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Groupe Estelle, Virginie, Pauline, Rémy, Céline

Processus de recueil des besoins

Société DOMUSVI

Accueil de personnes agées. 15 000 salariés. Plusieurs résidences : chacune a son plan de formation.

1/° Processus par étapes :

A - Indications de la Direction et DG avec CSE par rapport aux orientations de l’entreprise

B - recueil des besoins individuels et collectifs via entretien annuels et professionnels par les directeurs/ managers dans chaque résidence (fin novembre)

C - rencontre avec les managers auxquels on communique les orientations et les catalogues entreprises, ils choisissent ensuite en fonction des besoins collectifs et individuels des salariés + rencontres sur sites avec les managers pour répertorier les besoins en direct via fichier excel (Décembre à début janvier)

D - Echange entre chargés de formation et managers sur les différentes possibilités de formation (intra-interne- inter). Après consolidation par chargés de formation envoie aux directeurs/managers qui valident. (janvier)

E- Déploiement : besoins envoyés à l’organisme de formation interne (à partir de février).

F - Bilan de formation fait par les chargés de formation par salariés sur ce qui n’a pas été fait au cours de l’année (+indicateurs de performance) et communiquer aux managers. (octobre-novembre)

Axes d’amélioration :

- identifier les besoins de façon précise.

- bien définir les objectifs de formation et les liens avec les projets

2°/ Personnes ressources, besoins liés et outils de recueil type

-Personne ressource : Direction de l’entreprise
Questions portant sur : besoins liés aux choix politiques et stratégiques de l’entreprise

Exemples d’outils de recueil : document sur la politique de l’entreprise + entretien

- Personne ressource : Direction des ressources humaines

Questions portant sur : besoins liés aux plans de recrutement, aux plans de mobilité, aux départs en retraite…

Exemples d’outils de recueil : entretien + documents de diagnostic RH : pyramide des âges, données sur les salariés, les qualifications…

-Personne ressource : Les responsables de service

Questions portant sur : besoins individuels et collectifs liés au fonctionnement du service

Exemples d’outils de recueil : questionnaire + entretien + comptes rendus des entretiens professionnels et/ou d’évaluation

-Personne ressource : Les responsables de projets transversaux

Questions portant sur : besoins individuels et collectifs liés à des projets particuliers

Exemples d’outils de recueil : questionnaire + entretien

-Personne ressource : Les salariés

Questions portant sur  : besoins individuels liés à la tenue de leur poste, à leurs souhaits d’évolution professionnelle

Exemples d’outils de recueil : questionnaire + fiche de demande de formation au titre du plan+ fiche de demande de CPF + entretien professionnel et/ou annuel d’évaluation avec les managers

-Personne ressource : Les partenaires sociaux (CSE, IRP…)

Questions portant sur : besoins non pris en compte par les voies traditionnelles dans l’entreprise

Ex : perfectionnement en langues

Exemples d’outils de recueil  : Questionnaire + entretien

3°/ les outils

- Enquêtes par questionnaires :

Le questionnaire aux responsables de service permet d’identifier les besoins de formation individuels ou collectifs.

Le questionnaire aux salariés permet d’identifier les besoins de formation personnels ou individuels

- Entretiens individuels : professionnels ou annuels d’évaluation : différents points peuvent être abordés concernant la formation, notamment l’évaluation des compétences, l’identification des besoins de formation, les souhaits d’évolution professionnelle du salarié…

- Entretiens sur le terrain entre les chargés de formation et les managers

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Rien à rajouter à ce que le groupe Aurore Maud et Amine ont déjà produit....

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Colorbox veut rester leader sur son marché en France et veut développer son marché allemand. Colorbox veut également augmenter ses ventes directes internet pour les PME et les Grands Groupes.

Elle va devoir moderniser son système de gestion informatisée ainsi que son approche marketing digital et réorganiser le stockage et la logistique tout en renforçant sa force de vente.

La disparition d’un certain nombre de postes de caristes et agents logistiques et l’acquisition de compétences nouvelles vont être nécessaires pour soutenir sa position de leader.

Orientation 1 Afin de rester leader sur son marché,développer par la formation les compétences en marketing digital pour le marché français et pour le marché allemand.

Exemples d’actions clés rattachées à cette orientation :amélioration de l’interface avec le site et amélioration du visuel.

Pour les équipes marketing au marketing digital, web design et communitymanager.

Indicateur de résultat espéré grâce à la formation : augmentation de 50% du nombre de visites sur le site français et de 100 % pour le site allemand. Augmentation du nombre de ventes directes internet PME allemandes et françaises et Grands Groupes.

Orientation 2 Afin de moderniser son système de gestion informatisée,développer par la formation les compétences sur progiciel de gestion logistique, gestion des stocks et des flux….

Pour les commerciaux et télévendeurs et les assistantes commerciales ainsi que les 5 directeurs de plateformes et les chefs d’atelier sur les 5 plateformes.

Indicateur de résultat espéré grâce à la formation :

Augmentation du volume de flux avec diminution du pourcentage d’erreur en logistique.

Orientation  3 Afin de développer le marché allemand… développer par la formation les compétences linguistiques

Pour les équipes commerciales et logistiques strasbourg.

Indicateur de résultat espéré grâce à la formation : augmentation des ventes auprès de clients allemands PME et grands groupes.

Orientation  4 Afin de renforcer sa position de leader sur le marché… développer par la formation les compétences commerciales….
reconversions, sur la base du volontariat, des salariés occupant des postes de caristes et agents logistiques qui vont être supprimés.

Indicateur de résultat espéré grâce à la formation : augmentation du nombre de ventes auprès de clients PME et Grands Groupes, français et allemands.

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Méthodologie
- Entretien "physique" avec chaque manager
Cadre de l'entretien
- Rappel des axes stratégiques et des orientations de formation
Outils
- Se baser sur le référentiel compétences
Questions de l'entretien
- Quelle est ta vision à 3 ans de l'évolution des missions et des métiers de ton service ?
- Qu'est ce qui permettrait de développer la performance et dynamisme de ton équipe?
- Y a t-il des actions de développement  qui peuvent aider ton équipe à donner du sens et de l'intérêt au travail?
- Quel objectif visé ? réglementaire, adaptation au poste, maintien des connaissances, développement des compétences
- Quels résultats attendus?
- Comment vas-tu évaluer l'acquisition des compétences suite à la formation?
- La formation vise-t-elle une certification?

- Quelle est la période de réalisation?

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Groupe Stéphanie, Véronique, Claire, Laurent et Corinne

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Groupe Stéphanie, Véronique, Claire, Laurent et Corinne

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Cet entretien est réalisé avant l'élaboration du plan de développement des compétences, et en fonction de la situation professionnelle du salarié (mais pas fait dans le cadre de l'entretien annuel d'évaluation).

Donner le cadre de l'entretien phase d'accueil : moment privilégié pour recueillir les besoins en compétences individuelles.
Indiquer comment cet entretien s'inscrit dans le process formation de l'entreprise.

Interroger le salarié sur le poste actuel :
Avez-vous toutes les connaissances et compétences nécessaires pour occuper correctement votre poste aujourd'hui ?
Que voulez-vous être capable de faire que vous ne pensez pas savoir faire ?
Comment va évoluer votre métier en général et plus particulièrement au sein de l'entreprise (rappeler les orientations et la stratégie de l'entreprise si le  salarié ne sait pas trop pour l'entreprise)  ?
De quelles compétences avez-vous besoin pour faire face à ces évolutions ?
Comment envisagez-vous d'acquérir ces compétences, quelles sont vos modalités d'apprentissage privilégiées ?
Avez-vous un projet de formation personnelle ? Envisagez-vous d'utiliser votre CPF ? (Si le projet rejoint l'orientation de l'entreprise, on peut proposer un coinvestissement)

Interroger le salarié sur ses désirs d'évolution sur un autre poste :
Présenter les passerelles d'évolution vers les autres postes en interne (lien vers la GPEC si elle existe), les possibilités de mobilité interne.
Avez-vous un projet d'évolution en externe ?
Souhaitez-vous en parler ?
Si oui, à quelle échéance ?

Conclure l'entretien :
Donner les étapes suivantes et une période de retour. Définir un délai de signature du document reprenant les éléments de l'entretien.

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Orientation 1

Afin d’accompagner nos collègues de la logistique dans la transformation de leurs métiers, il convient de développer par la formation les compétences d’optimisation des flux et de coordination logistique.

Ainsi, 70 % des logisticiens suivront une formation relative à la coordination logistique, et 40 % des caristes seront formés à l’optimisation des flux d’ici 1 an. Les autres suivront un accompagnement en reconversion professionnelle.

Concernant les logisticiens :

·       Formation aux outils d’optimisation type SAP

·       Formation sur l’efficience organisationnelle et les relations avec les sous-traitants

Concernant les caristes :

·       Sous format AFEST, optimiser le parcours du produit de l’entrepôt au camion avec utilisation d’outils d’amélioration continue

Les résultats attendus sont :

·       Une reconversion professionnelle de la totalité du personnel concerné

·       Pour l’équipe logistique, une diminution de 30% sur la première année des non-conformités (erreur de saisie, non-émission des code-barres, etc), puis 90% d’ici à 3 ans.

