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Al agregar, quitar o modificar registros de la base de datos, las tablas dinámicas no se actualizan de modo automático, como ocurre con las fórmulas, sino que debemos hacer una Actualización de los datos.

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Las herramientas de análisis, filtro y comparación de una hoja de cálculo permiten resumir, ordenar y procesar gran cantidad de datos. Sin embargo, cuando trabajamos con muchos filtros, es probable que perdamos la cuenta de todos los que hemos activado. Para evitar esta situación, utilizaremos la herramienta Segmentación de datos, que nos ayudará a filtrar la información de una tabla dinámica de manera muy simple, mediante un conjunto de botones, sin tener que abrir listas de datos para elegir qué queremos filtrar.

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Son herramientas muy poderosas para resumir la información de modo interactivo y según distintos criterios.
Su gran utilidad reside en que es posible ajustar los análisis y los resúmenes de la información de muchas maneras y según distintos criterios, mediante pocos clics.

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Las tablas dinámicas están divididas en sectores, correspondientes a los campos de fila, de columna, de valores y de filtros.

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El Campo Calculado nos permite añadir una columna a la Tabla Dinámica que no está en tus datos originales.
Esta opción te permite incluir una operación matemática estándar para crear un campo enteramente nuevo con el cual trabajar.

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Cuando creamos una tabla dinámica, si el campo ubicado en el sector Valores es de tipo numérico, por defecto los datos son resumidos con la operación Suma. Es decir, cada celda mostrará la sumatoria de la combinación de campo de fila y de columna correspondiente (o sea, de la intersección de ambos).
En cambio, si como campo de valor se elige un campo de texto, el resumen por defecto se hará mediante la operación Cuenta, y cada celda de la tabla dinámica mostrará la cantidad de registros que corresponden a esa celda.

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Cuando creamos una tabla dinámica, Excel crea también un objeto llamado Caché que contiene una copia de los datos de origen pero que estará almacenado en memoria.

La tabla dinámica está conectada directamente al objeto Caché y no a los datos de origen. El beneficio de esto es que el objeto Caché estará siempre en la memoria y por lo tanto el acceso a los datos será mucho más rápido.

La desventaja, es que cuando agregamos nueva información a los datos de origen, estos no se verán reflejados automáticamente en la tabla dinámica, sino que será necesario usar el comando Actualizar el cual se encargará de actualizar el objeto Caché y en consecuencia observaremos la actualización en la tabla dinámica.

Para actualizar la tabla dinámica debemos ir a la pestaña Analizar y dentro del grupo Datos pulsar el botón Actualizar.

Otro método para actualizarla es haciendo clic derecho sobre la tabla dinámica y eligiendo la opción Actualizar y de inmediato observaremos la actualización.

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Para transformar una BD en una tabla dinámica, nos posicionamos sobre ella, vamos a la ficha Insertar y pulsamos Tabla dinámica, dentro del grupo Tablas.
Se abrirá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en el que debemos confirmar el rango de datos de origen y la ubicación de la tabla: en la misma hoja o en una nueva.

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En el área llamada Fila debemos ubicar los campos cuyos valores deseamos que constituyan las filas de la tabla dinámica.
Si seleccionamos un campo de texto en la lista de Campos de tabla dinámica, por defecto es considerado como un campo de fila.

Al agregar un campo de fila, en la tabla se genera una fila para cada valor diferente que tome el campo en la base de datos. Si más de un campo es seleccionado como campo de fila, se generará una fila para cada combinación de valores de dichos campos.

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Selecciona la Tabla Dinámica y ve a la opción  Analizar de la cinta principal, selecciona el menú de Campos, Elementos y Conjuntos, y luego escoge Campo Calculado.

En la nueva ventana, da a tu Campo Calculado un nombre y procede al desarrollo de la fórmula seleccionando los campos a utilizar y la operación a realizar entre ellos.

Una vez creado, Campo Calculado aparecerá en la lista de campos de la Tabla Dinámica para que puedas usarla como la necesites.

