# data[].attributes.body
Taula en les bases de dades, es refereix al tipus de model de dades, on es guarden les dades arreplegades per un programa. La seva estructura general s'assembla a la vista general d'un programa de Full de càlcul.

Es componen de dues estructures:

Camp: Correspon al nom de la columna. Ha de ser únic i a més de tenir un tipus de dada associada.

Registre: Correspon a cada fila que compon la taula. Allí es componen les dades i els registres. Eventualment poden ser nuls en el seu emmagatzematge.

# data[].attributes.body
Aplicar un filtre per a veure els registres seleccionats en una base de dades de Acces.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
El filtrado resulta útil para ver únicamente los datos que desee mostrar. Puede usar los filtros para mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta u hoja de datos, o para imprimir únicamente algunos registros de un informe, tabla o consulta. Mediante la aplicación de un filtro, podrá limitar los datos de una vista sin que haya que cambiar el diseño del objeto subyacente. En este artículo, se explican los tipos de filtros de Access y cómo aplicar, guardar o quitar filtros en una base de datos cliente de Access 2010. Este artículo no es aplicable al filtrado de registros en una base de datos web de Access 2010.

En este artículo:

Utilidad de los filtros

Seleccionar y aplicar un tipo de filtro

Quitar o volver a aplicar un filtro

Borrar un filtro

Guardar un filtro

Utilidad de los filtros

La vista que se obtiene tras aplicar un filtro contiene solo aquellos registros que incluyen los valores seleccionados, mientras que el resto de los datos permanece oculto hasta que se borra el filtro.

Nota: Las columnas de hojas de datos y los controles de formularios e informes enlazados a expresiones no admiten los filtros.

Existen varios tipos de filtros y algunos de ellos se aplican y se quitan fácilmente. Access 2010 contiene algunos filtros comunes integrados en cada vista. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo y de los valores del campo.

Por ejemplo, para ver los registros de personas cuyo cumpleaños se celebra en un mes determinado, haga clic en la columna Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio del grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtros de fecha y, a continuación, seleccione el período de fechas correspondiente.

1. Los filtros disponibles dependen del tipo de datos en la columna seleccionada.

2. El filtro Todas las fechas del período omiten la parte correspondiente al día y al año de los valores de fecha.

En esta vista filtrada, se verán únicamente los registros donde la parte correspondiente al mes en el campo denominado Fecha de nacimiento sea el mes de abril.

1. Los iconos en el encabezado de columna y la barra del explorador de registros indican que la vista actual está filtrada por la columna Fecha de nacimiento.

2. En la vista Hoja de datos, al desplazar el mouse sobre el encabezado de columna, verá el criterio de filtro actual.

Nota: Al aplicar un filtro a una columna ya filtrada, el filtro anterior se quita automáticamente. Si bien un campo solo puede tener un único filtro aplicado simultáneamente, es posible especificar un filtro diferente para cada campo de la vista.

Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que residen en el Reino Unido y cuyo cumpleaños se celebra en el mes de abril, se puede filtrar la tabla Contactos por el campo PaísRegión y también por el campo Fecha de nacimiento. Cuando se filtran varios campos en una sola vista, se combinan los filtros mediante el operador Y de la siguiente manera:

PaísRegión = Reino Unido Y mes de Fecha de nacimiento = abril

Para volver a la vista sin filtrar: quite los filtros. Al quitar un filtro, se quita temporalmente el filtro de la vista de modo que se puede volver a la vista original sin filtrar.

Para cambiar entre vistas filtradas y sin filtrar: en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio, haga clic en Alternar filtro.

Para quitar un filtro de manera permanente de una vista: borre el filtro. Para más información sobre los procedimientos para borrar filtros, vea la sección Borrar un filtro.

La configuración de un filtro permanece activa hasta que se cierra el objeto, incluso si se cambia a otra vista del objeto. Es decir, si se filtra un formulario en la vista Hoja de datos, la configuración del filtro permanecerá activa incluso si se cambia a la vista Formulario o Presentación, y permanecerá activa hasta que se cierre el formulario. Si se guarda el objeto mientras está activo el filtro, este estará disponible la próxima vez que se abra el objeto. Para obtener información acerca de cómo guardar un filtro, vea la sección Guardar un filtro de este artículo.

