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SENTIR: 1. ¿Qué emoción te genera hacer parte del Proyecto Trámites?

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SENTIR: 1. ¿Qué emoción te genera hacer parte del Proyecto Trámites?

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2. ¿Qué imaginas que sienten hoy los usuarios cuando usan la herramienta “Trámites”?

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2. ¿Qué imaginas que sienten hoy los usuarios cuando usan la herramienta “Trámites”?

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3. ¿Cuál ha sido tu experiencia personal con los trámites y servicios digitales públicos? ¿Qué la hizo buena o frustrante?

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3. ¿Cuál ha sido tu experiencia personal con los trámites y servicios digitales públicos? ¿Qué la hizo buena o frustrante?

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4. ¿Qué no podemos permitir que se repita en la modernización de la herramienta Trámites?

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4. ¿Qué no podemos permitir que se repita en la modernización de la herramienta Trámites?

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Saber: 1. ¿Qué aprendizajes clave hemos tenido hasta el momento?

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Saber: 1. ¿Qué aprendizajes clave hemos tenido hasta el momento?

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2. ¿Qué mejoras se podrían realizar en la herramienta Trámites que resuelvan los problemas presentes y futuros?

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2. ¿Qué mejoras se podrían realizar en la herramienta Trámites que resuelvan los problemas presentes y futuros?

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3. ¿Qué conocimiento de los usuarios nos hace falta para tomar mejores decisiones en la modernización?

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3. ¿Qué conocimiento de los usuarios nos hace falta para tomar mejores decisiones en la modernización?

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4. ¿Qué riesgos se han identificado que desde la gestión del cambio se deban anticipar?

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4. ¿Qué riesgos se han identificado que desde la gestión del cambio se deban anticipar?

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5. ¿Qué actores clave (internos y externos) deberíamos involucrar desde ahora para garantizar el éxito futuro del proyecto?

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5. ¿Qué actores clave (internos y externos) deberíamos involucrar desde ahora para garantizar el éxito futuro del proyecto?

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6. ¿Cómo mediremos el éxito desde el punto de vista del usuario y desde lo técnico?

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6. ¿Cómo mediremos el éxito desde el punto de vista del usuario y desde lo técnico?

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7. ¿Qué aprendizajes le han dejado hasta el momento en las diferentes intervenciones al sistema Trámites? ¿se han documentado?

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7. ¿Qué aprendizajes le han dejado hasta el momento en las diferentes intervenciones al sistema Trámites? ¿se han documentado?

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Hacer: 1. ¿Qué deberíamos hacer diferente esta vez para lograr una solución más centrada en el usuario?

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Hacer: 1. ¿Qué deberíamos hacer diferente esta vez para lograr una solución más centrada en el usuario?

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2. ¿Qué experimentos, pruebas piloto o validaciones rápidas podemos hacer en esta fase?

# data[].attributes.subject
2. ¿Qué experimentos, pruebas piloto o validaciones rápidas podemos hacer en esta fase?

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3. ¿Qué acciones podemos tomar desde hoy para promover la adopción por parte de los usuarios y otras entidades?

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3. ¿Qué acciones podemos tomar desde hoy para promover la adopción por parte de los usuarios y otras entidades?

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4. ¿Qué mejoras deberíamos abordar con respecto al sistema Trámites?

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4. ¿Qué mejoras deberíamos abordar con respecto al sistema Trámites?

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Una emocion de reto, el saber que se esta trabajando en la modernizacion de un sistema que tiene mas de 25 años funcionando y que es un pilar para el funcionamiento de otros sistemas dentro de la entidad.

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Una emocion de reto, el saber que se esta trabajando en la modernizacion de un sistema que tiene mas de 25 años funcionando y que es un pilar para el funcionamiento de otros sistemas dentro de la entidad.

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Incertidumbre al no tener claro las responsabilidades de los diferentes proyectos y el manejo que se va a dar con los usuarios

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Incertidumbre al no tener claro las responsabilidades de los diferentes proyectos y el manejo que se va a dar con los usuarios

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Dado que es una herramienta indispensable y central de la SIC, se siente un orgullo por la importancia que representa para la entidad y lo que se va a lograr despues de tantos años

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Porque es rehacer y mejorar un producto que se viene desarrollado por más de 25 años y que es tan importante dentro de la entidad

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Expectativa por el cambio del sistema de radicacion de la entidad

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Comodidad debido a que es un sistema muy estable y que ya lo manejan con los ojos cerrados

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Comodidad debido a que es un sistema muy estable y que ya lo manejan con los ojos cerrados

