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Las AMPA y el cumplimiento obligatorio del RGPD

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Las AMPA y el cumplimiento obligatorio del RGPD

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Blog de Protección de Datos para empresas y autónomos

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Desde que el pasado 25 de Mayor pasó a ser de obligado cumplimiento el RGPD, todas las entidades integradas en nuestra sociedad, incluidas las AMPA, que traten datos de carácter personal deben de adaptarse.

Las AMPA son las Asociaciones de Madres y Padres de Alumnos de un mismo centro de enseñanza. Se crean para participar de forma activa en la educación de sus hijos.

En este artículo intentaremos simplificar aquellas cuestiones más relevantes de la legislación sobre asociaciones de padres y madres de alumnos.

Vamos a intentar responder a las preguntas que más preocupan a los miembros de las comunidades educativas donde se integran y donde prestan sus diferentes funciones y obligaciones del AMPA.

En este artículo hablamos de:

Normativa que afecta al AMPA

Las normas que regulan el tema de protección de datos en Asociaciones de padres de alumnos son:

Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos).

LOPD 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, aún vigente hasta la aprobación de la nueva ley que adapte el RGPD.

Real Decreto-ley 5/2018 de medidas urgentes para la adaptación del Derecho español a la normativa de la Unión Europea en materia de protección de datos.

Real Decreto 1533/1986, de 11 de Julio, por el que se regulan las asociaciones de padres de alumnos.

Ley Orgánica 8/1985 de 3 de Julio, reguladora del derecho a la educación, y

Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de educación, modificada por Ley Orgánica 8/2013, de 9 de diciembre, para la mejora de la calidad educativa.

Protección de datos en las AMPA

Lo primero que debemos de tener claro, es que este tipo de agrupaciones por su propia naturaleza, recogen y manejan datos de carácter personal.

Estos datos competen a colectivos considerados vulnerables como son los menores de edad, y también a padres, madres o tutores legales.

Por ello, se debe de tener especial cuidado tanto en la forma en la que recogen y tratan los datos como en las garantías que prestan.

Es por ello que resulta imprescindible tener en cuenta tres aspectos fundamentales:

1. La forma en la que se recogen los datos. Se debe garantizar su confidencialidad y veracidad. Además de contar con el debido consentimiento.

2. El destino que se da a los datos recogidos. Estrictamente debe circunscribirse a las funciones y tareas propias del AMPA. Estas funciones deben atender al beneficio de los menores para los que se constituyen.

3. El principio de información. Los titulares deben de estar informados por el responsable de todos los aspectos relativos al tratamiento de los datos.

Ademas del principio de información, rige el principio de transparencia. Este principio entra en juego en el caso de:

posibles incidencias que puedan afectar al almacenamiento o tratamiento de los datos

filtraciones o accesos no autorizados por parte de terceros

circunstancias que hayan podido comprometer a cualquier nivel los datos que se les hayan confiado

En todo caso hay que tener en cuenta la prácticamente nula profesionalización de los responsables elegidos en las AMPA, lo que añade un importante riesgo potencial en el desarrollo de sus funciones en cuanto al adecuado cumplimiento de la norma en todos sus aspectos.

Funciones del AMPA

Las Asociaciones de Madres y Padres de Alumnos son agrupaciones de madres, padres o tutores legales de un mismo centro que velan por los intereses de sus hijos. Tienen fuerza operativa, al punto de que pueden influir en la normativa del consejo escolar.

Las funciones del AMPA en los colegios son las siguientes:

Prestar ayuda a aquellos padres o tutores legales que necesiten ayuda en relación a la educación de sus hijos.

Fomentar el desarrollo de actividades entre los niños, sus padres y madres, y el centro.

Conseguir que el resto de padres cooperen en el desarrollo de actividades en el centro educativo.

Transmitir al colegio o escuela las necesidades, quejas o reclamaciones de los padres.

Brindar ayuda a aquellas familias en situaciones de necesidad, a causa de problemas económicos o hijos con necesidades especiales.

Representar a los padres en los consejos escolares o en reuniones puntuales con el centro.

Informar a padres o tutores sobre la normativa interna y gestión del centro, así como de los criterios educativos o futuros proyectos.

Como entidades que se rigen por sus propios estatutos, las AMPAS cuentan con un órgano de representación, la Junta Directiva.

La composición de la Junta Directiva puede variar en función de cada asociación, pero siempre tiene que haber un presidente y un secretario. Son opcionales el vicepresidente vicesecretario, tesorero y los vocales.

Como responsable de la dirección de las asociación, las funciones del presidente del AMPA son:

Representar a la asociación en reuniones y asambleas.

