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Open Source Vereinsverwaltung (noch nicht von mir/ Gisela getestet)

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Open Source Vereinsverwaltung (noch nicht von mir/ Gisela getestet)

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News

23.06.2019 www.jverein.de ist jetzt auch unter https verfügbar

Die Seite www.jverein.de ist jetzt auch unter https verfügbar. Das Update-Repository wird in künftigen Jameica-Versionen auch über https angesprochen.

News

23.06.2019 Version 2.8.18 veröffentlicht

21.06.2019 Neue Homepage / Handbuch auf Gitbook V2 migriert

Die Homepage wurde vom Wiki auf eine simple HTML-Seite umgestellt. Das Handbuch wurde auf Gitbook V2 migriert und ist jetzt unter https://doku.jverein.de erreichbar.

01.05.2017 Handbuch jetzt auf Gitbook

Das Handbuch ist jetzt auf Gitbook (HTML, PDF, ePub und Mobile) verfügbar. Da es Probleme mit dem Git bei SourceForge gab, habe ich ein neues Repository bei Github angelegt.

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23.06.2019 www.jverein.de ist jetzt auch unter https verfügbar Die Seite www.jverein.de ist jetzt auch unter https verfügbar. Das Update-Repository wird in künftigen Jameica-Versionen auch über https angesprochen. 23.06.2019 Version 2.8.18 veröffentlicht 21.06.2019 Neue Homepage / Handbuch auf Gitbook V2 migriert Die Homepage wurde vom Wiki auf eine simple HTML-Seite umgestellt.

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Vereinsverwaltung Hitobito/ Open Source (noch nicht von mir (Gisela) getestet: 

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Vereinsverwaltung Hitobito/ Open Source (noch nicht von mir (Gisela) getestet: 

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https://hitobito.com/de/

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Ihr alle liebt eure Regale voller Ordner, eure Ablagen und den Schredder! Oder doch nicht? Der Schritt in die "grüne", digitale Buchhaltung scheint ziemlich groß. Es gibt aber einige digitale [...]

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Anforderung an eine neuartige Vereinssoftware
Die Vereinstasks sind vielfältig und komplex. Die Anforderungen an eine Vereinssoftware sind von Verein zu Verein anders und es ist wichtig zu identifizieren, welche Features benötigt werden. Grundsätzlich sind aber folgende Punkte unabdingbar:

Eine herkömmliche Softwareversion, die nur auf einem einzigen Computer installiert ist, reicht bei steigender Vernetzung nicht mehr aus. Es ist erforderlich, dass die Software mehreren Personen gleichzeitig zugänglich gemacht wird, um ihre Aufgaben zu erledigen. Eine stabile Internetverbindung und individuelle Zugangsdaten sind dieZukunft.

Im privaten Bereich sind wir es gewohnt, Informationen per E-Mail, Chats oder über Mobileapps abzurufen. Im Vereinswesen dagegen werden oft noch Handzettel und Mundpropaganda eingesetzt, um Informationen weiterzugeben. Diese Vorgehensweise ist natürlich unzureichend und stößt vor allem bei der jüngeren Generation auf Unverständnis. Durch die Nutzung einer geeigneten Vereinssoftware kannst du eigens erstellte Nachrichten versenden oder über eine Mitglieder-App kommunizieren.

Simple Abrechnungsverwaltung

Die korrekte Anzeige komplexer Beitragsstrukturen stellt viele Anbieter vor eine scheinbar unproblematische Aufgabe, die sie jedoch nicht immer bewältigen können. Mit unserer Software hast du jedoch alle Trümpfe in der Hand und kannst problemlos alle Beitragsformen und Anpassungen im 1:1-Verhältnis durchführen. Dadurch kannst du jederzeit die korrekte Betragsangabe generieren. Zusätzlich werden die Rechnungen vollständig in das System integriert und können über eine Online-Verknüpfung direkt von der Bank eingezogen werden.

Neben der Möglichkeit, Onlineanträge zu stellen, ist es ebenfalls wichtig, alle Handzettel oder Ausdrucke im Rahmen der täglichen Verwaltungsaufgaben zu vermeiden und stattdessen in die Vereinssoftware zu integrieren. Mit unserem eingefügten Formularbuilder kannst du sämtliche Mitgliederanträge, Vereinsformulare und Umfragen in einer Software bündeln. Danach kannst du die Daten und Exporte mit nur einem Klick herunterladen. So geht kein Schriftstück verloren und du kannst papierlos von überall aus arbeiten.

Schaffe Identifikation und Mehrwerte

Eine gute Vereinssoftware bietet weit mehr als die reine Verwaltung und platziert die Mitglieder in den Mittelpunkt. Die täglich anfallenden Routineaufgaben müssen einfach zu erledigen sein und gleichzeitig können Mehrwerte geschaffen werden, die zur Mitgliederbindung beitragen. Digitalisierte Vereinsausweise sind dabei ein Schlüssel, um schnelle Nachweise, Zugangsberechtigungen oder Rabatte zu realisieren. Jeder hat inzwischen ein Smartphone und durch die direkte Verlinkung zum Wallet kannst du die Vereinsausweise ohne zusätzliche App auf das Handy der Mitglieder übertragen.

Schnittstellenfähigkeit zu anderen System

Die technische Integration und Vernetzung mit anderen Systemen zum Informationsaustausch wird immer wichtiger. Automatismen, die deinen Verein dabei unterstützen, Zeiten zu sparen und den beidseitigen Informationsfluss zu verbessern, sind ein entscheidender Faktor. Ein Anbieter, die keineSchnittstellen bereitstellt, kann zu Frustration führen, da Informationen manuell weitergegeben werden müssen. Unsere Software ist offen und kompatibel mit allen Systemen.
Auch für Verbände nutzbar!
Wir priorisieren Datensicherheit

Die Mitgliedererstellung ist nur der Anfang. Unser Programm bietet auch spezielle Lösungen für Verbände. Im Vergleich zu anderen Anbietern schafft der Vereinsmanager einen schnellen Überblick oder die Erstellung anderer Organisationsarten. Als Verband kannst du so deine gesamte Verbandsarbeit vollständig ab bilden.

Datensicherheit hat für uns oberste Priorität. Mit der fortschreitenden Digitalisierung ist es wichtig, dass dein Verein auf die Sicherheit seiner Daten achtet. Bei uns sind die Vereinsdetails in sicheren Händen! Die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung ist ein entscheidendes Kriterium für die Umstellung auf eine Software. Wir legen großen Wert auf die Sicherheit der Daten und vermeiden jegliches unnötige Tracking. In unserer Vereinssoftware priorisieren wir immer auch die Datensicherheit, um die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung einzuhalten. Unser Produkt wird in Deutschland developed und gehostet.

Unser Datenschutzbeauftragter überprüft regelmäßig alle bestehenden Maßnahmen, um sicherzustellen, dass der Auftragsverarbeitungsvertrag stets aktuell ist und alle Verfahren den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung entsprechen. Wir möchten deinem Verein ein gutes Gefühl geben, wenn du mit unserer cloudbasierten Software arbeitest.

Multiple Zugriffe von jedem Computer (Mac, Windows, Linux und mehr)
Der Vorteil einer Cloud liegt darin, dass sie von jeglichem Betriebssystem auf dem jeweiligen Gerät ist. Die einzige Voraussetzung für den Onlinezugriff ist eine Internetverbindung, die nahezu überall verfügbar ist. Die Suche nach Informationen gestaltet sich somit unkompliziert. Vereine haben die Möglichkeit, von zu Hause aus oder während einer Dienstreise Einblicke zu erhalten. Als Verein können Aufgaben ausgeführt werden, ohne zeitgebunden / ortsgebunden zu sein oder unnötige Reisezeiten zur Geschäftsstelle oder den Vereinsräumlichkeiten in Kauf nehmen zu müssen. Ein Hoch auf die Digitalisierung!

Der Kunde steht an 1. Stelle
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Digitale Vereinsverwaltung in der Cloud | easyVerein

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Belege digitalisieren: Gesetzliche Vorgaben für elektronische Dokumente

Die fortschreitende Digitalisierung der Buchhaltung im Wirtschaftsleben hat zahlreiche Veränderungen in den Buchführungssystemen mit sich gebracht. Um sicher zu stellen, dass geschäftliche Unterlagen in elektronischer Form den Anforderungen der Finanzbehörden genügen, müssen Unternehmen seit dem Geschäftsjahr 2015 den GoBD entsprechend ihre Belege digitalisieren.

