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Ne pas quitter le bureau sans avoir mis à jour ma liste de tâches de la semaine suivante!

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Ne pas quitter le bureau sans avoir mis à jour ma liste de tâches de la semaine suivante!

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Reminder

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Bien classé, bien trouvé : quelques secrets d’organisation de l’Assistante de Direction.

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Bien classé, bien trouvé : quelques secrets d’organisation de l’Assistante de Direction.

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Comment ranger mes dossiers informatiques ? Comment classer mes documents de tous les jours ? Que faut-il garder à portée de main ? Ce qui paraît évident à certains peut être une vraie torture pour d’autres…

Quelques conseils simples mais efficaces pour s’y retrouver à coup sûr !

Une bonne organisation contribue à mon efficacité et met en avant mon professionnalisme. Finies les pertes de temps à chercher mes documents et moins de stress.

On range!

On organise !

L’espace de travail!🗓

🪄
Les sièges visiteurs sont-ils disposés au bon endroit ? Les dossiers courants sont-ils facilement accessibles ? Peut-être que vous pourriez déplacer quelques meubles…

Mobilier de bureau.📅

A quoi sert telle ou telle armoire ? Est-ce qu’elle est correctement utilisée ? Si vous avez rangé une vieille imprimante ou des ramettes de papier dans une armoire à dossiers suspendus, videz-la pour l’exploiter plus efficacement… avec des dossiers suspendus (et jetez/recyclez la vieille imprimante que vous n’utilisez plus !).
Les dossiers suspendus vous permettront d’éviter d’entasser trop de papiers et de dossiers sur votre table de travail, et vous les retrouverez plus facilement.
Si vous manquez de place pour une armoire, il existe aussi des caissons à tiroirs pour dossiers suspendus.

Table de travail.📌

Ne gardez sur votre bureau que les objets que vous utilisez le plus et rangez ailleurs ceux dont vous vous servez rarement. Une surface de travail dégagée est beaucoup plus agréable.
J’Adopte une seconde table de travail pour mon ordinateur. Ainsi j’ai suffisamment de place pour mes dossiers et bannettes de travail sur l’espace principal. Les bureaux en « L » sont parfaits pour s’organiser de la sorte.

Je garde à portée de main📎📝

les objets et documents que j’utilise fréquemment :

Trombones, agrafeuse, ciseaux, scotch… dans des tiroirs, formulaires et répertoire téléphonique dans votre tiroir de bureau.
Prévoyez quelques fournitures de réserve pour ce que vous utilisez le plus.
Un petit cahier à spirales pour noter les tâches de la journée, les notes diverses en cours de communication téléphonique… C’est mieux que les notes autocollantes collées un peu partout qui se décollent, j’utilise des outils collaboratifs.
Trois bannettes : courrier entrant, courrier sortant, travail à faire. J’utilise des chemises de couleur, par exemple rouge pour les fax/mails, bleu pour le courrier, vert pour les copies… classez les tâches à faire par ordre de priorité, au-dessus de la pile.
Des dossiers bien rangés
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Conservez dans un seul dossier les fichiers que vous utilisez le plus souvent ainsi que le travail en cours (par exemple, le dossier « Mes documents »). Faites des sous-dossiers : formulaires, procédures, courriers, etc. Avec des fichiers bien rangés et non éparpillés, il sera aussi plus facile de faire des sauvegardes sur clés usB par exemple.
Placez des raccourcis sur votre bureau pour les programmes que vous utilisez le plus souvent (messagerie, base de données…).
Mettez le chemin et nom du fichier en pied de page de chaque document interne. Lorsque j’ai la version papier en mains, alors j’ aurais retrouver le fichier.

Classement : 5 tactiques bien à moi

La poubelle. Je lutte contre la tentation de vouloir tout garder, au cas où…

L’archivage. tous les trimestres, je fais de la place pour les nouveaux dossiers en archivant les anciens.

L’étiquetage. Pour mes classeurs sur l’étagère ou mes cartons d’archives, je note de façon très explicite ce qu’ils contiennent.