Un Campo Calculado puede contener cualquiera de los operadores matemáticos estándar , como adición, sustracción, multiplicación y división.

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El campo de valor presenta por defecto el formato General. Esto sucede, aunque el campo tenga un determinado formato en la base de datos. Por ejemplo, si en la base de datos la columna correspondiente al campo de valor de la tabla dinámica tiene el formato Moneda con dos decimales, si no se especifica el formato en la tabla dinámica los valores se mostrarán con formato General.

Para aplicar un formato nos posicionamos en alguna celda del campo de valor dentro de la tabla, hacemos un clic derecho y, en el menú, elegimos Configuración de campo de valor.... En el cuadro, presionamos el botón Formato de número y posteriormente seleccionamos la categoría adecuada para los datos (Número, Fecha, Moneda, etcétera).

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Excel nos ofrece varias alternativas a la hora de resumir los datos dentro de una tabla dinámica.

Las opciones de cálculo disponibles son:

• Suma: realiza la suma de los diferentes datos incluidos en la base de

origen, que cumplen con la condición de fi la/columna.

• Cuenta: muestra la cantidad de registros.

• Promedio: calcula el promedio de los valores.

• Máx. y Mín.: presentan los valores máximo y mínimo,

respectivamente.

• Producto: realiza una multiplicación de los datos.

• Contar números: muestra la cantidad de registros con valores numéricos.

• Desvest y Desvestp: calculan la desviación estándar de una muestra y de la población, respectivamente.

• Var y Varp: presentan la variancia muestral y poblacional,

respectivamente.

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• Encabezado: muestra el nombre del campo. Nos permite identificar el cuadro de segmentación y el destino del filtrado.
• Botones de filtro: por cada elemento distinto en la tabla dinámica para el campo segmentado tendremos un botón. Al presionarlo, quedará resaltado en color, para indicar que está incluido en el filtro. Para seleccionar varios elementos consecutivos, marcamos el primero y, con el botón izquierdo del mouse apretado, arrastramos hacia el resto de los elementos que queremos incluir. También podemos seleccionar el primero y, mientras mantenemos presionada la tecla Shift, hacemos un clic en el último elemento; todos los elementos intermedios quedarán marcados. Para seleccionar elementos no consecutivos, hacemos un clic en cada botón mientras pulsamos la tecla Ctrl.

Cada vez que activamos elementos de la ventana de segmentación, el filtro se aplicará en la tabla dinámica.

• Botón Borrar filtro: presionándolo, se quitan todos los filtros aplicados en un campo. Es el mismo botón que aparece en la opción filtros de la tabla dinámica.
• Barra de desplazamiento: en cada ventana de segmentación; si los elementos exceden el límite de la ventana, veremos a la derecha la barra de desplazamiento que nos permitirá recorrer la totalidad.

# data[].attributes.body
En el sector Columnas del cuadro Campos de tabla dinámica ubicamos los campos cuyos valores queremos que formen las columnas de la tabla.

Al agregar un campo de columna, en la tabla se genera una columna para cada valor tomado por dicho campo en la base de datos. Si más de un campo es considerado como campo de columna, en la tabla dinámica habrá una columna para cada combinación de valores de dichos campos en la base de datos.

# data[].attributes.body
Es posible presentar más de un cálculo sobre un campo de valor, dentro de una misma tabla dinámica. Para hacerlo, solo tenemos que ingresar dos veces el campo como campo de valor y luego, realizar la configuración correspondiente.

# data[].attributes.body
Como las ventanas de segmentación son elementos visibles dentro de nuestra hoja, es probable que necesitemos darles un aspecto acorde con el resto de los elementos.
Para hacerlo, podemos cambiar el tamaño y la ubicación de cada ventana, modificar la combinación de colores y variar las fuentes.

Para cambiar la combinación de colores, seleccionamos la ventana y pulsamos la ficha Opciones de las Herramientas de Segmentación de datos. Luego, en el grupo Estilos de Segmentación de datos elegimos una combinación predeterminada.

Si queremos armar una combinación de colores y fuentes nueva, desplegamos la flecha inferior derecha de estilos y pulsamos Nuevo estilo de Segmentación de datos.... Para cada elemento de la segmentación podemos elegir un formato personalizado.

Para modificar el tamaño de las ventanas ubicamos el mouse en alguno de los vértices y, cuando el cursor se convierta en una flecha de doble punta, presionamos y estiramos hasta lograr el tamaño que queremos. También podemos ir al grupo Tamaño de la ficha Opciones e ingresar la altura y el ancho en centímetros.

Cuando tenemos varias ventanas de segmentación en una misma hoja, puede ser útil organizarlas para darles un orden de aparición y evitar que se superpongan.

Para esto, las seleccionamos y, en el grupo Organizar de la ficha Opciones, podemos enviar adelante o atrás cada una de las ventanas, alinearlas entre sí y agruparlas para que, a la hora de moverlas y aplicar propiedades, funcionen como un solo elemento.

# data[].attributes.body
En el sector Valores del cuadro Campos de tabla dinámica ubicamos los campos sobre los cuales queremos que se realicen los cálculos que se mostrarán en la tabla: suma, promedio o contar, entre otros que veremos más adelante. El procedimiento para hacerlo es el mismo que para los campos de fila o de columna.

Cuando desde la lista de Campos de tabla dinámica seleccionamos un campo numérico, por defecto este es considerado como campo de valor. Si deseamos colocar un campo de texto como campo de valor, necesitamos arrastrarlo hacia este sector.

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Al colocar en el sector Valores más de un campo, o un mismo campo más de una vez, paralelamente se genera un nuevo campo de columna, que se muestra como Valores. Este campo nos sirve para diferenciar los resultados mostrados en la tabla, y podemos llevarlo al sector de campos de filas arrastrándolo.

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La gran ventaja de utilizar la segmentación de datos es que nos ofrece una ayuda visual para saber rápidamente los filtros que están siendo aplicados a la tabla.

En caso de no necesitar de los paneles de segmentación de datos, simplemente hacemos clic sobre su borde y pulsamos Supr o con clic derecho seleccionamos la opción Quitar.

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En las tablas dinámicas podemos agregar campos de filtro, para que se muestren solo los resultados para los registros que cumplen un determinado criterio. Para usar esta herramienta debemos arrastrar los campos que deseamos utilizar para hacer los filtros hacia el sector Filtros de Campos de tabla dinámica.

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Para modificar la operación de cálculo utilizada en el resumen de la información, nos posicionamos en alguna celda del sector de campos de valor de la tabla dinámica y hacemos un clic con el botón derecho del mouse.
En el menú que se despliega, seleccionamos Configuración de campo de valor…. Dentro del cuadro que se abre, en la pestaña Resumir valores por figuran todas las operaciones disponibles. Elegimos la opción que deseamos y presionamos Aceptar.
También podemos realizar el procedimiento desde el sector Valores de la lista de Campos de tabla dinámica.

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Las Escalas de Tiempo con un tipo especial de segmentación cuando se manejan fechas.
Para añadir una escala de tiempo  a una  Tabla Dinámica, selecciónala y luego da click en la opción Insertar > Escala de Tiempo. En la ventana emergente, marca las casillas de las columnas de fecha (o multiples columnas) y presiona OK para crear una escala de tiempo.
Puedes cambiar la forma en que funciona la Escala de Tiempo dando click en el recuadro en la esquina inferior derecha. En vez de que la escala muestre fechas específicas, puedes cambiar la escala para mostrar fechas basados en el trimestre del año, meses o días , por ejemplo.

