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Tipologia da documentação interna e externa

O documento e a informação

As organizações produzem e recebem diariamente imensa informação expressa em documentos, são exemplos: faturas, cartas comerciais, cópias de documentos emitidos, legislação oficial, atas, estatutos, escrituras, balanços, balancetes, etc.

Os documentos entram nas organizações via correio, fax, e-mail, trazidos pessoalmente pelos colaboradores, criados internamente num processador de texto, numa folha de cálculo, num programa de gestão, ou noutro qualquer suporte eletrónico. A saída é normalmente realizada da mesma forma.

Muita dessa informação, por interesse das empresas ou por imposição legal, deverá ser arquivada e guardada durante vários anos. Há documentos que devem ser sempre guardados, exemplo: contratos, atas, estatutos, escrituras.

Noção de Documento

Documento é todo o registo de ideias ou informações que pode servir de consulta, estudo ou prova, qualquer que seja a sua forma de transmissão.

Informação = Conteúdo (fluído, imaterial)

Documento = Suporte da informação (prova física)

A importância da documentação na vida das organizações

Os documentos são a base essencial da atividade empresarial / organizacional, ao nível dos negócios, dos investimentos e da prestação de contas.

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Com calma vamos aprender as funções mais básicas de Excel....Força!!!

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Microavaliação de reflexão- Excel-dia 14

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Sumário:

Agendamento do teste de recuperação à ufcd 0565 - dia 3 de dezembro

Esclarecimento das atividades que os alunos têm de realizar para recuperação de aulas e fixação do prazo de entrega - dia 12 de dezembro

Aula expositiva dos conteúdos da ufcd 0661 - circuito documental da correspondência expedida e recebida

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Sumário:

Simulação do circuito documental da expedição e recebimento da correspondência de organizações de empresas diversas

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Sumário:

Entrega e correção do teste de avaliação parte 2

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Sumário:

Entrega e correção do teste de avaliação parte 1

Correção do teste de avaliação e Microavaliação

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Sumário:

Esclarecimento de dúvidas estudo individual ou em pares

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Sumário:

Entrega da microavaliação

Resolução de uma ficha de trabalho

Esclarecimento de dúvidas

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Dificuldades:

Tenho dificuldade em perceber cartas, não sei distinguir os tipos de cartas

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Sumário:

Continuação da resolução das fichas de trabalho. Esclarecimento de dúvidas a pedido dos alunos, de forma individual.

Reflexão individual do aluno sobre o seu desempenho

Microavaliação formativa

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Ficha de Trabalho nº8/ Carta de Encomenda/ Ex.1

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Ficha de Trabalho nº8/ Carta de Encomenda/ Ex.1

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Sumário:

Continuação da resolução das fichas de trabalho- elaboração de documentos de acordo com a estrutura convencionada/normalizada .

Correção dos trabalhos

Esclarecimento de dúvidas

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Sumário:

Continuação da resolução das fichas de trabalho

Acompanhamento monitorização e feedback aos alunos

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Sumário:

Continuação da resolução das fichas de trabalho

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Sumário:

Correção da ficha de trabalho nº7

Resolução da ficha de trabalho nº8

Correção da ficha de trabalho nº8

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Resolução da ficha de trabalho nº7 - dia 16/10

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Resolução da ficha de trabalho nº7 - dia 16/10

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1- Considere a seguinte situação:

A empresa “Gondo liberdade, Lda.” com sede em Gondomar, propriedade dos

sócios Fernando Santos, Rui Fonseca e Adalberto Leitão, dedica-se à

organização de eventos radicais. Possui atualmente 7 trabalhadores.

A Direção é da responsabilidade de Fernando Santos e Rui Fonseca.

O Técnico Comercial é José Matos, o Técnico Administrativo Mónica Silva e o Técnico da

Manutenção Paulo Pinheiro.

No dia 27 de setembro de 2022 às 9:30 horas, realizou-se a reunião da equipa técnica,

presidida por Fernando Santos, na sala de reuniões da sede, na qual esteve presente Alice

Fernanda, na qualidade de Secretária da reunião. Foram convocados os elementos da

Direção, o Técnico Comercial, o Técnico Administrativo e o Técnico principal de manutenção.

Faltou por se encontrar ausente do país, o Técnico Comercial. Esta reunião teve como

objetivos os seguintes pontos:

1- Leitura e aprovação da ata da reunião anterior.

2- Introdução de novas atividades.

