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¿Qué es?
El objetivo en administración espera que los esfuerzos humanos que se producen en una empresa se realicen con efectividad. De manera que, se utilicen de mejor forma los recursos humanos, financieros y materiales de la organización.

¿Para qué sirve?
Sirven para anticipar los resultados de que buscamos o que se espera obtener al finalizar el proceso.

¿Cómo se hace?

Comienza con una declaración de visión. La declaración de visión ayuda a informar de la estrategia, por lo que está bien que la visión sea algo idealista o utópica. La visión debe ayudar a inspirar y motivar a tu equipo de proyecto.

Describe tus metas. Las metas también son generales y suelen tener un alcance amplio o de largo plazo, pero son el catalizador de los objetivos.

Establece tus objetivos de proyecto.  Los objetivos de proyecto deben adherirse al sistema SMART para lograr el máximo impacto.

Por ejemplo, una meta que alimenta la visión del 100 % de satisfacción del cliente puede ser un sistema de tickets de atención al cliente en línea más eficiente. A partir de ahí, puedes desarrollar el objetivo de proyecto de implantar un nuevo sistema de atención al cliente en línea para lograr tiempos de respuesta a los tickets de menos de una hora. El objetivo de proyecto también incluiría una fecha específica de finalización, así como métricas para cuantificar el resultado.

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¿Qué es?
Un Plan de Empresa es un documento en el que se identifica, describe y analiza una oportunidad de negocio o un negocio ya en marcha, examinado su viabilidad técnica, económica y financiera. Desarrolla todos los procedimientos y estrategias necesarias para convertir la oportunidad de negocio en un proyecto empresarial concreto.
Es una herramienta imprescindible a la hora de poner en marcha un proyecto empresarial, independientemente de su magnitud y/o de la experiencia empresarial del emprendedor.

¿Para qué sirve?
La finalidad de un Plan de Empresa es identificar, describir y analizar una oportunidad de negocio y/o una empresa ya en marcha, examinado su viabilidad técnica, económica y financiera. 9 Asimismo, ha de servir de tarjeta de presentación del negocio a terceras personas: bancos, inversionistas, instituciones, organismos públicos o cualquier otro agente implicado a la hora de recabar cualquier tipo de colaboración o apoyo financiero.

¿Cómo se hace?

La mayoría de los modelos de plan tienen estas secciones:

Resumen del Proyecto

Presentación de los Promotores

Análisis de la Idea de Negocio

Plan de Marketing

Plan de Producción

Plan Económico-Financiero

Plan de Organización

Plan de Puesta en Marcha

Plan de Contingencia

Ejemplo
Un plan suele referirse a un programa o procedimiento para conseguir un determinado objetivo, como por ejemplo: un plan de acción, un modelo sistemático que detalla qué tareas se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo, para lo cual se establecen metas y tiempos de ejecución.

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¿Qué es?
El cronograma es una herramienta esencial para elaborar calendarios de trabajo o actividades. Un documento en el que se establece la duración de un proyecto, la fecha de inicio y final de cada tarea; es decir, una manera sencilla de organizar el trabajo.

¿Para qué sirve?

Permiten planificar, en función del tiempo y de los objetivos, todas las actividades que necesitemos llevar a cabo para la culminación de un trabajo.

Permite maximizar el aprovechamiento del tiempo y aumentar la productividad

¿Cómo se hace?

1. Definiendo las tareas: Hay que saber cuáles son las tareas necesarias para el cronograma de actividades.

2. Encontrar las relaciones: Es probable que en la realización del cronograma de trabajo aparezcan tareas que dependan de otras.

3. Fijar plazos en el cronograma de trabajo: Hay que fijar los plazos de realización para cada una de las tareas o actividades que se llevarán a cabo.

4. Armar el cronograma: Agrupada toda la información anterior, el siguiente paso es plasmarla en el cronograma.

Ejemplo
Como ejemplo en la foto tenemos un cronograma con las actividades planeadas por cada mes del año 2019.

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¿Qué es?
Es una herramienta de planeación que expresa en términos financieros o monetarios las operaciones y recursos que  forman parte de la empresa en un período de tiempo determinado, para lograr los objetivos fijados por la organización en su estrategia.

¿Para qué sirve?
El presupuesto es útil para determinar la cantidad de recursos que se requieren para desarrollar las diferentes actividades de la empresa y para controlar los ingresos, gastos e inversiones a realizar en un tiempo determinado. Sirven para establecer controles financieros en la empresa.

¿Cómo se hace?