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Confianza por cuanto es un sistema estable, maduro y con una interiorización profunda en la entidad

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Los usuarios ya lo conocen, saben a la perfección como es el manejo y se sienten cómodos realizando las tareas allí, pero hay momentos en que les gustaría tener más funcionalidades que el sistema actualmente no permite

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Debido al tiempo que tiene la herramienta ya estaran acostumbrados a su uso, por lo que estaran "comodos" con esta

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Debido al tiempo que tiene la herramienta ya estaran acostumbrados a su uso, por lo que estaran "comodos" con esta

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siendo una herramienta tan fundamental y necesaria para la entidad, que no este a tono con las nuevas tecnologías, sienten entrar al tunel del tiempo

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Si el usuario es antiguo, se sabe los "trucos" entiende el funcionamiento. Para usuarios nuevos el proceso de entendimiento no es sencillo presenta dificultades y se hace evidente el desfase tecnológico de la interfaz

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Mayor complejidad y tiempos en el registro y carga de la información

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Mayor complejidad y tiempos en el registro y carga de la información

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Cómodos hasta el momento pero con una interfaz de tiempos antiguos

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Facilidad en el registro de la información y seguimiento de la etapa en la que se encontraba el trámite

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Facilidad en el registro de la información y seguimiento de la etapa en la que se encontraba el trámite

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Positiva al ver que cada dia hay mas servicios que acercan al Estado con el ciudadano.

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Buena. ya que permite que no tenga que salir de casa

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No se sabe que exactamente piden de información, se llena con los datos que conocen y los que siempre le funcionan pero no saben el por qué

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Que la interfaz del usuario no sea intuitiva

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Así como hay entidades que ofrecen servicios funcionales y accesibles hay otras en las que se nota que se hace por cumplir, sin ofrecer al menos estilos agradables e igual en todo el formulario, textos incompletos. etc

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La falta de uso y apropiacion en los usuarios. En ocasiones se trasladan errores al sistema por falta de conocimiento del mismo por parte de los usuarios.

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No mantenerla actualizada, se le debe dar una gestion de producto no solo desde la tecnologia sino desde lo funcional

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No hay un usuario funcional aprobador o dueño del sistema

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No implementar todas las opciones y tener que alternar entre varios sistemas

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No implementar todas las opciones y tener que alternar entre varios sistemas

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El proceso de radicación

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No tener claro el valor agregado que proporcionaria esta nueva herramienta

# data[].attributes.subject
No tener claro el valor agregado que proporcionaria esta nueva herramienta

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Que siendo una herramienta tan utilizada e importante, recaiga de nuevo en un retraso tecnológico

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Se deben gestionar correctamente las expectativas de los usuarios y no entregar menos de lo que hay hoy

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Se deben gestionar correctamente las expectativas de los usuarios y no entregar menos de lo que hay hoy

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Involucrar a todos los interesados en el proyecto y alinear las expectativas que corresponda

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Siempre se debe tener comunicación constante con los interesados

# data[].attributes.subject
Siempre se debe tener comunicación constante con los interesados

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Se identifica y redescubre el proceso de radicacion. todos lo manejan pero pocos lo conocen completamente

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Entender y apropiarnos de la función de radicación para rehacerla distinto

# data[].attributes.headline
Se debe definir muy bien la estrategia de implementación.

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Se debe definir muy bien la estrategia de implementación.

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Darle una nueva vida a la herramienta con tecnologias y construcción mas limpia

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Diseñar una implementación que sea escalable

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Mejorar las auditorias dentro del sistema

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Conectar de funcionalmente con los otros sistemas de la SIC, sin generar acoplamientos innecesarios

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Trabajar en una interoperabilidad, sencilla, escalable y funcional.

# data[].attributes.headline
Darle mantenimiento de actualización de versiones al sistema.

# data[].attributes.subject
Darle mantenimiento de actualización de versiones al sistema.

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Gestion clara de usuarios y administradores del sistema

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Que cubra los diferentes hallazgos de las diferentes auditorias por falta de registros de auditorias, controles y reportes

# data[].attributes.subject
Que cubra los diferentes hallazgos de las diferentes auditorias por falta de registros de auditorias, controles y reportes

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Porque trámites es el eje angular de los sistemas de información de la SIC.

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Separar el modelo de datos de tramites de los demas sistemas favoreciendo la seguridad

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Realizar una adecuada gestión del conocimiento y documentación actualizada.

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Definir un dueño funcional del sistema, alguien que conozca y sea un Product Owner del proyecto

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Alguna lógica de negocios no es 100% clara y es indispensables que los usuarios que manejen dichos procesos apoyen el proyecto.

