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Un archivo cronológico es una serie de documentos archivados en un orden sistemático, ya sea por meses, años, días, horas, todo lo referido al tiempo, por eso su mismo nombre lo dice; archivo se refiere a documentos archivados y cronológico se refiere a tiempo en el momento en que se archivaron esos documentos.

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Es la clasificación de los documentos por el tema que trata y no por nombres de personas, compañías o lugares.

Los archivos por asuntos se establecen por guías y carpetas, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia o de tarjetas alfabéticas.

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El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos.

Consiste en asignar  un número a cada persona, entidad o asunto que genera documentos  de interés para la empresa. Dicho número identifica la carpeta donde se archivan en orden cronológico  todo el documento relativo a esa persona, entidad o asunto.

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Es la organización de los documentos o tarjetas de clientes teniendo en cuenta de su localización, es decir agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar por orden alfabético, es similar al alfabético nominativo, porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos o empresas.

Se ordenan alfabéticamente por países, estados , territorios, zonas o cualquier lugar.

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Permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta. Para la utilización de este método será necesario determinar una palabra principal u orden central que será la que defina el criterio de ordenación, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.

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Por su forma de organización, por sus asuntos, por la documentación que contiene, por su destino, por el método empleado en su manejo, por la calidad, por la asignatura empleada.

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Se hablo de más tipos de documentos para complementar lo ya realizado en prácticas anteriores (Documentos judiciales, Documentos diplomáticos ,Documentos históricos, Documentos auténticos, Documentos ejecutivos)

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Clasificación de los archivos por su naturaleza (exposición)

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Clasificación de los archivos por su naturaleza (exposición)

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Archivos vivos: Recogen los documentos actuales que pueden ser requeridos en cualquier momento para su consulta.
Archivos muertos: Un archivo muerto es aquel donde vas a guardar todos los documentos inherentes a tu empresa los cuales no tienen alguna utilidad inmediata.
Archivos del vaticano: Son los archivos donde esta todo tipo de  documentación de la Santa Sede. Se guardan en la ciudad del Vaticano.
Archivos secretos: Son aquellos que por la naturaleza de su documentación, reservada o confidencial, están destinados a usos exclusivos.

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Clasificación de los archivos por su naturaleza. 

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Clasificación de los archivos por su naturaleza. 

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Archivos audiovisuales, cartográficos, impresos, legibles a máquina, públicos, administrativos, eventuales, centrales, intermedios, históricos, generales, privados, particulares, eclesiásticos, del vaticano, secretos, vivos y muertos.

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Clasificación de los archivos por su naturaleza

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Es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos,, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

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En está práctica se hablo de los documentos públicos (Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo), de los documentos privados (Los documentos privados son todos aquellos escritos en que se incluyan, sin intervención de un notario, declaraciones capaces de producir efectos jurídicos), de los tipos de documentos administrativos (la carta, el oficio, el cúrriculum vitae, la circular, la constancia, el acta, cheque, cotizaciones, pagaré, recibo, contra recibo, facturas y letra de cambio), y de los principios que rigen la redacción de los documentos administrativos (adecuación, cohesión, coherencia y corrección gramatical).

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PRACTICA 1  Administración y codificación de archivos. 2017 B