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FACULTAD DE ECONOMÍA Y CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

MAESTRÍA EN PROJECT MANAGEMENT

Planificación y Control de Proyectos

Programas y Procesos para la administración del alcance

Mural Digital

Autores:

Ø  Silvia Lee Fan Law Loo

Cédula: 8-841-249

Ø  Jhonder Paredes

Pasaporte: 163512639

Ø  Ivonne Canto

Cédula: 9-722-961

Ø  Farah Mariam Aizouki Zamora

Cédula: E-8-177860

Tutor: NORIEL ISAAC AYALA TORRES

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La administración del alcance de un proyecto es uno de los pilares fundamentales para asegurar su éxito. Esta disciplina se enfoca en definir y controlar lo que debe realizarse en un proyecto, garantizando que solo se incluyan los trabajos necesarios para cumplir con los objetivos, evitando el sobretrabajo o desvíos innecesarios.

En este contexto, herramientas como Microsoft Project y Microsoft Excel juegan un papel crucial. Microsoft Project es una plataforma diseñada específicamente para la planificación y gestión de proyectos, permitiendo a los equipos organizar tareas, hitos y recursos de manera eficiente. Su capacidad para generar diagramas de Gantt, asignar recursos y realizar seguimiento en tiempo real lo convierte en una opción ideal para gestionar el alcance de proyectos complejos.

Por otro lado, Microsoft Excel, aunque más general, ofrece una enorme flexibilidad para la administración del alcance. Con su capacidad para crear hojas de cálculo personalizadas, tablas dinámicas y gráficos, Excel es una herramienta poderosa para organizar, visualizar y controlar la información relacionada con el proyecto.

Ambas herramientas, utilizadas en conjunto o por separado, proporcionan a los gestores de proyectos la capacidad de planificar, monitorear y controlar el alcance de manera eficaz, asegurando que el proyecto se mantenga dentro de los límites previamente definidos. En este mural interactivo, exploraremos cómo Microsoft Project y Excel contribuyen a la administración del alcance a través de sus diferentes funciones y características.

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1.1. Microsoft Project (Aplicación para administrar el alcance)

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1.1. Microsoft Project (Aplicación para administrar el alcance)

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Microsoft Project es una herramienta diseñada específicamente para la gestión de proyectos. En el contexto de la administración del alcance, Microsoft Project permite a los gestores definir claramente los entregables, tareas y subtareas que componen el proyecto. Entre las principales funciones que facilita Microsoft Project en la administración del alcance se encuentran:

Definición de tareas y subtareas: Se puede desglosar el proyecto en pequeñas partes utilizando la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), lo cual es esencial para organizar las actividades y garantizar que todos los elementos del proyecto sean considerados.

Asignación de recursos: Permite la asignación de recursos humanos, materiales y costos a cada tarea, asegurando que los recursos se distribuyan de manera eficiente.

Seguimiento del progreso: A través de diagramas de Gantt y otras vistas, se puede monitorear el progreso de cada tarea en tiempo real, comparando lo planeado con lo ejecutado.

Gestión de hitos: Microsoft Project permite definir hitos clave para asegurarse de que los entregables críticos sean alcanzados en los tiempos establecidos.

En resumen, Microsoft Project proporciona una plataforma integral para gestionar el alcance, desde la planificación hasta el control, integrando todos los aspectos necesarios para una ejecución exitosa del proyecto.

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Ventajas de Microsoft Project para las organizaciones

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1.2  Microsoft Excel en la Gestión de Proyectos

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1.2  Microsoft Excel en la Gestión de Proyectos

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Microsoft Excel es una herramienta poderosa y ampliamente utilizada para la gestión de proyectos debido a su flexibilidad, accesibilidad y la capacidad de adaptarse a diversas necesidades. Aunque existen plataformas más especializadas para la gestión de proyectos, Excel sigue siendo una opción popular, especialmente en proyectos pequeños o cuando se requieren soluciones personalizadas.