1. Was bedeutet GoBD genau?

2. Welche Kriterien geben die GoBD vor?

3. Was genau sind Belege in der Buchhaltung?

4. Wie setzt Du die Vorgaben im Buchhaltungsalltag um?

5. Welche Textverarbeitungsprogramme erfüllen die GoBD Regeln?

6. Gelten die GoBD auch für die traditionelle Buchhaltung?

7. GoBD und E-Mails - Musst Du die elektronische Post archivieren?

8. Wie muss die Verfahrensdokumentation aussehen?

9. Papierbelege digitalisieren laut GoBD - Wie geht das?

10. Wie kann Dich Billomat unterstützen?

Die GoBD - Rahmenbedingungen für die digitale Buchführung

Das Bundesfinanzministerium hat zusammen mit den Verwaltungen von Bund und Ländern sowie Wirtschaftsverbänden und Steuerberatern die GoBD entwickelt. Sie bilden die rechtliche Grundlage für die Erstellung und Archivierung von Geschäftsdokumenten, die Unternehmen digitalisieren müssen.

Was bedeutet GoBD genau?

Die so genannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" - kurz GoBD - lösen zwei bis dahin gültige gesetzliche Regelwerke für die elektronische Buchführung von Unternehmen ab.

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Die GoBD verbinden ihre Regelungen mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung GoB.

GoBD und GoB - Worin liegt der Unterschied?

Die GoB geben die Regelungen für die Buchführung und die Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten sowohl in analoger als auch in elektronischer Form vor. Sie bilden die Basis für die Ausführungen der GoBD, die sich ausschließlich auf die digitale Buchhaltung beziehen.

Belege digitalisieren - Welche Kriterien geben die GoBD vor?

Die GoBD geben vor, welche Kriterien für die Erstellung und Archivierung von digitalen Geschäftsdokumenten anzuwenden sind. Für die Einhaltung der GoBD ist ausschließlich der Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Auch wenn er die Buchführung an einen Dienstleister auslagert, trägt der Steuerpflichtige die alleinige Verantwortung dafür, dass seine Buchhaltung die GoBD einhält.

GoBD-konforme Belege - die sechs zentralen Kriterien der GoBD

Wenn Du Belege digitalisieren möchtest, müssen die Belege laut den gesetzlichen Vorgaben sechs grundsätzliche Kriterien erfüllen, damit sie bei einer steuerlichen Überprüfung anerkannt werden:

Ordnung

Die Ablage von Belegen muss in einer nachvollziehbaren Ordnung erfolgen. Denn ein Betriebsprüfer muss jederzeit in der Lage sein, sich im Ordnungssystem der Ablage zurecht zu finden und bestimmte Belege aufzurufen. Hierfür müssen digitale Dokumente so abgelegt werden, dass sie über eine Volltextsuche ausgelesen werden können. Die Archivierung der Dokumente muss über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum hinweg sicher gestellt sein.

Erfassung

GoBD-konform digitalisieren heißt auch zeitnah zu erfassen. Innerhalb von zehn Tagen müssen Belege erstellt werden und in chronologischer Reihenfolge sowie nachvollziehbarem Ordnersystem abgelegt sein. Die Daten müssen jederzeit gut lesbar sein. Darüber hinaus muss bei einem Systemwechsel sicher gestellt sein, dass keine Daten verloren gehen. Elektronische Belege müssen auch mit einem nachvollziehbaren Index bezeichnet werden.

Fälschungssicherheit

Unternehmen müssen ihre Belege so erstellen und abspeichern, dass sie nachträglich nicht mehr verändert werden können. Daher müssen Dokumente, die zur Weiterverarbeitung bereit stehen, vorab immer als Kopie abgesichert und eindeutig benannt werden. Sobald ein Beleg an einen Kunden, Dienstleister, Lieferanten oder an das Finanzamt herausgegeben wird, darf er nicht weiter verändert werden. Ist eine Veränderung erforderlich, dann muss das Original kopiert, eindeutig gekennzeichnet und auffindbar abgelegt werden.

Wahrheitsmäßigkeit

Der GoBD-konforme Beleg enthält ausschließlich richtige Aufzeichnungen und Daten. Ein eingehender Beleg darf bei seiner Erfassung nicht verändert werden.

Vollständigkeit

Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, müssen Dokumente sämtliche Daten enthalten, die für den entsprechenden Beleg relevant sind. Originale und Kopien müssen eindeutig als solche gekennzeichnet sein. Sämtliche Kopien müssen in der Ablage aufbewahrt und jederzeit aufrufbar sein.

Nachvollziehbarkeit

Eine Pflicht zur Aufzeichnung von einzelnen Sachverhalten sorgt für die Nachvollziehbarkeit der entsprechenden Dokumente. Daher müssen Unternehmen genau dokumentieren, wie sie die Vorgaben der GoBD bei der Digitalisierung umgesetzt haben. Die Dokumentation muss so abgefasst werden, dass ein außenstehender Dritter sie ohne großen Zeitaufwand gut nachvollziehen kann. Auch die Dokumentation muss über mehrere Jahre hinweg archiviert werden.

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Was genau sind Belege in der Buchhaltung?

Der Beleg „belegt" einen Geschäftsvorfall. Somit dient ein Beleg grundsätzlich als Nachweis für einen bestimmten geschäftlichen Vorgang. Der Beleg stellt einen Beweis dafür, dass eine bestimmte Buchung in Form einer Einnahme oder einer Ausgabe tatsächlich stattgefunden hat und buchhalterisch erfasst wurde. Der Inhalt des Belegs gibt dabei Auskunft über den Anlass des Buchungsvorgangs. Als Beleg für Zahlungen gelten zum Beispiel die folgenden Unterlagen:

Aber auch begleitende Dokumente können als Beleg für einen geschäftlichen Vorgang dienen, wie zum Beispiel:

und weitere.

GoBD in der Praxis - Wie setzt Du die Vorgaben im Buchhaltungsalltag um?

Damit Deine Buchhaltung die grundlegenden Prinzipien der GoBD umsetzen kann gilt es, weitere Anforderungen zu beachten. Denn mit den sechs Prinzipien der GoBD gehen noch weitere Anforderungen einher, die der Gesetzgeber für die elektronische Buchführung vorgesehen hat. Um Deine Belege digitalisieren zu können, musst Du daher nicht nur darauf achten, dass Du ein Textverarbeitungsprogramm verwendest, das die Anforderungen auch erfüllen kann. Auch weitere Anforderungen sind zu beachten, damit Du die grundlegenden Merkmale der GoBD umsetzen kannst.

Welche Textverarbeitungsprogramme erfüllen die GoBD Regeln?

Geschäftliche Dokumente, die als steuerliche Belege gelten und die Grundlage für die Steuererklärungen bilden, dürfen laut den gesetzlichen Vorgaben nicht im Nachhinein verändert werden. Dabei hast Du darauf zu achten, dass diese in einem Dateiformat vorliegen, das es unmöglich macht, eine nachträgliche Veränderung überhaupt vorzunehmen. Die bis zur Einführung der GoBD gängigen Textverarbeitungsprogramme wie zum Beispiel Word, Excel oder Open Office bieten daher nicht mehr die technischen Voraussetzungen, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Denn Dokumente, die mit diesen oder ähnlichen Programmen erstellt sind, können jederzeit wieder überschrieben und damit verändert werden. Wer daher ein offenes Textverarbeitungsprogramm wie Word nutzt, um seine Vorlagen zu erstellen, der muss darauf achten, dass er jedes daraus erstellte Dokument in einem Dateiformat abspeichert, das als nicht mehr veränderbar anerkannt ist. Als nicht mehr veränderbares Dateiformat eignet sich insbesondere das Format „archivierbare PDF".

Genügt das PDF Format den Vorgaben der GoBD uneingeschränkt?

