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UMECIT
Licenciatura en Registros Médicos

Integrantes:
Javier Castillo
Jeikol Nuñez
Lassete Polo
Zoraida Castillo

Profesor:
Manuel Moreno

Materia:
Informática Avanzada

Tema:
Base de datos

Año:
2022

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Las 10 razones principales para usar Access con Excel

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Aunque Excel no es una base de datos, se usa ampliamente para almacenar datos y a menudo se usa para resolver problemas de base de datos simples. Sin embargo, Excel es una base de datos de archivos sin formato, no una base de datos relacional. Cuando las tablas simples necesitan evolucionar en varias tablas de datos relacionados, Access es la primera opción para que los trabajadores de la información creen rápidamente una aplicación de base de datos. Access siempre ha sido un excelente "panel de aterrizaje de datos" para recopilar y consolidar datos distintos en toda la empresa, gran parte de los cuales se encuentran dentro de Excel libros. Una vez que los datos están en Access, puede agregar más tablas y unirse a ellas, crear consultas (o vistas de los datos), estructurar los datos y definir tipos de datos para ayudar a garantizar la integridad de los datos, compartir y actualizar datos entre muchos usuarios y crear informes y formularios eficaces.

A diferencia Excel diseño simple de hoja de cálculo, Access se organiza de forma diferente con varios objetos interrelacionados que pueden parecer desalentador al principio. Pero no tiene que ser un experto para usar Access. Access está diseñado para todo tipo de usuarios y solo puede hacerlo hasta donde necesite ir.

Despegar Access una capa a la vez.

1. Use Access de tres maneras: como usuario ocasional, usuario de power o desarrollador.

2. Las tablas, consultas, formularios e informes se crean entre sí y forman el corazón de una aplicación de base de datos.

3. En ocasiones, los usuarios tienen asistentes, generadores de propiedades, Office Fluent interfaz de usuario y Excel características de tipo Excel para realizar rápidamente un trabajo.

4. Los usuarios avanzados tienen macros, el panel de propiedades, expresiones y herramientas de diseño de base de datos para profundizar y hacer más.

5. Los desarrolladores pueden trabajar con módulos y desarrollar código vba para crear soluciones de base de datos personalizadas e implementar aplicaciones en tiempo de ejecución.

Una buena manera de empezar es copiar datos de Excel en Access. Puede crear una tabla de Access y mostrarla en la vista hoja de datos, que se parece mucho a una hoja de Excel datos. Puede realizar tareas comunes de creación de tablas, como definir un tipo de datos, un nombre de campo o un campo nuevo, directamente en la vista hoja de datos. Por ejemplo, si escribe una fecha en un campo en blanco, Access establece el tipo de datos Fecha y hora para ese campo. Si escribe texto como un nombre, Access aplica el tipo de datos Texto al campo. Si desea mover un campo, haga clic y arrástrelo.

Al copiar datos de Excel pegarlos en Access, ni siquiera necesita crear una tabla en primer lugar o abrir una tabla en la vista hoja de datos. Access le pregunta automáticamente si los datos tienen encabezados, hace buenas conjeturas al usar el tipo de datos correcto y crea una tabla de Access. No puede ser más sencillo.

Para obtener más información, vea Abrir una hoja de datos en blanco.

Una de las formas más sencillas de obtener las ventajas de Excel y Access es vincular una hoja de Excel a una tabla de Access. Use un vínculo de Access cuando planee mantener los datos en Excel, pero también aproveche regularmente algunas de las muchas características de Access, como informes y consultas. Los datos se vinculan desde Access y no desde Excel.

Access admite dos formas fundamentalmente diferentes de crear tablas de base de datos. Los usuarios pueden crear nuevas tablas nativas para almacenar los datos en una base de datos de Access o pueden crear vínculos a datos existentes fuera de la base de datos de Access. Los datos de las tablas vinculadas aparecen y se comportan de muchas maneras, al igual que las tablas nativas. El Asistente para administrador de tablas vinculadas le ayuda a realizar un seguimiento, localizar y actualizar la hoja de cálculo Excel u otro origen de datos si se mueve y se rompe el vínculo.

Al vincular a una hoja de Excel o a un rango con nombre, Access crea una nueva tabla que está vinculada a los Excel datos. Si desea agregar, editar o eliminar datos, realice los cambios en Excel y actualice (o vuelva a consultar) los datos de la tabla de Access. Sin embargo, no puede editar el contenido de la tabla en Access. Con los datos vinculados a Excel, puede crear informes, consultas y formularios de solo lectura en Access.

Para obtener más información, vea Importar o vincular a datos de un Excel libro.

Si decide cortar el cable de datos, puede mover los datos a Excel importando los datos a Access. Tenga en cuenta que la palabra importar tiene dos significados diferentes entre Excel y Access. En Excel, al importar (o conectar), se establece una conexión permanente a los datos que se pueden actualizar. En Access, al importar, los datos se llevan a Access una vez, pero sin una conexión de datos permanente. Al importar datos, Access almacena los datos en una tabla nueva o existente sin alterar los datos en Excel. En Access, puede importar cualquiera o todas las hojas de cálculo de un libro Excel en una sola operación.

El Asistente para la importación le guiará por los pasos de importación y le ayudará a tomar decisiones importantes sobre si desea cambiar los tipos de datos y agregar encabezados. Si se producen errores al importar los datos, Access le avisa y guarda los errores en una tabla para que pueda encontrarlos y corregirlos rápidamente. Por ejemplo, puede haber un código postal alfanumérico sepultado en el fondo en una columna que pensaba que era todo numérico, o se ha detectado un id. duplicado para un campo de clave principal. Puede realizar los cambios en el libro de Excel y volver a importar los datos, o bien realizar los cambios en la nueva tabla de Access. Cuando complete la operación, puede guardar los pasos que ha usado e incluso crear una tarea Outlook recordarle cuándo realizar la operación de importación de forma periódica.

Una vez importados los datos, ahora es nativo de Access y puede usar hojas de datos y formularios para agregar, editar y eliminar los datos. Después de importar los datos, puede decidir si desea eliminar los datos de Excel. Normalmente, es una buena idea tener solo una ubicación para actualizar los datos.

Nota: Importar datos de Excel a Access no importa fórmulas, solo los resultados de esas fórmulas.

Para obtener más información, vea:

También puede volver a conectar los datos de Access Excel. Para ello, cree una conexión en Excel, a menudo almacenada en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), a la base de datos de Access y recupere todos los datos de una tabla o consulta. Después de conectarse a los datos, también puede actualizar (o actualizar) automáticamente los libros de Excel desde la base de datos original de Access siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

Para obtener más información, vea:

Una vez que los datos están en Access, puede aprovechar la maravillosa matriz de herramientas de creación y personalización de informes. ¿Desea crear un informe con tan solo unos clics? Use el Asistente para informes. ¿Desea diseñar y modificar el diseño del informe en tiempo real con datos en directo, mover y cambiar el tamaño de bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios a medida que lo crea? Use la vista Diseño. ¿Desea interactuar con el informe para buscar, filtrar y ordenar datos en directo? Use la vista Informe. ¿Desea agregar botones de comando, números de página, imágenes, hipervínculos y estilos de aspecto profesional por su cuenta? Use los numerosos asistentes y galerías de control en los grupos Controles y diseño de la pestaña Diseño de la cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente informes sencillos, informes de grupo y resumen, etiquetas postales, informes gráficos y sub-informes.

Una vez creado el informe, use Access para distribuir el informe de forma electrónica. Por ejemplo, puede enviar el informe mediante un mensaje de correo electrónico o guardar el informe en diferentes formatos, como una instantánea de Access o un archivo PDF, para agregarlo a una página web o SharePoint sitio.

Para obtener más información, vea:

Una vez que los datos están en Access, puede aprovechar las muchas herramientas de creación y personalización de formularios. ¿Desea crear un formulario con tan solo unos clics? Use el Asistente para formularios. ¿Desea diseñar y modificar el diseño del formulario en tiempo real con datos en directo, mover y cambiar el tamaño de bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios a medida que lo crea? Use la vista Diseño. ¿Desea agregar botones de comando, cuadros de lista, cuadros combinados, grupos de opciones, imágenes, máscaras de entrada, gráficos, hipervínculos y estilos de aspecto profesional por su cuenta? Use los numerosos asistentes y galerías de control en los grupos Controles y diseño de la pestaña Diseño de la cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente formularios sencillos, formularios en pestañas, formularios continuos, formularios emergentes, cuadros de diálogo modales y subformulario.