Ventajas de Excel en proyectos:

Flexibilidad: Permite crear hojas de cálculo personalizadas para ajustarse a las necesidades específicas del proyecto.

Familiaridad: La mayoría de los profesionales ya conocen Excel, lo que facilita su uso.

Herramientas de análisis de datos: Desde funciones matemáticas básicas hasta herramientas avanzadas como tablas dinámicas y gráficos, Excel ofrece un amplio conjunto de herramientas útiles para el análisis de proyectos.

Propósito del uso:
En el contexto de la gestión de proyectos, Excel es útil para planificar el alcance del proyecto, definir tareas, asignar tiempos y recursos, y hacer seguimiento del progreso del mismo. Es especialmente valioso cuando se requiere un control detallado y personalizado de todas las variables del proyecto.

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 1.2.1. Herramientas de Excel para Administrar el Alcance

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 1.2.1. Herramientas de Excel para Administrar el Alcance

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Tablas dinámicas:

Las tablas dinámicas permiten analizar y organizar grandes cantidades de datos de manera sencilla. En el contexto de un proyecto, puedes utilizarlas para:

Ver el avance por tareas o fases.

Analizar el tiempo invertido versus el planeado.

Filtrar datos por responsable, fecha o prioridad.

Gráficos y diagramas:

Puedes crear gráficos de Gantt simples en Excel para visualizar las fases y actividades del proyecto, ver las fechas de inicio y fin, y detectar posibles retrasos.

Funciones y fórmulas clave:

Excel cuenta con varias fórmulas que son útiles para la gestión del alcance del proyecto:

SUM: Para sumar los tiempos o costos estimados.

IF: Para hacer comparaciones y tomar decisiones en función de los resultados.

VLOOKUP: Para buscar información en grandes tablas y comparar valores clave.

COUNTIF: Para contar cuántas tareas están en una fase específica (completada, en progreso, etc.).

Fases: Principales divisiones del proyecto.

Tareas: Acciones específicas dentro de cada fase.

Duración: Tiempo estimado para cada tarea.

Recursos: Asignación de personas y materiales.

Plantilla de control de cambios en el alcance:

Puedes crear una plantilla para registrar cualquier cambio en el alcance del proyecto, incluyendo:

Descripción del cambio.

Impacto en tiempo y costos.

Fecha de aprobación.

Responsable del cambio.

Seguimiento del progreso:

Con Excel, puedes crear una hoja para monitorizar el avance de cada tarea, comparando el tiempo estimado con el tiempo real. Esto permite identificar desviaciones y ajustarlas en el cronograma.

Gestión de riesgos y desviaciones:

Excel permite llevar un registro de riesgos potenciales y las acciones correctivas necesarias. Por ejemplo:

Crear una lista de riesgos con una columna para el impacto estimado.

Asignar responsables y fechas para la mitigación de esos riesgos.

Integración con Otras Herramientas

Importar y exportar datos:

Excel se puede integrar con otras herramientas de gestión como Microsoft Project o Trello, lo que facilita la exportación de datos para generar informes o importar información desde otras plataformas.

Macros en Excel:

Las macros son útiles para automatizar tareas repetitivas en la gestión de proyectos. Puedes grabar una macro para automatizar el seguimiento de tareas o la actualización de gráficos, lo que ahorra tiempo y evita errores humanos.

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1.2.2. Ejemplo de Gestión de proyectos en Excel

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1.2.2. Ejemplo de Gestión de proyectos en Excel

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Con la Plantilla de Gestión de Proyectos en Excel usted controlará los plazos planificados y completados, el presupuesto gastado y recibido, entregables y el resultado del proyecto.

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1.3 Procesos para la administración del alcance 

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1.3 Procesos para la administración del alcance 

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La gestión del alcance de un Proyecto es una parte esencial para el desarrollo de este. En ella se incluyen los procesos que van a determinar el trabajo del proyecto y los necesarios para que dicho trabajo sea completado con éxito. Es decir, se trata de establecer qué trabajos están y cuales no están incluidos en la realización del proyecto. De esta forma, el profesional que quiera dedicarse a la Dirección de Proyectos ha de conocer los procesos para la gestión del alcance en proyectos.