3- Alteração dos preços praticados.

4- Outros assuntos

1.1-

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Sumário:

Continuação da correção da ficha de trabalho nº6

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Resolução da ficha de trabalho nº6 - dia 15/10

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Resolução da ficha de trabalho nº6 - dia 15/10

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1- Memorando nº5

Data: 18 de março de 2022

Para: Todos os Trabalhadores

De: Rodrigo Fernandes

Departamento de Recursos Humanos

Assunto: Abertura de Novo Restaurante em Matosinhos

Prezados Colaboradores,

Temos o prazer de informar que, a partir do dia 15 de junho de 2022, inauguraremos um novo restaurante "Goodfood" localizado na Rua da Feira, n.º 276, em Matosinhos.

Esta nova unidade visa expandir nossa presença na região e oferecer aos nossos clientes a qualidade e o serviço que nos caracterizam. Contamos com a colaboração de todos para que essa abertura seja um sucesso.

Mais informações sobre a inauguração e a integração da equipe serão comunicadas em breve.

Agradecemos a todos pelo empenho e dedicação.

Atenciosamente,

Gerência
Restaurante Goodfood

2-

2.1- O prazo mínimo para a afixação ou divulgação da convocatória geralmente é de 5 a 10 dias úteis antes da reunião, dependendo da legislação ou normas aplicáveis. É importante verificar o regulamento específico da sua instituição.

2.2- A Convocatória serve para comunicar oficialmente a realização de uma reunião, informar os participantes sobre data, hora e local, e delinear a agenda. Ela também garante a transparência e formalidade do processo, além de permitir que os envolvidos se preparem adequadamente para os assuntos a serem discutidos.

2.3-Os elementos fundamentais que devem constar de uma convocatória são:

1. Identificação do tipo de reunião ou evento.

2. Quando a reunião ocorrerá.

3. Onde a reunião será realizada (ou link para reuniões virtuais).

4. Tópicos a serem discutidos.

5. Lista das pessoas convocadas.

6. Quem está convocando a reunião.

7. Como, por exemplo, a necessidade de confirmação de presença ou documentos a serem trazidos.

2.4-

2.5- A ata tem como intencionalidade ou objetivo a realização de registros de ideias, informações e decisões tomadas por uma coletividade. É um importante e eficiente recurso para se documentar tudo o que foi discutido e deliberado em assembleias, congressos, conferências, e, principalmente, reuniões.

2.6- Preparação: O Presidente deve estar bem preparado, revisando a pauta e os objetivos da reunião com antecedência. Isso ajuda a guiar a discussão de forma eficaz.

Abertura da Reunião: Começar a reunião de forma clara, apresentando a agenda e os objetivos, e definir as expectativas para a participação dos presentes.

Gerenciamento do Tempo: Controlar o tempo dedicado a cada tópico, garantindo que todos os pontos da pauta sejam abordados e que a reunião não se prolongue desnecessariamente.

Facilitação da Discussão: Estimular a participação de todos os membros, garantindo em diferentes opiniões sejam ouvidas e que a discussão seja equilibrada.

Resolução de Conflitos: Mediar desacordos ou tensões que possam surgir, mantendo um ambiente respeitoso e colaborativo.

Síntese de Ideias: Resumir os pontos principais discutidos, assegurando que todos compreendam as conclusões e decisões tomadas.

Encerramento: Concluir a reunião de forma clara, revisando as ações a serem tomadas e os responsáveis, e definindo o próximo encontro, se necessário.

Follow-up: Após a reunião, pode ser necessário acompanhar os resultados e garantir que as decisões e ações sejam implementadas conforme combinado.

2.7- Ele organiza o ambiente de trabalho, arquiva documentos, redige cartas, ofícios e comunicados. Participa de reuniões, palestras e conferências para registrar o que foi discutido e acordado.

2.8- A ata é um texto de modalidade técnica que tem como principal função registrar discussões e deliberações tomadas em reuniões, simpósios, assembleias ou sessões.

Do ponto de vista estrutural, a ata apresenta uma composição fixa:

título;

data e local;

corpo do texto;

assinatura.