En Access, puede crear fácilmente un formulario dividido, que muestra una hoja de datos sincronizada y una vista de formulario para que pueda sacar el máximo partido de ambos. Una vez que crea un formulario pulido, es fácil desplazarse, filtrar e incluso buscar los datos detrás del formulario con los botones de navegación estándar y el cuadro de búsqueda en la parte inferior del formulario.

Para obtener más información, vea:

Sea cual sea el producto que use, filtre los datos para trabajar con un subconjunto de datos y ordene los datos para ordenarlo de la forma que desee. En Access, Excel usuarios pueden filtrar y ordenar datos en una vista hoja de datos sin tener que volver a aprender una interfaz de usuario completamente nueva. Los iconos, menús de comandos, comandos, criterios y cuadros de diálogo son muy similares, tanto si trabaja con texto, números, fechas o espacios en blanco. Incluso puede guardar los filtros y ordenar junto con la vista hoja de datos.

Puede crear una consulta en Access y ni siquiera saber qué SQL significa. Cuatro asistentes de consulta le ayudan a crear consultas sencillas, buscar duplicados, buscar registros no coincidentes y crear consultas de tabla de referencias cruzadas. Ni siquiera tiene que crear una consulta; simplemente filtre y ordene los datos de la forma en que desea que se vean y se guardan con una hoja de datos.

Para obtener más información, vea:

Ahora que su familia ha crecido, la lista de tarjetas de vacaciones se ha hecho más grande de repente y necesita realizar un seguimiento de muchos más cumpleaños y aniversarios. No es un problema. Puede usar una tabla o consulta de Access como origen de datos de combinación de correspondencia y crear una operación de combinación de correspondencia con el Asistente para combinar correspondencia de Word para cartas, tarjetas, mensajes de correo electrónico y sobres. Si solo necesita crear etiquetas postales, use el Asistente para etiquetas en Access para crear e imprimir las etiquetas desde un informe que cree. Incluso puede agregar automáticamente un código de barras correspondiente a cada dirección de cliente.

Para obtener más información, vea:

Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a los datos de SharePoint listas. Excel proporciona una conexión de solo lectura (un solo sentido) a listas de SharePoint vinculadas; mientras que Access le permite leer y escribir datos (en dos direcciones) en listas de SharePoint vinculadas. Las listas SharePoint access y SharePoint funcionan muy bien juntas. Los tipos de datos de Access y SharePoint, como texto enriquecido, solo anexar (para admitir el seguimiento del historial de revisiones en un campo memo), datos adjuntos, Autonumeración, búsquedas y campos de varios valores, hacen que la integración sea fluida y pocas incoherencias de datos, si las hay.

Una vez que vincule los datos de la lista de SharePoint a una base de datos de Access, incluso puede desconectar los datos de la lista de SharePoint en una base de datos local de Access, trabajar con los datos de forma local y volver SharePoint conectarse al sitio de SharePoint para cargar los cambios. Los cambios en los datos en conflicto realizados por otros usuarios se controlarán mediante un asistente para la resolución de conflictos. Los formularios e informes que creó en Access se basan en los mismos datos, pero están vinculados a SharePoint listas.

Excel proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.

1. Realice una importación única de datos de una hoja de cálculo Excel una lista de SharePoint o exporte datos Excel una hoja de cálculo SharePoint una lista de SharePoint para crear una conexión de datos unía permanente.

2. Use la conexión de datos un solo sentido permanente para actualizar los datos de una hoja de Excel de la lista SharePoint usuario.

3. Publique Excel libros en Servicios de Excel y muestre e interactúe con los datos mediante el elemento web Excel Web Access en una página de elementos web.

4. Importe (conectar) datos en un libro Excel desde servidores OLAP, bases de datos SQL Server y Access y archivos sin formato.

Access proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.

1. Realice una importación o exportación de datos de una sola vez entre las vistas de Access y una SharePoint datos.

2. Vincule datos entre tablas de Access y SharePoint lista creando una conexión de dos direcciones permanente. (Los datos de lista actualizados se pueden ver en una tabla de Access; los datos actualizados de la tabla de Access se pueden ver en una lista).

3. Desconectar los datos de la lista, actualizar en Access, volver a poner en línea, sincronizar actualizaciones y resolver conflictos.

4. Mostrar y editar datos de lista en las vistas hoja de datos, formulario e informe de Access.

Para obtener más información, vea:

Puede crear aplicaciones de base de datos de escritorio bastante sofisticadas sin escribir nunca una línea de código VBA. Cada objeto de Access tiene un amplio conjunto de propiedades y eventos fácilmente accesibles desde una hoja de propiedades para ayudarle a personalizar la solución. Cada objeto tiene diseñadores detallados que revelan todas las características disponibles para usted. Hay plantillas de base de datos adicionales disponibles en Office Online. Las plantillas de campo y tabla le ayudan a crear y personalizar tablas nuevas rápidamente. Puede diseñar una nueva base de datos desde cero con herramientas de diseño de bases de datos integradas.

Las macros de Access usan un entorno declarativo que no requiere escribir ningún código de VBA, por lo que no es necesario que sea desarrollador. Cada acción de macro realiza una tarea, como abrir un formulario, ejecutar una consulta, buscar registros o mostrar un mensaje. Puede insertar macros en cualquier caso de un informe, formulario o control. La mayoría de las macros tienen argumentos y puede agregarles lógica condicional para que puedan hacer lo que desee. Incluso puede definir variables y realizar la comprobación de errores, de nuevo sin escribir código vba.

Diseñar un prototipo y ejecutarlo por el departamento de TI. Cree una solución para su equipo cuando la necesite lo antes posible y pónla en un cadentero con un personal descalza. Realice un seguimiento de las entradas vendidas para una parte de la compañía, realice un seguimiento de la vida útil de los materiales de fabricación o imprima etiquetas de aceptación de partes. Realice un seguimiento de tareas, problemas y entregas en proyectos de equipo. Cree una base de datos de canalización de ventas para supervisar las ventas potenciales dentro de un pequeño grupo de profesionales de ventas.

Más información

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Las 10 razones principales para usar Access con Excel

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Aunque Excel no es una base de datos, se usa ampliamente para almacenar datos y a menudo se usa para resolver problemas de base de datos simples. Sin embargo, Excel es una base de datos de archivos sin formato, no una base de datos relacional.

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Qué es Microsoft Access y sus características | Administra Proyectos

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Los usuarios habituales de Microsoft Office no están tan familiarizados con Microsoft Access como con Microsoft Word, Excel o PowerPoint.

Dado que Microsoft Access es una aplicación de base de datos relacional incluida en el Microsoft Office Suite que permite a los usuarios introducir, gestionar y ejecutar informes a mayor escala, es más adecuada para quienes necesitan organizar rápidamente una gran cantidad de datos.

Se encuentra en algún lugar entre Excel, que es ideal para individuos con un pequeño almacenamiento de datos, y los servidores SQL, que son necesarios para equipos más grandes y corporativos.

Con la ayuda de Microsoft Access, los usuarios pueden gestionar eficazmente la información importante almacenándola convenientemente para futuras referencias, informes y análisis. Como su nombre lo indica, los usuarios tendrán acceso a la información organizada en su base de datos con un esfuerzo mínimo.

Características de Microsoft Access

Ideal para usuarios individuales y equipos pequeños

Más fácil de entender y utilizar que la base de datos cliente-servidor

Importación y exportación a otras aplicaciones de Microsoft Office y otras aplicaciones

Plantillas listas para que los usuarios habituales creen y publiquen datos

Permite construir y publicar bases de datos en la Web sin esfuerzo

Una función fácil de usar 'Tell Me' para asistencia

Permite a los desarrolladores crear soluciones personalizadas utilizando el código VBA

Opción de ocultar/mostrar la cinta

Permite a los usuarios ver los informes Elimina los informes adicionales

Permite la salida de informes en formato PDF

Ideal para usuarios individuales y equipos pequeños

Microsoft Access es una simple aplicación de escritorio que no requiere ningún hardware específico o licencia para funcionar. Por lo tanto, es ideal para usuarios individuales y equipos pequeños que no requieren bases de datos más grandes y complicadas por un precio adicional.

Microsoft Access ofrece numerosas ventajas sobre las soluciones de bases de datos en comparación con SQL Server y Oracle, en las que la necesidad de bases de datos no es muy elevada. Muchos equipos pequeños pueden ahora evitar la compra de recursos masivos para sus necesidades básicas y simples con la ayuda de Microsoft Access.

Además, no necesitan que nadie administre o supervise el acceso que pueden requerir las bases de datos habituales de cliente-servidor.