1.3.1. planificación del alcance

1.3.2. recopilación de requisitos

1.3.3. definir el alcance

1.3.4. crear el EDT

1.3.5. validar el alcance

1.3.6. controlar el alcance

Explicación sobre los procesos de la administración del alcance

https://www.youtube.com/watch?v=vZ7oOT48fqc

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Los planes de gestión del alcance se implementan para crear una estructura del proyecto mediante la documentación de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto, también ayuda a reducir la posibilidad de que se produzca la corrupción del alcance.

El proceso de gestión del alcance es muy útil para evitar problemas comunes, entre ellos, los siguientes:

Cambiar constantemente los requisitos.

Gastar de más.

Perder el tiempo.

Incumplir con los plazos previstos.

El primer paso del proceso de planificación consiste en crear un documento con el plan del alcance, este documento debe incluir la declaración del alcance, un desglose de los requisitos del proyecto y cualquier entrega esperada.

El documento del plan de alcance también puede incluir un proceso de control de cambios que es un proceso para solicitudes de cambios con el que se puede evitar la corrupción del alcance. Es un documento que puedes consultar en etapas posteriores de la planificación del proyecto.

Aspectos a considerar para crear un plan de alcance:

·         Incluye la opinión de expertos: Para crear un documento de planificación del alcance, debes considerar todas las partes del proceso organizacional. Comunícate con los participantes de otros departamentos y con los ejecutivos para asegurarte de tener toda la información que necesitas.

·         Organiza reuniones iniciales: Antes de cerrar el documento de alcance, asegúrate de lograr la aceptación de todas las personas que participan en el proyecto. Comparte el documento del plan de alcance de manera asincrónica u organiza una reunión inicial para que los demás gerentes y miembros del equipo que participan en el proyecto puedan contribuir con la declaración inicial del alcance.

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Planificar la Gestión del Alcance CertCampus Curso PMP® Online

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La recopilación de requisitos es un proceso clave en la gestión del alcance, ya que define las expectativas y necesidades del cliente o del grupo de interés para el proyecto. Este proceso se centra en identificar, documentar y gestionar las necesidades para cumplir con los objetivos del proyecto.

En Microsoft Excel, este proceso puede gestionarse utilizando diferentes enfoques:

Hojas de seguimiento de requisitos: Excel facilita la creación de listas que permiten documentar cada uno de los requisitos del proyecto, indicando su prioridad, responsable y estado de cumplimiento.

Uso de filtros y tablas dinámicas: Estas funciones permiten clasificar y agrupar los requisitos según categorías como "necesidades del cliente", "funcionales" y "no funcionales". Esto es útil para estructurar grandes volúmenes de información de manera clara.

Integración con herramientas visuales: Excel puede complementarse con gráficos y tablas para hacer un seguimiento visual del cumplimiento de los requisitos.

Este proceso es crítico porque sienta las bases para la planificación del alcance y asegura que el producto final cumpla con las expectativas del cliente.

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DALL·E 2024-09-07 17.44.49 - An image representing the process of requirement gathering in project management. The image shows a diverse team of professionals collaborating at a t

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El alcance del proyecto es una de las áreas más críticas de la gestión de proyectos, ya que establece claramente qué trabajo se realizará y qué trabajo quedará fuera del proyecto. Define los límites del proyecto, los entregables y los objetivos específicos que se deben cumplir. Un alcance bien definido asegura que todas las partes interesadas comprendan exactamente lo que el proyecto debe lograr, ayudando a evitar malentendidos, retrasos y costos adicionales.

El alcance incluye:

1. Objetivos del proyecto: ¿Qué debe lograrse? ¿Cuál es el resultado esperado?

2. Entregables: Los productos, servicios o resultados tangibles que se generarán al finalizar el proyecto.

3. Tareas y actividades: El desglose detallado de las tareas que se deben completar para lograr los entregables.

4. Exclusiones: Lo que no forma parte del proyecto, para evitar confusiones más adelante.

5. Suposiciones: Aspectos que se consideran ciertos para la planificación del proyecto.

6. Restricciones: Factores que limitan las opciones del equipo de proyecto, como presupuestos, plazos o recursos limitados.

Un alcance bien definido no solo ayuda a los equipos a saber en qué enfocarse, sino que también actúa como una guía para la toma de decisiones durante el proyecto. Si surge una solicitud de cambio o una nueva tarea, el alcance permitirá decidir si ese trabajo adicional es parte del proyecto o si requiere una replanificación.

Importancia del alcance en un proyecto:

Evita la desviación del alcance: Al definir claramente lo que se hará y lo que no, se minimizan los riesgos de que el proyecto se desvíe de sus objetivos iniciales.

Facilita la planificación de recursos y tiempo: Un alcance definido permite asignar correctamente los recursos y estimar el tiempo necesario para cada fase del proyecto.

Establece expectativas claras: Al detallar qué entregables se esperan y cuándo, las partes interesadas saben qué esperar y cuándo.

Roles de Excel en el alcance

Microsoft Excel es una herramienta increíblemente útil para gestionar el alcance de un proyecto debido a su capacidad para organizar, visualizar y analizar datos.

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La EDT es una herramienta excelente para trabajar con alcances de proyectos complejos o con miembros del equipo que prefieran usar otras vistas en vez de una de lista. Si bien la mayoría de los gerentes de proyectos prefieren algunos tipos de imágenes antes que otros, todas las estructuras de desglose del trabajo están compuestas de las mismas piezas clave.

Independientemente del método de vista que elijas, la EDT debería contar con lo siguiente:

La base de referencias del proyecto, que incluye el plan del proyecto, la descripción y el nombre.

Participantes del proyecto

Un programa organizado del proyecto.

Los entregables del proyecto y las subtareas.

A partir de este punto, organizarás la estructura según los niveles jerárquicos de los subentregables. El proyecto entero deberá consistir de varios niveles de tareas que dependerán del trabajo necesario y, en general, del cronograma del proyecto.

En la práctica, para proyectos grandes, se recomienda trabajar la WBS antes que las actividades del cronograma. Es sensato ordenar qué hay que hacer y qué no, en primer lugar, y después descomponer los paquetes de trabajo en actividades con su información temporal. Si el proyecto no es muy complejo (como es el caso, que sólo dura 2 meses), mi recomendación es comenzar a pensar en términos de alcance (qué haremos y qué no haremos) directamente escribiendo la lista de actividades en Project.

Los códigos de estructura de descomposición del trabajo (EDT) son números esquema que puede aplicar a las tareas y editar para que se ajusten a las necesidades específicas de su empresa. Project proporciona automáticamente números de esquema básicos para cada tarea, pero puede aplicar su propio esquema personalizado al proyecto en cualquier momento.

¿Cómo crear la WBS?

La EDT la crea el equipo del proyecto, ya que habitualmente son las personas que efectivamente ejecutarán el trabajo los que mejor conocen como se va a descomponer este.

Como ya se ha comentado previamente, este documento se crea después de tener claros los objetivos y requerimientos para el proyecto, por lo que el primer paso será tener estos definidos y determinar los entregables a nivel de:

Producto resultante del proyecto o fase del proyecto (por ejemplo la versión Beta de un programa o un prototipo funcional)

Requerimientos o entregables relativos a la normativa interna de la organización o legislación aplicable (por ejemplo el proyecto eléctrico para legalizar una instalación)

Requerimientos o entregables a nivel de gestión del proyecto (por ejemplo informes de seguimiento o la RFQ para una trabajo a subcontratar

Una vez determinados los entregables, estos se subdividen en paquetes de trabajo, lo cual puede hacerse de arriba hacia abajo, o de abajo hacia arriba:

Estrategia “arriba hacia abajo”: partiendo de cada entregable, este se subdivide en entregables de menor tamaño hasta llegar a los paquetes de trabajo individuales.

