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- Incompatibilidad: no existe un estándar universal.

-Complejidad del documento electrónico

-Control de fiabilidad y autenticidad

- La tecnología digital de imágenes es cambiante.
-Costos en la adquisición de lectores.

-La tecnología en imágenes cambia constantemente.
-Complejidad del documento.
Control de fiabilidad y autenticidad.
- Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos y modificación.
-Desgaste y riesgos de ruptura o pérdida por la manipulación.

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- Reducción del espacio físico dedicado a papel, lo que evita costes directos e   indirectos.

- Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.

- se evita la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda manual de datos y   documentos.

- Permite acceso on-line a los documentos desde cualquier lugar del mundo a   través de Internet. Se elimina la necesidad de distribuir múltiples copias de un   mismo documento.

- Mayor accesibilidad de los usuarios a toda la información disponible, mediante   distintos

tipos de extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del   documento, etc.) la información se obtiene al instante y las consultas son   inmediatas.

-Ayuda a preservar los documentos originales en papel y cuando los sustituyen ahorran espacio.

-Brinda modelos directamente modificables (se puede trabajar sobre una copia instantánea).

-Tiene facilidad de acceso, reproducción y distribución.

-Tiene capacidad de informatizar los vínculos de los documentos entre sí según el caso.

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El archivo electrónico permite almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Estos archivos electrónicos, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos vienen a ser complementarios y equivalentes a los archivos convencionales.

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El control cronológico o Auxiliar de Vencimientos, es un sistema que consiste en ordenar los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de sus fechas.

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Ventajas:
Usar un código en un sistema de acceso indirecto acorta los nombres de archivos y aumenta la seguridad de un sistema, debido a que el usuario deberá conocer el código para solicitar archivos,

De igual forma que otros trabajos de oficina, este trabajo en los próximos años, será remplazado por una máquina, evitando así, la disminución de errores al momento de hacer un cálculo alfanumérico.
Desventajas:
Las personas que deciden realizar un sistema alfanumérico, necesitan mayor entrenamiento que al usar un método únicamente alfabético o numérico. Clasificaciones incorrectas son más comunes en este caso y más difíciles de corregir que en un sistema simple.

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Un sistema de archivo alfanumérico es una combinación de registro alfabético, el cual estará ordenado desde la letra A hasta la letra Z del alfabeto. Por otra parte, un registro numérico estará ordenado desde el número menor hasta el mayor que pueda llegar a existir.

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El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañía o lugares. Los archivos por asuntos se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia.

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Ventajas:
•        Facilidad de localización.

•        Flexibilidad para añadir nuevos elementos a la ordenación.

•        Se trata de un criterio generalizado y conocido.
Desventajas:
•        Se necesita mucho espacio en los ficheros, pues el número de grupos es muy extenso.

Deja de ser práctico cuando el número de documentos por municipio aumenta mucho.

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Un sistema geográfico es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias,

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Ventajas:
- Son más efectivos para escribir cantidades muy grandes.
-Son más efectivos para escribir cantidades muy pequeñas.
- El posicionamiento de las cantidades es más visible.
- Se pueden agrupar números enteros y fraccionarios en una misma cantidad.
Desventajas:
La cantidad de dígitos que se pueden utilizar es grande en comparación a otros sistemas como el binario.
Su lenguaje es más difícil de interpretar.

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Un sistema numérico tiene como objetivo el permitir el conteo de los elementos de un conjunto. El sistema se conforma por n unidades en orden sucesivo que aumentan de n en n. De acuerdo a n se define el número de unidades que se necesitan para pasar de un orden a otro.

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Ventajas La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.
Desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.

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Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios