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Grupo de "Gestión y Auditoría" liderado por Jesús Gómez

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Grupo de "Gestión y Auditoría" liderado por Jesús Gómez

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Este grupo, encargado de la gestión continua del inventario, llevará a cabo las siguientes tareas esenciales:

1. Programación Regular de Revisión: Establecerán y ejecutarán un programa de revisión periódica del inventario para garantizar su precisión y actualización continua. Esta tarea asegurará que el inventario se mantenga al día y refleje con precisión los recursos disponibles.

2.Respaldo de Datos y Copias de Seguridad: Serán responsables de realizar copias de seguridad regulares de la información del inventario para prevenir pérdidas de datos. La integridad de los registros es fundamental para la toma de decisiones informadas.

3.Auditorías Internas Periódicas:El grupo llevará a cabo auditorías internas de manera periódica para asegurarse de que el inventario se mantenga preciso y actualizado en todo momento. Esto incluirá la revisión de procesos y registros para mantener la integridad del inventario.

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Grupo de "Evaluación de Estado y Documentación" liderado por Mychell Gómez

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Grupo de "Evaluación de Estado y Documentación" liderado por Mychell Gómez

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Este grupo, cuyo enfoque principal es la evaluación del estado de los equipos y la documentación, asumirá las siguientes responsabilidades fundamentales:

1. Verificación del Estado de los Equipos: Serán responsables de evaluar el estado de cada equipo y suministro en el área neonatal para determinar si están en condiciones de uso, requieren mantenimiento o necesitan ser reemplazados. Su labor garantizará la seguridad y eficiencia de los recursos médicos.

2. Documentación de Ubicación Exacta: Además, documentarán la ubicación exacta de cada equipo y suministro en el área neonatal. Esta información permitirá una rápida localización de los elementos, lo que es crucial en situaciones de emergencia o para mantener un flujo de trabajo eficiente

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Grupo de "Catalogación y Enumeración" liderado por Carlos Jiménez 

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Grupo de "Catalogación y Enumeración" liderado por Carlos Jiménez 

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Este grupo, encargado de la catalogación y enumeración de equipos y suministros médicos en el área neonatal, asume las siguientes tareas críticas para el proyecto:

1. Identificación de Equipos y Suministros: Este grupo se encargará de enumerar y catalogar de manera exhaustiva todos los equipos médicos y suministros presentes en el área neonatal del Hospital Unisimon. Esto incluye la identificación precisa de artículos como incubadoras, monitores, bombas de infusión, tubos endotraqueales, entre otros.

2. Registro de Detalles Específicos: Además, serán responsables de registrar minuciosamente detalles de cada artículo, tales como números de serie, marcas, modelos y fechas de adquisición. Este registro detallado es esencial para la gestión efectiva del inventario.

3. Etiquetado y Numeración Única: El grupo se encargará de etiquetar cada artículo de manera única, lo que facilitará en gran medida el seguimiento y la identificación posterior de los equipos y suministros. Este proceso garantizará un control efectivo del inventario en el futuro

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Integrantes con respectivas funciones asignadas 

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Integrantes con respectivas funciones asignadas 

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Con el objetivo de optimizar la eficiencia y la efectividad en la ejecución del proyecto, se dividió el equipo de trabajo en tres grupos, cada grupo tiene un área de especialización claramente definida. Esto permite que los miembros del equipo se concentren en tareas específicas relacionadas con sus conocimientos y habilidades, adicionalmente cada grupo estará supervisado y dirigido por un líder. En este orden de ideas, la asignación de tareas del plan de acción del proyecto estará conformado por los siguientes grupos:

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La supervisión constante y eficaz es esencial para mantener la integridad del inventario del área neonatal y garantizar que los equipos críticos estén disponibles para la atención de los pacientes en el Hospital Unisimon.

Designación de responsables: Asignar a un supervisor o coordinador de inventario que sea responsable de supervisar el proceso de inventario y el equipo involucrado.