Estrategia “abajo hacia arriba”: conociendo el conjunto de paquetes de trabajo individuales a realizar, estos se van juntando en grupos, en base a los entregables resultantes.

Este documento permite por un lado definir de forma clara cada paquete de trabajo, y una vez aprobado, puede usarse como hoja de registro de trabajos. Si quieres unas plantillas de diccionario de la EDT y de hojas de registro de trabajo, las puedes conseguir dentro de nuestro pack de plantillas profesionales.

Explicación sobre cómo crear el EDT

https://www.youtube.com/watch?v=NBdw5INmAmE

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La validación del alcance significa, simplemente, lograr la aceptación de todas las personas que participan en el proyecto. Asegurarse de que todos entiendan con claridad cuáles serán las entregas del proyecto para evitar cualquier corrupción del alcance en el futuro.

El proceso “5.5 Validar el alcance” de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK® – Sexta Edición, Project Management Institute, Inc., 2017) indica que los entregables del proyecto deben ser revisados y validados formalmente por un interesado con la autoridad suficiente para hacerlo. Sin embargo, no siempre es fácil conseguir la validación de los interesados, aun cuando el entregable cumple con sus especificaciones.

Aspectos que facilitan el proceso de validar el alcance:

Definir los entregables a validar: No todos los entregables del proyecto requieren de validación formal; algunos son entregables internos, intermedios o de naturaleza técnica que son validados por los mismos miembros del equipo. Durante la planificación del proyecto deben identificarse aquellos entregables y sub-entregables que se validarán por los interesados.

Identificar a los interesados correctos: Al identificar a los entregables que requieren validación (desde la planificación), se deberá también definir con claridad quiénes son los interesados que validarán esos entregables, bajo el entendido de que esos interesados tienen la autoridad absoluta para validar el entregable, y que su firma de aceptación es válida al 100%.

Definir criterios de aceptación: Es común que el cumplimiento de las especificaciones técnicas no sea suficiente para obtener la aceptación del entregable. Pueden existir algunas condiciones o criterios no técnicos que deben cumplirse para que el interesado valide el entregable.

Revisión planificada y formal: La revisión del entregable debe estar programada con anticipación y asignando un tiempo suficiente a esa validación. Todos los interesados que deban participar en la revisión deben estar convocados y su participación debe confirmarse previamente.

Clarificar el objetivo de la revisión: Por último, a los interesados les debe quedar claro que, al final de la revisión, se debe contar con uno de estos documentos firmados:

1.Carta de aceptación

2.Solicitud de cambio por acción correctiva o reparación.

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Controlar el alcance, es un proceso que consiste en evaluar el estado del alcance del proyecto (datos de desempeño del trabajo), en comparación con la línea base del alcance, y en caso de existir una variación significativa, decidir el tipo de acción correctiva a aplicar.

Razones que provocan cambios en el alcance.

Los cambios en el alcance pueden ocurrir por diferentes razones:

Solicitudes de cambio.

Pueden venir motivadas por parte del cliente o por el propio director de proyecto. Este tipo de acciones deben seguir un proceso formal de control de cambios, puedes consultar el post sobre la gestión del cambio en los proyectos. Si los cambios son tan pequeños que, al implementarlos, no van a ejercer un impacto significativo en ninguna de las restricciones del proyecto, el proceso de control de cambios no es necesario.

La corrupción del alcance.

En ocasiones, un cambio aparentemente simple, puede llegar llegar a convertirse en un gran cambio que impacte en las restricciones del proyecto, provocando un aumento incontrolado del alcance. Los cambios no controlados en un proyecto se denominan “Corrupción del Alcance”, y pueden fácilmente causar estragos si no se manejan bien.