Auch für die Vorgehensweise, die erstellten Dokumente in Kopie als PDF abzuspeichern gilt es, dem Anspruch der GoBD an die Vollständigkeit zu genügen. Das bedeutet, dass nicht nur das PDF abzuspeichern und zu archivieren ist, das die Kopie einer Rechnung oder eines sonstigen steuerlich relevanten Geschäftsdokument stellt. Auch das Original, das Du in Deinem offenen Textverarbeitungsprogramm erstellt hast, gilt es aufzubewahren.

Erhältst Du eine Lieferantenrechnung in digitaler Form per E-Mail, dann kannst Du die erhaltene Rechnung aus der E-Mail als archivierbare PDF Datei abspeichern und archivieren. Dabei musst Du jedoch darauf achten, dass Du die digitale Rechnung, die Dir Dein Lieferant zum Beispiel als Word-Dokument geschickt hast, zusammen mit der PDF Kopie abzulegen hast. Die GoBD verlangen in diesem Fall, dass beide Versionen - das Original und die ins PDF konvertierte Kopie - als steuerlich relevante Unterlagen für eine Überprüfung durch das Finanzamt bereit zu halten sind.

GoBD und Rechnungen auf Papier - Welche Vorgaben gelten hierfür?

Die GoBD schreiben den Unternehmen nicht vor, dass sie ihre Buchhaltung vollständig auf eine digitale Erstellung und Archivierung umstellen müssen. Vielmehr berücksichtigen die GoBD die Besonderheiten der elektronischen Buchführung. Denn die digitale Buchhaltung bringt zahlreiche Veränderungen mit sich, die für die Bereitstellung von steuerlich relevanten Unterlagen Bedeutung haben. Wer hingegen Papierbelege erhält oder selbst erstellt, der kann diese auch weiterhin in seine Buchhaltung einfließen lassen und auf die bisher übliche Weise verwalten. Sobald Deine Buchhaltung jedoch Papierdokumente digitalisiert, dann zieht diese Übertragung nach sich, dass die digitalisierten Dokumente den Vorgaben der GoBD unterliegen.

Gelten die GoBD auch für die traditionelle Buchhaltung?

Da die Digitalisierung der Buchhaltung weiterhin zügig voranschreitet, müssen selbst Unternehmen mit traditioneller Buchhaltung in Papierform immer mehr auch mit digitalen Belegen umgehen. Unternehmen, die eine Rechnung per E-Mail erhalten oder im Internet von der Homepage ihrer Lieferanten herunterladen, müssen die Vorschriften der GoBD für diese elektronischen Dokumente genauso beachten wie eine Buchhaltung, die vollständig auf die Digitalisierung umgestellt ist.

GoBD und E-Mails - Musst Du die elektronische Post archivieren?

Sobald eine E-Mail ein geschäftliches Dokument stellt, das steuerlich eine Bedeutung hat, dann musst Du auch diese archivieren. Das gilt jedoch nicht grundsätzlich für alle geschäftlichen E-Mails. Die Archivierungspflicht richtet sich bei E-Mails nach ihrer Funktion. Mehr dazu erfährst Du in unserem Artikel Wie archiviere ich E-Mails GoBD-konform?

Wie muss die Verfahrensdokumentation aussehen? - Nachvollziehbarkeit in der Praxis

Die GoBD verpflichten die Buchhaltung, einzelne Sachverhalte zu dokumentieren, damit ein Außenstehender jederzeit nachvollziehen kann, wie sie die Digitalisierung umgesetzt hat. Die Vorgabe der GoBD nimmt damit Unternehmen in die Pflicht, jeden einzelnen Arbeitsschritt zu beschreiben, den sie bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsdokumente ausführen. Somit musst Du darlegen, wie Du zum Beispiel mit Dokumenten umgehst, die Du als Word-Dokument von Deinen Lieferanten per E-Mail zugeschickt bekommen hast. Die Dokumentation enthält auch Angaben darüber, wie Du Deine Rechnungen erstellst und nach welchem Ordnungsprinzip Du Deine Ablage organisierst. Zudem muss die Verfahrensdokumentation nicht nur jeden Mitarbeiter nennen, der mit der Erstellung und der Ablage von Geschäftsdokumenten beschäftigt ist. Auch Mitarbeiter, die auf die entsprechenden Dokumente Zugriff haben, sind in der Erklärung aufzuführen. Darüber hinaus ist jeder Eingriff in ein abgelegtes Dokument genauso zu dokumentieren wie eine Veränderung am Ablagesystem.

Checkliste Verfahrensdokumentation - Was muss die Verfahrensdokumentation enthalten?

Die Inhalte der Verfahrensdokumentation richten sich nach der Art und der Größe des Unternehmens. In der Regel fallen neben weiteren insbesondere die folgenden Merkmale in der digitalen Buchhaltung an, mit denen sich die Dokumentation beschäftigen muss:

Eingesetzte Software

Eingesetzte Hardware

Umgang mit Papierbelegen generell

Behandlung von Papierbelegen, die digitalisiert werden

Umgang mit digital erstellten und empfangenen Belegen

Organisation der Ablage

Nennung von Mitarbeitern

Umsetzung des Datenschutzes

und mehr.

Wo gibt es Hilfe für die Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation von großen Unternehmen sowie insbesondere von Unternehmen mit einer Pflicht zur doppelten Buchführung ist in der Regel sehr viel umfangreicher auszugestalten als die Dokumentation eines Kleinunternehmens. Je mehr Anforderungen mit der Erstellung der Buchhaltung aufgrund von Unternehmensform oder Betriebsgröße einher gehen, umso genauer muss die Verfahrensdokumentation auf Einzelheiten eingehen. Eine praktische Hilfe für die Erstellung der Dokumentation, aber auch eine interessante Informationsquelle über konkrete Arbeitsschritte, die zu beschreiben sind, bietet die Musterverfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer. Die Musterverfahrensdokumentation steht im Internet auf der Seite der Kammer bereit und kann heruntergeladen werden.

Papierbelege digitalisieren laut GoBD - Wie geht das?

Zahlreiche Rechnungen und Dokumente gehen noch immer in Papierform beim Unternehmen ein. Parkbelege, Notizen oder Barquittungen werden voraussichtlich auch noch für lange Zeit weiterhin auf Papier gedruckt sein. Die Mitarbeiter aus der Buchhaltung müssen diese Papierdokumente in eine digitale Form überführen. Erst danach können die Belege in die digitale Buchführung einfließen.

Belege digitalisieren - So funktioniert's

Für die Digitalisierung von Papierbelegen eignet sich am besten ein guter Scanner. Eine Auflösung von 300 dpi beim Einscannen ist ausreichend, um das Dokument in druckbarer Form abzuspeichern. So bleibt der Inhalt des Belegs auch nach einem Ausdruck mit dem Bürodrucker noch gut lesbar. Als Dateiformate für die digitale Ablage eignen sich das PDF-, das PNG-, das JPEG- oder das TIFF-Format. Die Dokumente sollen nach dem Abspeichern nicht verändert werden können. Daher eignen sich Formate wie doc, odt- oder xls nicht für GoBD-konforme Belege. Nach dem Einscannen sollte der Scanner das Dokument direkt in das Ablagesystem abspeichern oder als E-Mail weiterleiten.

Wie unterstützt Dich Billomat bei der digitalen Buchhaltung?

Das Buchhaltungsprogramm Billomat hilft Dir nicht nur dabei, Deine Buchführung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben zu erstellen. Die intelligente Texterkennung von Billomat sorgt auch dafür, dass Du Deine Belege und Quittungen unterwegs digitalisieren kannst, ohne dabei Daten eintippen zu müssen. So kannst Du Kassenzettel, Rechnungen, Quittungen und sonstige Belege mit der automatischen Belegerkennung erfassen und in den Dateiformaten PDF, JPG abspeichern.

Belege digitalisieren mit Billomat - Wie funktioniert das?

Dank der Smartphone App von Billomat musst Du Quittungen und Belege nicht mehr sammeln, um sie im Büro zu digitalisieren. Die App stellt Dir die Möglichkeit bereit, Deine Belege auch unterwegs zu erfassen, aufzubereiten und direkt in Dein Buchhaltungssystem zu integrieren.

So geht's - Belege digitalisieren mit der App von Billomat

Wenn Du auf Geschäftsreisen bist oder nach einem Geschäftsessen im Restaurant bezahlst, dann fotografierst Du den Beleg mit Deinem Smartphone ab. Die Texterkennung von Billomat liest daraufhin den Beleg automatisch ein und archiviert ihn. Danach kannst Du den digitalen Beleg ins Buchhaltungsprogramm hochladen und dort weiter verarbeiten.

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Wie musst Du Belege GoBD-konform digitalisieren?

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Damit elektronische geschäftliche Unterlagen dem Finanzamt genügen, müssen Unternehmer den GoBD entsprechend Belege digitalisieren. ➤

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Buchhaltung ab 26 Euro

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Online Anmeldung, Buchhaltung, Datenschutz kleiner Vereine - campflow

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Online Anmeldung, Buchhaltung, Datenschutz kleiner Vereine - campflow

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Online Anmeldung und einfache Buchführung mit automatischem Zahlungsabgleich. DSGVO konform für deinen kleinen Verein oder Ortsgruppe.

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Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemeinnützigen Vereinen“ 

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Internet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemeinnützigen Vereinen“ 

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Plus Humanité bietet regelmäßig Online-Workshops zum Thema an. Das Team kann auch für Vereinsberatung und Workshops angefragt werden. Die Zielgruppe sind kleine Vereine die einfache (nicht-doppelte) Buchführung ohne Buchhaltungsprogramm praktizieren (wollen).

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Aktuelle TermineInternet-Seminar „Grundlagen der Buchhaltung in gemeinnützigen Vereinen"am 13. und 14. Oktober 2023, im Auftrag des Subbotnik Chemnitz e.V.Teilnehmer*innen aus Chemn

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Tabellen im .ods Format für einfache Buchhaltung und Projektauswertung

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Hier werden alle nützliche Vorlagen für die organisatorische Vereinsarbeit veröffentlicht, die von plus humanité e.V. im Rahmen der Vereinsberatung erstellt werden. Dieses Projekt steht aber noch am Anfang. Dokumentationen zu den einzelnen Vorlagen sollen folgen. Wenn du Erfahrung mit der Erstellung von Dokumentationen hast, freuen wir uns von dir zu hören: info@plushumanite.de.
Oder du kannst unsere Arbeit mit einer Spende unterstützen.

Vorlagen für die Buchhaltung
In der Version der Buchhaltungstabelle und Projektauswertung für 2023 sind Erklärungen als Kommentare angelegt. Diese können in der Regel über die Ansicht-Einstellungen ein- bzw. ausgeblendet werden.
Die Tabelle zur Projektauswertung funktioniert nur, wenn die Verknüpfung zu externen Daten korrekt auf die Buchhaltungstabelle verweist.

Für die Buchhaltungs-Werkzeuge arbeiten wir auch an einem Handbuch. Daran schreiben wir fortlaufend weiter und wollen es noch viel verständlicher und umfangreicher machen. Wenn du dafür Tipps hast oder mithelfen möchtest, melde dich gern bei uns.

Vorlagen nützlicher Dokumente

Darlehensvertrag.odt, Darlehensvertrag.pdf

Reisekosten.ods, Reisekosten.pdf

Vereinbarung zur Übungsleiterpauschale.odt, Vereinbarung zur Übungsleiterpauschale.pdf

Vereinbarung zur Ehrenamtspauschale.odt, Vereinbarung zur Ehrenamtspauschale.pdf

Rechnung.odt, Rechnung.pdf

Quittung.ods, Quittung.pdf

Mitfahrgelegenheit.ods, Mitfahrgelegenheit.pdf

Honorarvertrag.odt, Honorarvertrag.pdf

Erstattung von Auslagen.ods, Erstattung von Auslagen.pdf

Vereinfachter Spendennachweis.odt, Vereinfachter Spendennachweis.pdf

Vorlagen für die Gründung

Vorlagen Steuer-Beleg-Management für Angestellte und Partner*innen

Bei der Arbeit mit Angestellten und selbstständig tätigen Projektpartner*innen ist ein grundlegendes Verständnis des Einkommenssteuerrechts sehr hilfreich. Aus Erfahrungen resultierten diese Vorlagen zur Nutzung für Einkommensteuerpflichtige. Ziel ist es, die privaten Belege sinnvoll zusammen zu halten und so zu sortieren, wie sie für die Einkommenssteuererklärung gebraucht werden. Dies stellt best-practice-Erfahrungen dar, keine (steuer-)rechtliche Beratung!

Feedback

Wir sind jederzeit über Feedback dankbar.

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Hier werden alle nützliche Vorlagen für die organisatorische Vereinsarbeit veröffentlicht, die von plus humanité e.V. im Rahmen der Vereinsberatung erstellt werden. Dieses Projekt steht aber noch am Anfang. Dokumentationen zu den einzelnen Vorlagen sollen folgen. Wenn du Erfahrung mit der Erstellung von Dokumentationen hast, freuen wir uns von dir zu hören: info@plushumanite.de.

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doppelt oder einfach

EüR oder Bilanz

welcher Kontenrahmen

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Nur Buchhaltung oder auch andere Fuktionen?

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Nur Buchhaltung oder auch andere Fuktionen?

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Anbindung Online-Banking

Steuerberater*in /DATEV

Lohnbüro

Elster

Umsatzssteuervoranmeldung

Jahresmeldung(en)

Controlling oder andere interne Auswertungen

Anbindung Projektabrechnungen

???

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Buchhaltung - Die Vereinsfinanzen im Griff - Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt

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Buchhaltung für Vereine - weit mehr als eine halbe Million Vereine in Deutschland sprechen eine klare Sprache: Vereine nehmen einen wichtigen Platz in unserer Gesellschaft ein. Dem Verein wird dabei auch rechtlich einiges zugestanden: Vereine sind immerhin juristische Personen, genauso wie andere Unternehmen und genießen einige Freiheiten und Privilegien, vor allem bei gemeinnützigen Vereinszwecken.

Demgegenüber werden ihnen aber auch Pflichten abverlangt - eine davon ist die sorgsame Führung der Bücher - und den Nachweis der zeitnahen Verwendung der Vereinseinnahmen für den gemeinnützigen Zweck. In unserer Übersicht 2023 stellen wir euch die aktuell meist genutzten Buchhaltungsprogramme für gemeinnützige Vereine vor.

Eine geordnete Buchhaltung für jeden Verein unerlässlich - bei den Sonderregelungen und besonderen Bedürfnissen, die teilweise bei Vereinen vorliegen, lassen sich aber Buchhaltungsprogramme für gewinnorientierte Unternehmen oft nur mehr schlecht als recht als Buchhaltungsprogramme verwenden. Anders ist das zum Beispiel bei Buchhaltungsbutler - hier ist das Tool speziell auf die die Bedürfnisse von Vereinen abgestimmt.

Was ist anders bei einem Buchhaltungsprogramm für Vereine?

Grundsätzlich gelten die Vorgaben für die ordnungsgemäße Buchführung natürlich auch für Vereine. Der Teufel steckt hier - wie so oft - allerdings im Detail. Eines dieser Details sind beispielsweise die Sonderkontenrahmen für gemeinnützige Vereine (der SKR 49). Ein anderes sind die teilweise abweichenden Bedürfnisse, die Vereine an die Übersicht und die Auswertung der Buchhaltung haben.

Der Punkt, den du unbedingt beachten musst, ist die Möglichkeit, alle Buchungen gut und übersichtlich nach ideellem Bereich und einem eventuell vorhandenen Zweckbetrieb trennen zu können, da für den Zweckbetrieb 7 % Umsatzsteuer anfallen. Gewerbebetriebe sind bis 35.000 EUR pro Jahr steuerfrei, darüber müssen die Einnahmen besteuert werden, Steuern zahlt der Verein auch für alle Erträge in der Vermögensverwaltung. Mitgliedsbeiträge und Spenden werden dagegen aber wieder nicht versteuert. Um all das geordnet verbuchen zu können, ist der Kontenrahmen nötig.

Ein bisschen solltet ihr bei der Auswahl auch das mögliche Wachstum im Auge haben - kleine Vereine werden oft schnell zu großen. Ab Gewinnen von 30.000 EUR pro Jahr besteht dann auch Bilanzierungspflicht. Gut wären hier Buchhaltungsprogramme, die entsprechend „mitwachsen" können und nicht nur EÜR-Funktionen bieten.

