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La gestione della prenotazione è una complessa procedura al fine di:

soddisfare le esigenze della clientela;

massimizzare la percentuale di occupazione delle camere;

ottimizzare l'organizzazione di ogni reparto dell'hotel.

Essa si compone di diverse fasi:

1. la Richiesta: può essere scritta (per lettera, via fax, per e-mail) o orale (al telefono, di persona);

2. la Verifica della disponibilità: se si utilizza il quadro di prenotazione si esamina il planning individuando il periodo richiesto e cercando una stanza libera che abbia le caratteristiche desiderate dal cliente; se si utilizza il software di gestione alberghiera, si effettua una ricerca inserendo il periodo richiesto e la tipologia di camera desiderata (il software in tempo reale indica quali camere rispondono ai requisiti inseriti). In caso di disponibilità viene fatta una proposta di soggiorno.

3. nel caso il cliente confermi, solitamente la procedura dell'hotel prevede che il prenotante debba: inviare una caparra confirmatoria p effettuare il pagamento totale del soggiorno. (nel caso non confermi, solitamente non si riceve alcuna comunicazione, in quanto il cliete lascia semplicemente scadere il periodo di opzione concesso dall'hotel)

4. la Controconferma: è il momento nel quale l'hotel conferma definitivamente la prenotazione al cliente, accusando inolttre ricevuta dell'eventuale caparra versata. DA QUESTO MOMENTO IL CONTRTATTO D'ALBERGO E' STIPULATO

5. Infine si Registra la prenotazione nel registro delle prenotazioni, dove vi sono tutte le prenotazioni in ordine di data di arrivo del cliente, e sul planning (Conventional Chart o Density Chart a seconda dell'hotel) e si archivia la documentazione in ordine di arrivo del cliente e tenuta nel back-office fino al momento del check-in.

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Il voucher è il documento emesso dall'agenzia di viaggio e contiene i dati della prenotazione effettuata a nome del cliente. Viene redatto in 3-4 copie di cui:

L'originale è consegnato al cliente;

1 o 2 copie sono inviate all'hotel;

1 copia rimane in AdV.

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E' un contratto stipulato tra l'albergatore e il cliente: il primo fornisce al cliente i servizi richiesti, mentre il secondo usufruisce dei servizi e paga il prezzo pattuito.

Può essere stipulata in anticipo via internet oppure al momento dell'arrivo in hotel.

Può essere di gruppo quando riguarda la prenotazione di un gruppo di almeno 15 persone.

Si ha una microprenotazione quando si ha una classica prenotazione che si riferisce a una singola richiesta

si ha una macroprenotazione quando si ha un accordo commerciale stipulato tra hotel e agenzia di viaggio, finalizzato al potenziamento delle vendite soprattutto in bassa stagione. il contratto prevede che l'hotel metta a disposizione del Tour Operator un certo numero di camere a un prezzo speciale confidenziale.

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X: è una camera singola (single room).

XX: è una camera doppia (twin bedded room).

M: è una camera matrimoniale (double room).

DUS: è una camera doppia a uso singolo (double for single).

XXX: è una camera tripla (three bedded room/triple room).

MX: è una camera matrimoniale con letto aggiunto (double room with one extra bed).

Mc: è una camera matrimoniale con culla (double room with a cot)

XXXX: è una camera quadrupla (family room).

MXX: è una camera matrimoniale con due letti aggiunti.

MC: è una camera matrimoiale con in aggiunta un letto a castello.

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ci sono varie modalità di soggiorno:

RO (Room Only): consiste nel solo pernottamento.

BB (Bed&Breakfast): si ha il pernottamento e prima colazione.

HB (Half Board): comprende il pernottamento, prima colazione e pranzo o cena.

FB (Full Board): comprende il pernottamento, colazione, pranzo e cena.

Day Use: uso diurno della camera, senza pernottamento.

All Inclusive: comprende camera e tutti i pasti comprese le bevande.

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in caso dell'arrivo di un cliente non prenotato, detto "walk-in", l'addetto del ricevimento si limiterà a verificare la disponibilità della camera ed effettuare il check-in.

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Dopo aver accolto un cliente prenotato bisogna verificare la scheda di prenotazione con i relativi dati dell'ospite, la durata del soggiorno, la tipologia di prenotazione e la camera riservata.
Prima di procedere con la registrazione dell'ospite, se si tratta di un cliente nuovo, è buona norma informarsi sulle sue necesssità .
Dopo le registrazioni di legge, l'ospite deve essere accompagnato in camera da un addetto al ricevimento o da un facchino.

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E' un documento che viene dato al cliente al suo arrivo e che riporta i servizi essenziali di cui esso può usufruire

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Bank Cards, DVDs, RFID and CD Envelopes & Sleeves - InfoPkg.com

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Welcome Guest 10 PT. Hotel Key Card Holder

Our Welcome Guest 10 pt. Hotel Key Card Holder, printed Royal Blue on white, is designed to hold up to 2 hotel key cards. It measures 2 1/2 X 3 9/16 inches and includes an inside pocket for easy access to the key card(s). These pre-printed key card holders include guest safety tips and tips on how to protect the key card, as well as a line to add a room number.

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Welcome Guest 10 PT. Hotel Key Card Holder Archives - Bank Cards, DVDs, RFID and CD Envelopes & Sleeves - InfoPkg.com

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Welcome Guest 10 PT. Hotel Key Card Holder Our Welcome Guest 10 pt. Hotel Key Card Holder, printed Royal Blue on white, is designed to hold up to 2 hotel key cards. It measures 2 1/2 X 3 9/16 inches and includes an inside pocket for easy access to the key card(s).

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E' quell’operazione che si esegue alla fine del soggiorno quando gli ospiti devono lasciare la camera. Solitamente si deve lasciare la camera dalle 10 am, massimo alle 12 am.
E’ possibile, previo accordo con l’hotel, pagare un supplemento e avere a disposizione la camera fino al tardo pomeriggio, in questo caso si parla di late check out.