Principio de página

Seleccionar y aplicar un tipo de filtro

Puede seleccionar entre varios filtros listos para usar para un tipo de datos. Estos filtros están disponibles como comandos de menú en las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe y Presentación. Además de estos filtros, también se puede filtrar un formulario o una hoja de datos rellenando un formulario (que se denomina Filtro por formulario).

Si desea disponer de mayor flexibilidad y está familiarizado con las expresiones, puede crear filtros propios mediante las opciones de la ficha de documentos Filtro.

Seleccione entre los siguientes tipos de filtros:

Filtros comunes: para filtrar por valores específicos o por un intervalo de valores.

Filtro por selección: para filtrar todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con el valor seleccionado en una fila al filtrar la vista Hoja de datos.

Filtro por formulario: Para filtrar en varios campos de un formulario u hoja de datos, o si intenta buscar un registro específico.

Filtro avanzado: para el tipo de filtro donde se definen criterios de filtro personalizados.

Nota: Si no ve los comandos de filtro en ninguna de las vistas, puede que el diseñador del formulario o de la base de datos haya deshabilitado la función de filtro. Póngase en contacto con el diseñador para obtener ayuda.

Filtros comunes

Salvo para los campos Objeto OLE y los campos que muestran valores calculados, todos los tipos de campo ofrecen filtros comunes. La lista de filtros disponibles depende del tipo de datos y de los valores del campo seleccionado.

Haga clic con el botón secundario en el campo que desee filtrar. Para filtrar por varios controles o columnas, deberá seleccionar y filtrar cada columna o control por separado, o bien usar una opción de filtro avanzada. Vea las secciones Filtro por formulario y Filtros avanzados en este artículo para obtener más información.

Por ejemplo, para ver los filtros disponibles para el campo Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro

1. Para filtrar por valores específicos, use la lista de casillas. La lista incluye todos los valores que se muestran actualmente en el campo.

2. Para filtrar por un intervalo de valores, haga clic en uno de estos filtros y especifique los valores necesarios. Por ejemplo, para ver los cumpleaños que se celebran entre la fecha de hoy y el fin de año, haga clic en Entre y, después, especifique las fechas inicial y final apropiadas en el cuadro de diálogo Entre. Para ver todos los cumpleaños que se celebran en una fecha determinada, haga clic en dicha fecha y se mostrarán esos cumpleaños.

Es importante tener en cuenta que los valores de un campo de fecha afectan a la lista de filtros específicos de un tipo. Si el valor de fecha más reciente de un campo de fecha pertenece a los dos últimos años, se verá una lista de filtros más larga y detallada. Si ninguna de las fechas de un campo tiene menos de dos años de antigüedad, se verá la lista de filtros más corta.

Nota: No hay filtros específicos de tipo para los campos con el tipo de datos Sí/No, Objeto OLE y datos adjuntos. La lista de valores no está disponible para los campos memo ni para los campos que contienen texto enriquecido.

Aplicar un filtro común

1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentación.

2. Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de selectores de registro, compruebe que está presente el icono Sin filtrar o el icono atenuado Sin filtro.

Sugerencia: Para quitar todos los filtros de un objeto concreto, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Borrar todos los filtros.

3. Haga clic en cualquier lugar de la columna o del control que corresponda al primer campo que desee filtrar y, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro

Para aplicar un filtro común, elija Filtros de texto (o de números o de fechas) y, a continuación, haga clic en el filtro que desee. En el caso de los filtros Igual a y Entre, es preciso especificar los valores necesarios.

Para aplicar un filtro basado en valores de campo, desactive las casillas de verificación junto a los valores por los que no desee filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para filtrar por un valor o solo unos pocos valores de una larga lista, en primer lugar, desactive la casilla (Seleccionar todo) y, después, seleccione los valores que quiera usar.

Para filtrar por valores nulos (un valor nulo indica la ausencia de datos) en campos de texto, números y fechas, en la lista de casillas de verificación, desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, active la casilla de verificación junto a (Vacías).

Filtro por selección

Para ver todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con el valor de otra fila, puede filtrar rápidamente la vista Hoja de datos seleccionando un valor específico y haciendo clic en el comando Selección. La lista desplegable muestra las opciones de filtro disponibles. Estas opciones variarán en función del tipo de datos del valor seleccionado. También puede obtener acceso a las opciones del filtro de selección haciendo clic con el botón secundario en una celda concreta.