Windows-basierte Software oder Online-Versionen

Alle hier vorgestellten Programme laufen - leider - nur auf Windows. Wer Linux oder Mac im Verein verwendet, hat hier oft das Nachsehen - für diese beiden Betriebssysteme gibt es praktisch auch 2023 kaum namhafte Vereinsbuchhaltungsprogramme. An diesen Punkt solltet ihr denken, wenn ihr ein alternatives Betriebssystem für euren Vereinscomputer im Auge habt. Inzwischen gibt es aber auch Online-Varianten der Programme.

BuchhaltungsButler - Tool für die spezielle Vereinsbuchhaltung

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware mit einem starken Fokus auf gemeinnützige Vereine und Organisationen. Das Buchhaltungsprogramm bietet den für Vereine wichtigen Vereinskontenrahmen SKR49 an, sodass Geschäftsvorfälle getrennt nach ideellem Bereich und Zweckbetrieb erfasst werden können.

Belege gelangen via E-Mail Inbox, Dropbox-Sync, API oder Drag and Drop mit simplen Workflows in die Anwendung, werden automatisiert erkannt und mit den Banktransaktionen verknüpft. Über 5.000 Banken sowie Zahlungsdienstleister wie PayPal können nahtlos angebunden werden.

Funktionsüberblick

Vereinskontenrahmen SKR49

Online Banking-Schnittstelle

Überweisungen direkt aus der Anwendung oder als SEPA-Sammelüberweisung

Kassenführung (Revisionssicheres Kassenbuch)

Auswertungen (EÜR, BWA, SuSa-Liste, ZM, Kassenbuch)

Rechnungsfreigabeprozess und Anlagenbuchhaltung

Umsatzsteuer-Voranmeldung (Elster)

Individuelle Kostenstellen und Kontenrahmen (SKR49 lässt sich individuell erweitern)

CSV-Import für Daten aus Vereinssoftware

Demo/Testversion

14-Tage den vollen Funktionsumfang kostenlos testen.

Was kostet der BuchhaltungsButler?

Das günstigste Paket kostet 14,95 €/Monat bei einer Laufzeit von einem Jahr. Gemeinnützige Organisationen bekommen auf Anfrage einen Rabatt gewährt.

Online-Buchhaltung von BuchhaltungsButler

sevDesk - cloudbasierte Buchhaltung für große und kleine Vereine

sevDesk für Vereine hier testen

Als Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen konzipiert, eignet sich sevDesk auch perfekt als Buchhaltungsprogramm für Vereine. Die cloudbasierte Software ermöglicht es Belege mühelos zu digitalisieren und einfach Rechnungen zu schreiben.

Durch die Anbindung des Vereinskontos lassen sich darüber hinaus Rechnungen von Lieferanten direkt aus dem System begleichen. Zahlungseingänge, z.B. Mitgliederbeiträge, können automatisch der passenden Rechnung und somit dem passenden Mitglied zugewiesen werden. Die vorhandene Kundenverwaltung lässt sich problemlos in eine intuitive Mitgliederverwaltung umfunktionieren.

Überblick über die Funktionen

Rechnungen schreiben (für Mitgliederbeiträge, Sponsoring etc.)

Online Banking (Anbindung des Vereinskontos)

Belege digitalisieren

Kassenbuch (rechtskonforme Kasse bei Vereinsfeiern)

aktuelle Auswertungen (EÜR & GuV)

Zusammenarbeit Steuerberater (Zugriffsrechte im System)

Buchhaltungssoftware kostenlos testen

sevDesk kann 14 Tage kostenlos getestet werden und ist nach der Testphase in drei Tarife gestaffelt.

Was kostet SevDesk für Vereine?

Den günstigsten Tarif Rechnung erhält man ab 6,90 € pro Monat. Vereine mit gemeinnütziger Ausrichtung erhalten auf Anfrage einen gesonderten Rabatt.
sevdesk.de für Vereine
Unsere Vereinssoftware - Programm nur für Vereine

Mit Unsere Vereinssoftware habt ihr alle Anforderungen zur Vereinsverwaltung im Griff. Und das meint mehr als nur Buchhaltung. Ihr könnt damit eure Mitglieder verwalten, könnt Kassenbuch führen oder auch Projektmanagement aufsetzen.

Und natürlich habt ihr auch das komplette Rechnungswesen sowie die Buchhaltung in dem Tool.

Überblick über die Funktionen

Komplettes Rechnungswesen

Rechnungsvorlagen

Autom. UStVA und Versendung mit Zertifikat

Einnahmenüberschussrechnung

Bilanz mit GuV

IDEA Schnittstelle

GoBD sicher

Anlagenverwaltung mit Afa Berechnung

Software kostenlos testen

Ja, es gibt eine kostenfreie Demo der Vereinssoftware.

Was kostet Unsere Vereinssoftware?

Es gibt zwei Versionen von Unsere Vereinssoftware: Der Einzelplatz für Vereine bis 250 Mitgliedern kostet 159,99 Euro pro Jahr. Und die Version „Team" mit größerem Funktionsumfang gibt es ab 12,50 Euro pro Monat.
unsere-vereinssoftware.de
Buchhaltung für Vereine mit Zusatzfunktionen: die MTH-Software für Vereinsverwaltung

Alles an Bord ist mit der Vereinsverwaltung von MTH-Software: Für Vereine, die nicht steuerpflichtig sind, gibt es eine einfache EÜR-Buchhaltung namens Vereins-Assistent, in der Version Vereins-Profi steht alles zur Verfügung, was Vereine benötigen, bei denen Steuerpflicht besteht. Die Zuordnung zu den Einnahmekonten erfolgt automatisch, Ausgabenbuchungen lassen sich einfach zuordnen. Kontenpläne lassen sich auch anpassen, und ein umfassendes Berichtswesen findet ihr auch schon in der Version für nicht steuerpflichtige Vereine.

Die Profi-Version unterstützt daneben auch Haushaltspläne und Budgets, Elektronische Umsatzsteuervoranmeldung, Spendenbescheinigungen und Inventarbuchhaltung. Lernprogramme, eine umfangreiche Hilfe und ein sehr guter kostenloser Hotline-Support und Fernwartung stehen für die Mitarbeiter im Verein zur Verfügung.

Alle anderen anfallenden Aufgaben im Verein (Mitgliederverwaltung, Vereinsmeldungen, Sepa-Lastschriften, ...) lassen sich mit dem Vereinsmanager der Software erledigen.

Vereinssoftware kostenlos testen

kostenlose Demo kann runtergeladen werden

Online/Offline

Die Buchhaltungsprogramme gibt es bisher nur als Software auf dem Rechner. Das Programm zur Mitgliederverwaltung (MTH-Vereins-Manager) ist bereits als Online-Variante zu haben. Vielleicht zieht der Anbieter mit seinen anderen Produkten nach.

Was kostet MTH für Vereine?

Die Preise sind vernünftig gestaffelt, Vereinsverwaltung und Buchhaltung gibt es für 30 EUR pro Jahr, für steuerpflichtige Vereine für 55 EUR pro Jahr.
http://www.mth-software.de/
Webling Vereinsverwaltung - das einfache Buchhaltungsprogramm

Webling setzt, gerade bei der Buchhaltung, auf ein anderes Konzept: nämlich radikale Einfachheit. Die Buchhaltung ist vor allem für Nichtbuchhalter gemacht, damit auch etwas anders als man das von herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen gewöhnt ist. Trotzdem sind die wichtigsten Funktionen an Bord, dazu gibt es eine gut gestaltete Mitglieder- und Dokumentenverwaltung. Der wesentliche Vorteil von Webling: das ganze System läuft online, kann also problemlos von überallher genutzt werden.

Demo/Testversion

Es gibt einen Demozugang, in dem ihr bei der Buchhaltung die Doppelte Buchhaltung, einen anpassbaren Kontenplan, die Debitorenverwaltung, Bilanz und Erfolgsrechnung, Budget und Kostenstellen testen könnt.

Was kostet die Webling Vereinsverwaltung?

