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Destino final del documento de archivo. Selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

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Organización y valoración documental. esta etapa es la encargada de la selección y organización de los documentos que serán guardados en el archivo histórico puesto que se pueden tratar de documentos de carácter histórica de la entidad y/o país, los demás documentos serán eliminados puesto que se pueden tratar de documentos administrativos de comprobación inmediata y solo sirven para dar conocimiento de ciertos asuntos.

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Valoración documental. Se define como la acción y tratamiento archivístico que consiste en analizar y definir los valores primarios y secundarios fijando los plazos de conserva y hasta su destino final.

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Documentos de valor especial estos son los que por su origen pueden tener un valor administrativo, legal o contable y unos ejemplos son: las actas de nacimiento, cartilla militar, credenciales, recibos de pago, etc.

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El archivo oral es un fondo en el que se encarga de de difundir cierta misión.

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Estos archivos van enfocados en la guarda y custodia de la documentación generada por una institución o entidad.

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En la actualidad podemos encontrar archivos que custodian la documentación en papel y en diversos formatos, como los USB, CD, o en su caso en PDF, Videos Entre otros.

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Son los que por su carácter no vencen y pueden formar parte de un acervo documental.

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Soportes documentales. Medios físico sobre el que se plasma la información del documento de acuerdo al material empleado, papel, audiovisual, fotográfico, fílmico, informático, orales y sonoro.