Le traitement immédiat. Je traite les dossiers et enveloppes en fonction de mes priorités de travail.

Je scanne régulièrement certains documents pour les passer au format pdf et je les archive . 🔒🗑

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Gérer ses tâches urgentes et importantes grâce à la matrice d'Eisenhower

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Classement

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Lorsqu'on gère ses tâches, il est important de différencier les tâches urgentes et les tâches importantes. Deux adjectifs à ne surtout pas confondre ! Dwight David Eisenhower, 34ème Président des États-Unis, aurait un jour déclaré à ce propos : " ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. " Nous allons voir comment les tâches peuvent être gérées en se basant sur une méthode efficace qui porte son nom, la matrice d'Eisenhower.

Le principe est assez simple. On considère que les tâches peuvent être urgentes et importantes, non-urgentes mais importantes, urgentes mais non-importantes, ou ni urgentes ni importantes. Distinguer ces 4 types de tâches est essentiel. La matrice d'Eisenhower permet de classer ses différentes tâches pour mieux les prioriser. Elle comprend 4 zones, l'idée est de répertorier les tâches selon leur importance et leur urgence au sein de cette matrice.

Voici quelques exemples de classements selon la matrice d'Eisenhower.

Important et urgent : payer ses factures, appeler les pompiers si un accident vient d'avoir lieu...

Important mais pas urgent : terminer cet article. Ce n'est pas urgent car ce n'est pas lié à l'actu.

Pas important mais urgent : partager cet article sur les réseaux sociaux dès qu'il sera en ligne.

Ni important ni urgent : regarder le résumé de Manchester United contre l'Inter de Milan.

Ensuite, l'idée est d'appliquer une approche différente selon la classification des tâches. Dans tous les cas, pensez à prévoir la durée nécessaire à leur réalisation, en amont, et en laissant de la marge. De cette façon, vous pourrez planifier plus facilement vos tâches pour les réaliser dans les temps.

Important et urgent : il s'agit des tâches les plus essentielles. Vous devez les faire immédiatement, commencez par celles-ci même si cela ne vous enchante pas. On a trop souvent tendance à procrastiner pour éviter les tâches qui ne nous intéressent pas.

Important mais pas urgent : ces tâches devront être réalisées avant la deadline fixée. Vous ne devez pas vous y plonger immédiatement, mais vous devez fixer dès aujourd'hui un créneau pour chaque tâche importante et non-urgente. Une bonne manière de ne pas les oublier !

Pas important mais urgent : si vous le pouvez, déléguez ces tâches à vos subordonnés. Sinon, réalisez-les sans attendre à moins que des tâches importantes et urgentes soient présentes dans votre todolist. Mais faîtes-le vite !

Ni important ni urgent : ce sont les seules tâches que vous pouvez repousser à plus tard. Pour une fois que vous y êtes autorisé, n'hésitez pas : procrastinez ! Ces tâches peuvent aussi servir de " soupapes " entre deux tâches qui demandent plus de concentration et d'application.

Que pensez-vous de la matrice d'Eisenhower ?

L'utilisez-vous ou utilisez-vous une autre méthode pour bien prioriser vos tâches ?

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Gérer ses tâches urgentes et importantes grâce à la matrice d'Eisenhower

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Lorsqu'on gère ses tâches, il est important de différencier les tâches urgentes et les tâches importantes. Deux adjectifs à ne surtout pas confondre ! Dwight David Eisenhower, 34ème Président des États-Unis, aurait un jour déclaré à ce propos : " ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.

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https://www.talenco.com/nos-publications/nouveaux-modes-de-travail

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Comment développer la culture agile dans votre entreprise ?

Réussir la transformation de votre organisation nécessite d’abord de développer la culture de votre entreprise autour des valeurs de l’agilité. En effet, il est indispensable que l’ensemble des collaborateurs se soient imprégnés des principes agiles avant tout déploiement de méthodes agiles. Pour insuffler un état d’esprit agile dans toutes les équipes, il convient d’avancer par étapes selon le Triangle de l’agilité :

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Archiver et trier🗳