Die Preise sind fair, die Version Basic (bis zu 100 Vereinsmitglieder) gibt es für 7,50 EUR im Monat. Die Plus-Version (bis zu 250 Vereinsmitglieder) dann ab 16,50 EUR im Monat, die Premium-Funktion mit erweiterter Buchhaltung für bis zu 500 Mitglieder für 29,50 EUR im Monat.
www.webling.eu
Linear-Vereinsverwaltung (ehemals LEXWARE) - umfassende Buchhaltungssoftware für Vereine

Man kann auch die recht professionell gestaltete Vereinssoftware mit umfassender Buchhaltung (Doppik oder EÜR nach Wahl, UstVA, Bilanzierung) und HBCI-Online-Banking erwerben. Die Testurteile sind sehr gut, auch diverse PC-Magazine haben die Software hervorragend bewertet.

Das Programm gibt es in zwei Varianten: Standart und Premium. Wesentlicher Unterschied von Premium: Ihr könnt an bis zu 5 Arbeitsplätzen die Software nutzen.

Überblick über die Funktionen

Flexible Kontenrahmen für die Vereinsbuchhaltung

Einnahmen und Ausgaben buchen nach Geschäftsbereichen

Automatische Storno- und Splittbuchungen

Anlage von Buchungsvorlagen - auch für Splittbuchungen

Schnellbuchungsmasken für Einnahmen, Ausgaben, Stapel- und Splittbuchungen

Haushaltsplanung und Buchen mit Kostenstellen

Summe-Salden-Liste, EÜR, BWA, GuV

Jahresvergleiche EÜR und Kostenstellen/Kostengruppen

Umsatzsteuervoranmeldung mit Elster

Sicheres und komfortables Online-Banking

Standard- und SEPA-Einzel- und Sammelüberweisungen

Demo/Testversion

Gibt es für beide Varianten, Laufzeit vier Wochen.

Was kostet die Linear-Buchhaltungssoftware?

Linear vereinsverwaltung standard 219,00 Euro, Linear vereinsverwaltung premium 288,80 Euro
www.linear-vereinsverwaltung.de
Großer Standard: WISO Buchhaltungsprogramm für Vereine

Mitglieder- und Kontaktverwaltung inklusive Mitgliedsausweisen, Adressetiketten mit Online-Porto und Dokumentenarchiv, frei definierbare Beitragssätze z.B. für Familien, Zuwendungsbescheinigungen, Spendenquittungen, automatisch: Beitragslauf, Rechnungen, Mahnungen - WISO Mein Verein lässt kaum Wünsche bei der Vereinsverwaltung offen.

Die Vereinskasse samt sicherem Online-Banking, Giro-, Kreditkarten- und PayPal-Konten führen und abgleichen, IBAN/BIC Konverter, SEPA-Einzug per Lastschrift mit Mandatsverwaltung und Pre-Notification, auch das geht. Ihr könnt Kasse und Bankkonto (auch online) verwalten, Rechnungen und Mahnungen erstellen und die Buchführung erledigen.

Auch das Vereinsleben lässt sich damit gut organisieren: mit Einzel- und Serienbriefe mit Vereinslogo, Newsletter per E-Mail, Bestandserhebungslisten, Inventarverwaltung/Verleihlisten, Aufgaben- und Veranstaltungsplanung, Mitgliedsstatistiken: Geburtstage, Jubiläen, Altersstruktur usw.

Demo/Testversion

Nein, keine Testversion oder Demo vorhanden.

Was kostet WISO Mein Verein?

WISO Mein Verein ist für 49,99 Euro als Einzellizenz oder in der Teamwork Version für maximal 3 Arbeitsplätze für 99,95 Euro erhältlich.
https://www.buhl.de/s/wiso-meinverein
S-Verein Finanz - Online Vereinsverwaltung mit Finanzbuchhaltung

S-Verein ist als Online-Vereinsverwaltung aus der Cloud konzipiert. Mit dem Account könnt ihr S-Verein Finanz aktivieren und habt damit eine vollwertige Finanzbuchhaltung - ebenfalls online.

Überblick über die Funktionen

Auswertungen zur steuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung

automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung

mehrstufiges Mahnwesen

automatische Erstellung von Zahlvorschlägen (Lieferantenrechnungen)

automatische Datenübernahme aus der Vereinsverwaltung

umfangreiche Rechtevergabe

Starthilfe dank Einrichtungsassistent

Videoschulung für die ersten Schritte

Demo/Testversion

Ja, 30 Tage Testversion

11,90 Euro im Monat
www.s-verein.de

# data[].attributes.attachment_link.title
Buchhaltungssoftware für Vereine - Übersicht und Checkliste 08/2023

# data[].attributes.attachment_link.description
Eine geordnete Buchhaltung für jeden Verein unerlässlich - bei den Sonderregelungen und besonderen Bedürfnissen, die teilweise bei Vereinen vorliegen, lassen sich aber Buchhaltungsprogramme für gewinnorientierte Unternehmen oft mehr schlecht als recht als Buchhaltungsprogramme verwenden.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Redaktionelle Empfehlung: Kurabu

Ideal für Mehrspartenvereine

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Ähnliche Vereinssoftware Vergleiche

Vereinssoftware-Kaufberatung:
So wählen Sie das richtige Produkt aus dem obigen Vereinssoftware Test oder Vergleich

Das Wichtigste in Kürze

Manche Programme zur Verwaltung von Vereinen sind vollständig auf die Online-Nutzung ausgelegt. Das bedeutet, Sie brauchen keinen zusätzlichen Speicherplatz, ein neues Betriebssystem oder aufwendige Installationen vorzunehmen, sondern können von überall auf Ihre Vereinsdaten zugreifen. Auch die Vereinsverwaltung mit einem Mac wird damit möglich.

Mit Hilfe der Vereinsverwaltungssoftware können Sie Sammel-Nachrichten versenden, Rechnungen erstellen und archivieren, Veranstaltungen planen und natürlich die Daten der Mitglieder einsehen und aktualisieren. Software zur kostenlosen Vereinsverwaltung ist oftmals auf die Mitgliederverwaltung beschränkt.

Durch die Digitalisierung der Daten können Sie und Ihr Verein viel Zeit und Arbeitsaufwand bei der Verwaltung einsparen und außerdem schneller und besser mit Ihren Mitgliedern in Kontakt treten. Teilweise ist sogar die Gestaltung der eigenen Webseite mit der Software für Vereine möglich.

Deutschland gilt als das Land der Vereine. Im Jahr 2017 zählt die Bundesrepublik knapp 600.000 eingetragene Vereine.

Da ist es wenig verwunderlich, dass auch Software-Hersteller die Zeichen der Zeit erkannt haben und ihren Kunden entsprechend die Möglichkeit bieten, auch die Verwaltung ihres Vereins mithilfe eines Computerprogramms zu managen und dadurch so weit wie möglich zu verbessern.

In unserem Vereinssoftware-Test 2023 verschaffen wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Anbieter solcher Programme und verraten Ihnen mit welcher Software Ihnen das Arbeiten am leichtesten fällt.

1. Was ist Vereinssoftware und was macht sie?

Die Software zur Verwaltung von Vereinen soll Menschen den Zusammenschluss in Clubs und Vereinen vereinfachen. Genauso wie es in größeren Firmen oder Behörden längst Gang und Gäbe ist, können mittlerweile auch Vereine ihre Strukturen digitalisieren.

Die Software kann die Vereinsverwaltung immens beschleunigen, indem sie sämtliche Daten der Mitglieder sammelt, sie ordnet und bei Bedarf anzeigen kann. Auch die gesamte Vereinsbuchhaltung sowie die Beiträge der einzelnen Mitglieder können durch die Software verwaltet werden. Außerdem erkennen Sie, wenn Zahlungen nicht oder verspätet eingegangen sind. So haben unübersichtliche Papierhaufen und meterlange Aktenschränke im Vereinswesen mittlerweile ausgedient.

Auch wer bereits einen Schritt weiter ist und seine vereinsinterne Mitgliederverwaltung bisher mit Excel erledigt hat, wird die Vorteile der getesteten Software schnell erkennen.

