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Support à l'action managériale (ex BTS Assistant de manager)

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Éditeur public, l'Onisep produit et diffuse toute l'information sur les formations et les métiers. Il propose aussi des nouveaux services aux élèves, aux parents et aux équipes éducatives.

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Adaptabilité, initiative, discrétion font partie des principales qualités du secrétaire. Sans oublier une orthographe parfaite et une mémoire infaillible. Le secrétaire doit être polyvalent. Il faut pouvoir passer rapidement d'une activité à l'autre, par exemple suspendre la rédaction d'un rapport pour prendre un appel téléphonique important. Prise de notes, saisie du courrier, réception et envoi de messages téléphoniques ou électroniques, organisation de réunions, accueil, stockage d'informations (traitement de texte, tableur) et tenue d'agendas... la liste de ses tâches est longue. De plus, c'est souvent le premier interlocuteur des personnes extérieures à l'entreprise ; il doit donc aimer communiquer.

Les secrétaires spécialisés sont recherchés : secrétaire médical ou secrétaire juridique en particulier.

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Avec le sourire, le secrétaire jongle avec le téléphone, la souris de l'ordinateur et de nombreux dossiers. Qu'il exerce dans une PME (petite ou moyenne entreprise), dans un service technique ou chez un avocat, sa discrétion et ses initiatives sont appréciées.

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Au sein d'une entreprise, les tâches de l'office manager sont nombreuses et très diversifiées. Sa mission essentielle est d'assister le dirigeant de la structure et de le décharger de certaines de ses fonctions. Il est, en particulier, chargé de la gestion des opérations administratives et de la transmission des informations entre la direction et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel) et externes (fournisseurs, banques...). Il rédige des synthèses et présente des rapports et des bilans. Selon la taille de l'entreprise qui l'emploie, il peut aussi prendre en charge la gestion du budget (élaboration et suivi), s'occuper de la comptabilité, planifier et veiller à la mise en œuvre des projets qu'il supervise. Ses fonctions l'amènent à connaître parfaitement chaque service de son entreprise et tous les rouages qui assure son fonctionnement.

Synonymes

Quels sont les autres noms du poste office manager ?

Le métier d'office manager est apparu depuis peu en France et il n'existe pas de synonyme exact qui rende compte des mêmes fonctions. Le métier le plus proche est probablement celui d'assistant de direction mais les missions et responsabilités de l'office manager sont plus étendues.

Salaire Office Manager

Quel salaire et combien gagne un office manager ?

Le salaire moyen d'un Office Manager est de 37 KE bruts annuels.

Travail Office Manager

Pourquoi et comment travailler en tant que office manager ?

Qualités et compétences nécessaires

Quelles sont les qualités et compétences nécessaires pour être embauché en tant que office manager ?

Polyvalence, autonomie et souplesse d'esprit sont des qualités essentielles pour occuper un poste d'office manager. La variété des missions exige de posséder le sens des priorités, une bonne réactivité et une grande rigueur dans l'organisation. L'office manager doit faire preuve d'excellentes qualités relationnelles qu'il sait adapter aux différents contextes et interlocuteurs.

Etudes et formation

Quelle formation et comment devenir office manager ?

Il n'existe pas de formation particulière pour être office manager. Un BTS d'assistant de direction ou d'assistant de manager est le diplôme minimum requis. Pour favoriser l'évolution ultérieure et être capable d'occuper un poste d'encadrement, un Master en Management est un atout. Ces diplômes doivent être complétés par une solide expérience professionnelle d'assistant de direction.

Evolutions possibles

Où aller après une carrière de office manager ? Que faire après office manager ?

La carrière professionnelle d'un office manager peut évoluer vers un poste de secrétaire général, de responsable administratif et financier ou de responsable des services généraux.

Principaux employeurs

Quelles sont les entreprises qui peuvent recruter un Office Manager ?

Ce sont surtout dans les TPE, les PME et PMI que l'on trouve des postes d'office manager. Les cabinets comptables, les cabinets juridiques, les entreprises opérant dans le domaine des nouvelles technologies sont les principaux recruteurs.

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Office Manager : salaire, études, rôle, compétences - RegionsJob

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Au sein d'une entreprise, les tâches de l'office manager sont nombreuses et très diversifiées. Sa mission essentielle est d'assister le dirigeant de la structure et de le décharger de certaines de ses fonctions. Il est, en particulier, chargé de la gestion des opérations administratives et de la transmission des informations entre la direction et ses différents interlocuteurs internes (services, personnel) et externes (fournisseurs, banques...).

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Découvrir le métier de Office Manager pour votre orientation, quelles formations et quels établissements choisir pour devenir Office Manager

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différence entre OM et AM

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Lors du Carrefour des Assistantes 2013 qui s'est tenu les 19 et 20 septembre, Elisabeth Durand Mirtain et moi-même avons animé un débat sur un sujet d'actualité : " Office Manager, nouveau nom de l'assistant ou nouveau métier ? ".