Convocar las reuniones de la Junta Directiva.

Presidir las asambleas de la Junta Directiva y recoger en las actas las decisiones tomadas.

Revisar, gestionar y ordenar toda la documentación relativa a la asociación.

¿Necesito adaptarme a la LOPDGDD?
Obligaciones del RGPD

El cumplimento de la nueva normativa conlleva una serie de obligaciones tanto documentales como de operativa y funcionamiento:

Documentales

Los documentos de protección de datos para AMPAS necesarios para cumplir adecuadamente la norma serían los siguientes:

1. Documento de Seguridad, que resume los aspectos esenciales de la Política de la entidad en materia de Protección de Datos.

2. Registro de Actividades de Tratamiento, que sustituye la anterior obligación de inscripción de ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.

3. Análisis de Riesgos, que determina el nivel de riesgo de cada uno de los Tratamientos que el AMPA pueda utilizar en el desarrollo de sus funciones.

4. En caso de ser necesario, y de acuerdo a lo que establece el RGPD, la Evaluación de Impacto.

Formales o de operativa

Hay que adecuar el funcionamiento a la nueva norma, lo que supone tomar, entre otras, las siguientes medidas:

Es necesario actualizar los textos y referencias legales utilizados, comprobando que hagan siempre referencia a normativa vigente.

Los usuarios del servicio deben suscribir los consentimientos adecuados y que reúnan todos los requisitos legales.

Si hay empleados directos del AMPA, éstos deben firmar la documentación en relación a las garantías preceptivas y necesarias.

Si se dispone de página web, los textos legales que contenga deben actualizarse conforme a la norma.

Debe designarse a los Encargados de Tratamiento de Datos que tengan acceso potencial o efectivo a datos que ha recabado el propio AMPA.

Habrá que tener en cuenta las elementales medidas de seguridad tanto informática como para cualquier otro tipo de soporte.

La norma además contiene otras importantes novedades:

Otorga funciones nuevas a figuras ya existentes, como los Encargados.

Crea figuras nuevas, como el Delegado de Protección de Datos (DPO).

Elimina la obligación de inscripción de los ficheros en la AEPD.

Determina nuevas responsabilidades en caso de incidencias durante la gestión de los datos.

Preguntas frecuentes

¿Debo ceder necesariamente mis datos o los de mis hijos al AMPA de su centro escolar?

No. La pertenencia a este tipo de asociaciones es de carácter voluntario.

En ningún caso se puede dotar a la misma de carácter obligatorio, tampoco se puede obligar a nadie a ceder sus datos a las mismas, con independencia del uso que vaya a darse de dicha información.

El asociado del AMPA debe ser informado de sus derechos y obligaciones en todo caso.

Todos los miembros del AMPA deben tener relación directa con los menores escolarizados en el centro.

¿Debe la AMPA darme garantías en relación a la protección de los datos personales que me solicita?

Si, como al resto de operadores que manejan datos personales, y en concreto datos de colectivos considerados vulnerables.

La responsabilidad y consecuencias en caso de irregularidades son iguales a las de cualquier otro operador.

Cualquiera de los cedentes o titulares de los datos puede exigir:

garantías de cumplimiento de la normativa vigente, incluida la de protección de datos

que se tomen las medidas previstas

acudir ante las autoridades competentes, en el caso de que entienda que sus derechos han sido vulnerados o desatendidos de alguna manera en la forma de operar de este tipo de agrupaciones.

¿Puedo pertenecer al AMPA habiéndome negado a facilitar datos personales por no estar de acuerdo con algún aspecto de su política o proceder a este respecto?

No. Si no se autoriza de forma expresa, informada y fehaciente el consentimiento, no se podrá prestar el servicio que se oferta por el AMPA.

La pertenencia implicará necesariamente el tratamiento de este tipo de datos.

¿Puede utilizar el AMPA imágenes de mis hijos en sus publicaciones?

No. Ni en las actividades propias, ni en aquellas que se realicen en las instalaciones del centro educativo se podrán utilizar imágenes u otros datos.

Para que el AMPA pueda usar estas imágenes, deberá recabar el consentimiento previo de los interesados y/o representantes legales.

El consentimiento va a ser necesario cuando en las imágenes:

el menor pueda ser identificado o

se le muestre sin pixelar, de frente o sin edición de las fotografías.

La simple pertenencia a una comunidad educativa, no faculta a ninguno de los miembros que la componen para tratar ningún dato personal sin este tipo de autorizaciones.

Las autorizaciones son imprescindibles en el caso de colectivos vulnerables como el caso de menores.

La mayoría de edad a efectos del RGPD se ha fijado en los 14 años.