Por ejemplo, si está seleccionado el valor 21/2/1967 en el campo denominado Fecha de nacimiento, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Selección para mostrar los comandos del filtro por selección y, a continuación, selección la opción de filtro.

La lista de comandos también depende de la porción del valor que se haya seleccionado. Por ejemplo, si se seleccionan solo algunos de los caracteres del valor, se verá una lista diferente de comandos, según la parte del campo que se haya seleccionado.

1. Filtro que usa el inicio de un valor de campo...

2. ...la parte central de un valor de campo...

3. ...o el final de un valor de campo.

Nota: La característica de filtrar por una selección parcial no está disponible para campos multivalor. El comando Selección no está disponible para los datos adjuntos.

Para quitar un filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro, o bien haga clic en Avanzadas y en Borrar todos los filtros.

Aplicar un filtro por selección

1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentación.

2. Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de selectores de registro, compruebe que está presente el icono Sin filtrar o el icono atenuado Sin filtro.

3. Vaya al registro que contiene el valor que desee usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic dentro de la columna (en la vista Hoja de datos) o del control (en la vista Formulario, Informe o Presentación).

Para filtrar por una selección parcial, seleccione los caracteres que desee y, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Selección y, a continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.

Filtro por formulario

Este filtro resulta útil cuando se desea filtrar por varios campos en un formulario o una hoja de datos, o bien cuando se intenta buscar un registro específico. Access crea un formulario o una hoja de datos en blanco similar al formulario o a la hoja de datos original. A continuación, permite al usuario rellenar tantos campos como desee. Tras rellenar dichos campos, Access busca los registros que contengan los valores especificados.

Nota: No se pueden especificar valores para campos multivalor mediante filtro por formulario, ni para los campos cuyo tipo de datos es Memo, Hipervínculo, Sí/No u Objeto OLE, si bien se pueden especificar valores para otros campos del conjunto de registros.

Por ejemplo, si desea buscar todos los registros de cliente en los que el puesto de la persona de contacto sea Propietario y esa persona resida en Guadalajara o en Toledo, abra la hoja de datos o el formulario Clientes y, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtrar por formulario.

Escriba el primer conjunto de valores, haga clic en la pestaña O de la parte inferior del formulario o la hoja de datos y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de valores. Observe que si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los demás valores de campo, deberá especificar ese valor en la ficha Buscar y en cada ficha O. Cada ficha O representa un conjunto alternativo de valores de filtro.

Para ver solo los registros que coincidan con su entrada: En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas.

Aplicar un filtro rellenando un formulario

1. Abra una tabla o una consulta en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista Formulario.

2. Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra de selectores de registro, compruebe que está presente el icono Sin filtrar o el icono atenuado Sin filtro.

3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en el comando Filtrar por formulario del menú contextual.

4. Según esté trabajando en la vista Hoja de datos o la vista Formulario, siga uno de los siguientes procedimientos:

Vista Hoja de datos: haga clic en la primera fila de la columna por la que desea filtrar, haga clic en la flecha que se muestra y, a continuación, seleccione un valor. Para agregar más valores, simplemente haga clic en la pestaña O situada en la parte inferior de la hoja de datos y seleccione otro valor.

Vista Formulario: haga clic en la flecha que aparece en el control y seleccione el valor por el que desee filtrar. Para agregar más valores, haga clic en la pestaña O situada en la parte inferior del formulario y seleccione otro valor.

Sugerencias: No se pueden especificar valores para los campos multivalor con el filtro por formulario, pero se pueden especificar valores para cualquier campo que no sea multivalor en el conjunto de registros.

Para especificar una lista de posibles valores de un campo, use el operador O. Por ejemplo, especifique "Guadalajara" O "Toledo" en el campo Ciudad para filtrar por los registros que contienen cualquiera de los valores.

Para filtrar basándose en el estado de un control, como una casilla de verificación o un botón, haga clic en el control de modo que tenga el estado que desee. Para que el control tenga una posición neutra, a fin de que no se use como criterio para filtrar los registros, asegúrese de que no está disponible (aparece atenuado).

Para filtrar por los registros con valores nulos (ausencia de datos), valores no nulos, valores en blanco (vacíos o "") o valores no en blanco, escriba Es Nulo, No es Nulo, "" o No "" en el campo.

