EN LAS 4 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

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Las cuales son planeación, organización, dirección y control, cuya finalidad es conseguir los objetivos establecidos de la empresa.

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1. En SUMSAD concebimos el amor hacia nuestros clientes desde dimensiones fundamentales que cubren todas las etapas de las vidas guatemaltecas y proyectan bienestar afectivo inmediato hacia la familia y su hogar.
Por eso le invitamos a seguirnos durante esta etapa de planeación para que conozca de nuestra empresa.

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SUMSAD pone en marcha tu salud

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3. Planeación: te ayudara para realizar un mejor trabajo

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3. Planeación: te ayudara para realizar un mejor trabajo

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, Vicepresidente de Capítulo Universitario, hombres de negocios FIHNEC

Publicado el

proceso-administrativo-planeacion

1. 1. Conceptos de Administración Proceso Administrativo Etapa Planeación

2. 2. <ul><li>G. R. Ferry : </li></ul><ul><ul><li>" Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno". </li></ul></ul><ul><li>Henry Fayol : </li></ul><ul><ul><li>" Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar". </li></ul></ul><ul><li>Reyes Ponce : </li></ul><ul><ul><li>" Es un conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo". </li></ul></ul>

3. 3. <ul><li>Disciplina cuyo objetivo es la utilización eficaz y eficiente de los recursos de un grupo (empresa). Para que alcance sus objetivos con la máxima productividad y Calidad </li></ul><ul><ul><li>Eficacia : Capacidad de lograr aquello que se pretende. Coherencia entre objetivos y resultados. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Calidad : Eficacia con que un producto cumple las expectativas del comprador. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Eficiente : Capacidad de hacer un trabajo minimizando el consumo de recursos. </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Productividad : Relación entre lo obtenido (bienes y servicios) y lo ingresado (materiales usados y horas de trabajo) </li></ul></ul></ul>

4. 4. <ul><li>Actividad compuesta de ciertas etapas que conforman el núcleo esencial de la Administración </li></ul>Desarrollo de un sistema Henry Fayol Reyes Ponce G. R. Ferry Estudio de Factibilidad Previsión Previsión Análisis de requisitos Planeación Planeación Diseño Estructura Organización Organización Organización Integración Programación Comando Dirección Dirección Coordinación Evaluación Control Control Control Implementación Mantenimiento

5. 7. Concepto Características Componentes

6. 8. <ul><li>Proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento para el establecimiento formal de planes o proyectos , para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado. </li></ul><ul><li>Aplicable a los administradores de todos los niveles de la empresa. </li></ul><ul><li>La administración se ocupa del rendimiento ; esto implica eficacia y eficiencia . </li></ul>

7. 9. <ul><li>Permanente y Continuo </li></ul><ul><li>Orientada al futuro </li></ul><ul><li>Racionalidad en la toma de decisiones </li></ul><ul><li>Selecciona entre varias alternativas </li></ul><ul><li>Sistémica </li></ul><ul><li>Cíclica </li></ul><ul><li>Repetitiva </li></ul><ul><li>Interactúa con las demás etapas </li></ul><ul><li>Coordina e Integra </li></ul><ul><li>Técnica de Innovación </li></ul>

8. 10. <ul><li>Se realiza continuamente en la empresa. </li></ul><ul><li>Es mas una actitud de mentalidad orientada hacia el futuro que un conjunto de planes y programas de acción. </li></ul>

9. 11. <ul><li>Ligada a la previsión, aunque no se deben confundir </li></ul><ul><li>Relación entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello </li></ul><ul><li>El aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implícito en el concepto de planeación. </li></ul>

10. 12. <ul><li>Al establecer esquemas para el futuro, la planeación funciona como un medio orientador del proceso decisorio </li></ul><ul><li>Da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión. </li></ul><ul><li>La planeación limita las alternativas de decisión y reduce gran parte de la libertad para decidir, pero en compensación infunde mayor dosis de seguridad y consistencia en las elecciones realizadas. </li></ul>

11. 13. <ul><li>Un curso de acción escogida entre varias alternativas o caminos potenciales. </li></ul><ul><li>Se dejan a un lado todas las alternativas que fueron rechazadas por algún motivo o razón. </li></ul><ul><li>Puede tener duración corto, mediano o largo plazo </li></ul><ul><li>Su elección debe estar siempre en función de las consecuencias futuras y de las posibilidades de ejecución y realización. </li></ul>