Para hacer un presupuesto se debe tener en cuenta:

1. Contar con un plan estratégico y metas organizacionales definidas

2. Pronosticar los ingresos mensuales.

3. Una lista de los gastos fijos cada mes.

4. Una lista de los gastos que varían cada mes.

5. Definir el flujo de caja.

6. Un cálculo de la diferencia entre gastos e ingresos.

Ejemplo
En la imagen podemos ver como se realiza un presupuesto personal tomando en cuenta los ingresos y los gastos fijos que se tienen.

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¿Qué es?
Un programa hace referencia a un plan o proyecto organizado de las distintas actividades que se irá a realizar.
Un programa es una serie de pasos en secuencia para llevar a cabo un plan.

¿Para qué sirve?

Los programas son más específicos

Tienen objetivos medibles

Correcta Organización

Eficiente control

¿Cómo se hace?

Informar e involucrar a todos los responsables del mismo.

Flexibilidad.

Determinar las acciones que se van a establecer.

El tiempo para la realización de cada acción.

Recursos que se destinarán a cada acción. Para llevar a cabo la asignación de recursos, deben considerarse los objetivos de la organización, así como las posibilidades de ésta.

Ejemplo
En la imagen se aprecia un programa con sus fechas y horarios así como la descripción de lo que se va a hacer.

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¿Qué es?
Estrategia como el puente que hay entre las políticas o los objetivos más altos y las tácticas o acciones concretas para llegar a la meta.

¿Para qué sirve?
Accionar frente a un determinado escenario. Esto, buscando alcanzar uno o varios objetivos previamente definidos.

¿Cómo se hace?
La estrategia en las organizaciones responde a las preguntas:

¿Cuál es el valor que se va a crear?

¿Qué necesita la organización para ser muy buena en lo que se propone?

¿Por qué cree que puede ganarle a la competencia?

¿Qué tipo de ingresos y ganancias espera recibir la organización?

Ejemplo
La venta cruzada o complementaria es una herramienta muy utilizada en las tiendas retail, se nos explica que una vez que tengamos al cliente seguro de llevarse una camisa por ejemplo, le debemos sugerir probarse un pantalón y unos zapatos y así es más probable que el cliente se lleve mas de un articulo esa es una estrategia de venta.

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¿Qué es?
El organigrama es una representación gráfica del esqueleto de una organización, mostrando los cargos jerárquicos.

¿Para qué sirve?
El organigrama permite a las empresas analizar de manera ordenada toda la estructura de la organización. Desempeñan una función muy importante dentro del departamento de recursos humanos reflejando la estructura e información de toda la organización.

¿Cómo se hace?

Establece la cadena de mando

Segmenta los departamentos

Asocia tareas y responsabilidades a cada grupo

Determina el ámbito de control

Ve de arriba hacia abajo.

Asegúrate de que ofrece una visión global

Asegúrate de que tu organigrama mejora la toma de decisiones

Ejemplo
En el organigrama que presento aquí se muestra una jerarquía en cuanto a los puestos que se muestran del más importante a quien tiene menos responsabilidades.

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¿Qué es?
El diagnóstico organizacional, se define como el análisis que se hace para evaluar la situación de la empresa, sus problemas, potencialidades y vías eventuales de desarrollo. Existen 2 tipos:

Diagnóstico funcional

Diagnóstico cultural

¿Para qué sirve?
Nos permite conocer el estado actual y las posibles alternativas de mejora, de forma productiva, en las finanzas, recursos humanos, administración entre otras áreas de la organización.

¿Cómo se hace?
1- Recolección de información

2.-Organización la misma

3.- Análisis e interpretación  de los datos obtenidos

Ejemplo
El diagnóstico organizacional es un documento que tiene varias partes, mi ejemplo es el índice de un diagnóstico organizacional de una empresa donde se muestran todas las partes que incluye el documento.

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9.- Detección de necesidades de capacitación

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9.- Detección de necesidades de capacitación

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¿Qué es?
La detección de necesidades de capacitación es un análisis que te permitirá saber cómo enfocarte en las debilidades de tus colaboradores y detectar las que son prioritarias, sin dejar de lado otras áreas no tan esenciales

¿Para qué sirve?
Proporciona información esencial para planear, elaborar y aplicar con éxito los programas de capacitación y permite a las organizaciones canalizar recursos hacia las áreas que contribuirán más al desarrollo de los colaboradores, mejorando el desempeño organizacional.

¿Cómo se hace?
Determinar los resultados deseados.

Relacionar los resultados deseados con las competencias de los empleados.

Identificar las competencias que se pueden entrenar.

Evaluar las competencias.

Determinar las brechas de rendimiento.