Le métier d'Office Manager est un métier dont on parle beaucoup actuellement. Mais s'agit-il d'un nouveau métier ou n'est-ce qu'une nouvelle façon de désigner l'Assistant de Direction ? S'il s'agit bien de deux métiers, quelles en sont les différences ?

Voici les questions auxquelles nous nous sommes efforcées de répondre.

Pour apporter une vision large sur ce métier, nous avons choisi de croiser plusieurs points de vue :

Notre point de vue de formateurs

Le point de vue des recruteurs

Le point de vue d'une Office manager récemment nommée

Notre point de vue de formateurs

Elisabeth et moi-même constatons depuis plusieurs années un vif intérêt pour ce métier toutes les fois que nous en parlons. En témoigne le succès immédiat des formations que nous avons créées ensemble : le stage " Office Manager ", puis le cycle certifiant " Office Manager ".

En dépit de l'intérêt qu'elle suscite, cette profession reste encore largement méconnue. Elisabeth cite volontiers une anecdote qui le démontre. Alors qu'elle animait la formation " Office Manager ", un de nos collègues formateurs lui a demandé de quel logiciel il s'agissait.

Nous avons tout d'abord entendu parler de ce métier lors des réunions européennes de l'association EUMA, dont j'ai souvent eu l'occasion de parler. En effet, il s'agit d'un métier qui est plus souvent présents dans les pays du nord de l'Europe.

Pour en donner une définition synthétique : l'Office Manager garantit la bonne marche du service ou de l'entreprise en centralisant la coordination administrative et en assurant la productivité de l'organisation.

Dans ses missions principales, figurent le plus souvent :

Finances, gestion, comptabilité

Ressources Humaines

Services généraux : achats, maintenance, travaux, etc.

Management

Assistanat du dirigeant

Le point de vue des recruteurs

Nous avons recueilli deux témoignages, celui de Laure EVAIN, recruteur et celui de Sandrine Pontus-Nicolas qui a réalisé une enquête auprès de 6 cabinets de recrutement.

Laure EVAIN est manager au sein de l'agence de recrutement Fed Office. Elle recrute des Office Managers depuis une dizaine d'années.

Les entreprises qui recrutent des Office Managers sont essentiellement des PME qui travaillent à l'international, souvent filiales françaises de groupes ou d'associations internationales.

Elles ne demandent pas de diplôme en particulier, mais surtout de l'expérience. Une assistante de direction qui aura également été assistante services généraux, par exemple, aura toutes ses chances.

Les caractéristiques demandées sont le plus souvent :

La capacité à prendre des responsabilités et beaucoup d'autonomie

Un profil orienté Ressources Humaines, Services Généraux, Comptabilité, Juridique, Négociation

La capacité à être bras droit du dirigeant

Un fort goût pour les chiffres

La différence avec le métier d'Assistant de Direction réside dans la prise en charge de manière autonome d'activités différentes : Comptabilité, Ressources Humaines, Services Généraux, etc. La part d'assistanat du dirigeant est beaucoup plus faible, car ce dernier est souvent très autonome.

Les salaires varient en fonction de l'entreprise et de l'expérience de la personne. Globalement, ce sont les mêmes que pour les Assistants de Direction. De 30-35 à 45 K€. Dans les cabinets d'avocats, le métier d'Office Manager qui est encore plus autonome et complexe peut connaitre des salaires de l'ordre de 70K€.

Pas de différence pour le statut cadre avec le métier d'Assistant de Direction. Tous les statuts sont présents : employé maitrise ou cadre. Un salaire relativement important n'entraine pas nécessairement le statut cadre.

A noter : les réponses aux annonces sont nombreuses, car le métier plait. De plus l'ambiance de travail dans de petites structures est souvent agréable, l'environnement international (souvent présent) attire les candidatures. Enfin ce sont des postes motivants, car les entreprises qui recrutent ces profils sont souvent des entreprises dynamiques et en croissance.

Sandrine Pontus-Nicolas a réalisé, dans le cadre de sa certification, un mémoire à la suite d'une enquête auprès de 6 Cabinets de recrutement et d'Office Managers en poste en France et à l'étranger.

Son constat est que le métier est encore très méconnu. Ni les entreprises ni le Pôle Emploi ne connaissent le métier et encore moins le descriptif de poste.

De son analyse, Assistant de Direction et Office Manager sont bien deux métiers distincts. L'Office Manager a davantage de responsabilités ainsi qu'un rôle renforcé en gestion et Ressources Humaines. C'est une évolution possible pour l'Assistant de Direction.

Les offres emploi pour des Office Managers sont rares comparées aux offres pour des Assistants de Direction. Toutefois, l'étude de nombreuses annonces lui a révélé que, derrière une annonce pour un poste d'Assistant de Direction, se cachait bien souvent une demande d'Office Manager.

Le point de vue d'une Office manager récemment nommée

Sylvie MACHABERT de la société ACETO France a récemment obtenu sa nomination suite à l'obtention de la certification. J'ai déjà eu l'occasion de relater son parcours très intéressant. Pour tous les détails, je vous renvoie à cet article.