12. 14. <ul><li>Debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que lo conforman </li></ul><ul><li>Debe abarcar: </li></ul><ul><ul><li>La organización como totalidad (si la planeación se elaboro en el nivel organizacional) </li></ul></ul><ul><ul><li>Una unidad como totalidad (si se elaboro en el nivel de ejecución). </li></ul></ul><ul><ul><li>Sin omitir las relaciones externas e internas. </li></ul></ul>

13. 15. <ul><li>Incluye pasos o fases que se suceden. </li></ul><ul><li>Forma parte del proceso administrativo. </li></ul><ul><li>Debe ser: </li></ul><ul><ul><li>Flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando. </li></ul></ul><ul><ul><li>Iterativa : supone avances y retrocesos, alteraciones y modificaciones, en función de los eventos inesperados que ocurran en los ambientes interno o externo. </li></ul></ul>

14. 16. <ul><li>Se convierte en realidad a medida que se ejecuta. </li></ul><ul><li>Permite condiciones de evaluación y medición para establecer nueva planeación </li></ul><ul><ul><li>Con información </li></ul></ul><ul><ul><li>Perspectivas más seguras y correctas </li></ul></ul><ul><ul><li>Reduce la incertidumbre </li></ul></ul>

15. 17. <ul><li>Esta estrechamente ligada a las demás funciones </li></ul><ul><ul><li>Organización </li></ul></ul><ul><ul><li>Dirección </li></ul></ul><ul><ul><li>Control </li></ul></ul><ul><ul><li>Sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización. </li></ul></ul>

16. 18. <ul><li>Permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previos. </li></ul><ul><li>La eficacia se haya ligado al logro de los objetivos deseados </li></ul><ul><ul><li>Es necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los distintos órganos o unidades para conseguir los objetivos finales. </li></ul></ul>

17. 19. <ul><li>Mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, </li></ul><ul><ul><li>Definidos y seleccionados con anticipación </li></ul></ul><ul><ul><li>Debidamente programados para el futuro </li></ul></ul>

18. 21. <ul><li>Las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna. </li></ul><ul><ul><li>Generalmente es la producción y distribución de bienes y servicios. </li></ul></ul><ul><li>Son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser , naturaleza y carácter, de cualquier grupo social </li></ul><ul><li>Aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo </li></ul><ul><ul><li>Que persigue en forma permanente o semi-permanente </li></ul></ul>Cont.

19. 22. <ul><li>Proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico. </li></ul><ul><ul><li>Se expresan genéricamente </li></ul></ul><ul><ul><li>Su elaboración es una función reservada a los altos funcionarios de la empresa </li></ul></ul><ul><ul><li>Se establecen en forma paralela al inicio de la misma </li></ul></ul><ul><ul><li>No indican una limitante de duración en el futuro. </li></ul></ul><ul><li>Tienden a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa </li></ul><ul><ul><li>Algunos pueden sufrir modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes </li></ul></ul><ul><li>Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan . </li></ul><ul><li>Los propósitos son parte de la acción inicial de un organismo social </li></ul>

20. 23. <ul><li>Son básicos o trascendentales </li></ul><ul><ul><li>Constituyen el fundamento de los demás elementos. </li></ul></ul><ul><li>Genéricos o cualitativos </li></ul><ul><ul><li>No se expresan en términos numéricos. </li></ul></ul><ul><li>Semi-permanentes </li></ul><ul><ul><li>Pueden abarcar un periodo determinado. </li></ul></ul>

21. 24. <ul><li>Mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. </li></ul><ul><li>Es trascendental en la planeación </li></ul><ul><ul><li>Proporciona información para que se lleve a cabo racionalmente. </li></ul></ul>

22. 25. <ul><li>Suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan. </li></ul><ul><li>Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser: </li></ul><ul><ul><li>Internas : cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (F y D). </li></ul></ul><ul><ul><li>Externas : son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades (O y A). </li></ul></ul>

23. 26. <ul><li>Representan los resultados que la empresa espera obtener, </li></ul><ul><li>Son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente </li></ul><ul><li>Determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico. </li></ul>ACRÓSTICO M EDIBLE A LCANZABLE D ESAFIANTE E SPECIFICO R EALISTA A COTADO