Más fácil de entender y utilizar que la base de datos cliente-servidor

Las aplicaciones de las computadoras personales como Microsoft Access se han apoderado de muchas aplicaciones que antes estaban relegadas a la base de datos cliente-servidor en el pasado. Los usuarios de Access no necesitan recibir ninguna capacitación especial para adquirir los conocimientos necesarios para utilizar la aplicación.

Muchos usuarios se han autodidactado para usar Microsoft Access para sus necesidades individuales. La creación y administración de la base de datos es bastante sencilla y fácil con la ayuda de un conjunto de plantillas fácilmente disponibles y bien organizadas que se examinarán más adelante en este artículo.

Los usuarios de Microsoft Excel encontrarán que Access es más fácil de dominar ya que es similar a Excel aunque los conceptos fundamentales de las bases de datos son muy diferentes a los de Excel.

El aprendizaje y la gestión de esta poderosa aplicación utilizando las técnicas e instrumentos más eficaces disponibles es posible incluso para los nuevos usuarios que tienen poco o ningún conocimiento de la gestión de bases de datos.

Microsoft Access almacena diferentes conjuntos de datos conocidos como Tablas que están potencialmente relacionados, que cuando se combinan entre sí aumentan la flexibilidad de los datos.

Al relacionar y unir las tablas, Access, un Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales (RDBMS) en su conjunto, proporciona a los usuarios una información más flexible y una mayor funcionalidad dentro de esta aplicación, lo que hace que su tarea sea sencilla y fácil.

Importación y exportación a otras aplicaciones de Microsoft Office y otras aplicaciones

Una de las características más útiles de Microsoft Access es su capacidad para interactuar con datos de muchos otros programas.

También es más fácil combinar los datos que se crearon en otros programas, transferir datos entre otros dos programas, o acumular y almacenar datos a largo plazo, exportando ocasionalmente los datos a otros programas como Excel para su análisis.

Con Microsoft Access hay varias maneras de copiar un objeto, como una tabla o un formulario, de una base de datos a otra sin esfuerzo. Además de copiar y pegar un objeto, Microsoft Access también permite exportar un objeto que viene con más opciones.

Con Access es conveniente exportar la definición de la tabla y los datos de la tabla, o exportar sólo la definición de la tabla que una copia en blanco de la tabla como se requiere. También puede guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para su uso futuro.

El grupo Enlace de importación y exportación muestra iconos para todos los formatos de datos a los que Microsoft Access puede importar o exportar datos. Al hacer clic en más, los usuarios podrán ver más formatos con los que Microsoft Access puede trabajar.

Para mayor comodidad de los usuarios, el asistente de importación/exportación ayuda a los usuarios con la tarea y guarda los detalles de esa operación como una especificación.

Plantillas listas para que los usuarios habituales creen y publiquen datos

Microsoft Access ayuda a los usuarios a crear y gestionar bases de datos, aunque tengan una experiencia mínima en este campo. Esto es posible con la ayuda de varias plantillas de Microsoft Access que tiene todo listo para su uso.

Al abrir un archivo de plantilla específico, el usuario encuentra una nueva base de datos con tablas, formularios, macros, informes y otros campos necesarios que ya está creada, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.

La galería de plantillas comprende convenientemente tanto plantillas de escritorio como plantillas basadas en la web para que el usuario pueda elegir. Para crear una base de datos de Access para uso personal, la mejor opción sería ir con una plantilla de escritorio.

Para la creación de bases de datos para su publicación en un servidor de SharePoint, se recomienda que el usuario elija las plantillas basadas en la web.

Por ejemplo, la plantilla de servicio al cliente de escritorio de Microsoft Access 2013 ayuda a los usuarios a crear una base de datos de servicio al cliente para administrar con facilidad las asignaciones de seguimiento de múltiples problemas, la prioridad, el estado y la resolución.

Las plantillas de Microsoft Access para la comercialización de proyectos de empleados y proveedores ayudan a los usuarios a crear una amplia base de datos de proyectos de comercialización para realizar un seguimiento de los entregables con fecha de caducidad, las funciones de los empleados y sus proveedores con precio.

Permite construir y publicar bases de datos en la Web sin esfuerzo

Los usuarios de Microsoft Access pueden diseñar su propia base de datos o crear una base de datos utilizando una plantilla fácilmente disponible según sus necesidades.

Quienes tienen conocimientos técnicos y están familiarizados con las bases de datos de la Web idealmente diseñarían su propia base de datos creando una base de datos en blanco en la que crearían las tablas que su base de datos necesitaría en Access.

Los que necesiten ayuda o no sepan qué tablas requeriría su proyecto pueden utilizar las plantillas disponibles para ellos. Las plantillas de Microsoft Access tienen una enorme compilación de algunas bases de datos de uso común que serían requeridas por los usuarios.

Incluso los nuevos usuarios pueden crear una base de datos utilizando una plantilla siguiendo los siguientes pasos

Abra el acceso y abra la vista de los bastidores haciendo clic en ARCHIVO.
Encuentra la plantilla requerida entre las plantillas que verás allí.
nuevo acceso

Si no se encuentra la plantilla requerida, los usuarios pueden buscar en Microsoft Office en línea para encontrar plantillas adicionales.

Pulse o haga clic en la plantilla que sea adecuada para el propósito y asegúrese de que la plantilla seleccionada sea específica para una base de datos de escritorio o para la publicación en la Web.

Introduzca un nombre de archivo y seleccione una ubicación para almacenar la base de datos creada.

Pulse o haga clic en el botón Crear para crear la base de datos.

Es tan fácil como eso.

Una función fácil de usar "Tell Me"

La nueva función 'Tell Me' que se está introduciendo en el Microsoft Access 2016 funciona como un asistente que ayuda a los usuarios a completar la tarea que tienen a mano rápidamente.

La característica está disponible como un cuadro de texto en la cinta de Microsoft Access 2016 que dice: "Dime qué quieres hacer con una bombilla al lado".

Los usuarios pueden introducir en el campo de texto palabras y frases relacionadas con lo que quieren hacer a continuación y llegar rápidamente a las funciones que quieren utilizar o a las acciones que quieren realizar. También proporciona ayuda relacionada con lo que se está buscando.

Por ejemplo, cuando se introduce la palabra "filtro", aparecen todas las opciones relacionadas con el filtro en la aplicación. Los usuarios no tienen que buscar ninguna característica en un laberinto de menús con la barra de "Dime" disponible.

Además, a diferencia de los asistentes de ayuda del pasado, esta característica no le dice al usuario cómo realizar una función específica; simplemente ofrece un paso sencillo para realizarla realmente.

Permite a los desarrolladores crear soluciones personalizadas utilizando el código VBA

Visual Basic for Applications (VBA) es un lenguaje de programación que puede ser usado con Microsoft Access. Los desarrolladores que utilizan Access pueden crear soluciones personalizadas para su base de datos utilizando el código VBA, que es un lenguaje de programación eficaz que consiste en un código/comando para programas específicos.

Las instrucciones harán que las acciones tengan lugar automáticamente cuando se ejecute el programa. Esta potente característica permite a los desarrolladores ampliar las soluciones básicas personalizadas para el usuario final a una solución profesional mediante el uso de la automatización avanzada, la validación de datos, la captura de errores y el apoyo multiusuario en sus bases de datos.

Opción de ocultar/mostrar la cinta

La ventana de Microsoft Access consiste en una variedad de componentes que ayudan a los usuarios a trabajar más eficientemente. Los componentes importantes son el panel de navegación, el área de trabajo de acceso, la cinta, los menús de atajo y la barra de herramientas de acceso rápido. Algunos de estos componentes son comunes a otras aplicaciones de Office, mientras que otros son exclusivos de Microsoft Access.

La cinta contiene cinco pestañas que se utilizan para realizar diversas tareas en el ordenador relacionadas con la organización y la gestión del contenido de la ventana abierta en Microsoft Access.

Se encuentra cerca de la parte superior de la ventana, debajo de la barra de título, y proporciona un acceso fácil y centralizado a las tareas que se realizan al crear una base de datos.

La cinta disponible en Microsoft Access consiste en pestañas, grupos y comandos. Cada ficha contiene una colección de grupos, y cada grupo contiene funciones relacionadas. Puede personalizarse aún más para adaptarse a las necesidades del usuario.

A veces la cinta que inicialmente muestra varias pestañas principales puede ser un poco irritante. Ahora los usuarios tienen la opción de ocultar la cinta cuando no se requiere, para tener una pantalla libre de desorden.

