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1. ¿Cuáles son los registros legales relacionados con los libros de contabilidad?

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1. ¿Cuáles son los registros legales relacionados con los libros de contabilidad?

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Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debitó y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

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2. ¿En dónde deben registrar los comerciantes los libros de contabilidad?

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2. ¿En dónde deben registrar los comerciantes los libros de contabilidad?

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Según el decreto Ley 019 de 2012, solamente los registros de socios y los libros de actas asambleas y juntas de socios pero estos no son libros contables, si no de comercio.

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3. ¿Cuándo deben registrarse los libros de contabilidad?

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3. ¿Cuándo deben registrarse los libros de contabilidad?

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A partir del 2012 ya no se deben registrar los libros contables según el decreto Ley 019 de 2012, solamente el libro de socios ante la cámara de comercio antes del 31 de Marzo.

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4. ¿Cuándo se podrán destruir los libros de contabilidad?

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4. ¿Cuándo se podrán destruir los libros de contabilidad?

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Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos 10 años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de 5 años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

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Libros de contabilidad principales:

- Libro mayor y balance

- Libros de inventarios y balances

- Libro diario

- Libro de accionistas

- Libro de actas

Libros de contabilidad auxiliares:
- Libro de bancos

- Libro de clientes o cartera

- Libro de caja

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7. Cuáles son las sanciones relacionadas con la contabilidad?

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7. Cuáles son las sanciones relacionadas con la contabilidad?

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La sanción por irregularidades en la contabilidad se impone precisamente cuando se detectan irregularidades en ella, o no se lleva, es decir que si la empresa no lleva contabilidad paga la misma sanción que si la lleva, pero con irregularidades. La anterior sanción se hace sin perjuicio del desconocimiento de costos, deducciones e impuestos descontables como más adelante se precisa.

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6. Cuáles son las prohibiciones en los libros de contabilidad?

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6. Cuáles son las prohibiciones en los libros de contabilidad?

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Evitar borrones y manchas en las hojas de los libros contables.

No romper ni dejar en blanco las hojas del libro diario.

No mutilar a nuestras hojas auxiliares de los libros de contabilidad.

No tratar de alterar el orden de los folios.

Tampoco alterar el orden correlativo que siguen los asientos contables y auxiliares.

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9. Cuáles son los casos que se pueden presentar para la corrección de los errores en los libros de contabilidad?

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9. Cuáles son los casos que se pueden presentar para la corrección de los errores en los libros de contabilidad?

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El método correcto para corregir un error es pasar la entrada de diario para corregir el error y para dar efecto al error. escribiendo que debería haber sido aprobado. Sin embargo, aunque los errores se corrigen antes de que se preparen las cuentas finales, en algunos casos, la corrección no se puede realizar mediante una entrada de diario porque los errores fueron tales. Normalmente, el procedimiento de rectificación, si se lleva a cabo, antes de que se elaboren las cuentas finales, es el siguiente:

* Corrección de errores que afectan a una de las partes de una cuenta Estos errores no dejan el acuerdo de saldo Las cuentas, porque solo se refieren a un lado de una cuenta, por lo que no se pueden corregir mediante un asiento en el diario, si es necesaria una corrección antes de que se elaboren las cuentas definitivas. Por lo tanto, el monto requerido se coloca en el lado de débito o crédito de la cuenta en cuestión, según sea el caso.

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Libro mayor y balance

Libros de inventarios y balances

Libro diario

Libro de accionistas

Libro de actas

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Libros Contables - Concepto y Características

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11.	¿Una vez realizado el proceso de determinar la utilidad o pérdida, contablemente, qué proceso sigue?

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11.	¿Una vez realizado el proceso de determinar la utilidad o pérdida, contablemente, qué proceso sigue?

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Una vez se determina la utilidad, se lleva al patrimonio en la cuenta 3605, y cuando la sociedad distribuya esas utilidades entre los socios, sale del patrimonio y se lleva al pasivo, más exactamente a la cuenta 2360 de dividendos y participaciones por pagar.

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13.	¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir para los asientos de cierre?

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13.	¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir para los asientos de cierre?

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Se debe de comprobar que la contabilidad de la empresa esté ajustada. Es decir, que los datos cuadren. Lo más recomendable para realizar este paso es contar con un programa de Contabilidad que nos ayude en el proceso.

Balance de comprobación de sumas y saldos: verificar que los datos contables se corresponden con aquello que hemos definido en el Libro Diario.

Revisión del cuadro de cuentas del Plan General Contable: para finalizar el cierre contable de la empresa se debe comprobar que no haya ningún error en ninguna de las cuentas.

Existencias: se debe realizar un recuento de todas las unidades que no se han vendido.