Auditorías regulares : Realizar auditorías regulares del inventario para verificar la precisión de los datos registrados y la disponibilidad de los equipos críticos. Estas auditorías pueden llevarse a cabo semanalmente, mensual o trimestralmente, según la necesidad.

Actualización continua : Establece un proceso de actualización continua para agregar nuevos equipos y eliminar aquellos que ya no están en uso. Esto debe hacerse tan pronto como se adquieran o retiren equipos.

Control de acceso : Implementar medidas de control de acceso al inventario físico ya la base de datos electrónicos para garantizar que solo personal autorizado pueda realizar cambios.

Registro de cambios: Llevar un registro de los cambios realizados en el inventario, incluyendo quién hizo cada modificación y cuándo se hizo.

Revisión de alertas y notificaciones: Utilizar sistemas de alerta o notificación para identificar automáticamente discrepancias o cambios importantes en el inventario.

Informe de estado: Generar informes periódicos que resumen el estado del inventario, incluyendo cualquier problema detectado y las acciones tomadas para abordarlos.

Capacitación continua: Proporcionar capacitación continua al personal encargado del inventario para garantizar que estén al tanto de los procedimientos y políticas actualizados.

Evaluación de rendimiento: Evaluar el rendimiento del equipo de inventario y ajusta las responsabilidades según sea necesario para garantizar la eficiencia y la precisión.

Respaldo de datos: Realizar copias de seguridad regulares de la base de datos del inventario para proteger contra la pérdida de datos.

Cumplimiento normativo: Asegúrese de que el inventario cumpla con todas las regulaciones y estándares aplicables en cuanto a equipos médicos y suministros.

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Los plazos e hitos proporcionan un marco de tiempo aproximado para llevar a cabo el inventario de equipos del área neonatal de manera efectiva en el Hospital Unisimon.
Los siguientes plazos e hitos son correspondientes a las tareas prioritarias de nuestro proyecto.

Semana 1-2: Planificación y estrategia

Establecer un equipo de proyecto.

Desarrollar un plan de acción detallado, incluyendo objetivos específicos y alcance del inventario.

Semana 3-4: Formación del personal

Capacitar al personal designado en los procedimientos de inventario, incluyendo el uso de herramientas tecnológicas y etiquetado adecuado.

Semana 5-6: Identificación de equipos críticos

Priorizar y identificar equipos médicos críticos en el área neonatal.

Verificar el estado y la disponibilidad de estos equipos.

Semana 7-8: Etiquetado e identificación

Iniciar el proceso de etiquetado y numeración de todos los equipos y suministros en el área.

Semana 9-10: Recopilación de información preliminar

Revisar registros previos de adquisiciones y mantenimiento para obtener información inicial sobre el inventario.

Semana 11-12: Registro de datos

Comenzar a registrar datos detallados sobre cada artículo, incluyendo número de serie, estado y ubicación.

Semana 13-14: Creación de un registro centralizado

Establecer un sistema centralizado de registro, preferiblemente electrónico, para recopilar y mantener información del inventario.

Semana 15-16 : Comunicación interna

Comunicar el progreso del inventario al personal relevante en el área neonatal y obtener su cooperación.

Semana 17-18 : Seguridad de datos

Implementar medidas de seguridad para proteger la integridad de los datos del inventario.

Semana 19-20 : Auditoría inicial

Realice una auditoría inicial para verificar la precisión de los datos recopilados hasta ese momento y realice ajustes si es necesario.

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Realizar tareas prioritarias proporcionarán una base sólida para el proceso de inventario y garantizarán que los equipos críticos estén debidamente identificados y disponibles para la atención de los pacientes en el área neonatal del Hospital Unisimon.

Planificación y estrategia: Antes de comenzar el inventario, es esencial desarrollar un plan de acción detallado que incluya una estrategia clara, objetivos, alcance y un cronograma realista.

Identificación de equipos críticos: Priorizar la identificación de los equipos médicos críticos en el área neonatal que son esenciales para la atención de los pacientes. Asegúrese de que estos equipos estén disponibles y en buen estado.

