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HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS EN UNAORGANIZACIÓN

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HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS EN UNAORGANIZACIÓN

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Ofimática, a veces también llamado burótica, designa al conjunto de técnicas, aplicaciones y
herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar,
mejorar tareas y procedimientos relacionados.
La ofimática está muy relacionada con el proceso tecnológico de la información ya que permite
que exista una simplificación de una cantidad de tareas.
Con la aparición de los computadores y las nuevas tecnologías se habilita un nuevo escenario en
las organizaciones.

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Herramientas Ofimática - Capacitación TIC básico

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La ofimática es un conjunto de herramientas de informática que se utilizan para optimizar, mejorar
y automatizar los procedimientos que se realizan en una oficina. La palabra ofimática es un
acrónimo formado por oficina e informática.
Las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar y manipular información, pero
deben estar las computadoras sí o sí conectadas a una red de internet. La estructura ofimática
suele estar constituida por las computadoras y sus periféricos.
Toda actividad que se realice manualmente dentro de un complejo de oficinas puede realizarse
con las herramientas de la ofimática de forma mucho mejor, más simple y rápida.
La ofimática comenzó a desarrollarse en la década de los 70 con la masificación y
modernización de los productos de oficina, fue un cambio positivo e importante, como por ejemplo
el salto de las máquinas de escribir a las computadoras de escritorio o la invención de la
fotocopiadora. Actualmente el principal proveedor de suites ofimáticas es Microsoft Office, aunque
es pagado, y dentro de los proveedores libres está OpenOffice.

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Las suites de ofimática incluyen las siguientes herramientas:

SUITES DE OFIMÁTICA SE REFIERE:
•Soluciones de escritorio: es la solución tradicional que están instaladas directamente en los
propios ordenadores de la empresa. Por ejemplo, Microsoft Office y Open Office.

•Soluciones online: están en un servidor externo al cual se accede por la conexión de internet, y
se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculo, etc, como si estuviesen en el escritorio.
Ejemplos: Google Apps, Office 365.Con esta solución se consigue una accesibilidad a la
información desde cualquier dispositivo con conexión a internet y alojando la información en la
nube, sin tener que mantener infraestructuras complejas dentro de LA EMPRESA

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Google Apps es un paquete de productividad basado en la nube para ayudar
a autónomos y pequeños negocios a conectarse y a trabajar desde cualquier lugar y dispositivo.
Es fácil de configurar, utilizar y administrar, lo que permite trabajar de forma más inteligente.
Cuenta con varias aplicaciones
Web con funciones similares a las suites informáticas tradicionales: Gmail, Google Groups,
Google Calendar, Google Talk, Google Docs y Google Sites. Adicionalmente a estas aplicaciones
existe Google Apps Marketplace, que es una tienda virtual para los usuarios de Google Apps que
contiene diversas aplicaciones, tanto gratuitas como de pago, que se pueden instalar para
personalizar el usuario de Google Apps.

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FUNCIONALIDADES DE LAS HERRAMIENTAS OFIMATICAS

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FUNCIONALIDADES DE LAS HERRAMIENTAS OFIMATICAS

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•Gmail: Correo electrónico con búsqueda integrada con la tecnología de Google, 30 GB de
espacio de almacenamiento, posibilidad de usar el servicio sin conexión, direcciones de correo
electrónico personalizado, etc. Si se posee un dominio propio Google apps ofrece la posibilidad
de crear correos con el nombre del dominio (pe. info@miempresa.com).
•Google Calendar: Concertar fácilmente citas a horas que venga bien a todo el mundo, recibir
recordatorios de reuniones y compartir calendarios.
•Google Drive: Google Drive permite almacenar los archivos en la nube, compartirlos y
teneracceso a los mismos desde cualquier lugar.
•Google Docs: permite disponer de un procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa
para realizar presentaciones y otro para dibujar. Se pueden editar documentos en el ordenador de
trabajo y continuarlo en casa sin necesidad de utilizar pendrives. Además permite la edición de
documentos por varios usuarios simultáneamente con lo que resulta una excelente herramienta
colaborativa

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Office 365 es una versión gratuita en la nube del conjunto de aplicaciones

de Microsoft Office que es una de las suites más usadas en todo el mundo.
Incluye
Word Web App, Excel Web App, PowerPoint Web App, y OneNote Web App. En esta
versión de Office se han reducido las funcionalidades con respecto al software que se
instala en el disco duro. Las aplicaciones web permiten a los usuarios acceder a sus
documentos directamente desde cualquier parte dentro de un navegador web así como
compartir archivos en línea.
word: Es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a
cualquier tipo de texto. También pueden realizarse otro tipo de cosas, como páginas web.
Excel: Su función principal es la
hoja de cálculo, allí se pueden crear archivos de, por ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de cuenta, elaborar estadísticas y demás.
Acces: Es una herramienta de gestión de bases de datos. Aquí se puede
controlar un inventario, llevar un registro de libros y otras acciones similares.
Power point: Es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Es
ideal para acompañar discursos. Se pueden insertar imágenes, sonidos, videos y demás.
Visio de Microsoft:
Correo electronico: Incluye además la posibilidad de llevar control de una
agenda con calendario. Tiene también recordatorios.