La opción de minimizar la cinta se puede establecer para la cinta en Acceso haciendo doble clic para futuras sesiones. Ahora los usuarios no tienen que preocuparse de que la cinta infrinja su área de trabajo.

La vista del informe elimina los informes adicionales
Con Microsoft Access los usuarios pueden elegir cuatro formas diferentes de ver los informes:

Vista del informe

Vista previa de impresión

Vista del diseño

Vista de diseño.

La vista del informe muestra el informe en la pantalla como los usuarios preferirían verlo. Una característica muy útil de Microsoft Access, la nueva vista de informe permite a los usuarios realizar filtros ad hoc en un informe de manera similar a la forma en que pueden filtrar los formularios.

Los usuarios tienen la opción de elegir los campos que desean tener en sus informes eligiendo su preferencia en más de una tabla o consulta.

Al filtrar un valor de columna específico o palabras que empiezan con o contienen una letra o rango de datos similares, los informes pueden modificarse para satisfacer las necesidades del usuario.

Los informes resultantes muestran exactamente lo que el espectador quiere ver con los resúmenes recalculados automáticamente. Además, esto no requiere conocimientos especiales de programación en nombre del usuario.

Además, los desarrolladores pueden añadir niveles de agrupación, establecer el orden de sus registros y ordenar los registros en orden ascendente o descendente. Finalmente el usuario verá el informe como exactamente lo quiere con todos los campos extra no deseados eliminados.

Con poco esfuerzo, la legibilidad de los informes será mejorada y se volverán más amigables para el espectador.

Con la ayuda de ocultar la propiedad de los duplicados a Sí, los espectadores pueden deshacerse de los informes duplicados no deseados cuando sea necesario.

Informes de salida en formato PDF

Hoy en día, cada vez más usuarios comparten la base de datos a través de formatos de imagen electrónica o conocidos popularmente como formatos fijos como el PDF de Adobe Systems y el XPS de Microsoft.

El acceso permite a los usuarios crear informes en archivos de imagen electrónicos a través de la pestaña DATOS EXTERNOS de la cinta. Estos informes pueden ser vistos incluso por usuarios que no tienen Access instalado en su sistema ya que el archivo PDF puede ser abierto en
Adobe reader.

Con los informes y la base de datos compartidos en formato PDF, las aplicaciones de Access se han mejorado considerablemente. A los usuarios les encanta este tipo de salida que es bienvenida como una adición útil que hace conveniente y simple la distribución de informes por correo electrónico, lo que ahorra papel y contribuye a la informática ecológica.

Con todas estas características y muchas más, no es de extrañar que Microsoft Access sea hoy en día el principal sistema de bases de datos del mundo, con millones de usuarios y cientos de miles de desarrolladores que se benefician de él.

Características de Microsoft Access 2019

Access 2019 es muy similar a sus predecesores de 2013 y 2016. Aquí están las nuevas características enumeradas por Microsoft, ordenadas de acuerdo a nuestra experiencia de utilidad potencial, aunque ninguna de ellas es innovadora a nuestro juicio. Observa este espacio a medida que pasa el tiempo y nuestra experiencia de la nueva versión en la práctica crece.

La clasificación de la hoja de propiedades

Clasificación de la hoja de propiedades de Microsoft Access 2019. Es una característica muy útil para gente como nosotros que diseña sistemas usando Microsoft Access. A veces quieres modificar una propiedad de algo, pero no puedes recordar dónde está listada y terminas buscándola por mucho tiempo. Esta característica le permite ir a la pestaña "Todo" de la Hoja de Propiedades y luego hacer clic en un botón de clasificación (ver imagen) para poner las propiedades en orden alfabético. Todavía necesitas saber el nombre de la propiedad que estás buscando, pero esto es una gran ayuda para esos momentos de "punto ciego".

Tipo de datos de gran número

El gran número de Microsoft Access 2019. Este es un nuevo tipo de datos de campo llamado "Large Number" que es compatible con el tipo de datos "bigint" de SQL Server. Esto es para almacenar un número muy, muy grande y en nuestra experiencia se necesita con poca frecuencia.

Tell Me mejoras en la caja

La caja de "Dime" está pensada para ayudarte a encontrar lo que buscas en las cintas. Es una gran idea, ya que puede ser difícil recordar dónde está todo. En la práctica, la película no ha funcionado muy bien hasta ahora. Sólo el tiempo dirá si la nueva y mejorada versión es mejor en la práctica...

Enlazando con la dBASE

Microsoft Access 2019 Enlace dBASE. Esto solía estar en Access, luego se fue, ¡y ahora ha vuelto! La función permite enlazar e importar desde archivos dBASE (.dbf). Si necesita enlazar con un sistema escrito en dBASE puede hacerlo ahora, como si la tabla estuviera almacenada en Access. Y si quieres extraer datos permanentemente de la dBASE, ahora también puedes hacerlo.

Etiqueta Nombre de la propiedad

Esto le permite asociar una etiqueta con un cuadro de texto a través de su Nombre, en lugar de pegar la etiqueta en el cuadro de texto. De nuevo, esta es una característica útil para aquellos que crean sistemas en Access.

Conexión ODBC Característica de reintento

Esto se aplica a los sistemas de bases de datos Access que se vinculan a otros tipos de fuentes de datos, por ejemplo, SQL Server. En el pasado, si se perdía la conexión con una tabla de datos, la única forma de recuperarla era cerrar la base de datos y volver a abrirla. ¡Afortunadamente esto no era algo frecuente! Access intentará ahora reabrir la conexión misma, automáticamente, siempre que haga algo en el sistema que requiera esa conexión.

Nuevos tipos de gráficos

Esto está al final de la lista para nosotros. Siempre hemos encontrado tablas torpes en Access y por eso siempre hemos usado enlaces y automatización con Excel para presentar los datos de Access gráficamente.

Access 2016 también puede actualizarse automáticamente a versiones más recientes si se adquiere como parte de un paquete de suscripción de Microsoft 365 (lo que era Office 365).

(Si está considerando el Microsoft 365/Office 365 o quiere saber más, haga clic aquí.)

Y al igual que en las versiones anteriores de Access, normalmente se puede crear una base de datos en Access 2019 y luego dársela a alguien que no sea dueño de Access para que la use. Todo lo que necesitan es el Access 365 Runtime gratuito instalado en su ordenador.

Caraterísticas Microsoft Access 2o16

La edición de Ms Access 2016, que viene con el paquete de software Office 2016, tiene un montón de actualizaciones de características oportunas que discutimos en este artículo en detalle.

Nuevas funciones en Access 2016Si acaba de actualizar su suite de aplicaciones de Ms Office de la edición 2013 a la edición 2016, es probable que sienta que Ms Access apenas ha cambiado un poco. Mientras que el aspecto y la sensación permanecen en gran parte sin cambios, hay varios cambios en esta popular aplicación de base de datos que vale la pena ver. Aquí hay algunas de esas características y actualizaciones recientemente lanzadas que uno puede encontrar en la última edición de Access.

Cuando abra la edición 2016 de Ms Access, además de una interfaz ligeramente colorida, también notará un nuevo cuadro de texto justo en la cinta de arriba. Esto dice "Dime lo que quieres hacer" y tiene un icono de una bombilla justo al lado. Sea cual sea la tarea que quieras hacer, puedes escribir aquí y te daremos una lista de todas las características y programas que podrían ayudarte a completar tu tarea. También puede utilizar esta función para obtener ayuda con cualquier cosa relacionada con la aplicación y también puede ayudarle a encontrar un botón que no pueda localizar.

Nuevos temas

Ahora también tienes la opción de cambiar los temas para tu programa Access. En esta edición se han introducido dos nuevos temas

Plantillas rediseñadas

A parte de los nuevos temas, Access 2016 también te ofrece nuevas plantillas de diseño de escritorio. Se han rediseñado y modificado cinco plantillas de escritorio diferentes para que puedas empezar a trabajar con las bases de datos de Access con facilidad.

El tamaño del cuadro de diálogo de mostrar la tabla se ha aumentado en Access 2016, utilizando este cuadro de diálogo más grande, ahora tendrá acceso a un mayor número de consultas y tablas y bases de datos. Puede abrir este cuadro de diálogo en las consultas de múltiples maneras. También tienes la opción de abrirlo en la Ventana de Relaciones.

Muchos usuarios de la edición de Access 2013 podrían considerar que la interfaz general es más o menos la misma; sin embargo, la diferencia vendrá en la funcionalidad. Además, los cambios introducidos en esta edición tienen por objeto dar a los usuarios finales un mayor control. Por ejemplo, ahora es mucho más fácil exportar fuentes de datos vinculadas desde la aplicación Access a un archivo de Ms Excel. Además, con SharePoint 2016, ya se puede utilizar una gran cantidad de servicios de aplicaciones web de Access. Algunos de los más destacados incluyen filtros de hojas de datos mejorados y controles en cascada.