Elle a découvert le métier lors d'une conférence. Conférence qui a été pour elle une révélation : Office Manager était bien le métier vers lequel elle voulait se diriger, un prolongement naturel de ce qu'elle faisait déjà.

La certification, puis la nomination lui ont apporté une légitimité à ses propres yeux et au sein de l'entreprise.

Le premier conseil qu'elle donnerait à des personnes qui seraient tentées de suivre son parcours, est d'y croire dès le début, car il y a de nombreux moments de doute. C'est une formidable aventure humaine et professionnelle, mais l'investissement total est impératif pour mener à bien ce projet

En conclusion

Office Manager et Assistant de direction sont bien deux métiers différents qui font partie tous les deux de la famille des métiers de l'assistanat. Office Manager est une voie d'évolution pour les Assistants de direction qui souhaitent évoluer.

C'est un métier motivant : des responsabilités, des missions diverses, un environnement de travail agréable, souvent dans une entreprise dynamique, en évolution, et qui travaille à l'international.

Pas d'illusions du côté du salaire et du statut cadre. Ils sont globalement les mêmes que pour un Assistant de direction.

Un point très positif en revanche : pas besoin de diplôme pour y accéder, mais de l'expérience et si possible dans des directions différentes (services généraux, ressources humaines, etc.). En effet, c'est un métier très opérationnel.

Vous souhaitez devenir Office Manager ?
Formation Office Manager : les bases du métier Formation : Cycle Office Manager

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Office Manager, nouveau nom de l'assistant ou nouveau métier ? | Le blog des Assistantes

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Lors du Carrefour des Assistantes 2013 qui s'est tenu les 19 et 20 septembre, Elisabeth Durand Mirtain et moi-même avons animé un débat sur un sujet d'actualité : " Office Manager, nouveau nom de l'assistant ou nouveau métier ? ". Le métier d'Office Manager est un métier dont on parle beaucoup actuellement.

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différence partie 2

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Office manager, le bras droit du dirigeant | Le blog des Assistantes

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Un nouveau métier commence à prendre une certaine place dans la famille des métiers de l'assistanat. On voit de plus en plus souvent fleurir les petites annonces qui lui sont consacrées. Il s'agit de l'office manager. Ce nom de métier venu des États-Unis n'a pas de traduction en français.

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Office manager est un métier récent encore méconnu du grand public français, c'est un terme beaucoup utilisé dans les pays du nord de l'Europe. Souvent confondu avec le poste d'assistant de direction ou celui d'assistant administratif, il se situe entre la direction et l'assistanat. Les principales entreprises qui recrutent sont les cabinets comptables, les PME et surtout les start-up qui engagent beaucoup d'office manager. Voilà pourquoi ce poste est lié au monde de l'innovation, du web et du digital grâce aux start-up.

Les différentes missions d'un Office manager

L'objectif principal d'un office manager est de décharger le directeur général afin qu'il puisse se concentrer sur l'aspect commercial (acquérir des clients et les fidéliser) et managérial (manager ses collaborateurs) de l'entreprise. Il est amené à gérer des tâches administratives, juridiques, comptables, RH, ainsi que certaines actions de communication (ex : évènementiel, relation presse, communication interne etc...).

Plus précisément, il a pour mission :

- Réception des appels téléphoniques.
- Traitement du courrier entrant et sortant.
- Assistanat commercial (devis, factures, règlements).
- Prise en charge des recrutements (fiches de poste, réception des candidats).
- Gestion de la trésorerie.
- Organisation des réunions et des différents événements internes.
- Gestion des fournitures et du mobilier de bureau.

Les missions qui lui sont attribuées ne peuvent être complètement prédéfinies, ses tâches dépendront de l'activité de la personne qu'il assiste.

Compétences et qualités requises d'un Office manager

Un bon office manager se doit d'être avant tout polyvalent, il détient un panel de missions tellement large que c'est une qualité indispensable pour occuper ce poste. Il devra faire preuve d'organisation et d'autonomie pour ainsi faciliter le directeur général dans son travail. D'un point de vue plus technique, le profil doit être à l'aise avec les différents outils bureautique de type Pack Office (Word, Excel, Outlook...), avoir une maîtrise parfaite de la langue française et un bon relationnel, car à travers les différents échanges par email ou bien par téléphone avec les clients et les fournisseurs, l'office manager représente l'entreprise.

Formation pour devenir Office manager

Dans la majorité des cas les recruteurs exigent une formation de niveau bac +2 minimum, bien qu'il puisse être demandé un bac +3 ou même un bac +5. Il existe plusieurs diplômes qui forment au métier d'Office manager principalement les BTS Assistant Manager et Assistant de Gestion PME-PMI. Les licences et masters en management sont aussi adaptés. L'idéal serait d'avoir au moins une expérience en tant qu'Assistant de direction.