·       Pour l’équipe cariste :

o   Un gain de temps dans le remplissage des camions de 15%

o   Une durée de stockage en entrepôt diminuée de 15%

o   Une rotation des produits accélérée de 20%

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Orientations Collorbox
Le contexte et les enjeux: "Moderniser le système d’information et l’organisation du travail sur les plate-formes logistiques.
Orientation 1
Supply chain. Afin de s'adapter aux nouvelles contraintes d'organisation et de
modernisation logistiques, nous mettons en place les moyens nécessaires à tous
les utilisateurs de développer leurs compétences et maitriser les nouveaux
process de flux et les nouveaux outils:
- Construction par le service formation et les opérationnels de nouveaux parcours de
formation suivant les postes et les sites: 100% des collaborateurs de la Supply Chain seront formés sur les nouveaux modules IT et les process correspondants à leur poste.
- Formation des Super Users à l'animation de formation.
Indicateurs de réussite:
- Validation des formations
par les Super Users: 100% des collaborateurs formés devront soit réussir cette validation
soit suivre de nouveau le ou les modules de formation nécessaires. Ces formations et leur validation permettront à chaque acteur de la supply chain de
maîtriser le nouvel environnement et de garantir la qualité des données.
- Mise en place de KPI's sur la qualité des données dans le nouveau sytème.
- Analyse des erreurs par les managers.
- mise en place d'un nouvel audit interne à 6 mois dans une démarche d'amélioration continue.
- Enquête auprès des utilisateurs sur l'appropriation des nouveaux process et de leur rôle dans la chaîne logistique.

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1- Proposez une formulation d'orientation, pour le cas Colorbox ou pour l'un de vos cas.
1bis- Appliquez la grille d'évaluation de la politique formation (que vous trouverez dans la BàO du Padlet 1) à votre entreprise/ organisation.

-2- Réinterrogez le processus et les outils du recueil des besoins de développement des compétences de son entreprise. Quelles questions sont posées, sur quel support, à qui, quand ? Que pourrait on mieux faire ?
3-  Quel serait votre protocole d’entretien pour collecter les besoins en compétences collectives auprès d’un manager ?
4- Quel support proposeriez vous aux managers pour explorer les besoins de développement de compétences individuels de leurs collaborateurs ?
Vous pouvez travailler à plusieurs.

Postez vos productions sur le padlet (1 post par personne/ sous groupe)

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Groupe Stéphanie, Véronique, Claire, Laurent et Corinne

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Groupe Stéphanie, Véronique, Claire, Laurent et Corinne

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Contexte et enjeu :
Afin d’améliorer les délais de traitement des commandes et d’augmenter le volume des flux logistiques, une nouvelle organisation de travail va être mise en place et les entrepôts vont être équipés de nouveaux outils informatiques.

Actions clefs :
- Vérifier que les collaborateurs de la DSI ont les compétences pour mettre en place le nouvel outil informatique et accompagner à la prise en main (hotline),
Former au nouveau process et outils informatiques les managers et les collaborateurs,
- Accompagner les salariés dans la prise en compte de la nouvelle organisation et sur la prise en main des outils,
- Prévoir l'accompagnement en interne des salariés susceptibles de changer de service,
- Faire monter en compétences les salariés sur les nouveaux métiers en entrepôt.

Objectifs opérationnels :
- Maîtriser les nouveaux process et outils de travail,
- Améliorer la rapidité de traitement des commandes (préparation des commandes...), gain de temps de 50 %,
- Adapter son mode de management à la nouvelle organisation de travail, utilisation des outils d'accompagnement...,
- Former à un nouveau métier les salariés dont le poste est supprimé.

Moyens :
- Mobiliser les acteurs dont la DSI sur la mise en place de la nouvelle organisation et du nouvel outil informatique,
- Analyser les compétences de l'ensemble des collaborateurs,
- Former X % des collaborateurs au nouveaux process et outils,
- Former X % des collaborateurs à des compétences leur permettant d'évoluer en interne,
- Former l'ensemble des managers
- A 6 mois, le délai de traitement des commandes sera réduit de 50 %.

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Groupe Aurore Maud Amine
Orientation 2
Afin de développer les ventes directs sur internet pour les PME et augmentation de clients « grands comptes, améliorer la stratégie marketing sur internet

En développant en compétences des collaborateurs du  service Marketing aux nouvelles techniques d’approche commerciale digitale
Actions

En montée en compétences sur les nouveaux outils digitaux de visibilité de l'entreprise et d'approche comme les réseaux sociaux
Réalisation d'une immersion d'une ressource interne en marketing digital chez notre agence de com

Indicateurs de moyens  : renouveler le parc informatique sous MAC et logiciels

Indicateurs de résultats : objectif d’atteinte à un taux de 80% de  nouveaux prospects qui nous suivent sur Linkdin