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Apache Open Office es una suite ofimática libre (de código abierto y
distribución gratuita) líder para el procesamiento de textos, hojas de cálculo,
presentaciones, gráficos, bases de datos y más. Se encuentra disponible envarios idiomas
y funciona en todos los sistemas comunes. Almacena todos sus datos en un formato que
es un estándar internacional y puede también leer y escribir archivos producidos por otros
paquetes de oficina. Mediante las aplicaciones y distintos programas que engloba facilita
la automatización de actividades requeridas en el día a día de tu negocio como pueden
ser:
•Generar textos o preparar material gráfico o diseño, realizar cálculos y gráficos •Guardar
y analizar datos de clientes, ventas, ...
•Acceder y analizar a información sobre el sector, sobre comportamientos del consumo, o
sobre tendencias o evolución de tus productos o servicios, para adelantarte a los
competidores.
•Disponer de utilidades que te agilizan tareas administrativas, como diccionarios,
calculadoras, editores de imágenes, comprensores de ficheros para reducir su tamaño y
facilitar su almacenamiento o envío posterior.
•Visualizar archivos y documentos enviados por tus clientes y proveedores al ser
compatibles con tu paquete ofimático.

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•Aplicaciones de Office: suscripción a Office para un máximo de 5 PCs/Macs por usuario.
•Correo electrónico hospedado: correo electrónico de nivel empresarial, 3 calendarios
compartidos, 50 GB de espacio de almacenamiento por usuario y la posibilidad de usar un
nombre de dominio propio (pe. info@miempresa.com).
•Conferencias web, presencia y mensajería instantánea: para realizar reuniones a través
de Internet con videoconferencias en alta definición, uso compartido de pantallas y
mensajería instantánea, mediante Skype.
•Uso compartido simplificado: SkyDrive Pro proporciona a cada usuario 25 GB de
almacenamiento personal al que puede acceder desde cualquier lugar y que se
sincroniza4 con el PC. Permite compartir fácilmente archivos interna y externamente, y
controlar quién puede verlos y editarlos.
•Sitio web público: permite hacer publicidad de un negocio con un sitio web fácil de
configurar usando el nombre de dominio de su propia empresa. Sin costos de hospedaje
adicionales.
•Protección contra correo no deseado y malware: protección contra malware y filtrado
contra correo no deseado premium.
•Comunidad y soporte telefónico: soporte web de nivel de TI y soporte telefónico las 24
horas del día, 7 días a la semana para problemas críticos.
•Sitio de intranet para los equipos: los sitios de SharePoint proporcionan áreas de trabajo
con configuraciones de seguridad personalizables para equipos individuales de la
organización.
•Office Web Apps: permite crear y editar archivos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote
a través de un explorador web
•Buzones de correo del sitio: permite almacenar y compartir correos electrónicos y
documentos en carpetas específicas del proyecto, lo que simplifica la colaboración en
equipo.
•Office Mobile para iPhones y teléfonos Android: permite acceder, editar y ver documentos
de Word, Excel y PowerPoint en iPhones y teléfonos Android. •Integración de Active
Directory: permite administrar credenciales y permisos de usuario. Inicio de sesión único y
sincronización con Active Directory.

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• Writer: es el procesador de textos de la suite ofimática similar a Microsoft Word. Permite
exportar archivos de texto a los formatos PDF y HTML sin software adicional, lo que
permite que pueda ser utilizado como un editor WYSIWYG para crear y editar páginas
web.
• Calc: es una hoja de cálculo similar a Microsoft Excel o Lotus 1-2-3. Calc ofrece una serie
de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que, automáticamente
define serie de gráficas, sobre la base de la disposición de la información del usuario. Calc
también puede exportar hojas de cálculo para el formato PDF.
• Impress: es un programa de presentación similar a Microsoft Power Pointo Keynote de
Apple. Puede exportar presentaciones al formato SWF, permitiendo que se reproduzca en
cualquier computadora con un reproductor de Flash instalado. También incluye la
capacidad de crear archivos PDF, y la capacidad de leer archivos de Microsoft PowerPoint
(ppt). Su formato original es ODP.
• Base: es un programa de base de datos similar a Microsoft Access. Apache OpenOffice
Base permite la creación y manejo de bases de datos, elaboración de formularios e
informes que proporcionan a los usuarios finales un acceso fácil a los datos.
• Draw: es un editor de gráficos vectoriales y herramienta de diagramación, similar a
Microsoft Visio y comparable en características a las primeras versiones de Corel DRAW.
Ofrece «conectores» entre las formas, que están disponibles en una gama de estilos de
línea y facilitan la construcción de los dibujos, como diagramas de flujo. Tiene
características similares a la edición de software de escritorio como Scribus y Microsoft
Publisher. Draw también puede exportar sus creaciones al formato PDF y al estándar
SVG.
• Math: es una aplicación diseñada para la creación y edición de fórmulas matemáticas. La
aplicación utiliza un lenguaje de marcado para crear las fórmulas. Dichas fórmulas pueden
ser incorporadas dentro de otros documentos de OpenOffice.org, tales como los creados
por Writer; permitiendo al usuario la posibilidad de incrustarlas al documento como objetos
OLE. Math soporta múltiples fuentes y puede exportar fórmulas a los formatos de archivo
ODF, PDF