Salaire et rémunération d'un Office manager

Le salaire dépend évidemment de son expérience. Il peut varier entre 30 000€ et 50 000€ annuel.

Article rédigé par Loïc CONDÉ

Vous êtes un candidat ou un recruteur dans le digital ?

Vous lisez actuellement l'article "Fiche métier Office manager : formation, salaire & compétences" publié sur le blog d' E-Works, site emploi spécialisé dans les métiers du web, du e-commerce & du digital. Plus de 30 000 talents et plus de 1 500 entreprises utilisent E-Works.

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Fiche métier Office manager : formation, salaire & compétences

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Office manager est un métier récent encore méconnu du grand public français, c'est un terme beaucoup utilisé dans les pays du nord de l'Europe. Souvent confondu avec le poste d'assistant de direction ou celui d'assistant administratif, il se situe entre la direction et l'assistanat.

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définition

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
L'Office Manager est plus qu'un assistant au premier sens du terme. Souvent des assistants de direction expérimentés deviennent Office Manager, car cela représente une vraie évolution de carrière,

Entre l'assistanat de direction et le responsable administratif et financier, l'office manager a une vraie fonction de coordination et de support du dirigeant et de son équipe.

L'Office Manager, véritable bras droit du dirigeant

Il n'est pas juste rattaché à un dirigeant ou à un cadre de l'entreprise pour assurer son assistanat.

Parfois, si le potentiel de l' Office Manager, n'est pas exploité, il peut rester proche de l'assistanat de Direction Cela va aussi dépendre du degré d'autonomie du Dirigeant, si il fait appel à son Office Manager en tant qu'assistant personnel ou pas.

La différence avec le métier d'Assistant de Direction réside donc dans la prise en charge d'activités variées avec une grande autonomie d'action et de décision.

La part d'assistanat du dirigeant est beaucoup plus faible, car ce dernier est souvent autonome.

Dans certains cas, l''Office Manager sera un véritable responsable administratif et financier, puisqu'il participera à l'élaboration des budgets et suivra les dépenses. Dans tous les cas, la mission de l'Office Manager est de permettre au dirigeant et à son équipe de se concentrer sur leur coeur de métier en le déchargeant de nombreuses activités

L'Office Manager a davantage de responsabilités ainsi qu'un rôle renforcé en gestion et Ressources Humaines.

L'Office Manager, support indispensable au bon fonctionnement de l'entreprise

L'Office Manager a un rôle clé de coordination des activités de support au bon fonctionnement de l'entreprise :

Finances, gestion, comptabilité

Ressources Humaines

Services généraux : achats, maintenance, travaux, etc.

Management

Mais aussi tout ce qui touche à la communication interne et/ou externe), l'événementiel, les relations avec la presse, la paie et l'administration de personnel, le juridique.

Compte tenu des nouveaux outils disponibles sur le web, L'Office Manager sera aussi souvent le webmaster voir même le community manager de la petite structure, qui mettra a jour le site internet et ou le blog et qui se chargera des opérations d'emailings par exemple. L'Office Manager participe activement à la réalisation des projets en apportant son ancrage opérationnel.

L'office Manager travaille souvent avec des prestataires extérieurs (cabinet comptable, avocats, banques, assurances etc... ) et, sans être un spécialiste, doit avoir une bonne connaissance des domaines sur lesquels il intervient.

Le savoir -faire ne va pas sans le savoir-être : pour devenir un Office Manager pro, un certain nombre de qualités sont indispensables. Avez- vous les qualités qui feront de vous un office manager pro ?

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Office Manager : une définition de poste à géométrie variable

# data[].attributes.attachment_link.description
Office Manager : une définition de poste à géométrie variable L'Office Manager est plus qu'un assistant au premier sens du terme.

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L'Office manager est bien souvent le véritable responsable administratif d'une PME. Son rôle est d'assister le dirigeant sur tous les aspects administratifs. Il lui permet ainsi de se consacrer entièrement au développement de son entreprise.

Cette formation de 2 jours vous donnera un aperçu des facettes de ce métier en plein essort...

Le programme de la formation

1/ S'affirmer dans son rôle d'Office manager

Situer le rôle de l'Office manager et sa contribution à la marche de l'entreprise.

Adapter sa communication aux différents interlocuteurs :
comprendre les enjeux et besoins de chacun de ses interlocuteurs : direction, équipes, clients, prestataires.

Communiquer et négocier "gagnant/gagnant".

Transformer des demandes contradictoires en besoins compatibles.

Gérer sereinement les situations difficiles.

Identifier les sources de conflit et repérer les signes avant-coureurs.

2/ Manager l'équipe administrative

Adapter son style de management aux collaborateurs et à la situation.

Animer et motiver l'équipe :

organiser le travail ;

déléguer les missions et en assurer le suivi.

3/ Mener un projet admnistratif

Identifier les éléments clés de réussite d'un projet.

Conduire le projet par étape.

Suivre son avancement, mesurer les écarts.

Accompagner les collaborateurs dans le changement.