Genauso wie die jeweiligen Vereine überaus unterschiedlich sein können, so nehmen auch die Programme zur Verwaltung der Vereine mitunter sehr unterschiedliche Aufgaben wahr:

Erstellen von umfangreichen Mitgliederdatenbanken

Vereinsbuchhaltung (Beiträge managen, Mahnungen verfassen, Quittungen erstellen, usw.)

Material-, Inventar- oder Lagerverwaltung innerhalb des Vereins

Erstellung von Vereinswebseiten

Organisation von Treffen, Spendenaktionen usw.

Hinweis: Die Möglichkeiten in der Finanzbuchhaltung unterscheiden sich bei den Produkten voneinander. Wo Sie bei einigen Programmen komplexere Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder eine Umsatzsteuervoranmeldung durchführen können, sind andere Tools eher einfach ausgestaltet und bieten entsprechende Funktionen gar nicht oder nur in höherpreisigen Versionen an.

2. Was kostet eine Vereinssoftware?

Die Preise der getesteten Software sind meist als Abonnement in monatlichen oder jährlichen Intervallen zu entrichten. Einige wenige Programme bieten auch den Kauf per Einmalzahlung an.

Eine genaue Aussage über voraussichtliche Kosten ist hierbei schwer, da die Anbieter unterschiedliche Preisstrukturen nutzen und teilweise verschiedene Funktionen als Extra-Pakete anbieten. Monatlich werden im Schnitt jedoch zwischen 7 und 24 Euro für die kleinste Variante fällig. Diese eignet sich in den meisten Fällen für Vereine mit bis zu 100 Mitgliedern.

Tipp: Viele Hersteller bieten einen, teilweise nicht unerheblichen, Rabatt an, wenn Sie statt eines Monatsabos gleich für ein ganzes Jahr zahlen.

2.1. Geht Vereinssoftware auch kostenlos?

Selbstverständlich können Sie sich auch kostenloser Online-Vereinssoftware bedienen. Hierbei bieten sich zwei Möglichkeiten: Zum einen bieten diverse Anbieter von Vereinssoftware eine abgespeckte Test- bzw. Gratisversion Ihres Produkts an. Diese bietet sich zwar für einen Einblick in die Software an, kommt bei umfänglicher Nutzung auch von kleineren Vereinen jedoch sehr schnell an ihre Grenzen.

Eine andere Option ist die Nutzung von Open-Source-Vereinssoftware. Hier gibt es einige valide Alternativen, welche für den einen oder anderen Verein durchaus einen Blick wert sind.

Hier haben wir die wichtigsten Vor- und Nachteile von Open Source Vereinssoftware für Sie zusammengefasst:

Vorteile
kostenlose Softwarenutzung

Internet-Community als schnelle Online-Hilfe

oftmals sehr gut entwickelte Programme - nicht unbedingt schlechter als kostenpflichtige Software

Nachteile
kein firmeneigener Support und keine Garantie für problemloses Funktionieren der Programme

teilweise große Schwierigkeiten bei der Integration von Freeware in bereits vorhandene, kommerzielle Software

eventuell keine Weiterentwicklung bzw. Updates - Nutzungsdauer begrenzt

Anwendung häufig etwas komplizierter

" Mehr Informationen

3. Wie arbeitet die Software?

Die Softwares in unserem Vereinssoftware-Vergleich unterscheiden sich in ihrer Arbeitsweise stark voneinander. Einige Anbieter vertreiben noch klassische DVDs, die zunächst auf dem Computer installiert werden müssen, während viele andere auf ein moderneres, online-basiertes System zurückgreifen.

Die Lösungen aus der Cloud bieten oftmals zusätzlich die Möglichkeit an, auf die Vereinsverwaltung per App zuzugreifen.

Welcher Typ von Vereinsverwaltungssoftware für Ihren Club oder Verein am besten geeignet ist, richtet sich neben der Größe des Vereins auch nach dem gewünschten Umfang des Programms sowie den Kosten, die hierfür investiert werden sollen.

Tipp: Falls Sie austreten wollen haben wir einige Kündigungsschreiben von großen und bekannten deutschen Vereinen, wie zum Beispiel eine Kündigungsvorlage für den DAV (Deutscher Alpenverein).

Fast alle Anbieter ermöglichen über ihre Software die Führung eines digitalen Kassenbuches und eine Mitgliederverwaltung für Ihren Verein. Sie können also sämtliche Adressen, die Kontoverbindungen und die Verträge Ihrer Vereinsmitglieder zusammenlegen, sodass alle zusammengehörenden Informationen in einer digitalen Akte abgespeichert und jederzeit wieder auffindbar sind.

Auch Einladungen oder Spendenaufrufe lassen sich mit der Software zur Mitgliederverwaltung von zentraler Stelle an eine Vielzahl von Personen versenden.

Tipp: Nicht jedes Vereinsverwaltungsprogramm verfügt über eine sogenannte DATEV-Schnittstelle, um die entsprechenden Daten an Ihren Steuerberater weiterzuleiten. Wer hierauf Wert legt, sollte dieses Kriterium bei seiner Entscheidung unbedingt im Auge behalten.

4. Was sollte man bei der Auswahl des Programms beachten?

In dieser Übersicht haben wir Vereinssoftware, die online arbeitet und nicht installiert werden muss, mit Programmen verglichen, die einmalig mittels einer DVD oder CD-ROM auf Ihrem Vereins-PC eingerichtet werden müssen:

Vereinsverwaltung Online

Vereinsverwaltung via DVD-Installation

Bei der Online-Vereinsverwaltung ist das Betriebssystem unerheblich, das Sie in Ihrem Verein bisher verwendet haben. Eine gesonderte Vereinssoftware für Mac-Geräte ist daher nicht nötig.

Die Installations-Software benötigt meist ein aktuelles Windows-Betriebssystem und gestattet in der Regel nur einem einzigen System-Administrator, der Zugriff auf die Daten aus der Software hat.

Ihre Daten sind perfekt vor Datenverlust geschützt, da die gesamte Vereinsverwaltung in der Cloud gespeichert ist.

Software, die von einem Datenträger aus installiert wird, besitzt meist umfangreichere Funktione n für die Vereinsbuchführung. Die Software unterstützt teilweise sogar eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt sowie Einnahmen-Überschuss-Rechnungen.

Sie können die Administratorenrechte meist frei auf Ihre Vereinsmitglieder verteilen und sogar Abstufungen in den Berechtigungen festlegen.

Programme, die zunächst installiert werden müssen, können in der Regel eine unbegrenzte Mitgliederanzahl verwalten.

5. Fazit

Das Fazit in unserem Vereinssoftware-Vergleich lautet: Grundsätzlich benötigt heutzutage jeder Verein - und sei er noch so klein - ein System zur Verwaltung seiner Aufgaben und Mitglieder. Es ist weder praktikabel noch zeitgemäß, diese Aufgaben nach wie vor auf dem Papier oder die Vereinsverwaltung mit Excel zu erledigen.

Vereine sollten sich dabei überlegen, ob sie lieber ein kostenpflichtiges Programm nutzen wollen oder ob sie stattdessen auf eine kostenlose Software für ihren Verein setzen. Diese Entscheidung sollten Sie von Vorkenntnissen und der Größe des Vereins abhängig machen.

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Vereinssoftware Vergleich 2023 im Überblick

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Unsere Produktvergleiche sind:

Immer aktuell:

Spätestens nach 120 Tagen aktualisieren wir jede Rubrik mit neuen Produkten und recherchieren Entwicklungen in den Bestenlisten. Dadurch sind unsere Empfehlungen jederzeit aktuell.

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https://www.clubdesk.de

Gratis-Version für kleine Vereine, aber sinnvoll ab S ab 10 Euro im Monat

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Für wen ist ClubDesk?

Die Online-Vereinssoftware ClubDesk ist kinderleicht zu erlernen und bestens geeignet für Sportvereine, Chöre, Theatergruppen, Gartenvereine, Fanclubs u.v.m. - also eigentlich für jeden Verein, Club oder Gruppe von Menschen, die einem gemeinsamen Interesse nachgehen und ihre Organisation gut und einfach in die Zukunft führen möchten.

Mit ClubDesk habt ihr auch Folgendes einfach im Griff

Schnell und intuitiv. So muss eine Vereinssoftware funktionieren.