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Las opciones disponibles para mostrar los resultados en la tabla dinámica son quince. A continuación, mencionamos y explicamos qué es lo que muestran las más importantes de ellas:
• Sin cálculo: presenta directamente los resultados de la operación sobre los datos. Es la opción configurada por defecto.
• % del total general, % del total de columnas y % del total de filas: con estas opciones podemos visualizar los resultados como porcentajes sobre el total general, el total de columnas y el total de filas, respectivamente.
Diferencia de: muestra los resultados como diferencia con respecto a una categoría de uno de los campos, la cual es considerada como base.
• % de la diferencia de: hace lo mismo que la opción anterior pero mostrando las diferencias en términos porcentuales.
• Total en y % del total en: presentan los resultados acumulados para el campo especificado, en valores absolutos y porcentuales.

# data[].attributes.body
Para crear una segmentación de datos a partir de una tabla o una tabla dinámica existente, el primer paso será posicionarnos sobre cualquier sector de la tabla para activar, en la Cinta de opciones las Herramientas de tabla o tabla dinámica. Luego, vamos a la ficha Analizar y, en el grupo Filtrar, pulsamos Insertar Segmentación de datos. Se abrirá un cuadro de diálogo con el listado de los campos activos en la tabla dinámica. Se seleccionan los campos deseados y presionamos Aceptar.

Por cada campo de datos seleccionado se creará una ventana de segmentación de datos individual.

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Estos gráficos presentan algunas diferencias y ventajas con respecto a los tradicionales, porque constituyen la representación gráfica de una tabla dinámica. Para crearlos, debemos partir de una tabla dinámica existente o de un conjunto de datos, y crear ambas herramientas dinámicas a la vez.

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Seleccionamos los datos, vamos a la ficha Insertar, ubicamos el grupo Gráficos, desplegamos el botón Gráfico dinámico y pulsamos Gráfico dinámico y tabla dinámica. Se abrirá el cuadro Crear tabla dinámica, donde confirmamos el rango de datos seleccionado e indicamos la ubicación de la tabla y el gráfico.
A continuación, realizamos el mismo procedimiento que aprendimos para crear una tabla dinámica. En la ventana Campos de tabla dinámica seleccionamos los campos que queremos agregar en el informe. Veremos que en la hoja se generan la tabla dinámica y el gráfico dinámico correspondiente.

Ahora vamos a arrastrar el campo elegido al sector Leyenda (serie). Tanto la tabla como el gráfico se modificarán. Veremos que el gráfico, además de los ejes, las columnas, las categorías y los valores, posee tres botones que permiten filtrar.

Si modificamos la operación de cálculo del campo valor, el gráfico se actualizará automáticamente. Por lo tanto, tenemos un gráfico totalmente interactivo.

Desde una tabla dinámica
Si queremos crear un gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica existente, debemos seleccionar una celda de la tabla y pulsar la ficha Analizar de las Herramientas de tabla dinámica. Allí, buscamos el grupo Herramientas y presionamos en Gráfico dinámico. En el cuadro Insertar gráfico, elegimos el tipo de gráfico y finalmente pulsamos Aceptar.

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| Diseño
La ficha Diseño agrupa una serie de herramientas relacionadas con los datos de origen y la estética del gráfico dinámico.
Desde el grupo Tipo podemos modificar el tipo de gráfico empleado y guardar nuestro gráfico personalizado como una plantilla para poder insertarlo en otras hojas de cálculo.