5. Si desea especificar dos conjuntos de criterios alternativos para, por ejemplo, ver solo los nombres de los contactos cuyo valor de PaísRegión sea Estados Unidos y cuyo cumpleaños se celebre en el mes de abril, puede seguir cualquiera de los procedimientos que se indican a continuación:

Para obtener todos los registros que cumplan alguno de los diversos conjuntos de criterios, escriba el primer conjunto de criterios para especificar los criterios, haga clic en la pestaña O y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de criterios. Observe que, si desea que un valor de campo funcione como filtro independientemente de los demás valores de campo, deberá especificar ese valor en la ficha Buscar y en cada ficha O. Es decir, la ficha Buscar y cada ficha O representan un conjunto alternativo de valores de filtro.

Observe también que, cada vez que se agrega un criterio de campo a la ficha O, Access crea otra ficha O. De este modo, se pueden especificar varios criterios "o". El filtro devuelve todos los registros que contengan todos los valores especificados en la ficha Buscar, o todos los valores especificados en la primera ficha O, o todos los valores especificados en la segunda ficha O, etc.

Para quitar el filtro y mostrar todos los registros, vuelva a hacer clic en Alternar filtro.

Para modificar un filtro por formulario, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtrar por formulario de nuevo. Se muestra el actual conjunto de criterios de filtro.

Filtro avanzado

Es posible que, ocasionalmente, desee aplicar un filtro de tipo avanzado y tenga que escribir personalmente los criterios de filtro. Este es el caso, por ejemplo, cuando desea buscar registros que contengan fechas de los últimos siete días o de los seis meses anteriores.

Para usar filtros avanzados, es necesario escribir expresiones. Las expresiones son similares a las fórmulas de Excel y a los criterios que se especifican cuando se diseña una consulta.

El filtro avanzado se puede usar, por ejemplo, para buscar nombres de contactos cuyos cumpleaños se hayan celebrado durante los pasados siete días. Tras aplicar un filtro avanzado, puede limitar aún más los resultados para ver aquellos contactos cuyo país o región sea España.

Aplicar un filtro avanzado

1. Abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe en cualquiera de las vistas siguientes: Hoja de datos, Formulario, Informe o Presentación.

2. Asegúrese de que aún no se ha aplicado ningún filtro a la vista. En la barra del explorador de registros, compruebe que Sin filtro aparece atenuado (no está disponible). Si no se ve la barra del explorador de registros, haga clic en Avanzadas en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio y, a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros (si Borrar todos los filtros aparece atenuado, no hay ningún filtro aplicado).

3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en el comando Filtro u orden avanzado del menú contextual.

4. Agregue a la cuadrícula los campos por los que desee filtrar.

5. En la fila Criterios de cada campo, especifique un criterio. Los criterios se aplican como un conjunto y se mostrarán únicamente los registros que coincidan con todos los criterios de la fila Criterios. Si desea especificar criterios alternativos para un solo campo, escriba el primer criterio en la fila Criterios y el segundo criterio en la fila O, y así sucesivamente.

Sugerencias:

El conjunto completo de criterios de la fila O se aplica como alternativa al conjunto de criterios de la fila Criterios. Cualquier criterio que se desee aplicar en ambos conjuntos de criterios debe especificarse tanto en la fila Criterios como en la fila O. Haga clic en Alternar filtro para ver las filas filtradas.

Para aprender a escribir criterios, se recomienda aplicar un filtro común o un filtro basado en una selección que genere un resultado parecido a lo que esté buscando. A continuación, con el filtro aplicado a la vista, muestre la ficha de objetos Filtro:

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Quitar o volver a aplicar un filtro

Para cambiar a la vista sin filtrar de los datos, quite los filtros haciendo clic en Filtrado en la barra del explorador de registros para volver a la vista completa.

Al quitar los filtros activos, se quitan temporalmente los filtros de todos los campos en la vista. Por ejemplo, si se aplican primero filtros a los campos PaísRegión y Fecha de nacimiento y, a continuación, se quitan los filtros, se verán de nuevo todos los registros.

Haga clic en Sin filtrar en la barra del explorador de registros para volver a aplicar los filtros más recientes.