Damit eine Software für Vereine wirklich funktioniert, muss sie einfach zu bedienen sein. Schau dir in diesem Film an, wie einfach die ClubDesk Vereinssoftware aussieht und wie schnell man die Vereinsverwaltung damit erledigt.

Alles dabei - Für die optimale Zusammenarbeit

Wenn alle wichtigen Arbeiten mit einer Software erledigt werden können - von der Mitgliederverwaltung über die Buchhaltung bis zur Vereinswebseite - dann profitieren alle Vereinsmitarbeiter optimal von der Arbeit der anderen und gewinnen richtig Zeit.

Die Webseite zeigt dann automatisch das neue Datum des Sommerfests, eine Rechnung wird an die vor Minuten geänderte Mitgliederadresse geschickt und vieles, vieles mehr.

Toller Service für Vereinsmitglieder, Fans usw.

Auch eure Mitglieder, Fans und ehrenamtlichen Helfer*innen werden begeistert sein: dank ClubDesk könnt ihr ihnen viele tolle Infos und einen Superservice bieten - von einer top aktuellen Webseite inklusive Mitgliederbereich bis zu einem Handy-Vereinskalender.

Wir sind für euch da

Kostenloser Support ist für uns selbstverständlich.
Per E-Mail, TeamViewer oder Telefon.

Sicherheit für eure Vereinsverwaltung

ClubDesk ist DSGVO-konform und bietet permanente Datensicherung, Updates und Backup.

Die 6 Module der Vereinsverwaltung

Große Zeitersparnis, einfachere Administration und bessere Datensicherheit bekommt ihr, wenn ihr alle Verwaltungsaufgaben in einer vernetzten Lösung erledigen könnt. Das bietet ClubDesk mit seinen sechs Modulen der Vereinsverwaltung.

Rechnungen und Buchhaltung führen

Weil ihr beim Erstellen von Rechnungen direkt auf die aktuellen Daten von allen Mitgliedern zugreifen könnt, verschickt ihr eure Rechnungen so schnell und einfach wie nur irgend möglich - per E-Mail oder mit der Post, als QR-Rechnungen oder SEPA-Lastschrift. Und natürlich könnt ihr Zahlungseingänge importieren, automatisch den entsprechenden Rechnungen zuweisen und mit wenigen Klicks Zahlungserinnerungen verschicken.
Und in der Vereinsbuchhaltung werden automatisch für alle Rechnungen und Zahlungseingänge entsprechende Buchungen angelegt. Bestimmt selbst, ob ihr für euren Verein nur ein Kassenbuch, eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen oder eine doppelte Buchhaltung mit Fremdwährungen und MwSt. führen wollt.

Termine und Veranstaltungen planen

Mit ClubDesk plant ihr alle eure Vereinsaktivitäten bequem und übersichtlich in einem zentralen Kalender. Legt mit ein paar Klicks fest, welche Gruppen oder Mannschaften bei einem Termin dabei sind, wo die Aktivität durchgeführt wird und ob der Termin nur einmalig oder z.B. jeden Dienstag stattfindet.
Zeigt auf eurer Vereinswebpage alle Spiele der ersten Mannschaft an oder im Mitgliederbereich bzw. im Handy-Vereinskalender die persönlichen Termine des angemeldeten Mitglieds - auf Wunsch mit An-/Abmelde-Option. Natürlich können Termine von den Mitgliedern oder Fans auch aufs Handy oder in den privaten Apple- oder Google-Kalender abonniert werden oder ihr verschickt per E-Mail automatisch Termineinladungen.

ClubDesk-Partner Deutschland

Über 15.000 begeisterte Vereine. Überzeuge dich selbst!

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Mit der Vereinssoftware ClubDesk habt ihr eure Vereinsverwaltung ganz einfach im Griff: Mitgliederverwaltung, Rechnungen, Buchhaltung, Vereinswebseite und mehr.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Mit der Buchhaltungssoftware Banana Buchhaltung erstellen Sie Ihre Vereinsbuchhaltung (Sportverein, soziale Arbeit und Freiwilligendienst, private Vereinigungen, Stiftungen, Kirchgemeinde oder gemeinnützige GmbH (gGmbH) etc.) in drei einfachen Schritten: Diese Kassenbuch-Buchhaltungsdateivorlage öffnen, den Standard-Kontenrahmen SKR 49 für Deutsche Vereine/Stiftungen/gGmbH den persönlichen Bedürfnissen anpassen, Buchungen eingeben ... uns schon ist die Buchhaltung erledigt!

Informationen für die Benutzung der Vorlage

Nummerierung und Struktur der Konten/Kategorien basiert auf dem DATEV Kontenrahmen SKR 49 für Vereine/Stiftungen/gGmbH. Es wird zwischen Ideellen Bereich (eigentliche Vereinstätigkeit) sowie Zweckbetrieb (wirtschaftliche Tätig, um gemeinnützige Ziele zu erreichen) unterschieden.

Der Kontenrahmen ist bereits mit den nötigen Kategorien für einen Verein eingerichtet. Wenn Sie Kategorien hinzufügen wollen, eine leere Zeile einfügen und die gewünschte Kategorie eingeben.

Sobald die Kategorien eingerichtet worden sind, können Sie mit dem Buchen anfangen. Automatisierte Funktionen vereinfachen das Eingeben und Fehleingaben können schnell und problemlos rückgängig gemacht - und auch wiederhergestellt werden. Die Eingaben erfolgen direkt im Buchungsjournal.

Wenn die Buchungen eingegeben worden sind, erhalten Sie professionelle Berichte für Vereine und vieles andere auf Mausklick.

Alle Ausdrucke werden aus Menü Buch1 erstellt, welches die Befehle für die unterschiedlichen Ausdrucke beinhaltet:

Buchungsjournal - Befehl Journal nach Periode. Es kann die ganze Periode oder eine bestimmte Periode angezeigt und ausgedruckt werden.

Konten-, Kategorie oder Gruppenauszüge - Befehl Konto/Kategorieauszüge. Es kann zwischen allen Auszüge oder einer Auswahl gewählt werden. In der Registerkarte 'Periode' wird die Periode bestimmt und in der Registerkarte 'Optionen' können diverse Optionen für das Ein- oder Ausschliessen in den Ausdruck aktiviert werden. Die Registerkarte Komposition erlaubt das Speichern von Ausdrucken mit bestimmten Optionen und deren erneute Übernahme bei Notwendigkeit, ohne die Einstellungen des Ausdruckes zu repetieren.

Formatierter Ausdruck - Befehl Formatierter Ausdruck. Der Ausdruck kann auch für eine bestimmte Periode erstellt werden. Im Ausdruck können diverse Optionen eingeschlossen werden und es können auch Kompositionen erstellt werden.

Formatierter Ausdruck nach Gruppen - Befehl Formatierter Ausdruck nach Gruppen. Der Ausdruck kann auch für eine bestimmte Periode erstellt werden. Im Ausdruck können diverse Optionen eingeschlossen werden und es können auch Kompositionen erstellt werden.

Buchhalterischer Bericht - Befehl Buchhalterischer Bericht. In der Tabelle Konten-Bericht wird der Bericht mit den gewünschten Optionen angezeigt. Berichte nach Periode sind auch mit Vergleich der Perioden oder Vorjahren möglich; jede Periode kann Unterteilungen haben, welche in Kompositionen gespeichert werden können.

Nützlich:
Handbuch Vereine/Stiftungen/ gGmbHs SKR 49 mit Informationen über die buchungstechnischen Besonderheiten dieser Lösung.

# data[].attributes.attachment_link.title
Kostenloses Kassenbuch für Vereine in Deutschland (SKR49)

# data[].attributes.attachment_link.description
Der Kontenrahmen für Vereine/Stiftungen/gGmbHs (SKR49). Unterteilung der Aufwand- und Ertragsposten nach ideellem Bereich sowie Zweckbetrieb.

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Zu jeder Zahlung ein Beleg. Damit ist deine Buchhaltung perfekt vorbereitet, denn deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und die Umsatzsteuervoranmeldung füllen sich automatisch mit jeder Zuordnung.

# data[].attributes.attachment_link.title
sevdesk - Buchhaltungssoftware wie für dich gemacht!