24. 27. <ul><li>Corto Plazo : X <= 1 año </li></ul><ul><ul><li>Inmediatos: X < 6 m </li></ul></ul><ul><ul><li>Mediatos : 6m < X < 12m </li></ul></ul><ul><li>Mediano Plazo : 1a < X < 3ª </li></ul><ul><li>Largo Plazo : 3a < X </li></ul>Por Cobertura

25. 28. <ul><li>Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. </li></ul><ul><li>Tácticos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo. </li></ul><ul><li>Operacionales o específicos : se establecen en niveles o secciones más específicas, son a corto plazo, se clasifican en dos rubros: </li></ul><ul><ul><li>Seccionales: cada una de las unidades de la org. </li></ul></ul><ul><ul><li>Individuales: cada persona de cada unidad o sección. </li></ul></ul>

26. 30. <ul><li>Estas consideran los puntos concretos, mesurables, establecidos en tiempos determinados para el cumplimiento de los objetivos. </li></ul><ul><li>Se establecen para periodos cortos, (un trimestre o menos). </li></ul><ul><li>Pueden dejar de ser significativas si se cambian con demasiada frecuencia y no representan un resultado bien meditado y planeado </li></ul>

27. 31. <ul><li>Son rutas de acción que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos. </li></ul><ul><li>Nacen como unas respuestas para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en sí. </li></ul>Cont.

28. 32. <ul><li>Consistentes </li></ul><ul><li>Contribuyan al logro del objetivo. </li></ul><ul><li>Claras </li></ul><ul><ul><li>No confundir las estrategias con las tácticas (combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo). </li></ul></ul><ul><li>Considerar las experiencias pasadas </li></ul><ul><ul><li>Permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción. </li></ul></ul><ul><li>Analizar las consecuencias </li></ul><ul><li>Auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación. </li></ul>

29. 33. <ul><li>Determinación </li></ul><ul><ul><li>Buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos. </li></ul></ul><ul><li>Evaluación </li></ul><ul><ul><li>Analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas. </li></ul></ul><ul><li>Selección de la estrategia </li></ul><ul><ul><li>En cuanto a factibilidad y ventajas. </li></ul></ul>

30. 34. <ul><li>Declaraciones, practicas o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones . </li></ul><ul><li>No todas las políticas son oficializadas. </li></ul><ul><li>Ejemplo </li></ul><ul><ul><li>El presidente de una compañía puede seguir estrictamente (tal vez por conveniencia más que como política) la práctica de ascensos internos </li></ul></ul>

31. 35. <ul><li>Describen la acción o no acción (omisión) requerida y específica, no permiten discreción. </li></ul><ul><li>Se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar una secuencia temporal. </li></ul><ul><li>Procedimiento </li></ul><ul><li>Establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras. </li></ul><ul><li>Describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. </li></ul><ul><li>Son secuencias cronológicas de acciones requeridas. </li></ul>

32. 36. <ul><li>Estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. </li></ul><ul><li>Programa con expresión monetaria. </li></ul><ul><ul><li>Al presupuesto de operación financiera se le denomina a veces &quot;plan de utilidades&quot;. </li></ul></ul><ul><li>Puede expresarse en términos: </li></ul><ul><ul><li>Financieros </li></ul></ul><ul><ul><li>Horas-hombre </li></ul></ul><ul><ul><li>Unidades de producto </li></ul></ul><ul><ul><li>Horas-máquina </li></ul></ul><ul><ul><li>Cualquier otro término numéricamente mensurable. </li></ul></ul>

33. 37. <ul><li>Conjunto de: </li></ul><ul><ul><li>Objetivos y Metas </li></ul></ul><ul><ul><li>Políticas </li></ul></ul><ul><ul><li>Reglas y Procedimientos </li></ul></ul><ul><ul><li>Recursos a emplear </li></ul></ul><ul><ul><li>Otros elementos necesarios </li></ul></ul><ul><li>Estableciendo las fechas de inicio o finalización y los responsables de llevar a cabo un curso de acción </li></ul>

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Vicepresidente de Capítulo Universitario, hombres de negocios FIHNEC Publicado el proceso-administrativo-planeacion 1. Conceptos de Administración Proceso Administrativo Etapa Planeación 2. G. R. Ferry : " Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno". Henry Fayol : " Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar".

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Es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un periodo determinado

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También en nuestra empresa utilizamos la ficha de puesto, nos ha permitido identificar las funciones y actividades de cada empleado en la empresa. Con ello, se ha logrado definir claramente lo que la empresa espera del empleado o cualquier persona que pretenda ocupar su puesto.

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4. Funciones de cada departamento de la empresa SUMSAD

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4. Funciones de cada departamento de la empresa SUMSAD

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Junta directiva.

Velar por sus bienes económicos activos

Hacer sala de junta cada mes

Conocer a sus proveedores para la seguridad del producto que se le dará al consumidor final

Asegurar sus acciones de cualquiera amenaza económica.

Gerente General: Presentarse en las juntas directivas

Rendir informes reales a cada fin de mes

Buscar economizar los gastos de la empresa.

Buscar ofertas con los proveedores

Encargarse de premiar el mejor trabajador de la empresa

Recursos Humanos:

Seleccionar al personal realizando una previa entrevista

Analizar si cumple con los requisitos del puesto que requiere la empresa

Capacitar una semana al nuevo personal

Que todo el personal esté actualizado a nivel sistemático.

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Secretaria general:

Redactar actas en la sala de juntas

Asistir en todas las reuniones de la empresa.

Realizar notificaciones a los empleados.

Recibir y entregar documentos sellados y hacer llegar al gerente.

Gerente financiera:

Tomar decisiones financiera

Economizar los precios para la empresa

Evaluar los gastos administrativos.

Gerente de venta:

Promocionar el producto

Realizar publicidades de marketing

Comparar precios en el mercado

Exhibir los productos por vía virtual

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1. Propósito de la empresa SUMSAD
Es ofrecer los mejores productos del mercado para crear confianza y vínculo con nuestros clientes.

2. Puntos importantes para lograr los propósitos organización de nuestra empresa.

Respetando cada jerarquía

Tener una buena comunicación de bajo y alto mando

Nunca dejar solo a un trabajador, todos deben de trabajar en equipo.

Incentivar o motivar a nuestros trabajadores cada fin de mes

3. Organigrama de la empresa SAMSUD

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8. Organización: esta información mejorara tu conocimiento

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8. Organización: esta información mejorara tu conocimiento

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Organización Etapa de organización Objetivos de la organización. Ejemplo La organización formal seria la relación que se establece entre el jefe y el trabajador dentro del trabajo. La organización informal serían dos compañeros de trabajo que juegan en el mismo equipo de

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Empresa SUMSAD busca personal capaz de brindar un buen servicio a sus clientes y asesoría de nuestros productos de calidad por lo tanto las competencias básicas que buscamos en empleado son las siguientes:

El entusiasmo y las ganas de trabajar

La orientación al cliente

La capacidad de aprendizaje

La flexibilidad para adaptarse a   los cambios

El trabajo en equipo

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1. Comunicación

La comunicación ha sido de gran éxito en la empresa suministros de salud, insumos y equipos médicos (SUMSAD), porque ha logrado adquirir eficiencia, resolución de problemas, coordinación y organización. Ya que Si bien se sabe una mala comunicación puede dar inicios a retrasos, malentendidos y conflictos internos.

Las formas de comunicación que se emplea en nuestra empresa son:

Juntas del personal

Manuales administrativos

Reuniones fuera de la empresa, ya sean convivíos.

información urgente por correo electrónico.

ultimátum.

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2. Motivación

La empresa SUMSAD, tiene como objetivo que nuestros empleados se consideren e identifiquen muy bien con ella y para que este se cumpla, los empleados deben de tener una buena motivación. Y el deber de la motivación está en la figura del líder, por lo tanto, su actuación condiciona motivación y conlleva al éxito la empresa.

En la empresa existen diferentes formas de motivar al equipo:

Asignación de incentivos.

Se les asigna una dirección participativa (estatus y poder).

Otorgar reconocimiento para que reconozca su influencia (poder y logro).

Aumento de salario, vacaciones, viajes, banquetes.

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2. Elementos de control
Plan de organización: debe reportar los departamentos responsables de los diferentes puestos (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), todo ello se deben de constatar por escrito ya que cada puesto implica la facultad de tomar decisiones.
Transacciones: se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:

Autorización, Aprobación, Ejecución y Registro

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3. Caja y Bancos
Ingresos de efectivos

Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente.

Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los equipos médicos de  ingresos y egresos.

Recibo de Dinero

Debe de haber una persona responsable de recibir y entregar los recibos.

Debe llevar el sello de SUMSAD.

Todos los recibos deben ir con números correlativos.

Depósito de Efectivos.

Nunca debe ir sola persona cuando el depósito es mayor de Q10, 000 mil quetzales.

Todo el día hacer depósitos para no manejar mucho dinero en efectivo.

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1. Control
Las Normas de Control Interno en SUMSAD, definen una estructura adyacente a los planes de una organización, lo cual abarca la actitud, los métodos, los procedimientos y medidas de gestión, que proporcionen una garantía razonable, para lograr lo siguiente:
Control interno

Preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro.

Hacer cumplir los reglamentos y directivas políticas trazadas por la empresa SUMSAD.

Realizar datos financieros y presentarlos correctamente en los informes oportunos

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4. Costos

En sistema de costos está debidamente integrado por una cuenta de mayor.

La empresa lleva un control adecuado de los desperdicios que se ha ejecutado.

Informes mensuales

se realiza un informe sobre el estado general de las inversiones realizadas,  lo cual es analizado justamente por personal especializado del área, dejando evidencias escritas sobre todos los aspectos encontrados y tomadas.

Registros auxiliares

Valor del costo de las mercancías, Tasa de Interés en caso que la tenga, Descripción de los valores, Fechas de Vencimiento, Fechas de Adquisición. .

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3. Direccion: esta información nos ayudara a cumplir nuestras metas.

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3. Direccion: esta información nos ayudara a cumplir nuestras metas.

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Desarrollamos los conceptos asociados a la etapa de la administración llamada Dirección. Esta es la clave del desarrollo de las habilidades gerenciales

1. 1. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN

2. 2. DIRECCIÓN- CONCEPTO Burt K. Scanlan Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Leonard J. Kazmie La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. Robert B. Buchele Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización (mediante la supervisión, la comunicación y la motivación)

3. 3. DIRECCIÓN- IMPORTANCIA  Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.  Logra las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.  La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y en la productividad.  Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control.  A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

4. 4. DIRECCIÓN-PRINCIPIOS  Armonía del objetivo. la dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos.  Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización  De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes.

5. 5. DIRECCIÓN-PRINCIPIOS  De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de información establecidos por la organización formal , de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondiente, con el fin de evitar conflictos.  De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan.  Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

6. 6. DIRECCIÓN-ETAPAS  Integración  Motivación  Comunicación  Supervisión  Autoridad  Mando  Liderazgo  Toma de decisiones

7. 7. INTEGRACIÓN  El administrador elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.  Comprende recursos materiales así como humanos, estos últimos, son los más importantes para su ejecución.  Sus reglas son:  Debe estar el hombre adecuado en el puesto adecuado.  Toda persona debe tener la provisión de los elementos adecuados para realizar sus funciones  El proceso de inducción debe ser adecuado.

8. 8. MOTIVACIÓN  Los administradores motivan cuando proporcionan un ambiente que induzca a los miembros de la organización a contribuir.  Motivar significa mover, conducir, impulsar a la acción. Es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja. A través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares esperados.  La complejidad de la motivación requiere de un enfoque de contingencias que tomen en cuenta los factores ambientales, entre los cuales debe incluirse el clima organizacional.

9. 9. COMUNICACIÓN La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.  La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información mas complicados.  Para ser eficaz, el administrador necesita la información necesaria para llevar a cabo sus funciones y actividades.  En una organización eficaz la comunicación fluye en varias direcciones, en forma ascendente, descendente y cruzada.

10. 10. SUPERVISIÓN Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.  En esta función confluyen todas las etapas de dirección y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:  La productividad del personal para lograr los objetivos  La observancia de la comunicación  La relación entre jefe−subordinado  La corrección de errores  La observancia de la motivación  El mercado formal de la disciplina

11. 11. AUTORIDAD  Facultad de que está investida una persona para dar órdenes y exigir que sean cumplidas aquellas acciones consideradas apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.  Tipos de autoridad  Formal. Cuando es conferida por la organización.  Técnica. Nace de los conocimientos especializados de quien la posee.  Personal. Se origina en la personalidad del individuo

12. 12. MANDO  El ejercicio del mando asume dos formas, las ordenes, que son el ejercicio de autoridad a través de la cual un  supervisor transmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada y las  instrucciones, son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo, los medio más  convenientes de transmitirlas son circulares o instructivos

13. 13. LIDERAZGO Es la influencia, arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente para lograr las metas del grupo. Componentes del liderazgo:  Capacidad para usar el poder con eficacia y de un modo responsable.  Capacidad para comprender que los seres humanos tienen diferentes fuerzas de motivación en distintos momentos.  Capacidad para actuar de forma tal que desarrolle un ambiente que conduzca a responder a las motivaciones y fomentarlas.  Capacidad para inspirar.

14. 14. TOMA DE DECISIONES  Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas y es la responsabilidad más importante del administrador.  Etapas:  Definir el problema.  Analizar el problema.  Evaluar las alternativas.  Elegir entre alternativas.  Aplicar la decisión.

15. 15. TOMA DE DECISIONES 1.-Definir el problema. Describirlo lo mejor posible. Cualitativa y cuantitativamente. 2.- Analizar el problema. Variables más importantes. Restricciones de solución. 3.-Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor numero posible de alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas así como su factibilidad de implementación y los recursos necesarios para llevarlos a cabo. La evaluación se lleva a cabo a través de: ·-Análisis de factores tangibles o intangibles. ··Análisis marginal. -Análisis costo−efectividad.

16. 16. TOMA DE DECISIONES 4.-Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las alternativas se debe elegir la más idónea. Además, seleccionar dos o tres más para contar con posibles planes "B" Las bases para elegir alternativas pueden ser: · Experiencia. · Experimentación. · Investigación. 5.-Aplicar la decisión. Es poner en practica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. El plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.

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Desarrollamos los conceptos asociados a la etapa de la administración llamada Dirección. Esta es la clave del desarrollo de las habilidades gerenciales 1. ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN 2. DIRECCIÓN- CONCEPTO Burt K. Scanlan Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización.

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7. Control: te invito, para que leas la información dentro de ello,  para obtener una empresa de exito.

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7. Control: te invito, para que leas la información dentro de ello,  para obtener una empresa de exito.

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, Estudiante de ingenieria de sistemas at mi hogar, universidad.

este documento no s da la importancia y la definicion de ino de los procesos que lleva a a cabo la administracion

1. 1. El Proceso Administrativo Control Integrantes: Mª Carolina Pacheco Alan Rodríguez Keiner Móvil Richard Salas Septiembre, 2008

2. 2. El Proceso Administrativo <ul><li>Planificación </li></ul><ul><li>Metas </li></ul><ul><li>Objetivos </li></ul><ul><li>Estrategias </li></ul><ul><li>Planes </li></ul><ul><li>Organización </li></ul><ul><li>Estructura </li></ul><ul><li>Administración </li></ul><ul><li>de recursos humanos </li></ul><ul><li>Dirección </li></ul><ul><li>Motivación </li></ul><ul><li>Liderazgo </li></ul><ul><li>Comunicación </li></ul><ul><li>Comportamiento </li></ul><ul><li>Individual de grupo </li></ul><ul><li>Control </li></ul><ul><li>Normas </li></ul><ul><li>Medidas </li></ul><ul><li>Comparaciones </li></ul><ul><li>Acción </li></ul>

3. 3. El Proceso Administrativo

4. 4. 1. INTRODUCCION El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales . CONTROL

5. 5. Definición de control <ul><li>El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. </li></ul><ul><li>La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser entendida: </li></ul><ul><li>Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede. </li></ul>

6. 6. <ul><li>Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida regulación. </li></ul>

7. 7. <ul><li>Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición. </li></ul><ul><li>También hay otras connotaciones para la palabra control: </li></ul><ul><li>Comprobar o verificar; </li></ul><ul><li>Regular; </li></ul><ul><li>Comparar con un patrón; </li></ul><ul><li>Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); </li></ul><ul><li>Frenar o impedir. </li></ul>¿Donde Iniciamos? ¿Que decisión tomo?

8. 8. IMPORTANCIA DEL CONTROL <ul><li>Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: </li></ul><ul><li>Crear mejor calidad </li></ul><ul><li>Enfrentar el cambio </li></ul><ul><li>Producir ciclos más rápidos </li></ul><ul><li>Agregar valor </li></ul><ul><li>Facilitar la delegación y el trabajo en equipo </li></ul>

9. 9. BASES DEL CONTROL <ul><li>Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades: </li></ul><ul><li>Planear y organizar. </li></ul><ul><li>Hacer. </li></ul><ul><li>Evaluar. </li></ul><ul><li>Mejorar. </li></ul><ul><li>Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo. </li></ul><ul><li>El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. </li></ul>

10. 10. <ul><li>El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información </li></ul><ul><li>La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema. </li></ul>

11. 11. PASOS DEL PROCESO DE CONTROL <ul><li>El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa&quot;. </li></ul><ul><li>En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son: </li></ul>

12. 12. <ul><li>Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. </li></ul><ul><li>Medir los resultados. </li></ul><ul><li>Tomar medidas correctivos . </li></ul><ul><li>Retroalimentación </li></ul>

13. 13. Principios de control <ul><li>Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte. </li></ul><ul><li>De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. </li></ul>

14. 14. <ul><li>De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos. </li></ul><ul><li>De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente. </li></ul><ul><li>De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. </li></ul>

15. 15. <ul><li>De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control. </li></ul><ul><li>De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora </li></ul>

16. 16. Según Terry (1999) Libro "Principios de la Administración" Tipos de Control RETROALIMENTACIÒN CONCURRENTE PRELIMINAR

17. 17. <ul><li>Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. </li></ul>

18. 18. <ul><li>Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. </li></ul>

19. 19. <ul><li>Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. </li></ul>

20. 20. Áreas del control <ul><li>Las principales áreas de control en la empresa son: </li></ul><ul><li>Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes: </li></ul>

21. 21. <ul><li>Control de producción </li></ul><ul><li>Control de calidad </li></ul><ul><li>Control de costos </li></ul><ul><li>Control de los tiempos de producción </li></ul><ul><li>Control de inventarios </li></ul><ul><li>Control de operaciones Productivos </li></ul><ul><li>Control de mantenimiento y conservación </li></ul><ul><li>Control de desperdicios </li></ul>

22. 22. <ul><li>Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos. </li></ul><ul><li>Control de ventas </li></ul><ul><li>Control de propaganda </li></ul><ul><li>Control de Costos </li></ul><ul><li>Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación: </li></ul>

23. 23. <ul><li>Control presupuestario </li></ul><ul><li>Control de costos </li></ul><ul><li>Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen: </li></ul><ul><li>Controles de asistencia y retrasos </li></ul><ul><li>Control de vacaciones </li></ul><ul><li>Control de salarios </li></ul>

24. 24. Técnicas para el control <ul><li>Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes: </li></ul><ul><li>Contabilidad </li></ul><ul><li>Auditoria </li></ul><ul><li>Presupuestos </li></ul><ul><li>Reportes, informes </li></ul><ul><li>Formas </li></ul><ul><li>Archivos (memorias de expedientes) </li></ul><ul><li>Computarizados </li></ul><ul><li>Mecanizados </li></ul><ul><li>Gráficas y diagramas </li></ul><ul><li>Proceso, procedimientos, Gannt, etc. </li></ul>

25. 25. <ul><li>Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. </li></ul><ul><li>Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. </li></ul><ul><li>Métodos cuantitativos </li></ul><ul><li>Redes </li></ul><ul><li>Modelos matemáticos </li></ul><ul><li>Investigación de operaciones </li></ul><ul><li>Estadística </li></ul><ul><li>Cálculos probabilísticas </li></ul>

26. 26. <ul><li>Reportes e informes: Se clasifican en </li></ul><ul><li>Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones. </li></ul><ul><li>Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. </li></ul><ul><li>Para diseñar un informe se considera: </li></ul><ul><li>Concentración sobre las acepciones </li></ul><ul><li>Claridad y concisión </li></ul><ul><li>Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales </li></ul><ul><li>Equilibrio entre la uniformada y la variedad </li></ul><ul><li>Frecuencia de los reportes </li></ul><ul><li>Evaluación de la información </li></ul>

27. 27. <ul><li>Administración por objetivos </li></ul><ul><li>Principios generales de la administración por objetivos: </li></ul><ul><li>La administración por objetivos constituye una especial actitud, criterio o filosofía de la administración, que consiste en que los jefes superiores discuten en común con los jefes que dependen inmediatamente de ellos, la cuantificación de los objetivos y estándares que deben establecerse. </li></ul>

