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Las herramientas ofimáticas son un conjunto de técnicas, aplicaciones y programas informáticos que son utilizados en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos y tareas relacionados. Estas herramientas suelen presentarse en paquetes de programas llamados “suites de oficina u ofimática”. En la actualidad las suites ofimáticas dominantes en el mercado son: por parte del software pagado, Microsoft Office, que posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. En cuanto al software libre, está Open Office, desarrollado por Sun Microsystems, también con un formato para cada programa, pero de código abierto. Es muy común que al comprar un ordenador, este ya venga con una suite ofimática pre instalada en él, generalmente Microsoft Office.

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Características de las herramientas ofimáticas

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Características de las herramientas ofimáticas

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Las herramientas ofimáticas tienen las siguientes características:

Utilizan interfaces de usuario gráficas que ofrece facilidad de uso debido al uso de listas desplegables, menús contextuales, etc.

Capacidad de personalización, permiten modificar la interfaz para adaptarla a las necesidades del usuario.

Proporcionan mucha ayuda: Las herramientas tienen tantas funciones que se vuelven muy complejas. Para facilitar su aprendizaje y uso disponen de manuales y tutoriales on-line y software de asistencia a usuarios para resolver dudas y problemas.

Son fáciles de usar: El funcionamiento básico de cualquiera de estas herramientas es accesible a casi todos los empleados de una oficina.

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En el área de administración se pueden utilizar los programas y cursos en líneas.

Se puede hacer uso de las herramientas ofimáticas desde casa de forma legal y gratuita los programas que se utilizan en el aula de clase sin ninguna restricción.

Son herramientas fáciles, sencillas para su manejo.

Ofrecen paquetes de programas  que se pueden ejecutar según lo que se necesite.

Son adaptables a todos los ordenadores.

Permiten compartir y reproducir los documentos.

Permite hacer configuraciones según nuestras necesidades y se adaptan al contexto.

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Desventajas de las herramientas ofimáticas

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Desventajas de las herramientas ofimáticas

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Algunas herramientas requieren del uso del internet para su uso.

Los documentos creados tienen un límite de peso por el almacenamiento.

Hay que disponer del software instalado o se dificultara la lectura de los documentos.

Los documentos no pueden ser modificados por varias personas en tiempo real.

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Una suite ofimática o paquete de oficina es un conjunto de programas informáticos integrados en un paquete. Dicho paquete contiene aplicaciones que, entre otras funciones, permiten crear, modificar, organizar, enviar, recibir, almacenar, escanear e imprimir documentos y archivos.

Algunas de las suites ofimáticas más reconocidas son Microsoft Office y OpenOffice.

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Estas se pueden clasificar segun su red de conexion o segun su cantidad de plataformas:

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Se refiere a los medios por los cuales una suite ofimática puede conectarse para realizar sus funciones, estas son:

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Este se conecta a una red local o también puede funcionar offline. Es necesaria la instalación del software en el ordenador y se caracteriza por tener una amplia variedad de diseños de documentos. Por ejemplo, Microsoft Office.

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Este necesita de acceso a internet para disfrutar de sus funciones mediante un servicio en la nube. No es necesario realizar una instalación completa del software en el ordenador, se puede acceder a los documentos desde cualquier otro dispositivo con conexión a internet y tiene opciones de diseño de documentos restringidos, en comparación con la suite ofimática en escritorio.

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Paquete ofimático por cantidad de plataformas

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Paquete ofimático por cantidad de plataformas

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Se refiere al número de sistemas operativos con los que es compatible la suite ofimática. Estas se divide en:

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Son paquetes de oficina que son compatibles con un solo sistema operativo, por ejemplo: iWork, es una suite ofimática cuyo propietario es Apple y brinda sus funciones a su sistema operativo.

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Son paquetes de oficina que son compatibles con dos o más sistemas operativos distintos, por ejemplo: OpenOffice que tiene versiones compatibles con Windows, GNU/Linux y Mac OS X.

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Dentro de las suites ofimáticas hay varios tipos de herramientas tales como:

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Sirve para escribir textos, almacenarlos, recuperarlos, modificarlos y darles formato.

Son las principales aplicaciones ofimáticas utilizadas. Son aplicaciones que permiten generar documentos de texto de forma fácil, rápida y cómoda.

Los procesadores de texto, a diferencia de los simples editores de texto, como el notepad, permiten generar documentos con gran riqueza de formatos y contenidos.

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Es un programa informático orientado al procesamiento de textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y viene integrado de manera predeterminada en el paquete ofimático denominado Microsoft Office.​ Este sirve para crear, modificar, e imprimir documentos escritos.

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Es un herramienta ofimatica, creada por Microsoft Office, que permite crear afiches, folletos, tarjetas y muchas otras cosas mas.

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Con la que se realizan cálculos matemáticos, monetarios, científicos o estadísticos de una manera rápida y sencilla. También se emplea para generar gráficos.

Las hojas de cálculo son aplicaciones para almacenar y organizar datos y realizar cálculos y análisis sobre estos datos. La información en una hoja de cálculo se organiza en filas y columnas, formando una cuadrícula compuesta de celdas. En cada celda se almacena un dato, que puede ser un texto, un número, una fecha, etc.

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Es un software que forma parte de Microsoft Office y que permite realizar tareas y organizar datos de programación, finanzas, contaduría, entre muchos otros tipos, a través de hojas de cálculo. Cuenta con cálculo, herramientas gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones.

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Permiten almacenar, gestionar y consultar grandes conjuntos de datos. Estas bases de datos son de prestaciones reducidas, orientadas a entornos domésticos y PYMES. Por ejemplo, Microsoft en la suite Office proporciona la base de datos Access, luego para entornos corporativos ofrece otra base de datos, el SQL Server.

Además de almacenar datos, estas herramientas permiten crear aplicaciones simples para gestionarlas. Se crean pantallas utilizando formularios y permiten generar informes con los datos.

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Es un software de base de datos fácil de usar, utilizado por particulares y empresas, es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes. . Esta permite almacenar, consultar, informar y manipular datos en la base de datos.

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Utilizados para presentar proyectos o informes de una manera muy visual y atractiva.

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Es un programa de presentación desarrollado por la empresa Microsoft. Este software que permite realizar presentaciones a través de diapositivas. El programa contempla la posibilidad de utilizar texto, imágenes, música y animaciones.

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Son programas que permiten editar, enviar y recibir correos electrónicos y gestionar el correo electrónico: ordenarlo, filtrar el no deseado...

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Es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, creada por Microsoft, que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos y administrar varias cuentas de correo electrónico desde un único lugar.

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Permiten elaborar diseños gráficos, montajes fotográficos, etc.

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Es un programa creado por la Corel Corporation y sirve para trabajar con dibujo vectorial, facilitando la creación de objetos útiles, como logotipos e ilustraciones digitales.