4/ Activités à distance

Pour mettre en application les bonnes pratiques et les acquis d'une formation :

À qui s'adresse cette formation ?

Les objectifs de la formation

Cerner le métier d'Office Manager :

mission ;

responsabilités ;

activités.

Développer son excellence relationnelle.

Renforcer son rôle de manager.

Points forts

Une formation recommandée par l'association EUMA, unique association d'assistantes de direction européennes.

Une formation concrète : des outils, des astuces pratiques pour renforcer son efficacité.

Des intervenants de très grande qualité, alliant professionnalisme, expertise et un très bon relationnel.

Plusieurs modules e-learning permettent aux participants de s'entraîner ou d'approfondir des points de programme.

Formateurs experts

Nos responsables pédagogiques et formateurs sont des experts reconnus dans leur métier. Vous pouvez échanger avec eux sur le blog des assistantes.

Qualité des formations

Cegos est certifié AFAQ selon le référentiel ISO 9001, qualifié OPQF (qualification figurant sur la liste CNEFOP) et enregistré au Datadock.
En savoir plus
Financement

Financer cette formation grâce aux OPCA

Cegos travaille depuis de nombreuses années avec différents OPCA qui peuvent prendre en charge vos formations jusqu'à 100%.

Une équipe de gestionnaires spécialisée OPCA vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
En savoir plus sur les OPCA.
Les autres modes de financement
Tout savoir sur le financement de votre formation.

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L'Office manager est bien souvent le véritable responsable administratif d'une PME. Son rôle est d'assister le dirigeant sur tous les aspects administratifs. Il lui permet ainsi de se consacrer entièrement au développement de son entreprise. Cette formation de 2 jours vous donnera un aperçu des facettes de ce métier en plein essort...

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En amont, un autodiagnostic pour se situer et définir ses priorités

PARTIE 1 : Acquérir les compétences-clés du métier d'Office Manager (2 jours)

1 - Définir son rôle et ses missions d'Office Manager

La fonction : déterminer son positionnement et ses spécificités.

Les enjeux et les attentes de l'entreprise vis-à-vis de l'Office Manager.

Les compétences et les comportements indispensables à la tenue du poste.

2 - Accompagner le changement

Les mécanismes du changement : identifier les phases, définir les origines, lever les freins et les résistances.

Les contributions de l'Office Manager à la conduite du changement : anticiper les changements, soutenir la motivation, appliquer les principes qui aident au changement.

La communication : gérer les situations liées au changement.

PARTIE 2 : Développer ses compétences en comptabilité et gestion (2 jours)

1 - Connaître l'essentiel de la comptabilité

Le rôle et le fonctionnement de la comptabilité en entreprise.

Les états financiers : s'approprier un bilan (les différents postes), cerner le compte de résultat.

Les opérations courantes : comptabiliser les achats et les ventes (factures, avoirs, TVA).

L'essentiel de l'analyse financière : les principaux ratios.

2 - Connaître l'essentiel de la gestion

Le contrôle de gestion : comprendre les données de l'entreprise, analyser ces données.

L'élaboration d'un budget et le suivi budgétaire :

faire les prévisions ;

collecter les informations ;

utiliser des outils d'élaboration et de suivi de budget.

PARTIE 3 : Gérer le personnel et les ressources humaines (3 jours)

1 - Positionner la fonction RH de l'Office Manager

La fonction RH : identifier les missions, connaître les problématiques RH, identifier ses rôles en tant qu'Office Manager.

Les sources de droits applicables : identifier les sources de documentation indispensables au rôle RH.

2 - Maîtriser les étapes-clés du recrutement

La définition de fonction : élaborer une étude de poste et rédiger une définition de fonction.

L'offre d'emploi : rédiger une annonce (presse ou réseaux).

La sélection des candidat(e)s : repérer les potentiels, détecter les compétences et mettre en œuvre une méthode de sélection.

L'entretien de recrutement : poser les questions adéquates selon leur utilité, mener un entretien de recrutement permettant de faire le meilleur choix possible.

3 - Développer les compétences : la formation

La formation professionnelle : connaître les points-clés et le cadre légal, s'approprier les différents dispositifs (bilan de compétences, plan de formation, CIF, etc.).

La mise en œuvre de la formation : analyser un besoin, mettre en œuvre des solutions adaptées, suivre la formation.

4 - Maîtriser les aspects légaux de la gestion du personnel

Les contrats : connaître les règles en matière de contrat de travail (indéterminé, déterminé, à temps partiel, contrats aidés, intérims).

Les temps de travail et les absences : gérer les temps de travail (durée, législation).

Les congés : comprendre les mécanismes, appliquer les règles, décompter les prises de congés.

PARTIE 4 : Animer et motiver : adopter une posture managériale (3 jours)

1 - Assurer ses rôles et ses responsabilités de manager

Les règles d'or du management :

cerner les attentes de l'entreprise ;

développer les compétences ;

adopter les comportements managériaux.