Consiste en una mala práctica en la que, sin contar con la aprobación del cliente o patrocinador, se añaden características y funcionalidades al producto o servicio. Puede originarse por varias razones:

Un análisis deficiente de los requisitos iniciales. Los clientes no siempre saben lo que quieren, y a veces, solo tienen una vaga idea: «no sé exactamente lo que quiero, pero te lo diré en cuanto lo vea».

También puede deberse a que el director de proyecto, crea de, de forma errónea, que ha entendido correctamente los requisitos del cliente.

¿Cómo se controla el alcance del proyecto?

Pasos para controlar el alcance del proyecto:

1. Se necesita tener una definición clara de lo que es el alcance en el proyecto y los entregables completos.

2. Es conveniente tener presentes la documentación de los requisitos y la matriz de trazabilidad.

3. Debemos medir el rendimiento del alcance en relación con la línea base del alcance, y comprobar si existe una variación significativa, a esto se le denomina, Análisis de la Variación. Seguidamente, decidir si es necesario implantar acciones preventivas o correctivas.

4. Determinar si se necesita actualizar la línea base del alcance u otras partes de la dirección del proyecto.

5. Analizar el impacto de los cambios en el alcance, en todas las restricciones del proyecto.

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Comentarios sobre la administración de la planificación

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Comentarios sobre la administración de la planificación

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En este video comento un poco lo que considero sobre la gestión de la planificación de los proyectos,la cuál considero la base para el éxito de éstos.

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Video explicativo sobre el uso de Excel en la gestión de proyectos.

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Video explicativo sobre el uso de Excel en la gestión de proyectos.

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Video explicativo sobre los procesos y programas de administración del alcance 

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Video explicativo sobre los procesos y programas de administración del alcance 

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En la siguiente presentación podemos apreciar un pequeño resumen general de los conceptos aprendidos de una forma breve y precisa para acatar con todos los puntos y procesos a llevar dentro de la administración del alcance de un proyecto.

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Herramientas Clave para la administración del alcance de un proyecto.

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Herramientas Clave para la administración del alcance de un proyecto.

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En este video abordo de manera general los conceptos fundamentales de la administración del alcance en proyectos, destacando el rol de herramientas como Microsoft Project y Excel para una planificación y control eficiente. Reflexiono sobre la relevancia académica de estos temas y su impacto en la gestión profesional de proyectos, enfatizando la importancia de comprender y aplicar correctamente estas técnicas para garantizar el éxito de cualquier iniciativa.

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Herramientas Clave para la administración del alcance de un proyecto: Microsoft Project y Excel

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Recapitulando todos los puntos visto dentro de este mural digital podemos concluir que el alcance del proyecto "te permite establecer límites en tu proyecto y definir con precisión los objetivos, plazos y entregables del proyecto que deseas lograr"

Al visualizar con claridad el alcance del proyecto podemos aumentar las posibilidades de lograr las metas y objetivos de tu proyecto sin sufrir demoras ni sobrecarga de trabajo, garantizando así el éxito del proyecto.

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https://asana.com/es/resources/scope-management-plan

https://evoryt.mx/la-validacion-del-alcance/

Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) (6th ed.). Project Management Institute.

Microsoft Corporation. (2023). Microsoft Project Documentation. Microsoft.

https://support.microsoft.com/project

Microsoft Corporation. (2023). Microsoft Excel Documentation. Microsoft. https://support.microsoft.com/excel

Kerzner, H. (2017). Project management: A systems approach to planning, scheduling, and controlling (12th ed.). John Wiley & Sons.

https://www.linkedin.com/pulse/qu%C3%A9-es-microsoft-project-y-para-sirve-denis-ezhelev-5wxqf/

https://www.ealde.es/procesos-gestion-alcance-proyectos/

https://www.recursosenprojectmanagement.com/work-breakdown-structure/