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Conocer a fondo como manejan el sistema en el día a día en cada ruta

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Poder hacer el ejercicio un día de acompañarlos en el día a día con el objetivo de tener mayor claridad de los requerimientos y de las mejoras que se les puede presentar para optimizar los tiempos

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Poder hacer el ejercicio un día de acompañarlos en el día a día con el objetivo de tener mayor claridad de los requerimientos y de las mejoras que se les puede presentar para optimizar los tiempos

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Porque es una herramienta que conocen, operan y gestionan.

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No existe una gestion de conocimiento de los procesos de tramites, no se sabe que motivo los decisiones de desarrollo o diseño de la herramienta

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Tener un mapa de procesos de las áreas que usan el sistema, de esta manera se puede garantizar que se crean las funcionalidades que realmente se usan y priorizan

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Ver el funcionamiento de las entradas en tiempo real

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No hay un unico lider funcional, la informacion esta disperso en varias personas muchos de ellos ya no estan a cargo

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Que se tarde más tiempo en realizar un proceso, con respecto a la herramienta actual de trámites

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Cambio del personal de la SIC, se va a generar perdida de conocimiento

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Cambio del personal de la SIC, se va a generar perdida de conocimiento

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Los usuarios dado su costumbre al sistema actual sientan que le están quitando y se resisten a cambiar

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Que las personas, sobre todo las que llevan muchos años utilizando el actual sistema, no se adapten fácilmente al nuevo diseño de pantallas.

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Oposición al cambio por la costumbre generada al usar el sistema actual.

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No querer cambiar por la costumbre que tienen en el sistema

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Resistencia al cambio. A nadie le gustan los cambios.

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Tener clara la ruta de implementación de todas las funcionalidades de sistema de tramites y el proceso de transición

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Tener clara la ruta de implementación de todas las funcionalidades de sistema de tramites y el proceso de transición

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La integración con las otras aplicaciones pues se deben ajustar

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OAP, SG, Gestion documental

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Usuarios que trabajarán con la herramienta

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Con la operación del sistema, con el numero de usuarios que lo utilizan, con el numero de bugs reportados y solucionados

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Facilidad para usar la herramienta e interfaces intuitivas

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El sistema no solo debe actualizar la plataforma tecnologica, sino que incluyan temas de inteligencia artificial para que para el usuario sea novedoso

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El sistema no solo debe actualizar la plataforma tecnologica, sino que incluyan temas de inteligencia artificial para que para el usuario sea novedoso

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El sistema cumple con las expectativas de los usuarios

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El sistema cumple con las expectativas de los usuarios

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El nuevo sistema no genera traumatismos y permite a los usuarios continuar con sus procesos normalmente como lo hacen en la actualidad

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Ayudas actualizadas y disponibles

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Retroalimentaciones constantes por parte de los usuarios finales y facilidad de realizar correciones, mantenimientos y demas

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Retroalimentaciones constantes por parte de los usuarios finales y facilidad de realizar correciones, mantenimientos y demas

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Cuenta con buenos tiempos de respuesta, es rápido para el usuario y es muy estable

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Disminución de tiempos en la gestión de las funcionalidades

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Disminución de tiempos en la gestión de las funcionalidades

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Usuario: Procesos similares, con interface de usuario amigable y procesos auto gestionables.

Técnico: Sistema escalable, estabilidad

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Para el usuario es muy importante la facilidad de uso de la herramienta, que los tiempos se optimicen y que hayan procesos masivos.

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Para el usuario es muy importante la facilidad de uso de la herramienta, que los tiempos se optimicen y que hayan procesos masivos.

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Incluya temas de inteligencia artificial que ayude a optimizar la gestión de los procesos y toma de decisiones

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Incluya temas de inteligencia artificial que ayude a optimizar la gestión de los procesos y toma de decisiones

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El sistema creció desordenadamente y sin una administración que la liderara funcional y técnicamente. se esta documentando el ejercicio de modernización

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El actual sistema tiene demasiadas rutas que da la sensación de desorden

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El manual de usuario que se descarga en algunas funcionalidades del sistema, muestra pantallas de la primera versión, campos que no coinciden con lo actual y no ofrece mayor claridad en flujos completos, solo por partes. No se evidencia documentación precisa de las intervenciones. Esto debe cambiar

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Es importante mantener actualizado el sistema en cuanto a las distintas versiones de las herramientas que se usan.

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Probar secciones cortas con usuarios que manejen la herramienta