Les comportements managériaux à mettre en place.

2 - Animer et manager

Les bases du management : définir les règles et fixer les objectifs.

Les styles de management : cerner les différents styles de management et son style préférentiel.

Les situations délicates : gérer les tensions et les résistances des collaborateurs.

3 - Acquérir les fondamentaux du management de projet

Les bases de la gestion de projet : identifier les acteurs d'un projet, rédiger ou superviser le cahier des charges.

L'organisation : analyser les besoins, décrire les tâches et planifier le projet.

La négociation : hiérarchiser les arguments du projet, présenter l'offre, mener l'entretien de négociation et conclure un accord.

4 - Accompagner la transformation digitale

Les outils digitaux : s'approprier la culture digitale, connaître et identifier la valeur ajoutée des outils digitaux.

L'accompagnement des collaborateurs : évaluer son rôle pour guider l'équipe, repérer les obstacles, élaborer une charte d'utilisation.

Accès au Projet Voltaire, service en ligne de remise à niveau personnalisée en orthographe, ciblé sur vos difficultés et calé sur votre rythme. Projet Voltaire est déployé dans plus de trente établissements universitaires, et conçu avec le champion du monde d'orthographe.

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En amont, un autodiagnostic pour se situer et définir ses priorités 1 - Définir son rôle et ses missions d'Office Manager La fonction : déterminer son positionnement et ses spécificités. Les enjeux et les attentes de l'entreprise vis-à-vis de l'Office Manager. Les compétences et les comportements indispensables à la tenue du poste.

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Métier récent et encore peu connu en France, le poste d'Office Manager est à la frontière entre celui d'assistant de direction de haut niveau et celui de responsable administratif et/ou évènementiel et/ou comptabilité. C'est un métier très complet, mais impossible aujourd'hui de trouver une formation pour devenir Office Manager, cela n'existe pas ! Alors pour comprendre ce qu'est un bon Office Manager, Welcome to the jungle à rencontré Gwenaëlle Leguillon, couteau Suisse de choc chez Drivy depuis 3 ans.

Pour Gwenaëlle, Office Manager ce n'est pas seulement un métier, c'est plein de jobs mélangés et surtout " un état d'esprit ". Gwenaëlle est issue d'une formation en " Management des organisations et des manifestations culturelles " à Aix-en-Provence et pourtant... " En France on a tendance à regarder le parcours universitaire et moins les expériences professionnelles, mais pour ce poste, il n'y a pas de profil type. Je suis la preuve que tout est possible : en étant dans le domaine de l'art et du luxe au départ, j'ai évolué au fil de mes expériences pro qui m'ont poussée à beaucoup de challenge. "

Les " do "

Etre polyvalent

Au quotidien , il s'agit d'être le support de toutes les équipes. Faire en sorte qu'elles soient à même de travailler efficacement, aient le matériel adéquat et les informations nécessaires. C'est pourquoi disposer d'une grande capacité d'adaptation et de souplesse, c'est la base : " Ma mission principale est de pouvoir répondre à toutes les questions : Je suis l'aide pour la finance, les ressources humaines, les services généraux, l'événementiel et le management. Je suis au contact de tout le monde chez Drivy. Je dois être le relais entre les salariés et les managers. "

Bien connaître et aimer sa boîte

Cela peut paraître évident, mais plus que pour n'importe quelle profession, il faut choisir une société qui correspond à son caractère, ses idéaux mais aussi à sa façon de voir la vie et ses activités culturelles pour exceller dans ce métier : " Impossible d'être Office Manager si tu n'aimes pas ta boite. J'étais cliente Drivy depuis au moins 3 ans avant d'y travailler et l'économie collaborative me parlait beaucoup. Nous étions 35 salariés quand je suis arrivée, nous sommes 100 aujourd'hui. Il faut vraiment être impliqué dans le projet de l'entreprise pour réussir. "

Etre débrouillard, réactif, dynamique

Il faut être prêt à délester son responsable d'un poids, celui de la bonne coordination entre les services, l'organisation générale de la boîte et la bonne diffusion des informations. Plus concrètement, il s'agit de gérer les éventuels problèmes avec le plus de réactivité et de bon sens possible : " Une fois nous nous sommes fait cambrioler, ok, qu'est-ce qu'on fait ? Pour être un bon Office Manager, en fait, il faut avoir du bon sens et prendre des initiatives. "

Au quotidien, il faut lire entre les lignes et anticiper les besoins : " On me demande assez peu de choses de façon directe. Je suis dans l'entreprise depuis maintenant quelques temps, j'ai beaucoup de chance, on me fait confiance : j'organise des diners de Noël, des week-ends pour 100 personnes... C'est génial mais il faut savoir le gérer. Entre les arrivées des uns et des autres, trouver un lieu central pour toutes les équipes et des activités qui plaisent à tous, nourrir tout ce petit monde .... Un week-end de 3 jours c'est 9 repas, soit une multitude de régimes alimentaires ! Je n'avais pas fait d'événementiel avant, j'ai tout appris sur le tas. "