El grupo Datos nos permite seleccionar un nuevo rango de datos de origen como base del gráfico, e intercambiar la ubicación de los datos entre las filas y las columnas.
También es posible aplicar un estilo (combinación de colores, marcos y sombras) y un diseño de gráfico predefinido (combinación de elementos, como título, leyenda, rótulos), desde un completo listado de miniaturas con las diversas alternativas. Por último, podremos cambiar la ubicación del gráfico yendo al botón Mover gráfico.
| Formato
En la ficha Formato tenemos la posibilidad de elegir entre una variedad de estilos de formas para insertar en el gráfico y utilizarlas con el fin de destacar los rótulos, las leyendas y el título del gráfico. Existen diferentes variedades de relleno, contorno y efectos para las formas.
Además, es posible elegir entre distintos estilos de WordArt (herramienta para crear texto decorativo) que podemos aplicar si queremos resaltar los títulos y los textos. En este grupo, al igual que en el de las formas, contamos con distintas opciones de relleno, contorno y efectos. Desde el grupo Tamaño es posible cambiar el tamaño horizontal y vertical en forma precisa, ingresando una medida en centímetros; en tanto que en el grupo Organizar se encuentran las herramientas para alinear, agrupar o desagrupar y girar los elementos del gráfico dinámico, entre otras posibilidades.
| Analizar
La ficha Analizar reúne las herramientas que precisamos para actualizar los datos utilizados en la generación del gráfico dinámico.
Debemos tener en cuenta que los gráficos dinámicos, al igual que las tablas dinámicas, no se actualizan automáticamente, sino que, una vez que modificamos los datos de origen, debemos pulsar el botón Actualizar del grupo Datos.

# data[].attributes.body
Una vez que tenemos creada nuestra tabla dinámica, podemos modificar su diseño de manera sencilla y rápida.

También es posible modificar su estructura a partir de agregar, mover o eliminar los campos que necesitemos.

# data[].attributes.body
A partir de Excel 2013, aparece esta opción, que podemos encontrar en el menu Insertar al costado derecho del botón de tabla dinámica, señalada con

un signo de pregunta.

Desde aquí podremos elegir entre las opciones que nos recomienda el programa para facilitar todavía más la creación de una tabla dinámica, donde ya estarán presentados los elementos para filas y columnas.

# data[].attributes.body
01 Nombre de tabla dinámica: aquí podemos ingresar una denominación para la tabla, que utilizaremos para hacer referencia a ella.

02 Diseño y formato: presenta opciones asociadas con el diseño y el formato de la tabla dinámica. Dos de sus opciones permiten autoajustar los anchos de las columnas y mantener el formato de las celdas al actualizar la tabla.

03 Totales y fi ltros: contiene las opciones vinculadas a la presentación de totales, filtros y ordenación. Entre ellas, podemos elegir si deseamos o no visualizar en la tabla dinámica los totales por filas y columnas.

04 Mostrar: las opciones que ofrece están relacionadas con la visualización de ciertos elementos y el ordenamiento de la lista de campos. Podemos elegir si los botones para expandir y contraer se muestran o no, y si el listado de los campos se ordenará alfabéticamente o por orden de aparición en los datos.

05 Impresión: ofrece algunas opciones referidas a la impresión, como repetir los títulos de las filas en cada página.

06 Datos: en esta solapa podremos confi gurar que se guarden los datos de origen junto con la tabla, y que ésta se actualice al abrir el archivo.

07 Texto alternativo: esta opción permite transmitir información que puede ser útil para personas con dificultades visuales o cognitivas.

# data[].attributes.body
Podemos modificar el formato y estructura para mejorar la presentación de nuestras planillas.

Dentro del menu de Diseño de las Herramientas de tabla dinámica encontramos las diferentes

opciones para cambiar el diseño de las tablas dinámicas.

# data[].attributes.body
• Subtotales: permite ubicar los subtotales en

la parte superior o inferior de cada grupo, y

también permite ocultarlos.

• Totales generales: podemos elegir entre activar los

totales solo para las filas (mostrará a la derecha

de la tabla una columna con los totales generales

de cada una) o solo para las columnas (mostrará al final de la tabla una fila con los totales de cada columna), activarlos para ambos elementos

(se mostrarán los dos totales generales) o desactivarlos.

• Diseño de informe: disponemos de tres modelos de informe:

Compacto: resume en una sola columna los grupos de las etiquetas de fi las, y habilita los botones + y - para desplegar distintos niveles.

Esquema: habilita una columna por cada elemento del sector etiquetas de fi las y muestra los datos con formato de esquema; también habilita los botones - y + para expandir y contraer.

Tabular: muestra el informe con forma de tabla, utilizando una columna para cada elemento de las etiquetas de fila.