Deudas y créditos: hay que considerar las deudas que pertenecen al año contable en curso como aquellos créditos que están pendientes de cobro.

Ajustes por periodificación: ajustar los gastos e ingresos que se tendrán en cuenta para realizar el cierre contable actual. Tanto gastos como ingresos anticipados, formarán parte del ejercicio contable al que se refieran

Cuenta de pérdidas y ganancias: esta es la diferencia entre los ingresos y gastos totales del año.

Amortizaciones e inmovilizado material de la empresa: hay que tener en cuenta el valor de las amortizaciones y del inmovilizado material de la empresa.

Libros contables: hay que cerrar los libros de inventarios y las cuentas anuales que comentábamos al principio de este post.

Asientos contables para el cierre: se deben realizar los asientos de regularización, de cierre y de apertura

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10. Cuáles son las cuentas que, mediante su saldo, determinan la utilidad o pérdida del ejercicio?

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10. Cuáles son las cuentas que, mediante su saldo, determinan la utilidad o pérdida del ejercicio?

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El estado de resultados se realiza con las cuentas de resultados (Ingresos, Gastos, Costos), y el resultado final de estas cuentas es lo que conocemos como utilidad del ejercicio o pérdida del ejercicio.
Existe utilidad cuando lo ingresos superan los gastos y los costos, y cuando los costos y los gastos superan los ingresos, tendremos entonces una pérdida.

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La reserva legal es una especie de fondo o ahorro que las empresas o sociedades están obligadas a constituir por mandato legal, con el fin de proteger el patrimonio.

Toda empresa está expuesta a riesgos y pérdidas que puede comprometer su estabilidad financiera y su patrimonio, y recordemos que una de las causales legales para que una sociedad deba disolverse y liquidarse, es la disminución de su patrimonio por debajo del umbral fijado por la ley, y ello se puede evitar cuando la empresa ha constituido suficientes reservas que puedan enjugar esas disminuciones de capital.

La reserva legal es de obligatoria constitución, siempre que la empresa tenga utilidades sobre las cuales pueda determinar la reserva.

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Es la operación a través de la cual se detiene el registro de operaciones de una empresa, para proporcionar una visión del patrimonio, de la situación económica de la compañía y de los resultados en un momento determinado de tiempo.  A través de este sistema se cargan las cuentas que conserven saldo acreedor, por el importe de su saldo, y se pagarían todas las que lo mantengan deudor.

El asiento de cierre contable pretende hacer igualar numéricamente los saldos deudores con los saldos acreedores o al revés. Una vez que se consiguen los estados financieros, una de las últimas labores a realizar es proceder al cierre de los distintos registros contables usados a lo largo del año económico para archivarlos por espacio de un tiempo determinado.

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14.	Explique cómo está constituido el patrimonio de las sociedades de capital.

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14.	Explique cómo está constituido el patrimonio de las sociedades de capital.

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En estrecha relación con la personalidad jurídica independiente y con la responsabilidad limitada, la ley establece unos requisitos muy estrictos para poder constituir una sociedad de capital. En primer lugar, exige una escritura pública ante notario y la debida inscripción en el Registro Mercantil y, para garantizar la respuesta de la sociedad ante posibles deudas, se ha de poner capital en común. Esta aportación mínima obligatoria constituye el capital social y oscila entre los 3000 euros de una sociedad limitada a los 120 000 de una sociedad europea.

No siempre es imprescindible abonar el mínimo legal en el momento de su constitución. Estas son las excepciones:

En una sociedad limitada, el capital constitutivo puede aportarse en años sucesivos, otorgando a la sociedad ciertas facilidades para permitirle hacerse con el capital social.

En una sociedad anónima, puede aportarse un 25 % de los 60 000, esto es, 15 000 euros, en el momento de la escritura y el resto en los cinco años siguientes.

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La cuenta 3105 - CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO: registra el ingreso real al patrimonio del ente económico, de los aportes efectuados por los accionistas, y corresponde al valor neto de las subcuentas 310505 -Capital Autorizado-, 310510 -Capital por Suscribir (DB)- y 310515 –Capital Suscrito por Cobrar (DB)-

La cuenta  310505 CAPITAL AUTORIZADO: El capital autorizado es el capital máximo que puede tener una sociedad de acuerdo a sus estatutos. Ese valor máximo lo fijan los socios al constituir la sociedad, y representa el 100% del capital.

La cuenta  310510 CAPITAL POR SUSCRIBIR: Está conformado por el capital autorizado menos el valor total de las acciones suscritas, este pertenece a la cuenta principal 3105 CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO, y es una subcuenta de naturaleza débito.

La cuenta  310515 El capital suscrito por pagar o por cobrar es la diferencia entre los suscrito por el socio y lo que este pagó.