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Análisis y descripción de puestos de trabajo

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Análisis y descripción de puestos de trabajo

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Creado por:
Filio, Flores Adriana Yibeny, Maldonado Castañón Gabriela, Salas Carrada Luis, Chavarria Osmar
Referencia:
Carrasco, J. (2009). Análisis y descripción de puestos de trabajo en la administración local. Revista electrónica CEMCI, 2, 1-50.

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Actividad Números Opuestos Matemáticas Bi-color Hoja de trabajo para imprimir

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El Origen de los Recursos Humanos, Fundamentos e Importancia. RRHH, Gestión de Personas.

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Desarrollo del cuestionario identifica:

Deberes y responsabilidades de los puestos gerenciales.

Aptitudes humanas.

Condiciones de trabajo.

Los conocimientos.

Habilidades.

Requisitos académicos  de trabajo y experiencia.

Niveles mínimos y máximos de rendimiento.

Grado de autonomía en el desempeño de sus funciones.

Tiempo en porcentaje que tardan para elaborar sus tareas.

Otras formas de obtención de información:

Recabar información de un grupo de expertos lo que da un alto grado de confiabilidad.

La entrevista.

Verificación del registro de las actividades diarias del empleado.

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Marrón Blanco Adopción Mascota Tablas PNI Póster

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Los encargados de la recolección son los analistas que:

• Identifican puestos que es necesario analizar.
• Preparan un cuestionario de análisis del puesto.
• Obtienen información para el análisis de puestos.

Aplicación de la información para:

Descripción de puestos.

Especificaciones de una vacante

Establecer los niveles de desempeño necesario para una función determinación.

La comunicación y la participación en el proyecto.

Comunicando la intención de realizar un proyecto de A.D.P.T,  actuarán como intermediarios, por informar a los jefes de cada Área de las distintas concejalías de que se iba a pasar un cuestionario .

Los responsables políticos de la corporación tendrán que aprobar el proyecto y apoyar su realización.

Los empleados deben también recibir la información que requieran, en ningún  momento ninguna persona debe sentirse preocupada por la ejecución del proyecto.

El Comité de Empresa y la Junta de Personal, también serán objeto de  información y comunicación.

El departamento de personal o recursos humanos, tendrá que hacer uso de la  información, perfectamente  enterada del proyecto por su responsabilidad en el proyecto.

La metodología del proyecto.

La planificación del proyecto se ha realizado por el equipo y los responsables de las distintas unidades municipales, si se debe iniciar por un puesto superior o  inferior, conviene hacerlo por los inferiores dentro de cada unidad e ir progresando  dentro de ésta.

El sistema de información y su mantenimiento.

Las  actualizaciones suelen ponerse en práctica al menos en base a dos criterios:

1. El de oportunidad. Cuando se producen cambios significativos de nuevas tecnologías, nuevos equipos, nuevas  funciones o por un reenfoque estratégico o porque se crea o diseña una  nueva estructura, un nuevo servicio o unidad organizacional.

2.  El temporal. La necesidad de actualizar  las descripciones cada dos años para que éstas no se queden obsoletas.

Obtención de la información.

¿Quién o quiénes nos proporcionan la información en el A.P.T.?

El analista,

El supervisor o jefe inmediato,

Los colegas, amigos, compañeros y

El propio ocupante del puesto.

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La Descripción de los Puestos de Trabajo

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La Descripción de los Puestos de Trabajo

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Se debe describir de la manera más rigurosa y objetiva posible, se caracteriza porque los resultados se presentan bajo la forma de una narración de características del contenido del puesto de trabajo, condiciones físico-ambientales en las que se desenvuelve, las relaciones sociales y exigencias para su desempeño.
Los formatos que se utilizan son:
Ficha técnica de identificación y clasificación del puesto. Los datos de identificación del empleado se registran en la ficha.
Los datos de clasificación y catalogación del puesto de trabajo.
Que hace el trabajador
Por qué lo hace
Cómo y con qué lo hace
Dónde y cuando lo hace
Qué implica lo que hace

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1. Plantea objetivos
Responden a intereses organizacionales, sindicales o administrativos. Para el desarrollo de servicios o la adecuación de puestos ya establecidos.
2. ¿Por qué llevar a cabo un análisis de puestos?
Es importante considerar la utilidad que presenta para el responsable del área de Gestión de Recursos Humanos, para facilitar el proceso de selección y contratación, la formación y evaluación del desempeño de sus miembros que permitan la valoración del puesto.
Les proporciona a los directivos la oportunidad de delegar y equilibrar las responsabilidades y actividades realizadas (descentralización del control). Por otra parte, los colaboradores tienen la oportunidad de establecer una cohesión con su trabajo y conocer los efectos que su colaboración implica en la organización, para el auto-desarrollo y estableciendo de actividades.

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Observación directa. Consiste en la observación directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones
Cuestionarios. Registro mediante el que se pretende recoger información de todos los aspectos relacionados con el puesto.
Entrevistas. Recabar información del puesto mediante una entrevista realizada por el especialista y el titular del puesto, conviene que la entrevista sea estructurada.
Métodos mixtos. Utilización de varios métodos al mismo tiempo, se utiliza en la observación directa y entrevista, y cuestionario y entrevista.
Método del diario de actividades. Consiste en un auto-informa del titular del puesto, se debe registrar diaria y sistemáticamente las actividades que desarrolla, especificando el tiempo que se les dedica.
Incidentes críticos. Consiste en observar y detectar las actuaciones del titular del puesto a analizar que conllevan consecuencias positivas con el objetivo de captar y registrar las conductas o incidentes indispensables para el buen desempeño del puesto del trabajo.
Recopilación de la información. Consiste en recabar información acerca de las descripciones de puestos publicadas o bien realizadas en la misma empresa con anterioridad.

