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La ejecución de cada una de estas fases contribuirá al mejoramiento de las estrategias de gestiona en pro de la empresa, incentiva el cumplimento de las normas, la consecución de políticas y el desarrollo de protocolos eficientes.

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FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 

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FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 

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5. Transferencia: políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tiene en cuenta los formatos, migración, estructura, y conservación.
6. Disposición de documentos: se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro de su conservación o eliminación a fin de darle su respectivo tratamiento.
7. Preservación a largo plazo: todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo de este modo se implementan los medios para la conservación de la información.
8. Valoración: ayuda a establecer la relevancia al interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.

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FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 

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FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 

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1. Planeacion: en esta fase se lleva a cabo la revicion, análisis e interpretación de las necesidades empresariales, es  la implemntacion de los protocolos, normas y objetivos de gestión.
2. Producción: en este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación,  ingreso y categorizacion.
3. Gestión y tramite: aquí se da importancia al análisis del documento se identifica y controla el propósito del documento y su intervención y utilidad en los distintos procesos administrativos, legales, de consulta y gestión empresarial
4. Organización: por medio de una revicion a fondo se establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que sera designado.

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Conjunto de procesos a realizar para administrar documentos y archivos dentro de una organización apoyados en un conjunto de normas técnicas y practicas, la implementacion correcta de la gestión documental permite recuperar información contenida en los documentos, modificarla si es necesario y archivarla el tiempo que sea necesario, de este modo es mas sencillo determinar cuales se pueden eliminar para ahorrar espacio ya que, en un momento dado, dejan de tener utilidad, y cuales deben quedar guardados por su mayor valor.

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Comprende las estrategias y técnicas especificas , relativas a la protección de los materiales tanto impresos como digitales custodiados en archivos. todas las medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos con el fin de prolongar su utilización en condiciones optimas durante el mayor tiempo posible.
Capacidad de almacenamiento
Condiciones ambientales generales
Ventilación
Iluminación

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La norma ISO 15489 para la información y gestión de archivos, proporciona una guía sobre como gestionar y administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos.
la norma ISO 303001, para el diseño, implementan, mantenimiento y optimizacion del sistema de gestión de archivo, especifica los requisitos necesarios para desarrollar un sistema de gestión de documentos.

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Son etapas que atraviesan los documentos desde el momento de su creación, hasta su disposición final.
ARCHIVO TOTAL se divide en tres etapas:
Archivo de gestión: (activo) comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo central: (semi-activo) en el que se agrupan distintos documentos transferidos por los distintos archivos de gestión.
Archivo histórico: (inactivo) todos los documentos transferidos por el archivo central.

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ARCHIVOS ACTIVOS: aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que  la documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia.
ARCHIVO SEMIACTIVO: se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizando el año fiscal si finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.
ARCHIVO INACTIVO: se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.

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Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos.