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desde el área que lo origina a la unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.

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una vez culminada su etapa de producción; la unidad de correspondencia debe garantizar la llegada a su destino sin contratiempo.

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hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.

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anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización.

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asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibo o del envío.

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examen de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y de la verificación del asunto para poder contestar la solicitud.

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abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos.

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comunicaciones oficiales: son todas aquellas comunicaciones

asignadas legalmente a una entidad.
Comunicaciones personales:son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades.

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recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades.

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FORMATO PARA LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

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FORMATO PARA LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

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Aquellas en soporte físico. Contiene el documento original y máximo dos copias del mismo.
Su objetivo es el de distribuirlas mediante el uso adecuado de procedimientos normalizados, de manera que, su destino sea alcanzable de manera segura y oportuna.

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Aquellas que ingresan a la empresa, las cuales deben ser revisadas para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.

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TODAS LAS COMUNICACIONES INTERNAS AMERITAN SER RADICADAS

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TODAS LAS COMUNICACIONES INTERNAS AMERITAN SER RADICADAS

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Todas las comunicaciones externas e internas que se reciban y que se generen en las dependencias u oficinas, deben ser radicadas, digitalizadas y registradas en el Sistema de Información y Gestión Documental de la entidad y entregadas para su control y distribución en la Ventanilla Única del Área de Correspondencia.

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Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.
El procedimiento inicia con la recepción y termina con la revisión.

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Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.