Ejemplo
El ejemplo de la imagen es de una empresa de llantas la cual hace este diagnóstico con el recurso del cuestionario.

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¿Qué es?
El diagnóstico de clima laboral comprende el análisis de información previamente recopilada para conocer la percepción que tienen los empleados de una organización con respecto a sus actividades, compañeros, superiores, etc.

¿Para qué sirve?
Estos diagnósticos exhaustivos son pertinentes para tratar diferentes situaciones complejas dentro de una empresa que puedan perjudicar el buen funcionamiento de un negocio.

¿Cómo se hace?
Se siguen 5 pasos

Fijar los objetivos del diagnóstico de clima laboral.

Determinar las herramientas de medición.

Detectar los aspectos críticos de tu clima laboral.

Analizar el entorno físico de tu empresa.

Interpretar los datos obtenidos.

Ejemplo
En el formato que se muestra en la imagen el diagnóstico de clima laboral es aplicado a través de una encuesta a los empleados o colaboradores de la empresa.

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¿Qué es?
Es un documento que contiene toda la información sobre la vacante a cubrir este se enfoca en la solicitud interna en una empresa.

¿Para qué sirve?
Además de ser un registro de solicitud de cobertura por vacante o creación de un nuevo puesto, es un instrumento de apoyo para la identificación y descripción de las funciones de los diversos puestos de la Institución.

¿Cómo se hace?

Datos generales del cargo

Justificación

Candidato ideal

Responsabilidades

Requisitos

Competencias

Habilidades y/o destrezas

Experiencia

Formación

Estructura

Ejemplo
En la imagen se muestra el formato de una requisición de personal de un puesto para la compañía.

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¿Qué es?
Es una práctica que consiste en poner en papel (por escrito) las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos de trabajo.

¿Para qué sirve?
Permite definir planes de compensaciones e incentivos para los empleados. Brinda claridad al trabajador respecto a las exigencias del puesto. La base para medir el desempeño laboral de los empleados. Facilita la implementación de planes de sucesión en la empresa.

¿Cómo se hace?

Título del empleo

Dónde se sitúa el rol dentro del equipo, departamento y toda la empresa

Bajo las órdenes de quién estará el rol y otras interacciones clave

Áreas clave de responsabilidad y los resultados esperados

Objetivos a corto, mediano y largo plazo

Alcance del progreso y promoción

Formación y capacitación necesarias

Habilidades sociales y rasgos de personalidad necesarios para destacar

Requisitos de ubicación y traslado

Margen de remuneración y beneficios disponibles

Cultura e identidad de la empresa

Ejemplo
En la imagen esta un ejemplo del formato de este tema.

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¿Qué es?
Es una serie de pasos, de actividades o acciones (con puntos de inicio y fin definidos) que deben seguirse en un orden establecido para realizar correctamente una tarea.

¿Para qué sirve?
Hacer que todos los colaboradores que participan de un proceso,  realicen las actividades de la misma manera,  con los mismos pasos,  mismos controles,  mismos criterios.

¿Cómo se hace?
1.-Portada

2.-Objeto

3.-Alcance

4.-Definiciones

5.-Desarrollo

6.-Responsabilidades

7.-Referencias

8.-Anexos

Ejemplo
Este ejemplo esta hecho con el formato y todos los pasos que debe llevar el procedimiento.

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¿Qué es?
Es un documento normativo que permite conocer la estructura orgánica de la organización en su conjunto o en partes.
Se clasifican de la siguiente manera:
Manuales generales: contienen información global de la empresa.

Manuales específicos: contienen información detallada de toda la empresa o de una de sus áreas.

¿Para qué sirve?
Sirve para analizar la cantidad y tiempos de realización de tareas que realiza un colaborador y mejorar la efectividad del trabajo asignado de acuerdo a sus conocimientos, destrezas y habilidades.

¿Cómo se hace?
1. Descripción de la Empresa
2. Breve Historia de la Empresa
3. Misión y Visión
4. Objetivos
5. Políticas
6. Organigrama General
7. Análisis de Puestos
8. Manual de Procedimientos

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¿Qué es?
La evaluación del desempeño es un proceso sistemático y periódico de estimación cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con el que las personas llevan a cabo las actividades y responsabilidades de los puestos que desarrollan.

¿Para qué sirve?
Para efectuar la medición del potencial humano en el desarrollo de sus tareas. Establecer criterios y estándares para medir la productividad de los trabajadores. Implantar políticas salariales también de compensaciones, basados en el desempeño.

¿Cómo se hace?

Marcar objetivos

Se claro con las expectativas

Definir los indicadores de evaluación

Resultados de evaluación

Seguimiento de planes de acción