2.9-

2.10- A estrutura básica de uma ata inclui:

1. Cabeçalho: data, hora, local e tipo de reunião.

2. Lista de presenças: nomes dos participantes e ausentes.

3. Abertura: quem presidiu a reunião e breve introdução.

4. Pauta: tópicos a serem discutidos.

5. Desenvolvimento: resumo das discussões, propostas e resultados de votações.

6. Encaminhamentos: ações a serem tomadas e responsáveis.

7. Encerramento: hora de fim e agradecimentos.

8. Assinaturas: assinatura do presidente e do secretário.

2.11- Início da Ata:

Ata da reunião realizada em (data), à (hora), no (local). Presentes: (listar nomes). A reunião foi presidida por (nome do presidente), que iniciou os trabalhos.

Encerramento da Ata:

Nada mais a tratar, o presidente agradeceu a presença de todos e encerrou a reunião às (hora). Eu, (nome do secretário), lavrei a ata que será assinada por mim e pelo presidente.

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Sumário:

Explicação teórica com recurso a PPT sobre redação de cartas comerciais.

Continuação da resolução das fichas nº1, 2, 3, e 4 sobre cartas comerciais.

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Sumário:

Aula expositiva com recursos a PPT e materiais em formato de papel sobre técnicas de elaboração de documentação

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Eu hoje fiz todas as perguntas da ficha de trabalho nº5

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Resolução da ficha de trabalho nº5 - dia 04/10

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Resolução da ficha de trabalho nº5 - dia 04/10

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1.1- Os documentos são todos os suportes contendo informações que ajudem a tomar decisões, comuniquem decisões tomadas, registarem assuntos de interesse da organização ou do indivíduo.

1.2-

Quanto à finalidade:

Posição: Objetivo de conservar ideias ou informações, o doc. funciona como fonte de informação. Ex.: registo de um hotel

Circulação ou transmissão: Servem para fazer circular as ideias ou informações, o doc. é veículo de transporte. Ex.: fatura, letra.

1.3- Os documentos normalizados obedecem a uma idêntica estrutura, conteúdo e dimensão, permitindo, por exemplo, a sua leitura ótica com as naturais vantagens daí resultantes em matéria de processamento e arquivo.

1.3.1- Os principais exemplos dos documentos de normalização são:

Harmonização de conteúdos;

Prevenção do erro no preenchimento;

Aumento da segurança na circulação.

1.4-Um relatório é um documento que apresenta informações de forma clara e organizada, com o objetivo de informar, analisar ou avaliar um determinado assunto. Geralmente, os relatórios são utilizados em contextos académicos, empresariais e científicos, e podem incluir dados, análises, gráficos e conclusões.

1.5- O relatório tem diversas utilidades e funções, entre as quais se destacam:

1. Comunicação de Informações: O relatório serve como um meio de comunicar dados, resultados e análises de forma clara e organizada, facilitando a compreensão por parte dos leitores.

2. Documentação: Ele atua como um registro formal de atividades, processos ou pesquisas, permitindo a consulta futura e a manutenção de um histórico.

3. Tomada de Decisão: Fornece informações essenciais que ajudam gestores e a tomar decisões informadas, embasadas em dados concretos.

4. Avaliação de Desempenho: Permite a análise do desempenho de projetos, equipes ou processos, ajudando a identificar áreas de melhoria e sucesso.

5. Transparência: Promove a transparência dentro de uma organização, permitindo que todos os envolvidos tenham acesso às informações relevantes.

6. Planejamento: Auxilia na elaboração de estratégias e no planejamento de ações futuras, com base em dados e resultados obtidos.

1.6-

Índice- Deve conter todas seções do relatório com referência às páginas, incluindo capítulos e subcapítulos.

Corpo de desenvolvimento- Narração dos factos, apresentação de toda a fundamentação para as conclusões e recomendações

Conclusão- Resumo de todas as ideias apresentadas. Não podem aparecer dados novos. Num relatório muito longo, no fim de cada capítulo deve-se apresentar uma breve conclusão.

1.7- A estrutura de um relatório simples:

Introdução, desenvolvimento do tema e conclusão

1.8-A estrutura de um relatório simples e um relatório complexo se diferencia principalmente pela profundidade e pela organização das informações.

Relatório Simples

1.9- A introdução de um relatório:

Introduzir o leitor para dentro do relatório. Define-se o objetivo do relatório (para que vai servir; o que deu origem). Explica-se a forma como vai ser desenvolvido e explica-se o ordernamento dos temas, a metodologia.

E a conclusão:

Resumo de todas as ideias apresentadas. Não podem aparecer dados novos. Num relatório muito longo, no fim de cada capitulo deve-se apresentar uma breve conclusão.