Apprendre tous les jours

Être Office Manager, c'est un métier motivant : des responsabilités, des missions diverses, un environnement de travail agréable, souvent dans une entreprise dynamique et en expansion. Mais surtout, un quotidien où les jours se suivent et ne se ressemblent pas, ce qui est très formateur : " Je peux être amené à faire du recouvrement, des contrats, des avenants, des déclarations Urssaf, des élections de délégués du personnels. Je m'occupe aussi des services généraux, en France mais aussi à l'étranger. Avec la société qui grossit, forcément l'organisation se complexifie. Chez Drivy, nous sommes bien formés en interne, mais nous n'avons pas de ressources humaines. Alors quand il faut organiser la formation des salariés, par exemple, je ne peux m'appuyer sur personne puisqu'aucun d'entre nous n'a jamais fait ça. Il faut apprendre, se renseigner, trouver les réponses.

Or, par peur de déranger ou d'agacer, on peut facilement se renfermer sur soi. Pour s'enrichir et s'améliorer constamment, Gwenaëlle n'hésite pas à aller chercher les informations, même hors des bureaux : " Il existe par exemple un Slack où tous les Office Managers se réunissent pour s'entraider (ndlr : une plate-forme de communication collaborative autour d'un même projet ou même métier.) C'est très utile pour se lancer au départ. ", " dès que je ne sais pas, je vais de moi-même à la pêche aux informations, à des conférences, je cherche à rencontrer des gens du milieu et de me constituer un réseau qui peut m'aider. Je lis beaucoup aussi. " ajoute-t-elle.

Les " don't "

Se laisser déborder

" Je fais des centaines de micro-tâches. Si on ne s'organise pas, on peut vite se laisser déborder. " La méthode testée et approuvée de Gwenaëlle : différencier les "petites" tâches des "gros projets" et les dispatcher sur des plages horaires bien distinctes.

Programme du matin : " Le matin je m'occupe de tout ce qui est en lien avec les salariés, les partenaires et la vie quotidienne, car je suis constamment dérangée. Par exemple, j e vais à la boulangerie tous les matins pour le petits dej' de tout le monde. J'ai aussi développé des partenariats pour le repas du midi des salariés. J'accueille également les nouveaux en "happyness meeting", je les mets en relation avec les salariés déjà en poste en organisant des déjeuners hebdomadaires, des réunions d'informations, etc. "

Programme de l'après-midi : " L'après-midi, je suis plutôt sur les grosses tâches, qui nécessitent d'être plus au calme : facturation, comptabilité, aménagement des bureaux, organisations de pot de départ, de jeux ou d'évènements... C'est là que je suis la plus créative. "

Prendre les critiques pour soi

Au centre de la vie quotidienne de l'entreprise, l'Office Manager peut facilement avoir du mal à prendre du recul et avoir tendance à prendre les choses trop à coeur. Pourtant, il doit toujours faire preuve de neutralité et d'optimisme. " Je suis tellement impliquée dans la vie des bureaux et liées directement avec chacun des collaborateurs, que c'est très difficile de prendre du recul ! Mais c'est le jeu quand on fait partie de l'équipe de direction. L'Office Manager se doit de communiquer les bons messages, positifs. Je ne prends pas personnellement les critiques, en revanche je cherche toujours des solutions. "

Afficher sa mauvaise humeur

Le poste d'Office Manager est éprouvant, occasionné par un rythme et une charge de travail souvent intenses. Or, il est le garant de la convivialité au bureau. Pour Gwenaëlle : " On est un peu le rayon de soleil du bureau, la mauvaise ambiance ça se transmet très facilement. Et quand ça se gangrène, il n'y a rien de pire dans une boîte. La solution : la communication ! "

Être bienveillant et à l'écoute mais pas maternelle pour autant

Le juste milieu est souvent difficile à trouver entre le rôle "flic" et de "confident". Avoir une intelligence émotionnelle ou sociale et des bases de management est donc un pré-requis important pour réussir dans ce métier. " Tu peux avoir un bac +5 et ne pas savoir faire preuve d'affect pour tes équipes. En tant qu'Office Manager, on est parfois amené à être la personne qui gronde un peu quand il y a des bêtises de faites mais il faut rester le plus neutre possible. Quand des choses ne vont pas, il faut savoir le dire en y mettant les formes. C'est un vrai travail de management. J'arrondi parfois les angles entre les salariés ou il m'arrive même de "remonter les bretelles" à un manager qui aurait commis une erreur. "

Avancer sans consulter les équipes

Avancer tête baissée sans prendre la température des équipes est une erreur courante qui coûte cher, en temps et en argent. Il vaut mieux prendre le temps de se réunir et de solliciter un par un les collaborateurs pour avancer, ensemble, dans la même direction et éviter au maximum les marches arrières. C'est aussi un moyen d'impliquer et responsabiliser les équipes, tout en les valorisant en tant qu'individus. " Pour travailler en bonne intelligence, les équipes ont besoin d'un cadre clair et d'une confiance partagée. Personne n'est dupe si vous vous contentez de les mettre directement aux oubliettes. " souligne Gwenaëlle.
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Les Do and Don't de l'Office Manager, un métier couteau suisse | Welcome to the Jungle

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Métier récent et encore peu connu en France, le poste d'Office Manager est à la frontière entre celui d'assistant de direction de haut niveau et celui de responsable administratif et/ou évènementiel et/ou comptabilité. C'est un métier très complet, mais impossible aujourd'hui de trouver une formation pour devenir Office Manager, cela n'existe pas !