Incluso la última base de datos de Ms Access 2016 es propensa a los choques

Aunque las recientes ediciones de la Sra. Access son mucho más estables que las ediciones publicadas antes de 2007, están lejos de ser perfectas. Incluso la última aplicación de la edición 2016 de Ms Access es propensa a caídas y los incidentes de corrupción de su archivo de base de datos subyacente son bastante comunes. Así que, independientemente de la edición que esté usando, debe tener a mano una herramienta de reparación de bases de datos de Access como DataNumen Access Repair para recuperarse de una caída de la base de datos. Esta incisiva herramienta puede hacer frente a la corrupción extensiva de un archivo MDB y con seguridad puede devolver todos los datos almacenados en él en poco tiempo.

Características Microsoft Access 2013

Con el lanzamiento de Microsoft Office 2013 previsto para muy pronto (y después de nuestra mirada a las nuevas aplicaciones móviles de Excel), pensamos en echar un vistazo a algunas de las nuevas características que se añadirán a su software Access.

La central de la base de datos ha sido sometida a una revisión, no sólo estética. Más centrado en las aplicaciones, fácilmente compartible y con un fondo revisado, Access 2013 está listo para construir y desarrollar sobre el ahora titular de tres años de edad, Access 2010.

Si quieres aprender a usar el Acceso desde cero, ven a nuestro Curso de Entrenamiento de Acceso para Principiantes o si tienes algo de experiencia pero quieres refrescar tus habilidades, prueba nuestro Taller de Acceso Avanzado de 1 día.

Entonces, ¿qué es exactamente lo que diferencia a Access 2013 de las versiones anteriores? ¿Y estas diferencias harán que la experiencia del usuario sea mejor o peor?

Basado en la aplicación

La mayor novedad de Access 2013 es el enfoque en un sistema más basado en aplicaciones.

Con la introducción de Windows 8 y el desarrollo de Sharepoint como un competidor realista de Google Drive y Dropbox, no es de extrañar que Access 2013 tenga tanto enfoque.

En Access 2013 podrás crear una aplicación (que efectivamente puede ser cualquier cosa, ¡pero asumiremos un archivo de Access!), subirla a Sharepoint y luego permitir el acceso a quien quieras.

No se requieren detalles adicionales de acceso; sólo los de la cuenta de Sharepoint de la empresa/usuarios.

Incluso sin Access instalado en el dispositivo que se está utilizando, se puede seguir utilizando la aplicación (con una funcionalidad limitada, obviamente).

La intención es crear una experiencia de acceso más rápida, más multiusuario y más amigable para los dispositivos. Esto también se refleja en el próximo gran cambio:

Alojamiento en la nube

Todo lo anterior no sería realmente posible sin el alojamiento en la nube, y aunque tal función estaba disponible en la versión anterior de Access, es en Access 2013 cuando realmente se hace realidad.

Mientras tengas a Sharepoint en 365, tendrás tus datos almacenados en la nube.

¡Es tan simple como eso! No se requieren configuraciones complejas ni la transferencia de datos importantes, lo que lo convierte en una opción atractiva tanto para las empresas como para los individuos.

Sin embargo, si no estás convencido, todavía existe la opción de alojarlo en tu propia red a través de Sharepoint y SQL Server.

Aunque ciertamente no es un cambio que tenga un gran impacto en la funcionalidad, el nuevo aspecto que tiene Access 2013 es deportivo y vuelve a jugar en la dirección de Windows 8/app-centric.

Con un diseño mucho más simple y elegante que en las versiones anteriores parece que se ha hecho con tabletas y móviles en mente. La creación de hojas de datos, listas y otras formas de visualización de datos puede hacerse automáticamente, pero todo el programa sigue conservando su popular filosofía personalizable.

Como el propio Microsoft dice, esta es "una de las mayores mejoras en Access 2013 (pero) es una que puede que ni siquiera noten". Guardar una base de datos en Sharepoint también creará un servidor SQL completo para almacenar los datos.

Para el usuario general del día a día, todo esto significa realmente una gestión de datos más rápida y accesible, pero para aquellos que estén familiarizados con los servidores SQL podrán enlazarlos para que los informes de estilo analítico se puedan hacer fácilmente.

Característica de Microsoft Access 2o1o

Microsoft Access es una de esas aplicaciones que te gustan o detestas. Algunas de las características son bastante útiles para bases de datos más pequeñas, como las libretas de direcciones y las colecciones de CD/DVD, pero la limitación del tamaño de los archivos de la base de datos de 2 GB es restrictiva. El lanzamiento de Office 2010 de Access ofrece algunas mejoras que hacen que la aplicación sea más utilizable, incluyendo mejoras en la confiabilidad.

Este post analizará algunos de estos artículos nuevos y/o mejorados para ofrecerte una visión general de lo que Access 2010 aporta a la fiesta en esta ocasión.

Formato de base de datos lista para la web

La Web es el nuevo escritorio en algunos ambientes. El equipo de Access tuvo esto en cuenta y proporcionó un formato listo para la Web para las bases de datos. Mientras que las versiones anteriores de Access permitían publicar en la web mediante tecnologías de scripts para acceder a los datos, Access 2010 hace que la publicación en la web sea aún más fácil gracias al uso del tipo de base de datos en la web.

Otro cambio de Access 2010 es la inclusión de un mejor macroambiente. Las macros funcionan más como disparadores SQL. Pueden lanzarse de forma condicional sobre la base de las medidas adoptadas dentro de la base de datos, lo que no sólo mejora el rendimiento, sino que también puede mejorar la experiencia del usuario al permitir la automatización de las tareas.

Los temas de oficina son compatibles con Access 2010, lo que hace que las personalizaciones de la apariencia de las bases de datos sean mucho más fáciles y uniformes que en el pasado. Cuando se utiliza un formulario en Access, se le puede aplicar un tema, de manera similar a la forma en que se pueden aplicar los temas en Word y PowerPoint. Esto ayudará a mantener la apariencia de sus formularios unificados en toda la aplicación. Los temas también pueden aplicarse a los informes creados en Access.

Grupos de campos

Access 2010 cambia la forma en que se añaden los campos a la base de datos mediante una mejor lista de campos a insertar. La galería de tipos de datos reemplaza al panel de tareas Agregar campo y contiene todos los tipos de campo comunes para su uso en una base de datos. Una nueva y útil característica aquí le permite añadir ciertos grupos de campos, llamados selecciones de inicio rápido, como una colección en lugar de añadir un campo a la vez (Figura B). Por ejemplo, cuando se selecciona la dirección de inicio rápido, se insertan varios campos:

Las Comienzos Rápidos le permiten añadir campos como una colección.
Además de los tipos de datos ya disponibles en el volante del Campo de Adición, puede añadir los suyos propios a la lista. Puede guardar los campos seleccionados como nuevos tipos de datos definidos por el usuario. Al guardar los campos para su uso posterior, puede categorizarlos en cualquier sección dentro del volante Add Fields, siendo el valor por defecto User Defined. En la figura C se muestra la opción Agregar campo.

Access 2010 permite un formato condicional dentro de los informes, mostrando la información que cumple una determinada condición o conjunto de condiciones. Para utilizar o cambiar las reglas de formato condicional de un informe, abra el informe y seleccione la pestaña Formato de la cinta. Luego, seleccione la opción Formato condicional.

El Administrador de Reglas de Formato Condicional enumera las reglas que se mostrarán. Sólo tienes que elegir el campo para el que quieres añadir/eliminar/modificar las reglas de formato. Las reglas para el campo seleccionado se muestran en un recuadro abajo.

Formato condicional

El Constructor de Expresiones y Consultas usa Intellisense. Microsoft ha incluido a Intellisense en las partes de Expression and Query Builder de Access. Intellisense ayuda a completar los nombres de los campos y otros elementos que puede utilizar en estas áreas. Esto reduce el margen de error cuando se trabaja con consultas y expresiones, así como el tiempo empleado en buscar la ortografía de los nombres de campo en grandes bases de datos.

Características de Microsoft Access 2007

Desde que las empresas y los particulares han utilizado los datos, ha sido necesario encontrar una forma de reunir, mantener y utilizar esos datos. Los programas de bases de datos como Microsoft Access fueron construidos con esa necesidad en mente, y con cada nueva generación del programa Access, Microsoft ha intentado hacer la experiencia de la base de datos más segura, más fácil y más amigable para el usuario. Esa tradición continúa con el lanzamiento del nuevo Access 2007, que forma parte de la familia de productos de Microsoft Office 2007.