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Borrar un filtro

Borre un filtro cuando ya no lo necesite. Al borrar un filtro, este se elimina de la vista y no se puede volver a aplicar haciendo clic en Sin filtrar en la barra de estado. Puede borrar un solo filtro de un único campo, o bien borrar todos los filtros de todos los campos de la vista.

Para borrar un solo filtro de un solo campo, haga clic con el botón derecho en la columna filtrada o el control filtrado y, después, haga clic en Quitar filtro de nombre de campo.

Para borrar todos los filtros de todos los campos: en la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, después, haga clic en Borrar todos los filtros en el menú contextual.

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Guardar un filtro

Puede resultar útil guardar un filtro para usarlo más adelante. Los valores de filtro aplicados en el momento de cerrar una tabla, una consulta, un formulario o un informe se guardan automáticamente junto con el objeto y están disponibles para volver a aplicarlos. Sin embargo, de forma predeterminada, los valores de filtro no se aplicarán automáticamente la próxima vez que se abra el objeto.

Para asegurarse de que los filtros activos se aplican automáticamente la próxima vez que se abra una tabla, una consulta, un formulario o un informe, establezca el valor de la propiedad FilterOnLoad en Sí en la hoja de propiedades del objeto. La propiedad FilterOnLoad se aplicará la próxima vez que abra el objeto. Si se cambia su configuración, tendrá que cerrar el objeto y volver a abrirlo para que se aplique la nueva configuración.

Nota: El valor de la propiedad FiltrarAlCargar se aplica únicamente cuando se carga el objeto. Si se configura esta propiedad para un objeto en la vista Diseño y, a continuación, se cambia a otra vista, no se aplicará la configuración. Es preciso cerrar y volver a abrir el objeto para que surtan efecto los cambios en la configuración de la propiedad FiltrarAlCargar.

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# data[].attributes.attachment_link.title
Aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access

# data[].attributes.attachment_link.description
El filtrado resulta útil para ver únicamente los datos que desee mostrar. Puede usar los filtros para mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta u hoja de datos, o para imprimir únicamente algunos registros de un informe, tabla o consulta.

# data[].attributes.body
Tutorial de com fer filtres

# data[].attributes.attachment_link.title
Curso Access Básico 2010. Filtros de tabla. Vídeo 5

# data[].attributes.body
Introducció als Informes

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

Nota: La información de este artículo está destinada a uso exclusivo con bases de datos de escritorio de Access. Las aplicaciones web de Access no admiten informes.

En este artículo...

Información general sobre los informes en Access

¿Qué se puede hacer con un informe?

Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:

Mostrar o distribuir un resumen de los datos.

Archivar instantáneas de los datos.

Aportar detalles sobre un registro concreto.

Crear etiquetas.

Partes de un informe

Es posible crear informes "no enlazados" que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Para crear mejores informes, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Pie del informe

Al final del informe.

Nota: En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, en las demás vistas (la vista Presentación, por ejemplo, o cuando el informe se imprime o se obtiene una vista previa del mismo) el pie de informe aparece encima del pie de página, inmediatamente después del último pie de grupo o línea de detalle en la última página.

El pie de informe se usa para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

Resultará mucho más fácil crear informes significativos cuando la base de datos contiene una estructura de tabla y relaciones bien diseñadas. Para ver una introducción a la preparación y diseño de una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

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Crear un informe en Access

Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access:

Paso 1: Elegir un origen de registros

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:

Seguir al Paso 2 y usar la herramienta Informe en blanco,

O bien:

Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe

Las herramientas de informes se encuentra en la pestaña Crear de la cinta, concretamente en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Paso 3: Crear el informe

1. Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.
Access muestra el informe en la vista Presentación.

2. Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:

Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.

Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.

Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

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Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales

La forma más rápida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a una base de datos de escritorio es hacer clic con el botón secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o total y, después, hacer clic en el comando correspondiente en el menú contextual.

También se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupación, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentación o en vista Diseño:

1. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuación, seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar.

2. Haga clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

Para más información sobre agrupaciones, ordenaciones y totales, consulte el artículo Crear un informe agrupado o un informe de resumen.

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Resaltar datos con formato condicional

Access incluye herramientas para resaltar los datos en un informe. Puede agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles y, en los informes de cliente, puede también agregar barras de datos para comparar datos.

Para agregar formato condicional a los controles:

1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación .

2. Sugerencia: Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los que desee.

3. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla.

4. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla:

Si desea crear una regla que se evalúe para cada registro de forma individual, seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión.