Formación del personal: Capacitar al personal asignado para el inventario en los procedimientos, el uso de herramientas tecnológicas y la importancia de la precisión en el registro de datos.

Recopilación de información preliminar: Realizar una revisión inicial de la documentación existente, como registros de adquisiciones anteriores y registros de mantenimiento, para obtener una visión general de los equipos y suministros presentes en el área.

Etiquetado e identificación: Comenzar el proceso de etiquetado y numeración de equipos y suministros para facilitar la identificación y el seguimiento.

Registro de datos: Registrar datos detallados sobre cada artículo, incluyendo número de serie, estado y ubicación.

Creación de un registro centralizado: Establecer un sistema de registro centralizado, ya sea en papel o electrónicamente, para recopilar y mantener la información del inventario.

Comunicación interna: Comunicar claramente los objetivos y el progreso del inventario al personal relevante en el área neonatal para obtener su cooperación y apoyo.

Seguridad de datos: Implementar medidas de seguridad para proteger la integridad de los datos del inventario.

Auditoría inicial: Realizar una auditoría inicial para verificar la precisión de los datos recopilados hasta ese momento y ajustar el proceso si es necesario.

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Para llevar a cabo el inventario de los equipos y suministros del área neonatal del hospital Unisimon, se deben tener en cuenta los siguientes criterios.

Recursos para personal: Asignar personal capacitado y responsable de llevar a cabo el inventario. Esto puede incluir un coordinador de inventario y un equipo de técnicos de inventario.

Recursos para tecnología: Proporcionar herramientas tecnológicas necesarias, como dispositivos de registro electrónico, software de inventario y etiquetadoras. Para este ítem se debe asegurar que el personal esté capacitado para utilizar adecuadamente estas herramientas.

Capacitación: Se tiene en cuenta una posible capacitación para las personas que no cuentan con una preparación completa para realizar las actividades. Esta capacitación puede variar en cuanto a la cantidad del personal que lo recibirá.

Auditorías: El costo de las auditorías internas dependerá de la frecuencia y la complejidad de las revisiones.

La asignación de recursos para el inventario del área neonatal del Hospital Unisimon podría variar significativamente según las circunstancias específicas del hospital.

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Identificar los equipos: Enumerar y catalogar todos los equipos médicos y suministros en el área neonatal, incluyendo incubadoras, monitores, bombas de infusión, tubos endotraqueales, entre otros.

Registro de detalles: Detalles registrales específicos de cada artículo, como número de serie, marca, modelo y fecha de adquisición.

Verificación del estado: Evaluar el estado de cada equipo y suministro para determinar si están en condiciones de uso o necesitan mantenimiento o reemplazo.

Etiquetado y numeración: Etiquetar cada artículo de manera única para facilitar el seguimiento y la identificación posterior.

Documentación de ubicación: Anotar la ubicación exacta de cada equipo y suministro en el área neonatal para facilitar su localización.

Recopilación de información electrónica: Utilizar sistemas de registro electrónico para mantener un registro centralizado y accesible de todos los datos del inventario.

Capacitación del personal: Capacitar al personal encargado del inventario sobre los procedimientos y la importancia de mantener actualizado.

Programación regular de revisión: Establecer un programa de revisión periódica del inventario para garantizar su precisión y actualización continua.

Respaldo de datos: Realizar copias de seguridad regulares de la información del inventario para evitar pérdidas de datos.

Auditorías internas: Realizar auditorías internas periódicas para asegurarse de que el inventario se mantenga preciso y actualizado en todo momento.

Siguiendo cada tarea antes mencionada, el hospital Unisimón cumplirá la meta de un inventario completo y confiable de los equipos y suministros que hacen parte del área neonatal.

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Antes del 31 de diciembre del año lectivo 2023, el hospital Unisimon deberá tener definido el inventario completo y actualizado de todos los equipos y suministro que hacen parte del área neonatal, definiendo cantidad, estado y ubicación de cada uno de ellos.