Soluciones prefabricadas

Una de las nuevas características más poderosas del programa Microsoft Access 2007 es la introducción de una serie de soluciones preconstruidas. Estas soluciones preconstruidas son parte de la pantalla de "Getting Started", haciendo más rápido y fácil que nunca empezar a trabajar desde el principio.

Estas soluciones preconstruidas pueden ser usadas para cosas como el seguimiento de contratos, asuntos, eventos, tareas, activos y mucho más. Las soluciones preconstruidas que se proporcionan pueden utilizarse como plantillas tal cual, o pueden mejorarse y personalizarse fácilmente para acomodar prácticamente cualquier tipo de información que se necesite. Estas plantillas permiten utilizar la información como sea necesario.

Además de la potencia de las soluciones preconstruidas, Access 2007 también proporciona un nuevo aspecto y sensación con una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados. Esta nueva interfaz facilita más que nunca a los usuarios la creación, modificación y mejora de las aplicaciones. La nueva interfaz es sensible al contexto y eficiente. Con casi 1.000 comandos disponibles, la interfaz de usuario está diseñada para mostrar sólo aquellos que son relevantes para la tarea en cuestión. La nueva interfaz de usuario también cuenta con una vista de ventana con pestañas y una nueva barra de estado, junto con una barra de título de aspecto moderno y barras de desplazamiento para facilitar la navegación.

En cuanto a la navegación, Access 2007 también cuenta con un nuevo panel de navegación que ofrece una visión completa y fácil de usar de los diversos cuadros, formularios, consultas e informes que componen la base de datos. Access 2007 también ofrece la posibilidad de crear grupos personalizados, lo que permite a los usuarios organizar todos sus formularios e informes en un solo cuadro.

La creación de cuadros también se simplifica y mejora en el marco de Access 2007, lo que facilita a los usuarios sin experiencia previa en bases de datos la creación de cuadros dinámicos y útiles. La información puede ser introducida directamente en la tabla, como en Excel. A medida que se introduce cada nuevo valor, Access 2007 añade automáticamente un nuevo campo y detecta el tipo de datos que contiene. Access 2007 ofrece incluso la posibilidad de pegar una hoja de cálculo de Excel completa en Access, sin necesidad de volver a escribir los datos.

El nuevo Access 2007 también ofrece a los usuarios la posibilidad de importar rápida y fácilmente registros de contactos directamente desde Microsoft Office Outlook 2007. Un registro de contacto de Outlook puede importarse fácilmente a Access 2007, y los registros pueden exportarse también de Access 2007 a Outlook.

La capacidad de compartir información de forma rápida y fácil entre diferentes programas es una de las características más poderosas del nuevo Access 2007. Esta capacidad facilita la colaboración con los colegas, la recopilación de información, evita la necesidad de tener que volver a teclear los datos y asegura que los datos necesarios estén siempre a mano. Los usuarios del nuevo Access 2007 encontrarán muchas mejoras en el nuevo producto, y es una buena idea que los que actualmente utilizan los productos más antiguos aprendan lo más posible sobre las nuevas características y beneficios de este poderoso programa de base de datos.

Para más acerca de Microsoft Access puede hacer cliente en este enlace

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Qué es Microsoft Access y sus características - Administra Proyectos

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Los usuarios habituales de Microsoft Office no están tan familiarizados con Microsoft Access como con Microsoft Word, Excel o PowerPoint. Dado que

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Ventajas y desventajas de las bases de datos access

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Ventajas y desventajas de la base de datos access 

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Llamamos bases de datos access a aquellas bases de datos basadas en Microsoft Access o Microsoft Office Access. Las bases de datos access están principalmente pensadas para personas individuales y para pequeñas y medianas empresas que desean capturar, gestionar y comunicar datos de una manera profesional. Se trata de uno de los miembros de la suite de aplicaciones de Microsoft Office que combina el motor de base de datos Microsoft Jet relacional con una interfaz gráfica de usuario y herramientas para el desarrollo de software.

Microsoft Access es conocido por ser una opción ideal para los administradores de datos profesionales que requieren formas avanzadas para reportar datos de proyectos. Dado que Microsoft Access no requiere programación complicada, las personas normales pueden crear bases de datos access de gran alcance con técnicas avanzadas con Microsoft Access.

Microsoft Access es un Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacional (RDBMS), como Oracle y SQL entre otros.

¿Cuáles son las ventajas de las bases de datos access?

funcionan muy bien con muchos de los programas para desarrollo de software basados en Windows. También se pueden utilizar sus tablas en productos tales como Microsoft Facilidad para integrar: Las bases de datos access SQL Server y en otros no basados en Microsoft tales como Oracle y Sybase.

¿Desventajas de las bases de datos access?

Alternativas a Microsoft Access

Conclusión

Las ventajas e inconvenientes de las bases de datos access muestran que Microsoft Access es un sistema eficaz para la recogida y gestión de datos. Si tienes el tiempo necesario para aprenderlo, te vas a encontrar con el que probablemente se va a convertir en uno de tus recursos informáticos favoritos, además de uno de los más útiles.

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Ventajas y desventajas de las bases de datos access

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Llamamos bases de datos access a aquellas bases de datos basadas en Microsoft Access o Microsoft Office Access. Las bases de datos access están principalmente pensadas para personas individuales y para pequeñas y medianas empresas que desean capturar, gestionar y comunicar datos de una manera profesional.

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Como usar o Microsoft Access -Tutorial Mini curso para iniciantes.

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Como usar o Microsoft Access -Tutorial Mini curso para iniciantes.

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Microsoft Access es un programa de creación de bases de datos que le permite a cualquiera mantener y editar una base de datos. Este programa es adecuado para cualquier trabajo desde proyectos pequeños hasta grandes empresas, además es muy...

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Qué es una Base de Datos y cómo crear una | Access desde cero #3

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Qué es una Base de Datos y cómo crear una | Access desde cero #3

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Principales herramientas de microsoft access 

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Herramientas de AccessKevin DíazSexto “C”

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Instituto de ciencias y estudios superiores de Tamaulipas, A.C

Educación a distancia.

La importancia de Access.

Genoveva Escandón Sifuentes

Gómez Palacio, Durango. A domingo 22 de Abril de 2018

La importancia de Access Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de lasuite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información. Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto. Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, y por ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos. Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática. Colectivamente nos permiten identificar un registro como único, es decir, en una tabla podemos saber cuál es un registro en específico sólo con conocer la llave primaria. Ejemplo el número de seguridad social, o la clave de única el registro de población, permiten identificar a una persona en particular en una entidad de personas. Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

Elementos básicos de Access 1.- Las tablas Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel, por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos; sin ellas sería imposible que funcionen correctamente. En Access, a cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de información que contienen. 2.- Los Formularios Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet. La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente. Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas. 3.- Las Consultas Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes. Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla. Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específicos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento. 4.- Los Reportes Son muy útiles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.

Ejemplos del uso de Access Organizar y separar en partes o fases, cuantos procesos o tareas reales de trabajo se deseen trasladar a Access. Dichas partes o elementos se derivan de la actividad concreta que se desempeña en la empresa. Qué gestiones se realizan normalmente bajo dicha actividad: Se trata, de crear meditadamente (no a la ligera) una relación (un censo) de las actividades o tareas que conforman la gestión a informatizar. Es preferible un buen planteamiento desde el principio, que múltiples replanteamientos posteriores que, a veces, tienen difícil solución. Por ejemplo, y básicamente, para una gestión de almacén las FASES de trabajo pueden ser las siguientes: Mantenimiento de clientes (altas bajas consultas y modificaciones de clientes). Mantenimiento de artículos o productos (altas bajas consultas y modificaciones de artículos). Mantenimiento de pedidos (altas bajas consultas y modificaciones de pedidos). Si se desea controlar que vendedor o comercial realiza tal o tales ventas... Mantenimiento de vendedores (altas bajas consultas y modificaciones de vendedores). Informes de comisiones a vendedores. Niveles de ventas... Si se trabaja con varias agencias de transporte y se desean controlar las expediciones de mercancía... Mantenimiento de agencias de transporte (altas bajas consultas y modificaciones de agencias). Si se desean controlar las compras a los proveedores de mercancía... Mantenimiento de proveedores (altas bajas consultas y modificaciones de proveedores). Elaboración de documentos (tales como facturas, albaranes...). Creación de listados e informes diversos (tales como listados de artículos clasificados por familias, listado de clientes por nivel de compras, listados de artículos bajo mínimos...) derivados de la información almacenada y mantenida.

