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Esse processo começa quando alguém envia uma solicitação ao departamento de compras. A solicitação pode ser relativamente simples (uma nova licença de software para o departamento de marketing) ou complexa (um novo escritório na Guatemala). Qualquer que seja, o pedido tem de ser submetido por escrito e estar suficientemente detalhado.

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Em seguida, o departamento de aquisição precisa pesquisar fornecedores, solicitar orçamentos para o item necessário e, depois, selecionar um fornecedor. Essa é uma parte importante do processo porque a reputação, o custo, a velocidade do serviço e a confiabilidade precisam ser investigados antes de a decisão final ser tomada. A regra geral é receber pelo menos três orçamentos, mas essa é uma prática recomendada que precisará ser determinada pela sua organização.

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Agora é hora de obter aprovação para a compra. Depois de identificar o fornecedor e concordar com os detalhes, você precisará da aprovação por escrito do departamento responsável pela aprovação das compras. Você deve fornecer os seguintes detalhes sobre a compra:

Parte solicitando o item ou serviço

Quantidade e descrição do item ou serviço necessário

Informações do fornecedor

Preço

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Depois que a solicitação de compra for aprovada, o departamento financeiro emitirá uma ordem de compra para o fornecedor. Essa ordem de compra sinaliza ao fornecedor que a solicitação de compra foi aprovada e que ele pode prosseguir com a solicitação.

Se a sua empresa pretende comprar desse fornecedor por muito tempo (ou se a sua empresa depende de muitos fornecedores de terceiros em geral), você poderá desenvolver um processo de integração de fornecedores para garantir que ambas as partes compreendam o que se espera.

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O fornecedor enviará uma fatura ao comprador. A fatura é uma solicitação de pagamento e oferece um recorte detalhado do custo. A fatura também dará um prazo para o pagamento, e você precisará enviar o pagamento antes do vencimento, caso contrário, pode haver uma sanção (que geralmente também é detalhada na fatura).

O vendedor também enviará um pedido, que é outra descrição detalhada dos bens ou serviços solicitados. Essa é a última chance que a sua organização tem para alterar a solicitação. Por isso, é importante verificar novamente se o preço e os itens/serviços estão corretos na fatura e no pedido.

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Depois que as mercadorias foram recebidas ou o serviço foi concluído, é hora de pagar seu fornecedor. O departamento financeiro envia o pagamento ao fornecedor no método de pagamento de preferência.