Para crear una regla que compare registros entre sí mediante barras de datos, haga clic en Compare con otros registros.

1. En Editar una descripción de regla, especifique la regla que rige el momento en que se debe aplicar el formato, así como el formato que se va a aplicar, y haga clic en Aceptar.

2. Para crear una regla más para el mismo control o conjunto de controles, repita el proceso desde el paso 4.

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Personalizar el color y las fuentes

Pruebe con una de las opciones de Tema de aplicación para personalizar el color y las fuentes.

Use las galerías Colores o Fuentes para establecer colores o fuentes de forma independiente.

Agregar un logotipo o una imagen de fondo

Puede agregar un logotipo o una imagen de fondo a un informe y, si dicha imagen se actualiza, el cambio se reflejará automáticamente en todas las partes de la base de datos donde la imagen se use.

Para agregar o quitar una imagen:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación.

2. Desplácese a la imagen y haga clic en Abrir. Access la agregará al informe.

3. Para quitar la imagen, haga clic con el botón secundario en ella y haga clic en Eliminar en el menú contextual.

Para agregar una imagen de fondo:

En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación.

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Obtener una vista previa e imprimir un informe

Obtener una vista previa de un informe

1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Vista preliminar. Los comandos de la pestaña Vista preliminar sirven para hacer lo siguiente:

Imprimir el informe

Ajustar el diseño o tamaño de la página

Acercar, alejar o ver varias páginas a la vez

Actualizar los datos del informe

Exportar el informe a otro formato de archivo

2. Haga clic en Cerrar vista preliminar.

Imprimir un informe

Para imprimir un informe sin visualizarlo en la vista previa:

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# data[].attributes.attachment_link.description
Use un informe para imprimir y compartir datos desde Access. Esta es una descripción general de los informes de Access donde aprenderá los conceptos básicos de crear un informe y usar opciones como ordenar, agrupar y resumir los datos, y cómo obtener una vista previa e imprimir el informe.

# data[].attributes.body
Introducció a les consultes

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. Otros motivos para usar consultas:

Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)

Calcular o resumir datos

Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en cuando los datos más actuales.

Nota: Si quiere poner en práctica las consultas de los ejemplos, use una base de datos de escritorio de Access.

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

Crear una consulta de selección

Crear una consulta de parámetros

Crear una consulta de totales

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Crear una consulta de creación de tabla

Crear una consulta de datos anexados

Crear una consulta de actualización

Crear una consulta de eliminación

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse.

Seleccionar

Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.

Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de acciones. Las consultas de acciones no están disponibles en las aplicaciones web de Access.

Crear una consulta de selección

Si desea revisar los datos de solo algunos campos en una tabla, o revisar los datos de varias tablas simultáneamente o quizás solo ver los datos según determinados criterios, un tipo de consulta de selección sería su elección. Para obtener más información, vea crear una consulta de selección sencilla.

Revisar los datos de determinados campos

Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha información sobre productos y quiere repasar una lista de los productos y sus precios, así es como podría crear una consulta de selección para obtener únicamente los nombres de producto y sus respectivos precios:

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Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez

Por ejemplo, tiene una base de datos de una tienda de comestibles y quiere repasar los pedidos de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes están almacenados en dos tablas denominadas Clientes y Pedidos, respectivamente. Cada tabla tiene un campo de Id. de cliente, que forma la base de una relación de uno a varios entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, del modo siguiente:

1. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en Clientes y luego en Pedidos.

2. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Fíjese en la línea (denominada combinación) que conecta el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación entre las dos tablas.

3. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Principio de página

Crear una consulta de parámetros

Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y, después, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

Nota: No puede crear una consulta de parámetros en una aplicación web de Access.

Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendió a crear una consulta de selección que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas, puede modificar dicha consulta para que le pida que especifique la ciudad cada vez que se inicie. Para poner esto en práctica, abra la base de datos que creó en el ejemplo anterior:

1. La cadena [¿Qué ciudad?] es la petición de parámetros. Los corchetes indican que quiere que la consulta pida información y el texto (en este caso, ¿Qué ciudad?) es la pregunta que aparece en la petición de parámetros.

2. Active la casilla en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se muestre la ciudad en los resultados de la consulta.