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Es un instrumento técnico en el que se realiza la ordenación del personal al servicio de la Corporación.
Tiene los beneficios y utilidad de:
1. Informa de manera precisa sobre el contenido de los puestos de trabajo, con sus características y singularidades de cada uno.
2. Aporta información precisa para la toma de decisiones sobre los procesos selectivos, provisiones de puestos y distribución de efectivos, etc.
3. Detecta los desajustes y lagunas en la cubertura real de los puestos de trabajo.
4. Es fundamental en la gestión de recursos humanos

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Análisis de la Información y elaboración de un "Borrador" de Descripciones de puestos de trabajo.

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Análisis de la Información y elaboración de un "Borrador" de Descripciones de puestos de trabajo.

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Al haber realizado la recopilación de información se realiza un análisis de las respuestas  obtenidas en la realización de las entrevistas y en el cumplimentación de cuestionarios. Por ello es necesario que:
- Se compruebe la completa cumplimentación de los cuestionarios.
- Asegurarse de la correcta interpretación de todas las respuestas obtenidas.
- Se debe racionalizar la terminología utilizada para los empleados en sus respuestas, para adecuarlas a las características formales que debe tener una descripción de funciones.
- Se debe ampliar o desarrollar la descripción de las tareas que lo requieran.
- Se identifican tareas concretas en las que se descomponen los diferentes puestos de trabajo.
-Hay que estandarizar la terminología utilizada, para describir tareas de un mismo puesto de trabajo.

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ES LA CLAVE DEL ÉXITO DEL PROYECTO. Tiene la finalidad de asegurar que no se haya producido alguna omisión o deficiente interpretación de la información recogida a lo largo del trabajo, que pueda afectar las descripciones de puestos realizados. Se debe:
1. Hacer partícipes a las áreas involucradas en el proyecto de los resultados alcanzados.
2. Trasladar una parte de responsabilidad de los resultados obtenidos a los directivos encargados de las áreas.
3. Al haber realizado el contraste, resulta más difícil una eventual oposición.

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Es recomendable que el importante trabajo realizado se  materializara, con independencia de otros usos, en un Manual de Funciones, cuya  implantación requeriría la aprobación por parte de la dirección de la empresa.

Debe procederse a su presentación la cual se puede realizarse mediante reuniones con el personal o de forma escrita, haciendo llegar un comunicado de la dirección, junto con una copia de Manual, a todos los departamentos afectados por el contenido y a las restantes áreas de la  empresa, a nivel informativo.

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La tarea es la unidad de análisis de trabajo y sirve para formar agrupaciones sucesivas de puestos y ocupaciones y hace referencia a un conjunto de actividades dirigidas a conseguir un objetivo específico, implica una lógica y una sucesión de etapas en el desempeño, la tarea ocurre en un corto período de tiempo y constituye una unidad de acción ejecutada por un individuo.
Se clasifican en cognitivas o mentales, manuales o físicas, simples o complejas, técnicas y organizativas o discretas, continuas y ramificadas.

Las tareas pueden descomponerse en forma más detallada en subtareas o elementos, el elemento es la unidad más pequeña con significado que requiere actividad física y mental

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Diseño del plan. Se refiere a las múltiples aplicaciones del análisis de puestos, para obtener dicha información se necesita la confianza de los trabajadores, acceden a describir sus puestos de un forma objetiva, de la cual es necesaria buena comunicación explicando el objetivo del análisis, las razones por las que se hace y lo que se espera. También es necesario determinar los puestos que se analizaran en representación de los demás y buscar cuales son idénticos.
Creación y organización del equipo de A.D.P.T.
Planificación temporal y cronograma de ejecución del proyecto. Deben indicar las fechas en las que sus objetivos deben estar conseguidos y temporalizadas sus distintas secuencias, se elabora un calendario indicando las fechas con cada jefe de área para explicarle que se van a pasar a su servicio los cuestionarios de descripción de puestos de trabajo.
Presentación del proyecto. Se presenta el proyecto a cada jefe de área para evitar confusiones sobre el proyecto a llevar a cabo, con el objetivo de explicarle los cuestionarios que se van a pasar al personal. Se presenta el proyecto a las personas que van a participar aportando información y datos.

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Sirven para desarrollar herramientas más avanzadas que permitirán continuar mejorando en la gestión del desarrollo del equipo humano.
Análisis de puestos se refiere al procedimiento de obtención de información acerca de los puestos, centrado en el contenido, aspectos y condiciones que le rodean.
Descripción de puestos es el documento que recoge la información obtenida por medio de análisis, queda explícito el contenido del puesto, las responsabilidades y los deberes inherentes.

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Conclusiones:
Los beneficios o utilidades derivados del análisis de puestos de trabajo propician mejoras en diversos ámbitos:

La función de recursos humanos accede a información susceptible de usos  encaminados a mejora el ajuste persona-puesto.

La organización, desde el punto de vista estructural, clarifica y consolida su línea jerárquica o cadena de autoridad.

Los empleados disponen de un instrumento que puede convertirse en un excelente catalizador de su comportamiento organizativo.

Es indispensable contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de obtener todas las características e información relativa a cada uno de los cargos

El uso de esta información permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez proporcionará la base para unificar los subsistemas que conforman la gestión de los recursos humanos.