28. 28. <ul><li>Descripción general del sistema </li></ul><ul><li>El requisito básico s que exista un pleno apoyo de la dirección o gerencia general. </li></ul><ul><li>Ordinariamente deben operar por años. </li></ul><ul><li>Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la empresa en los términos más exactos que sea posible. Es necesario convertir los objetivos en estándares. </li></ul><ul><li>Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales, y sobre todo en la organización de la empresa. </li></ul><ul><li>Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estándares u objetivos. </li></ul><ul><li>El jefe superior deberá ensayar la fijación de los estándares o metas, debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo están haciendo también sus subordinados. </li></ul>

29. 29. <ul><li>Debe discutirse en cada uno de éstos lo que por ello ha sido señalado. Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los estándares, no habrá problemas. </li></ul><ul><li>Las decisiones adoptadas en estas juntas, pueden crear,modificar o ajustar los objetivos generales, lo que constituye retroalimentación. </li></ul><ul><li>Durante el desarrollo de los programas en el año, debe revisarse cada determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estándares prefijados y lo que se ha logrado. </li></ul><ul><li>Con los resultado de la revisión parcial antes mencionada, podrá ocurrir que algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta desecharse, o bien, que se puedan aumentar otras o ampliarlas. </li></ul><ul><li>Finalmente la revisión permitirá preparar los nuevos estándares para el siguiente período. </li></ul>

30. 30. <ul><li>Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica para este efecto las cartas o gráficas. </li></ul><ul><li>Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades). Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de actividades, entre otros. </li></ul>

31. 31. <ul><li>Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió Technique, que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. </li></ul>

32. 32. <ul><li>La técnica CPM: CPM(Critical Path Method: Método de la Ruta Crítica) es prácticamente igual al PERT, del cual difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable de ejecución, basado en experiencias previamente registradas,con el fin de fijar el tiempo más conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para lograr el mínimo costo posible. </li></ul>

33. 33. <ul><li>La técnica RAMPS: Resource Allocation and Multi Project Schedulling: Programa de Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos. Tiene por objeto programar la forma en que ciertos recursos limitados, deben ser distribuidos entre varios proyectos simultáneos, total o parcialmente, para obtener una máxima eficiencia. </li></ul>

34. 34. <ul><li>AUDITORIAS: El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias: las externas y las internas. </li></ul>

35. 35. <ul><li>Auditorias externas: Es un proceso de verificación que implica la evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. Se revisan los activos y los pasivos, así como también los informes financieros con el objetivo de verificar si están completos y exactos. La auditoria es realizada por personal contable. </li></ul><ul><li>Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organización. Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros. </li></ul>

36. 36. <ul><li>Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. </li></ul><ul><li>Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente. </li></ul><ul><li>Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso. </li></ul><ul><li>Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas. </li></ul>Fallas en el proceso de control

37. 37. CONCLUSIONES

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Estudiante de ingenieria de sistemas at mi hogar, universidad. este documento no s da la importancia y la definicion de ino de los procesos que lleva a a cabo la administracion 1. El Proceso Administrativo Control Integrantes: Mª Carolina Pacheco Alan Rodríguez Keiner Móvil Richard Salas Septiembre, 2008 2.

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6. Seguros

La gerencia de la empresa SUMSAD se hará cargo de fijar la cobertura de los seguros tanto para la empresa como los empleados.

Compras

Todas las compras que se realice de gastos mayores deben elaborarse órdenes para poder proceder a dicha actividad.

Préstamos

Las operaciones de préstamos deben ser llevadas y realizadas por los departamentos administrativo y financiero y ser aprobados por la gerencia.

Ventas

Las ventas realizadas por la empresa llevaran un registro de los meses en que ocurren todo ello, bajo ninguna circunstancia se debe adelantar o posponer ventas, para cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

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5. Caja chica

Hacer uso del dinero ante cualquier emergencia.

Realizar pagos de viáticos y la persona tiene la obligación de entregar factura de los gastos realizados durante el viaje.

Conciliaciones Bancarias

Contabilizar los ingresos y gastos que tiene la empresa y reportar lo movimientos que realiza mensualmente.

Inventarios físicos

En la empresa SUMSAD existen procedimientos apropiados para contar, inspeccionar e informar sobre las mercancías recibidas, ya sean en buen o mal estado.