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es un dato real y útil que ha sido procesado en una forma significativa para el receptor, quien lo utiliza para tomar decisiones. Factores y opiniones enviadas y recibidas cotidianamente.

Uso: cualquiera que sea, debe hacerse de manera responsable, ya que puede derivar en consecuencias positivas o negativas según la interpretación, análisis y veracidad del contenido, lo que implica un gran riesgo porque podemos modificar nuestras conductas o tomar decisiones de manera errónea.

Aplicación: La información se emplea para reducir la incertidumbre o acrecentar el contenido que se tiene en una determinada área, contexto o situación, de allí que sea considerada por muchos como una herramienta para alcanzar el conocimiento.

Tipos

·       Información privilegiada: se refiere a la información que solo conoce un grupo de personas y que todavía no se ha hecho pública.

·       Información pública: se comparte al público en general y a la que todos tienen acceso,

·       Información privada: no se divulga de manera pública según lo estipulado en la ley, ya que puede afectar la seguridad personal, empresarial, nacional, entre otros.

·       Información externa: entra a una organización o empresa por diferentes vías externas, y se emplea en aquellos casos en los que es necesario resolver alguna situación en particular.

·       Información interna: la que conoce un selectivo grupo de personas en una empresa u organización, sin que esta tenga necesariamente una mayor relevancia sobre un tema público.

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las normas son las herramientas que tiene la gestión documental para regular, controlar y monitorear la correcta aplicación de los procesos en pro de la información.

Uso: En el caso de la gestión documental, las normas, leyes, decretos y resoluciones son la guía máxima de los aspectos a tener en cuenta al momento de ejecutar todos los procedimientos requeridos para la administración, clasificación, almacenamiento, conservación y control de la información.

Aplicación: las normas son las herramientas que tiene la gestión documental para regular, controlar y monitorear la correcta aplicación de los procesos en pro de la información.

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es una constancia escrita de forma física o virtual en la cual se reflejan las características de un hecho o circunstancia, es la evidencia de un acontecimiento o situación.

Clases

·       Primarios: todo escrito que contenga información original del autor.

·       Secundarios: todo escrito que ha sido modificado de alguna manera.

·       Terciarios: artículos o resúmenes basados en un documento secundario.

Públicos: Aquellos emitidos por las entidades del sector público.

Privados: Están reconocidos por las partes interesadas, pero no ante las autoridades.

Texto: se registra el contenido a través de letras, símbolos, números u otros caracteres.

Fotográficos o imágenes: registro de la información mediante mapas, fotos, imágenes, dibujos, etc.

Sonoros: son contenidos auditivos como música, expresiones de voz o grabaciones de radio.

·       Informes: cuentan con abundantes datos lo cual, permiten analizar una gran cantidad de situaciones, ya sean reales o estudios de casos.

·       Contratos y acuerdos: son registros escritos de negocios, vínculos empresariales, tratos, relaciones laborales, entre otros eventos que demanden el cumplimiento de obligaciones.

·       Políticas: es un documento en el que se registran reglas creadas por el cuerpo estratégico para orientar el comportamiento y desempeño de los profesionales dentro de la organización.

·       Documentos financieros: permiten mantener el negocio activo, evitando pérdidas, gastos excesivos y un posible descontrol en sus cuentas.

·       Procesos Judiciales: Es el conjunto de actos jurídicos que se llevan a cabo para aplicar la ley a la resolución de un caso.  Entre otros.

Radicación: proceso por el cual se registra y controla toda la documentación que entra y sale a la entidad, mediante un consecutivo que se genera, donde se deja la constancia de la fecha y hora de recibido o enviado para tener la constancia del procedimiento.

Registro: es la anotación manual y digital de la salida de los documentos generados por los diferentes procesos de la institución en las panillas de salida donde se registran datos como:  nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Distribución: depende de la entidad. Es importante pensar en el recorrido antes de distribuir la correspondencia, en el caso de correspondencia urgente se realizará la entrega en primer lugar. La entrega en algunos centros no se hace en mano, sino que hay bandejas especiales para dejar la correspondencia que llega diariamente.

Técnicas:

·       Número de páginas: suelen incluirse en los encabezados y pies de página. (foliación)

·       Títulos: palabra o frase con que se da a conocer un asunto.

·       Subtítulos: título secundario que en ocasiones aparece luego del título.

·       Espacios: blanco que se deja entre palabras para separarlas.

·       Márgenes: es el área entre el contenido principal de una página y los bordes de la misma, ayuda a definir donde comienza y termina una línea de texto.

·       Sangrías: introducción de varios espacios al comenzar un párrafo.

·       Referencia o Bibliografía: se definen como todas aquellas fuentes de información que hacen posible la elaboración de cualquier documento. Estas deben ser confiables, veraces y capaces de sustentar objetivamente la información contenida.

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ANGY ALMEIDA
PAULA SARMIENTO