¿Es necesario que el AMPA designe DPO? ¿Podría ser el mismo que el del centro educativo?

Conforme a lo regulado en todas las instancias competentes hasta la fecha, dicha figura no es de carácter preceptivo.

La obligación de contar con un DPO dependerá del volumen de datos o el carácter especifico de los mismos.

Dicha persona, por cuestiones éticas y de tipo deontológico, no podría en ningún caso coincidir con la misma que pudiera tener el centro educativo propio del AMPA.

Esta figura puede ser designada entre los propios miembros del AMPA, si disponen de la formación necesaria.

¿Qué tipo de datos pueden solicitarme para ser miembro?

La naturaleza de los datos personales solicitados por las las AMPA puede ser tremendamente amplia.

Puede abarcar desde datos básicos de inscripción hasta datos de salud o creencias.

Los datos solicitados deben ser tratados siempre con el máximo rigor y garantías.

Atenderá siempre al principio de mínima conservación de los datos, por lo que se recogerán y se trataran los datos estrictamente necesarios.

Estos datos deberán ser conservados el mínimo tiempo posible, y en todo caso con las debidas medidas de seguridad para cada caso concreto.

¿Cuáles son mis derechos como socio del AMPA en relación al RGPD?

Los derechos contenidos en la norma serían los siguientes:

Es necesario informar de los mismos y establecer un canal para sus ejercicio.

Siempre que se ejerza cualquiera de ellos el usuario debe estar debidamente identificado.

El ejercicio debe ser gratuito en todas sus fases y siempre tiene que estar designada una persona responsable.

¿El AMPA puede conservar datos cuando ya no se pertenece al mismo?

Los plazos máximos de conservación de los datos debes estar fijados de antemano.

No deberían superar los períodos legales necesarios para la prestación del servicio.

Todo ellos sin perjuicio del ejercicio de derechos por parte del titular del derecho.

En Grupo Ático 34 contamos con personal cualificado que puede ayudarte en cualquier proceso de adaptación y evaluación. Si necesitas asesoramiento personalizado, puedes contactarnos en el teléfono o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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Las AMPA y el cumplimiento obligatorio del RGPD - Funciones&Normativa

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Desde que el pasado 25 de Mayor pasó a ser de obligado cumplimiento el RGPD, todas las entidades integradas en nuestra sociedad, incluidas las AMPA, que traten datos de carácter personal deben de adaptarse. Las AMPA son las Asociaciones de Madres y Padres de Alumnos de un mismo centro de enseñanza.

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Protección de datos en centros educativos

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Protección de datos en centros educativos

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¿Qué Datos se pueden recoger por los centros?

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¿Qué Datos se pueden recoger por los centros?

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A muchos de nosotros como profesionales de la educación nos surge la duda acerca de que datos si que datos no podemos recoger. Espero que esta web aclare nuestras dudas.

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Recogida de datos por los centros educativos

¿Qué datos pueden recabar los centros educativos?

La LOE legitima a los centros a recabar datos de carácter personal para la función docente y orientadora de los alumnos en referencia a:
- El origen y ambiente familiar y social.
- Las características o condiciones personales.
- El desarrollo y resultados de su escolarización.
- Las circunstancias cuyo conocimiento sea necesario para educar y orientar a los alumnos.

Por tanto, la LOE legitima a los centros educativos para recabar y tratar los datos de los alumnos y de sus padres o tutores, incluyendo también las categorías especiales de datos, como los de salud o de religión, cuando fuesen necesarios para el desempeño de la función docente y orientadora.

Pero también hay que tener en cuenta una serie de cautelas:
- Los datos personales no podrán usarse para fines diferentes al educativo (función docente y orientadora).
- El profesorado y resto del personal que acceda a los datos personales de los alumnos o de sus familias está sometido al deber de guardar secreto.

Es importante tener en cuenta que no podrán recabarse datos que sean excesivos para dicha finalidad.
Por ejemplo, en el caso de las solicitudes de plaza en un centro no es necesario recabar los datos bancarios para el pago de actividades extra escolares hasta que no se hubiera resuelto el proceso y fuese admitido el alumno.

¿Se pueden recabar datos sobre la situación familiar de los padres de los alumnos?

Sí, los centros educativos pueden recabar la información sobre la situación familiar de los alumnos. Esta información debe estar actualizada y los progenitores han de informar a los centros sobre cualquier modificación.

Si los padres del alumno están separados o divorciados, debe recabarse información sobre quién ostenta la patria potestad, si ambos o uno sólo, y quién ostenta la guarda y custodia. También de quiénes son las personas autorizadas a recoger al alumno.

¿Se pueden recabar datos de salud?

Sí, en la medida en que sean necesarios para el ejercicio de la función educativa. Se pueden distinguir los siguientes momentos:
- En la matriculación del alumno: discapacidades, enfermedades crónicas, TDAH, intolerancias alimentarias o alergias.
- Durante el curso escolar: el tratamiento médico que reciba un alumno a través del servicio médico o de enfermería del centro o los informes de centros sanitarios a los que se le haya trasladado como consecuencia de accidentes o indisposiciones sufridas en el centro o los informes de los equipos de orientación psicopedagógica.

¿Se pueden recabar datos biométricos?

La normativa de protección de datos exige que los datos que se recaben sean adecuados, pertinentes y no excesivos. Han de responder al principio de proporcionalidad, esto es, que sean idóneos para la finalidad que se pretende conseguir con su recogida, que no haya otros medios menos intrusivos para ello y que de su tratamiento se deriven más beneficios para el interés general que perjuicios sobre otros bienes y valores.

Teniendo en cuenta la intromisión en la intimidad de las personas que el tratamiento de este tipo de datos puede ocasionar, la Agencia Española de Protección de Datos ha admitido la utilización de la huella dactilar para finalidades como el control de acceso al servicio de comedor en centros escolares con un gran número de alumnos, siempre que se adopten medidas que refuercen la confidencialidad de los datos como la conversión de la huella a un algoritmo, el cifrado de la información, la vinculación a un dato distinto de la identificación directa del alumno o la limitación de los protocolos de acceso a los datos.

El RGPD incluye a los datos biométricos dentro de las categorías especiales de datos.

¿Se pueden recabar imágenes de los alumnos para el expediente académico?

Entre los datos que pueden recabar los centros educativos para el ejercicio de la función docente y orientadora sin
consentimiento de los alumnos se pueden incluir sus fotografías a los efectos de identificar a cada alumno en relación con su expediente.

¿Se pueden recabar datos para finalidades distintas de la función propiamente educativa?

Al margen de la función educativa, los centros pueden recabar datos para otras finalidades legítimas, como puede ser la gestión de la relación jurídica derivada de la matriculación de los alumnos, o dar a conocer la oferta académica, participar con los alumnos en concursos educativos u ofrecer servicios deportivos, de ocio o culturales. En estos casos, se podrán recabar bien como consecuencia de la relación jurídica establecida con la matrícula o si media el consentimiento previo de los alumnos o de sus padres o tutores.

Además, con carácter previo a la obtención del consentimiento, se debe cumplir con el derecho de información de los titulares de los datos o a sus padres o tutores si son menores de 14 años, como se especifica en el apartado IV.c) sobre Transparencia e información.

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Recogida de datos por los centros educativos

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Recogida de datos por los centros educativos La LOE legitima a los centros a recabar datos de carácter personal para la función docente y orientadora de los alumnos en referencia a: - El origen y ambiente familiar y social. - Las características o condiciones personales. - El desarrollo y resultados de su escolarización.

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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD

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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD

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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD

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Jorge Sanz en este post aclara una de las grandes dudas que nos asaltan como docente: la gestión de las calificaciones de los alumnos

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Recomendaciones de la AEPD sobre el uso de imágenes del alumnado

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Recomendaciones de la AEPD sobre el uso de imágenes del alumnado

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Debemos tener claro el tratamiento de las imágenes de nuestros alumnos. Os dejo la entrada de un blog donde lo expone de manera muy clara

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Recomendaciones de la AEPD sobre el uso de imágenes del alumnado

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Recomendaciones de la AEPD en la guía sectorial para centros educativos sobre el uso de imágenes del alumnado por parte de los centros y el profesorado.

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Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

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Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

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Es importante que tengamos en cuenta la ley orgánica que regula la protección de datos.

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Infografía sobre la protección de datos en el ámbito educativo

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Infografía sobre la protección de datos en el ámbito educativo

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INFOGRAFÍA DECÁLOGO DE PROTECCIÓN DE DATOS PARA EL ÁMBITO EDUCATIVO

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Agencia Española de Protección de Datos: Los datos personales de los alumnos

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Agencia Española de Protección de Datos: Los datos personales de los alumnos

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Os dejo un video muy interesante de la Agencia Española de protección de datos, donde habla de las leyes que regulan esta cuestión y explica como realizar correctamente el tratamiento de los datos personales de nuestros alumnos.

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Agencia Española de Protección de Datos: Los datos personales de los alumnos

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En la siguiente guía tenemos información relevante acerca de conceptos básicos fundamentales que debemos conocer sobre los datos personales.