3. Escriba Nueva York y presione Entrar para ver los pedidos de clientes de Nueva York.

¿Qué ocurre si no sabe qué valores puede especificar? Puede usar caracteres comodín como parte del mensaje:

4. En esta petición de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la Y comercial (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres comodín, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que empiecen por la letra "L" y, si el usuario escribe *s*, la consulta devolverá todas las ciudades que contengan la letra "s".

5. La consulta se inicia y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.

Especificar los tipos de datos de los parámetros

También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más específico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.

Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpreta como texto y no aparece ningún mensaje de error.

Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta, siga este procedimiento:

En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada parámetro.

Para obtener más información, vea usar parámetros para solicitar información al iniciar una consulta.

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Crear una consulta de totales

La fila Total de una hoja de datos es muy útil pero, para cuestiones más complejas, se usa una consulta de totales, que es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos (como cuando quiere ver las ventas totales por producto). En una consulta de totales, puede usar la función Suma (una función de agregado) para ver las ventas totales por producto.

Nota: No puede usar funciones de agregado en una aplicación web de Access.

Use el siguiente el procedimiento para modificar la consulta Subtotales de productos que creó en el ejemplo anterior con el fin de obtener subtotales resumidos por producto.

1. Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseño.

2. Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta.

Nota: Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrícula de diseño y la fila Total de una hoja de datos no son iguales:

Puede agrupar datos por valores de campo con la fila Totales en la cuadrícula de diseño.

Puede agregar la fila de hoja de datos Total a los resultados de una consulta de totales.

Al usar la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una función de agregado para cada campo. Si no quiere hacer ningún cálculo en un campo, puede agrupar los datos por ese campo.

Para obtener más información, vea Mostrar totales de columna en una hoja de datos con una fila de totales.

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Hacer cálculos basados en los datos

Normalmente, las tablas no se usan para almacenar valores calculados (como subtotales), aun cuando se basen en datos de la misma base de datos, ya que los valores calculados dejan de estar actualizados si cambian los valores en los que están basados. Por ejemplo, no conviene almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada año tendrá que actualizar el valor; en lugar de hacer esto, almacene la fecha de nacimiento de la persona y use una consulta para calcular su edad.

Supongamos que tiene una base de datos con algunos productos que le gustaría vender. En ella hay una tabla denominada Detalles de pedido que contiene información sobre los productos en campos (como el precio de cada uno de ellos y las cantidades). El subtotal se puede calcular con una consulta que multiplique la cantidad de cada producto por el precio de dicho producto, multiplique la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y, finalmente reste el descuento total del precio total. Si creó la base de datos de prueba en el ejemplo anterior, ábrala y practique del siguiente modo:

1. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2. En la tabla Detalles del pedido, haga doble clic en Id. del producto para agregar este campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.

3. Presione CTRL+G para guardar la consulta y después asígnele el nombre Subtotales de productos.

Para obtener más información, vea Mostrar totales de columna en una hoja de datos con una fila de totales.

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Mostrar datos resumidos o agregados

Cuando se usan tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numéricos que se usan periódicamente, resulta útil poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los promedios. En Access se puede agregar una fila Totales a una hoja de datos. La fila Totales es una fila situada al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u otros valores agregados.

1. Ejecute la consulta subtotales de productos que creó anteriormente y deje los resultados abiertos en Vista de hoja de datos.

2. Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos denominada Total.

3. Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna). Observe que aparece una flecha en la celda.

4. Haga clic en la flecha y, después, en Suma. En el campo se muestra una suma de los valores de la columna.

5. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

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Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Ahora supongamos que, además de comprobar los subtotales de los productos, también quiere agregar los datos por meses, de modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y cada columna, los subtotales de productos de un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y los subtotales de productos de un mes, use una consulta de tabla de referencias cruzadas.

Nota: Una consulta de tabla de referencias cruzadas no se puede mostrar en una aplicación web de Access.

Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales.

1. En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Referencias cruzadas. En la cuadrícula de diseño, la fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Referencias cruzadas.

2. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Para obtener más información sobre las consultas de tabla de referencias cruzadas, vea hacer más fácil de leer mediante una consulta de tabla de referencias cruzadas de datos de resumen.

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Crear una consulta de creación de tabla

Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos almacenados en otras tablas.

Nota: Una consulta de creación de tabla no está disponible en aplicaciones web de Access.