2-

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Sumário:

Continuação da resolução das fichas nº6 e 7

Orientação individual da elaboração do relatório da Formação em Contexto de Trabalho relativo ao estágio realizado no ano letivo 2023/2024.

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Sumário:

Correção da ficha nº 5 e resolução das fichas 6 e 7

Resposta a questionário na plataforma Socrative sobre correção ortográfica

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Sumário:

Continuação da resolução e correção escrita e norma linguística; deteção e correção de erros.

Correção da ficha de trabalho nº4

Resolução da ficha de trabalho nº5

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Resolução da ficha de trabalho - dia 02/10

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Resolução da ficha de trabalho - dia 02/10

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1-

1.1-

1) clareza

2) coerência

3) clareza

4) concisão

5) concisão

6) coerência

7) clareza

1.2

1.2.1- Na comunicação interna, operacionalizam os seus serviços, e na externa, projetam uma imagem

1.3

1.3.1- Os três exemplos são:

"Já tratamos desse assunto muito apressadamente" esta frase passa para "Tratamos desse assunto apressadamente"

2º exemplo:

"Os nossos notáveis produtos são belos, bonitos e bons", esta frase passa para "Os nossos produtos são bons"

3ºexemplo:

"Ele tinha-a visto",esta frase passa para "Ele viu-a".

1.4

1.4.1-

1º exemplo: Palavra imprecisa: "Coisa"
Frase original: "Ele trouxe uma coisa interessante."
Frase melhorada: "Ele trouxe um livro interessante."

2ºexemplo: Palavra imprecisa: "Alguma"
Frase original: "Vou comprar alguma fruta."
Frase melhorada: "Vou comprar maçãs."

3ºexemplo: Palavra imprecisa: "Fazer"
Frase original: "Vou fazer um trabalho."
Frase melhorada: "Vou escrever um relatório."

1.5

1.5.1-

Um dicionário é uma compilação de palavras ou de termos próprios, ou ainda de vocábulos de uma língua.

Um prontuário ortográfico é um livro que reúne as principais dúvidas da língua portuguesa, sendo concebido para ser de fácil consulta e estar sempre à mão.

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Sumário:

Continuação da correção da ficha de trabalho nº3

Resolução da ficha de trabalho nº4 e 5

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Resolução da ficha de trabalho nº3

Parte 1

1- se não

2-à; havia

3-Fala-se; falasse

4-Por que; há; Porque

5-calaste

6-Haviam

7-cala-te

8-Havia

9-Ah

10-senão

B.

1-Erraste; escreves

2-falasse; conseguisse

3-aprendo; poupo

4-Junto; bato; deito; frito; obtem-se

5-viajasse; tivesse

6-

7-puseres

8-Durmo

9-corrigisse

10-

11-falasse; trabalhasse

Parte 2

1

1.1-

1.2-Fazia, ação, atentado, explosão, abaixo, empresa, havia, receava, dirigia-se, a fim, preenchidos, interveio, mal, jeito.

2

2.1-(A)

2.2-(A)

2.3-(B)

2.4-(A)

2.5-(A)

2.6-(B)

3-

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Resolução da ficha de trabalho n°1 - 01/10

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Resolução da ficha de trabalho n°1 - 01/10

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Sumário:

Correção da ficha n°1

Correção ortográfica

Resolução da ficha de trabalho n°2 e 3

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Resolução da ficha de trabalho do Guia de Aprendizagem pag.6 - dia 27/09

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Resolução da ficha de trabalho do Guia de Aprendizagem pag.6 - dia 27/09

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 ficha do guia de aprendizagem pag.6 - dia 27/09

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 ficha do guia de aprendizagem pag.6 - dia 27/09

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Sumário:

A comunicação escrita nas organizações: características; estrutura; tipologia. Aula expositiva com recurso a PPT. Continuação da resolução da ficha de trabalho nº2

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Sumário:

Conclusão da correção das fichas de trabalho do guia de aprendizagem- 1ªparte

Envia por email do guia de aprendizagem - 2ª parte e ficha de trabalho n º 1

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No dia 24 de setembro no 2 computador perto da porta na parede eu encontrei a peça do espaço partida ao meio

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6. Quem inventou a imprensa? Em que século?

Foi o Gutemberg, no século XV.

7. Achas que essa invenção foi muito importante? Porquê?

8. O Telégrafo apareceu no século XIX. Quem o inventou?

Quem inventou o telégrafo foi o André - Marie - Ampère.

9. Em que século surgiu a televisão?

A televisão surgiu no século XX

10. Achas que a televisão é muito importante para as pessoas? Porquê?

Sim, porque agora toda a gente sabe o que se passa no nosso mundo e etc....

11. O telefone foi uma das mais importantes invenções da humanidade. Quem o inventou? Em que ano?

Alexandre Bell em 1876

12. Hoje existem os satélites. Por que é que os satélites são tão importantes na vida das pessoas?

Porque os satélites retransmitem mensagens e comunicações por todo o Planeta.

13. O que é que o Futuro nos reservará ainda, ou seja, o que é que o Homem é capaz de vir a inventar no nosso séc. XXI? És capaz de prever algumas invenções para este século? Quais?

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Sumário:

Continuação e conclusão da ficha de trabalho

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Bom dia Rodrigo,

na próxima aula lembre-me por favor para alterar no s/ padlet a publicação.

obrigada

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Resolução do guia de aprendizagem - aula dia 20 de set

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Resolução do guia de aprendizagem - aula dia 20 de set

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1. Na pré-história, como é que o homem registava os seus pensamentos?

Na pré - história o homem desenhava nas paredes das cavernas.

2. Como se chamava a forma de comunicação inventada pelos egípcios?

Os Egípcios criaram os hieróglifos, que até pareciam bandas desenhadas.

3. Apesar de não conhecerem uma linguagem escrita, alguns povos primitivos conseguiam comunicar. Como é que faziam?

Por exemplo na África, eles usavam a linguagem dos tambores.

4. Na Idade Média, como é que o rei conseguia comunicar com o seu povo?

Na Idade Média, os arautos do Rei liam as mensagens na Praça Pública.

5. Os primeiros livros foram copiados à mão. Como se chamavam as pessoas que tinham essa tarefa a seu cargo?

As pessoas que tinham essa tarefa a seu cargo chamavam - se monges capistas.

6. Quem inventou a imprensa? Em que século?

Foi o Gutemberg, no século XV.

7. Achas que essa invenção foi muito importante? Porquê?

8. O Telégrafo apareceu no século XIX. Quem o inventou?

9. Em que século surgiu a televisão?

A televisão surgiu no século XX

10. Achas que a televisão é muito importante para as pessoas? Porquê?

Sim, porque agora toda a gente sabe o que se passa no nosso mundo e etc....

11. O telefone foi uma das mais importantes invenções da humanidade. Quem o inventou? Em que ano?

Alexandre Bell em 1876

12. Hoje existem os satélites. Por que é que os satélites são tão importantes na vida das pessoas?

Porque os satélites retransmitem mensagens e comunicações por todo o Planeta.

13. O que é que o Futuro nos reservará ainda, ou seja, o que é que o Homem é capaz de vir a inventar no nosso séc. XXI? És capaz de prever algumas invenções para este século? Quais?

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Sumário:

Verificação da organização do padlet individual.

Resolução, individual, das fichas de trabalho do guia de aprendizagem.

Correção das cartas de apresentação.

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Sumário:

Organização do portfólio digital no padlet.
Envio do guia de aprendizagem por via digital e em suporte de papel.
Correção de algumas cartas de apresentação.
Apresentação em PTT da 1.º parte do módulo: Comunicação; tipos; formas; evolução.
Resolução das fichas de trabalho constantes do guia de aprendizagem.

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Sumário:

Continuação da criação de padlet individual.
Atividade de diagnose- Redação de carta de apresentação.

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Sumário:

Boas vindas aos alunos.
Apresentação dos conteúdos da disciplina com recurso a PTT.

Orientações sobre o que e como se preparar para os diferentes conteúdos/temas/ufcds:
Avaliação (recursos, instrumentos, ponderação).
Criação/manutenção do Padlet individual.

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Rodrigo

Rua de Cima nº37

4420-567 Gondomar

Professora Ercilia Rua de Baixo nº50 4621-727 Porto

Ex.mo(a) Sr(a). Professora Ercilia, sou o Rodrigo moro em Gondomar e tenho 15 anos, estudo na Escola Secundária de Gondomar e de momento estou no 11º ano do curso Técnico Administrativo, gosto de passear, jogar andebol e sair com os meus amigos.

Venho por esta carta informar que estou interessado a estagiar na Piscina Municipal de Gondomar.

Melhores cumprimentos

Rodrigo