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Le(la) secrétaire administratif(ve) occupe des fonctions variées selon les services auquel il(elle) est rattaché(e). Il s'agit d'une profession surtout présente dans la fonction publique au sein des services d'une ville ou encore dans l'administration scolaire et universitaire.

Découvrez à travers les témoignages de Charlotte, Catherine et Stella, comment devenir secrétaire administratif(ve). Retrouvez également toutes les informations concernant cette profession (salaire, études, qualités requises, etc).

En quoi consiste le métier de secrétaire administratif(ve) ?

Charlotte : Ce métier consiste à rédiger, préparer, organiser et divulguer des informations/ documents requis. Il s'agit aussi de gérer plusieurs services au sein d'un établissement. Etre secrétaire administratif c'est être multitâche.

Catherine : J'exerce cette profession depuis 10 ans dans un collège de la banlieue parisienne. J'ai pour mission d'effectuer toutes les fonctions administratives en étroite collaboration avec le Directeur de l'établissement.

Stella : J'ai pour mission toutes les diverses tâches de secrétariat (rédaction, gestion, comptabilité, préparation de circulaires, etc) mais aussi l'encadrement du personnel administratif.

Qu'est-ce que vous aimez le plus dans votre métier ?

Charlotte : J'aime ce côté multitâche qui me donne la possibilité d'être responsable de plusieurs dossiers.

Catherine : L'avantage de travailler dans un collège c'est la relation humaine. Je fais donc partie d'une vie collective au sein d'un établissement scolaire ce qui est, à titre personnel, très enrichissant.

Stella : J'aime être en charge de plusieurs dossiers, de réussir à gérer plusieurs services à la fois.

Qu'est-ce que vous aimez le moins dans votre métier ?

Charlotte : La pression quotidienne selon le nombre de missions a effectuées.

Catherine : C'est un métier fatiguant qui demande de l'organisation et de la concentration permanente.

Stella : La pression est sans doute ce que j'aime le moins dans ce métier.

Quelles sont les qualités requises pour exercer ce métier ?

Charlotte : Il faut connaître toutes les questions législatives et réglementaires en vigueur.

Catherine : La rigueur et l'organisation sont les qualités les plus importantes à avoir pour exercer cette profession.

Stella : Il faut être organisé et responsable.

Quelle est la formation pour exercer le métier de secrétaire administratif(ve) ?

Pour passer le concours de secrétaire administratif(ve), il faut au minimum être titulaire du baccalauréat.

Il y a-t-il un concours de secrétaire administratif(ve) ?

Oui. Pour exercer cette profession il faut passer le concours de secrétaire administratif(ve) qui met l'accent sur des épreuves rédactionnelles en plus des épreuves d'Histoire, Economie, Mathématiques, Organisation administrative en France.

Existe-t-il des écoles de secrétaire administratif(ve) ?

Plusieurs instituts préparent le(la) candidat(e) au concours, comme IPAG (institut de préparation à l'administration générale) ou le CPAG (centre de préparation à l'administration générale). Si vous souhaitez vous former de chez vous, EFC forme au métier de secrétaire administratif(ve).

Quel est le salaire d'un(e) secrétaire administratif(ve) ?

En début de carrière, un(e) secrétaire administratif(ve) reçoit environ 1500 € mensuel. Selon son évolution, il(elle) pourra gagner jusqu'à 2500 € mensuel.

Quels conseils donneriez-vous aux personnes qui souhaitent exercer ce métier ?

Charlotte : Il faut toujours être actualisé sur les questions législatives. De plus, pour exercer ce métier il faut aimer rédiger.

Catherine : Je vous conseille de vous inscrire dans un institut afin de vous préparer au concours.

Stella : Soyez organisé et responsable car vous serez amené à gérer plusieurs services.

Ce métier vous intéresse ? Recevez gratuitement une documentation sur la formation.

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Secrétaire Administratif(ve) (Fiche Métier) - Comment devenir Secrétaire Administratif(ve) ?

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Le(la) secrétaire administratif(ve) occupe des fonctions variées selon les services auquel il(elle) est rattaché(e). Il s'agit d'une profession surtout présente dans la fonction publique au sein des services d'une ville ou encore dans l'administration scolaire et universitaire. Découvrez à travers les témoignages de Charlotte, Catherine et Stella, comment devenir secrétaire administratif(ve).