Por ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, quiere restringirlos a los datos específicos de los pedidos de Chicago.

Puede crear una consulta de selección que contenga los datos de los pedidos de Chicago y, después, usar la consulta de selección para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:

1. Abra la base de datos del ejemplo anterior.

Para iniciar una consulta de creación de tabla, puede que tenga que habilitar el contenido de la base de datos.

Nota: Si ve un mensaje debajo de la cinta de opciones sobre cómo habilitar la base de datos, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos ya se encuentra en una ubicación de confianza, no verá la Barra de mensajes.

2. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de producto, Cantidad, Precio unitario y Descuento para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.

3. Presione Ctrl+G para guardar la consulta.

4. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí y vea la nueva tabla que aparece en el panel de navegación.

Nota: Si ya hay una tabla con el mismo nombre, Access la elimina antes de que se inicie la consulta.

Para obtener más información sobre el uso de realizar consultas de tabla, consulte crear la creación de una consulta de tabla.

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Crear una consulta de datos anexados

Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar esos datos a otra tabla.

Nota: Anexar consulta no está disponible en aplicaciones web de Access.

Por ejemplo, supongamos que creó una tabla para compartirla con un socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que este socio también trabaja con clientes del área de Milwaukee, por lo que ahora quiere agregar a la tabla filas con datos del área de Milwaukee antes de compartir la tabla con su socio. Haga lo siguiente para agregar datos del área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago:

1. Abra la consulta denominada "Consulta de pedidos de Chicago" que creó anteriormente en la vista Diseño.

2. En la fila Anexar a, seleccione el campo correspondiente a cada columna.

En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo, pero no es obligatorio para que funcionen las consultas de datos anexados.

Nota: Al iniciar una consulta que devuelve una gran cantidad de datos, puede aparecer un mensaje de error que indica que la consulta no se puede deshacer. Pruebe a aumentar el límite del segmento de memoria a 3 MB para que la consulta se procese correctamente.

Para obtener más información sobre cómo crear consultas de datos anexados, vea Agregar registros a una tabla con una consulta de datos anexados.

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Crear una consulta de actualización

Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de actualización permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.

Importante: Una consulta de acción no se puede deshacer. Considere la posibilidad de realizar una copia de seguridad de las tablas que se actualizará mediante una consulta de actualización. Una consulta de actualización no está disponible en aplicaciones web de Access.

En el ejemplo anterior, anexó filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo Id. de producto muestra el identificador de producto numérico. Para que los datos resulten más útiles en los informes, puede cambiar los identificadores de producto por los nombres de producto del siguiente modo:

1. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño.

2. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago.

3. Puede comprobar qué valores cambiarán con una consulta de actualización si visualiza la consulta en la vista Hoja de datos.

4. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

Cuando abra la tabla pedidos de Chicago, verá que los valores numéricos en el campo identificador de producto se han reemplazado por los nombres de producto de la tabla productos.

Para más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear y ejecutar una consulta de actualización.

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Crear una consulta de eliminación

Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para introducir los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Las consultas de eliminación permiten revisar las filas que se van a eliminar antes de llevar a cabo la eliminación.

Nota: Una opción de consulta de eliminación no está disponible en aplicaciones web de Access.

Por ejemplo, supongamos que va a enviar la tabla Pedidos de Chicago del ejemplo anterior a su socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que algunas filas contienen campos vacíos y decide quitar esas filas antes de enviar la tabla. Bastaría con abrir la tabla y eliminar las filas manualmente pero, si hay muchas filas que eliminar y tiene claros los criterios para especificar las filas que deben eliminarse, puede resultar útil emplear una consulta de eliminación.

Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las filas que no tengan un valor de Id. de pedido siguiendo este procedimiento:

En la pestaña Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. En la cuadrícula de diseño, las filas Ordenar y Mostrar desaparecen y aparece la fila Eliminar.

Para obtener más información sobre las consultas de eliminación, vea crear y ejecutar una consulta de eliminación.

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Una consulta de Access es muy versátil y puede extraer información de varias tablas y reunirla para mostrarla en un formulario o en un informe. Una consulta de Access puede ser una solicitud de los resultados de datos de su base de datos, para realizar acciones en los datos o para ambas.

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Tutorial de com fer consultes

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Exemple de relacions

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Relaciones de tablas Base de datos en Microsoft Access 2010