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Etapa de Organización
Es la estructuración de acciones
y funciones, la asignación de jerarquías para lograr los objetivos con la máxima eficiencia y ahorro de RRHH, recursos materiales y económicos.

Principios de Organización

Principio de Especialización: la división de acciones a desarrollar  en forma concreta, rinde mayor eficiencia y destreza.

Principio de Unidad de mando: para cada función debe existir un solo jefe o responsable.

Principio de Equilibrio autoridad-responsabilidad: ejercer autoridad sin responsabilidad trastorna gravemente la organización.

Principio de equilibrio dirección – control: para cada nivel jerárquico deben existir los controles de dirección a fin de corregir errores, orientar acciones y en el último de los casos, limitar responsabilidad.

La división, clasificación y agrupación de acciones a realizar para dar cumplimiento al Plan de trabajo dependen de:
•Importancia numérica de asistentes al evento.
•Programa general de trabajo (no es lo mismo organizar un
desayuno de trabajo que un seminario);
•RRHH disponible: ¿con cuánta gente se cuenta?. ¿Qué
experiencia tienen?;
•RR Económicos: ¿qué disponibilidad económica existe para
la contratación externa de recursos técnicos como RRHH?

Tener en cuenta:
•Hacer listado de todas las funciones que el Plan de trabajo
contiene;
•Integrar los grupos de trabajo de acuerdo a las características de
las funciones del grupo.
•Definir funciones de forma clara y sencilla.

1. El trabajo que esperamos que se haga;

2. Las personas de las que se debe disponer;

3. Lugaresen que dicho trabajo se debe ejercer.

Organigrama: gráfico o carta de Organización. Puede ser tan amplio como se considere necesario o  sólo 3 ó 4 niveles jerárquicos de mayor importancia. Con la etapa de Organización termina la fase teórica del proceso de planificación. Define con claridad cómo se llevará a cabo el evento, jerarquías,responsabilidades, autoridad y funciones.

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En Integración, se selecciona y se lleva a cabo la contratación del personal eventual que hiciera falta en caso de no contar y necesitar un grupo más numeroso del que habitualmente nos rodea.
Otra área de mucha relevancia en el caso de un Congreso es Finanzas; la misma deberá estar integrada por personas con amplios conocimientos en control financiero, Caso concesión del evento: Se celebra un convenio en el cual se establecen los compromisos económicos que concede la empresa por los derechos a organizar el evento. Esto libera a la empresa, asociación o entidad de muchas responsabilidades, pero, a la vez, puede ser perjudicial económicamente, pues no habrá controles de supervisión.

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La etapa de Dirección es prácticamente la de ejecución.
Esta etapa es la función que se ejerce mediante la delegación de autoridad por medio de canales de comunicación y con una supervisión constante para realizar efectivamente lo planeado.

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- Coordinación de intereses: con la habilidad y efectividad de cada comité, para que continúen subordinados al interés general establecido previamente (ningún interés personal debe ser más valorado que el general).

- Principio de las vías jerárquicas: los canales jerárquicos deben ser inviolables.

- Principio de resolución de conflictos: sin alterar la disciplina del grupo y con el mínimo disgusto de las partes. Los disgustos sin resolver causan incertidumbre y son un obstáculo en la coordinación.

- Principio de aprovechamiento de conflictos: se debe aprovechar para aplicarlo a otros casos o áreas similares.

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La etapa de control es la fase final del proceso. En esta etapa la función del equipo de trabajo es la de recolectar, analizar, y comparar los datos necesarios para evaluar el logro de las metas establecidas al comienzo.

Este último paso permite:
- Medir los resultados de las acciones.
- Detectar fallas que se podrán corregir.

Medios de control personales: tanto la supervisión desde cada una de las áreas como la supervisión general.
Medios de control instrumentales: se aplican a través de formas, cuestionarios o encuestas.

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Para cerrar el proceso definitivamente, corresponde hacer un informe de evaluación que adjuntaremos a toda la documentación interna del evento, como así también, elaborar uno similar que será
entregado al cliente.

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Es organizar algo conforme a un plan. es una actividad que incluye toda clase de imprevistos por lo cual la persona encargada de dirigir debe tener un amplio sentido de previsión, intuición y versatilidad para poder adaptarse a las situaciones inesperadas y trabajar sobre la marcha además de evitar la mayor cantidad de contratiempos posibles para poder lograr la excelencia y calidad del evento.
El proceso de planificación consta de 6 etapas:
Previsión
Planeción
Organización
Integración
Dirección
Control

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Esta implica anticiparse, como se mencionó en la introducción, implica estar listo para sobrellevar cualquier obstáculo con éxito. Pero la previsión no se da por mera casualidad o sexto sentido sino por la aplicación de un análisis e investigación de los detalles del evento que se va a organizar por medio de el establecimiento de objetivos y así mismo la creación de estrategias para lograrlos.

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La fijación de objetivos establecerá los lineamientos a seguir. partiendo de los objetivos generales, que son los que abarcan los intereses fundamentales del cliente que pide la organización del evento como los objetivos particulares que ademas de incluir las expectativas de la empresa incluye la importancia de la experiencia del invitado.

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tipo de sede
Fecha
Asistencia
objetivos
investigación presente
factores internos y externos
en todos los aspectos anteriores se debe analizar por que se ha dado predilección en el pasado a un lugar o fecha en especifico o si esos elementos pueden ser modificados para obtener un mejor resultado. debemos aprender de los errores que se hayan cometido en el pasado y estar atentos a los detalles.

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La determinación del camino que se tomará para lograr los objetivos señalados, se llama Planeación.

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La determinación del camino que se tomará para lograr los objetivos señalados, se llama Planeación.

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planeación es el curso de acciones a seguir estableciendo la secuencia, los elementos, los tiempos y los presupuestos como una sinfonia que interactúa con diferentes instrumentos hasta que todos se combinan.

La planeación debe ser PRECISA, FLEXIBLE y debe tener UNIDAD

Se debe establecer un programa o plan de trabajo que especifique las responsabilidades y acciones de cada área a coordinar.

Se debe establecer un presupuesto que determine con la mayor exactitud el capital requerido, divididos en 2 renglones principales: egresos e ingresos.

Conceptos clave
Egresos fijos = gastos necesarios
Egresos Variables = condicionados por el numero final de asistentes
Presupuesto: abierto o cerrado
Punto de equilibrio = cuando los ingresos compensan los egresos
Cronograma: herramienta que señala la secuencia cronológica más eficaz para obtener los mejores resultados.