Bibliografía Arévalo, L. (20 de Julio de 2016). ¿Porqué usar bases de datos? Recuperado el 21 de Abril de 2018, de https://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/access_2010/trabajar_con_bases_de_ datos/4.do Carrillo, J. (4 de Agosto de 2015). Importancia de Access. Recuperado el 21 de Abril de 2018, de https://es.slideshare.net/Juancho7549/importancia-de-access Monreal, A. (25 de Octubre de 2011). La importancia de Access. Recuperado el 21 de Abril de 2018, de http://access-laimportanciadeaccess.blogspot.mx

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Instituto de ciencias y estudios superiores de Tamaulipas, A.C Educación a distancia. La importancia de Access. Genoveva Escandón Sifuentes Gómez Palacio, Durango. A domingo 22 de Abril de 2018 La importancia de Access Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones.

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Access le permite usar consultas de Lenguaje de consulta estructurado (SQL) para recuperar rápidamente solo las filas y columnas de datos que desee, independientemente de si los datos están contenidos en una o varias tablas. También puede usar expresiones en consultas para crear campos calculados.

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¿Necesitas una base de datos? Cuándo usar Microsoft Access

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Porque son mejores las bases de datos de access 

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Porque son mejores las bases de datos de access 

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¿Necesitas una base de datos? Cuándo usar Microsoft Access

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Access es un potente programa de Microsoft para la creación de bases de datos que sorprende por todo lo que ofrece por defecto

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Usar Access o Excel para administrar los datos

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Nota: Todos los conjuntos de aplicaciones de Microsoft Office incluyen Excel, pero no todos los conjuntos de aplicaciones incluyen Access.

Datos planos frente a relacionales Para ayudar a decidir qué programa es mejor para almacenar los datos, pregúntese a sí mismo la siguiente pregunta: ¿es relacional o no los datos? Los datos que pueden contenerse de forma eficaz en una sola tabla u hoja de cálculo se denominan datos planos o norelationales . Por ejemplo, si desea crear una lista sencilla de clientes, con solo una dirección y una persona de contacto para cada cliente, Excel podría ser la mejor opción. Sin embargo, si desea almacenar una lista de clientes más compleja que contenga las direcciones de facturación y envío de cada cliente, o varias personas de contacto para cada cliente, Access es la mejor solución.

En un base de datos relacional, puede organizar la información en varias tablas. En una base de datos relacional bien diseñada, cada tabla es plana y contiene información sobre un solo tipo de datos. Por ejemplo, si crea una base de datos de clientes, los nombres de los clientes deben almacenarse en una tabla, mientras que las direcciones de facturación y envío de esos clientes deben almacenarse en una tabla independiente. Almacenar las direcciones por separado de los nombres es una buena idea, ya que cada cliente puede tener más de una dirección y quiere poder escribir varias direcciones para cada cliente sin tener que volver a escribir el nombre del cliente para cada dirección.

Datos locales frente a externos Puede usar Access para conectarse a los datos de una amplia variedad de orígenes de datos externos, de modo que pueda ver, consultar y editar esos datos sin tener que importarlos. Por ejemplo, Access proporciona comandos para conectarse a datos existentes en una base de datos de Microsoft SQL Server, un archivo dBASE o una carpeta de Outlook, junto con muchos otros orígenes de datos. Puede usar Excel para conectarse a una amplia variedad de orígenes de datos, como bases de datos de Access, SQL Server y Analysis Services, archivos de texto y XML, y orígenes de datos ODBC y OLE DB. Sin embargo, no puede editar los datos para cambiar los datos de origen a través de la interfaz de usuario de Excel.

Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a los datos de Windows SharePoint Services listas. Sin embargo, Excel proporciona solo una conexión de solo lectura a las listas de SharePoint; mientras que Access le permite leer y escribir datos en listas de SharePoint.

Integridad de datos frente a flexibilidad Los identificadores únicos ayudan a conservar la integridad de los datos y se aseguran de que no haya dos filas (o registros) que contengan exactamente los mismos datos. Los identificadores únicos también proporcionan la forma más rápida de recuperar datos al buscar u ordenar los datos. En Access, puede usar el tipo de datos Autonumeración para generar automáticamente un identificador único para cada registro. Después, puede usar estos identificadores para relacionar los registros de una tabla con uno o más registros de otra tabla.

La estructura que Access aplica a los datos ayuda a garantizar la integridad de los datos. Access puede requerir que los registros nuevos de una tabla tengan un valor correspondiente existente en una tabla diferente, por lo que no puede crear registros "huérfanos". Por ejemplo, no querrá tener un pedido que no incluya información del cliente. Access puede requerir que cada nuevo registro de la tabla Pedidos tenga el valor de cliente correspondiente en la tabla Clientes. Esta correspondencia de valores necesaria se denomina integridad referencial.

También puede imponer sus propias restricciones y reglas para asegurarse aún más de que los datos se introducen correctamente. Excel le permite escribir datos de forma más libre, pero como Excel no admite datos relacionales, no admite integridad referencial. Sin embargo, puede usar el comando Validación de datos para controlar la entrada de datos en Excel.

Consulta Si a menudo tiene que ver los datos de varias formas, dependiendo de condiciones o eventos cambiantes, Access podría ser la mejor opción para almacenar y trabajar con los datos. Access le permite usar consultas de Lenguaje de consulta estructurado (SQL) para recuperar rápidamente solo las filas y columnas de datos que desee, tanto si los datos están en una tabla como si contienen varias tablas. También puede usar expresiones en consultas para crear campos calculados. Usar una expresión en Access es similar al proceso de usar fórmulas en Excel para calcular valores. También puede usar consultas de Access para resumir datos y presentar valores agregados, como sumas, promedios y recuentos.

Modelado En Excel, puede usar análisis y si herramientas para pronosticar el resultado de un modelo de hoja de cálculo. El análisis de hipótesis le permite ejecutar diferentes escenarios en los datos, como el mejor caso y el peor de los casos, y comparar los datos resultantes de varios escenarios en un informe de resumen. No hay ninguna característica similar disponible en Access.

Tablas dinámicas y gráficos En ambos programas, puede crear informes de tabla dinámica y gráficos de tabla dinámica. Sin embargo, Excel ofrece más características avanzadas de creación de informes y gráficos de tablas dinámicas que Access. Si tiene previsto crear extensos informes de tabla dinámica o proporcionar gráficos de aspecto profesional con regularidad, debe usar informes de tabla dinámica o gráficos de tablas dinámicas en Excel en lugar de las mismas características de Access.

Access y Excel se pueden usar en entornos de colaboración, como recursos compartidos de archivos de Windows SharePoint Services y de red, pero hay diferencias en la forma en que varios usuarios pueden acceder a los datos.

Acceso de varios usuarios a los datos En funcionamiento normal, Access permite que varios usuarios abran una única base de datos al mismo tiempo; esto funciona bien porque Access solo bloquea los datos que se están editando; como resultado, otros usuarios pueden editar diferentes registros sin conflictos. En Excel, puede compartir un libro con otros usuarios, pero la colaboración entre varios usuarios funciona mejor cuando los usuarios trabajan en los datos de ese libro en momentos diferentes, en lugar de simultáneamente. En efecto, los usuarios de una base de datos de Access colaboran en un conjunto de datos y los usuarios de un libro de Excel colaboran en un documento.

Uso de Windows SharePoint Services para la colaboración Ambos programas se integran con tecnologías de Microsoft Windows SharePoint Services, como listas y bibliotecas de documentos de SharePoint.

Access proporciona una variedad de formas de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint. Por ejemplo, puede cargar una base de datos completa en una biblioteca de documentos de Windows SharePoint Services, hacer que los formularios e informes estén disponibles como vistas Windows SharePoint Services y vincular una base de datos a los datos almacenados en listas de SharePoint.

Excel solo ofrece una forma de colaborar con varios usuarios en un sitio de SharePoint Services. Puede cargar un libro en Windows SharePoint Services bibliotecas de documentos, donde los usuarios individuales pueden des echa un vistazo al libro para realizar cambios, lo que impide que otros usuarios modifiquen el libro al mismo tiempo. Los usuarios pueden editar un libro sin desprotegerlo de la biblioteca de documentos, en cuyo caso deben coordinarse con otros usuarios para evitar conflictos de datos.

Uso de carpetas de red para colaboración Si almacena una base de datos de Access en una carpeta de red compartida, varios usuarios pueden abrir la base de datos y trabajar con sus datos simultáneamente. Los registros individuales se bloquean cuando un usuario los edita. Si almacena un libro de Excel en una carpeta de red compartida, solo un usuario puede editar el libro a la vez. Con fines de visualización, varios usuarios pueden abrir el libro mientras otro usuario lo está editando, pero esos usuarios no pueden realizar cambios en los datos hasta que el usuario que está editando el libro lo cierre.

Ambos programas proporcionan funciones similares (contraseñas y cifrado) que pueden ayudarte a evitar la pérdida de datos y proteger tus datos del acceso no autorizado. Sin embargo, hay algunas diferencias entre Access y Excel en el funcionamiento de la protección de datos a nivel de usuario.

Prevención de pérdida de datos En Access, su trabajo se guarda continuamente de modo que, en caso de un error inesperado, es poco probable que pierda mucho trabajo (si procede). Sin embargo, como Access guarda el trabajo de forma continua, también es posible realizar cambios que posteriormente decida que no desea confirmar. Para asegurarse de que puede restaurar la base de datos como desee, debe crear una copia de seguridad del archivo de base de datos según una programación que se ajuste a sus necesidades. Puede recuperar una base de datos completa a partir de una copia de seguridad o puede restaurar solo la tabla u otro objeto de base de datos que necesite. Si usa una utilidad de copia de seguridad del sistema de archivos, también puede usar una copia de una base de datos de una copia de seguridad del sistema de archivos para restaurar los datos. En Excel, puede guardar la información de Autorrecuperación a intervalos establecidos mientras actualiza los datos.

Protección de datos a nivel de usuario En Excel, puede quitar datos críticos o privados de la vista ocultando columnas y filas de datos y, a continuación, proteger toda la hoja de cálculo para controlar el acceso de los usuarios a los datos ocultos. Además de proteger una hoja de cálculo y sus elementos, también puede bloquear y desbloquear celdas en una hoja de cálculo para evitar que otros usuarios modifiquen involuntariamente datos importantes.

Seguridad a nivel de archivo En el nivel de archivo, puedes usar cifrado en ambos programas para evitar que los usuarios no autorizados vean los datos. También puede requerir que se escriba una contraseña para abrir un archivo o libro de base de datos. Además, puede ayudar a proteger un libro o archivo de base de datos empleando un firma digital.

Acceso restringido a los datos En Excel, puede especificar permisos basados en usuarios para acceder a los datos o establecer derechos de solo lectura que impidan que otros usuarios realicen cambios en los datos a los que tienen acceso. Access no proporciona características de seguridad a nivel de usuario, pero access admite el modelo de seguridad de usuario de cualquier servidor de bases de datos al que se conecte. Por ejemplo, si vincula a una lista de SharePoint, Access hace caso a los permisos de usuario de la lista de SharePoint. Si desea mantener a los usuarios no autorizados fuera de sus datos de Access, puede cifrar la base de datos estableciendo una contraseña. Los usuarios deben escribir la contraseña para leer los datos de la base de datos, incluso si acceden a ella mediante otro programa, como Excel.

Para obtener más información sobre cómo ayudar a proteger los datos, vea Establecer o cambiar la seguridad por usuarios de Access 2003 en Access 2007 o superior y Protección y seguridad en Excel.

Use Access cuando:

Anticipe a muchas personas que trabajan en la base de datos y desea tener opciones sólidas que controlen de forma segura las actualizaciones de los datos, como el bloqueo de registros y la resolución de conflictos.

Anticipe la necesidad de agregar más tablas a un conjunto de datos que se originó como una tabla plana o no relacionada.

Desea ejecutar consultas complejas.

Desea producir una variedad de informes o etiquetas postales.

Use Excel cuando:

Requiera una vista plana o norelational de los datos en lugar de una base de datos relacional que use varias tablas y cuando los datos son principalmente numéricos.

Ejecute cálculos y comparaciones estadísticas con frecuencia en los datos.

Desea usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible.

Planee crear gráficos con regularidad y desee usar los nuevos formatos de gráficos que están disponibles en Excel.

Desea enfatizar los datos mediante el uso de iconos de formato condicional, barras de datos y escalas de colores.

Desea realizar sofisticadas operaciones de análisis de hipótesis en los datos, como análisis estadísticos, de ingeniería y de regresión.

Desea realizar un seguimiento de los elementos de una lista sencilla, ya sea para uso personal o para fines de colaboración limitada.

Contabilidad Puede usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos estados contables financieros, por ejemplo, un estado de flujo de efectivo, un estado de ingresos o un extracto de pérdidas y ganancias.

Para obtener plantillas útiles de Excel en cualquiera de estas categorías, vea Plantillas de Excel en Microsoft Office Online.

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Usar Access o Excel para administrar los datos

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Obtenga información sobre cuándo usar Access y cuándo usar Excel para administrar los datos.

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Microsoft Access - Wikipedia, la enciclopedia libre

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Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft 365, sucesor de Embedded Basic.

Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes. Está adaptado para recopilar datos de otras utilidades como Excel, SharePoint, etc.

La aplicación permite recopilar información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, video juegos, etc. Huso horario

Muy sencilla de utilizar es un programa con una base de datos que se utiliza para guardar información importante en diferentes casos

Fue llamado EB ("Embedded Basic") que se utilizaría en la mayoría de software Microsoft hasta la llegada de VBA. También se buscaba que Omega funcionara como front-end para Microsoft SQL Server. Omega requería una enorme cantidad de recursos de los procesadores 386 disponibles en la época para usos comerciales, retrasando su llegada desde el primer cuatrimestre de 1990 hasta enero de 1991. Más tarde partes del proyecto fueron utilizados para otros proyectos de Microsoft. Cirrus (nombre clave para Access) y Thunder (nombre clave para Visual Basic, en el que se utilizó el motor Embedded Basic). Tras el adelanto de Access, Omega fue demostrado ante varios periodistas en 1992 y Access presentaba funciones que no tenía.

Después de la cancelación de Omega, algunos de sus desarrolladores fueron reasignados al proyecto Cirrus (la mayoría fue a parar al equipo creador de Visual Basic). Su meta era crear un competidor de productos como dBase y Paradox en el entorno Windows. El proyecto pareció condenado con la compra de FoxPro (una app de base de datos completamente diferente a Access) por parte de Microsoft, pero la compañía decidió continuar con el desarrollo de Cirrus. Al principio se asumió que el producto usaría el motor Extensible Storage Engine ( Jet Blue) pero al final fue reemplazado por otro motor llamado Microsoft Jet Database Engine (Jet Red). El proyecto usó partes del código escrito para Omega y una versión pre-publicada de Visual Basic. En julio de 1992, llegó la versión final con el nombre de Access que continúa hasta el momento.

Requisitos de hardware

Un equipo personal o multimedia con un microprocesador intel 486 o superior.

8 megabytes (MB) de memoria de acceso aleatorio (RAM) para que se ejecute en Microsoft Windows 95 y Windows 98 o 16 MB de memoria RAM para ejecutar en Microsoft Windows NT y Microsoft Windows 2000. Puede que tenga más memoria para ejecutar más aplicaciones simultáneamente.

Unidad de CD-ROM o unidad de disco de 3,5 pulgadas de alta densidad. Si desea recibir Microsoft Access 97 en discos de 3,5 pulgadas, deberá canjear un cupón adjunto en la versión en CD-ROM.

Resolución VGA o adaptador de vídeo superior (Super VGA (SVGA) se recomienda 256 colores).

Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse o dispositivo señalador compatible.

Espacio en disco duro

Los requisitos de espacio de disco duro siguientes son aproximados:

44 MB para una instalación típica

60 MB para una instalación personalizada con todas las opciones

32 MB para ejecutar desde CD-ROM de instalación

Requisitos para usos adicionales

Módem de 9600 baudios o superior (14400 baudios o superior, es lo recomendable).

Si piensa crear páginas Web dinámicas, la característica "Publicar en el Web" requiere software de Internet Information Server (IIS) o Microsoft Personal Web Server para Windows 95 en el equipo donde residen las páginas Web. Esto no tiene que ser el mismo equipo donde se utiliza Microsoft Access 97 para crear las páginas Web.

Requisitos de la versión 2013

Procesador de x32 o x64 bits a 1 GHz o más rápido con instrucciones SSE2.

Memoria RAM de 1 GB (Windows de 32 bits) o 2 GB (Windows de 64 bits).

5 Gb de los discos

Véase también

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Microsoft Access - Wikipedia, la enciclopedia libre

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Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft 365, sucesor de Embedded Basic. Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes.