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La presente guía orienta al usuario paso a paso en el proceso de utilización del programa. Una vez haya descargado e instalado Microsoft Project y lo haya abierto en su escritorio o donde lo tenga ubicado en su ordenador, se puede empezar a registrar datos para llevar a cabo el proyecto.

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En la parte izquierda de la pantalla, ubicarse casi en el borde y dar clic derecho, a continuación, se le abrirá un menú en el cual deberá buscar y seleccionar la opción de “barra de vistas”.

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Teniendo visible la barra de vistas, buscar y seleccionar la opción de “Diagrama de Gantt”, estando acá se puede empezar a ingresar los datos.

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Ubicarse en la columna “Nombre de la tarea” y empezar a ingresar los nombres de las tareas que se tienen en el proyecto. Ubicarse en la columna “Nombre de la tarea” y empezar a ingresar los nombres de las tareas que se tienen en el proyecto.

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Ubicarse en la columna “Duración” y empezar a ingresar los datos de duración de cada tarea, para esta parte sólo se debe colocar el número y la letra inicial de la duración, por ejemplo; si la tarea tiene una duración de 1 día, en el programa se colocará “1d”, al igual que si fuese 1 hora “1h” o 1 minuto “1m”.

Nota: las columnas de “nombre de la tarea” y “duración”, se ingresan de manera manual, lo demás lo trabaja el programa automáticamente. No modificar los datos de duración de la primera fila, ya que es la base del proyecto y el programa se encargará de calcular la duración total.

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Seleccionar todos los datos del proyecto ubicados únicamente en la columna “nombre de tareas” e ir a las herramientas en la parte superior, buscar y seleccionar la opción de “vincular las tareas seleccionadas”, icono de la cadenita.

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Si en la parte izquierda de las tareas le aparece un ícono de tachuela, deberá seleccionar todos los datos ubicados en la columna de nombre tarea y en la parte

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Para crear una jerarquía y aplicar las sub tareas, se deben seleccionar las tareas según sea el caso y buscar la opción de “Aplica sangría a la tarea”, así se tabularán las sub tareas.

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Ubicarse en la celda de la fila 1 y columna Duración, para luego ir a  herramientas de la parte superior, buscar y seleccionar “PROYECTO” e ir a la opción de “Información del proyecto”, colocar la fecha de inicio del proyecto, y darle clic en aceptar.

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En la columna “Predecesoras” podrá verificar la secuencia de las tareas. Si desea modificar el orden de la ruta.

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Por último, volver a seleccionar la opción “PROYECTO” e ir a la opción de “Cambiar tiempo de trabajo”, le aparecerá la ventana para seleccionar el tipo de calendario que se desee utilizar, da clic en Estándar (Calendario del proyecto).

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Nota: Cuando haya casos que se desee tener otro Calendario, por ver proyectos en otros países, se tiene la opción “Crear calendario”.

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También debe definir las próximas fechas de asueto/feriado (días no laborables), para esto debe seleccionar la fecha y dar clic en la primera fila de la sección excepciones, ingresa todas las fechas de asueto y feriado deseadas, se debe dar clic en aceptar.

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Nota: Puede definir el día de inicio del feriado y día del fin del feriado (esto es útil para feriados como, por ejemplo: Semana Santa).

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Le dan opciones de “Detalles” para definir horarios como por ejemplo cuando se trabaja al medio día para esto se Selecciona Periodos laborales, se procede a ingresar los rangos de horas deseadas. Cuando se busca la repetición del asueto/feriado, se ingresa las opciones como desee repetir.

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La opción “Eliminar” para eliminar un dato ingresado.

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Para sacar las tareas críticas, se debe ubicar en la opción “DIAGRAMA DE GANTT

FORMATO”, que se encuentra en la parte superior y seleccionar las “Tareas

Críticas”.

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Para poder ingresar los costos a un proyecto, se enumeran los siguientes pasos a seguir:

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En la parte izquierda, en la barra de vista, buscar y seleccionar la opción de “Hoja de Recursos”.

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Le aparecerá una ventana en donde puede empezar a ingresar los datos de costos:
-En la columna “Nombre del recurso” se colocarán los nombres de los responsables de las tareas (o puestos administrativos). --En la columna “Tipo”, debe seleccionar si es recurso Trabajo (son personas o equipamiento), Material (son suministros consumibles), Costo (costos independientes que desee asignar a una tarea como el costo del boleto de un avión).
-En la columna “Etiqueta de material”, se puede indicar una unidad de medida.
-En la columna “Iniciales”, es la abreviatura del nombre del recurso.
-En la columna “Grupo”, se nombra al grupo al que pertenece el recurso como por ejemplo: departamento x.
-En la columna “Capacidad máxima”, define la disponibilidad de un recurso en el proyecto.
-En la columna “Tasa estándar”, define la tasa de pago por trabajo normal, no es horas extras.
-En la columna “Tasa horas extra”, define la tasa de pago por horas extras.
-En la columna “Costo/Uso”, muestra el costo que se acumula cada vez que se usa el recurso.
-En la columna “Acumular”, permite elegir cómo y cuándo cargar los costos estándar y horas extras de los recursos al costo de una tarea. Ya sea al inicio, al final o pagar por cuotas relativas (prorrateo)
-En la columna “Calendario base”, permite seleccionar el calendario deseado.
-En la columna “Códigos”, cualquier código que desea especificar como parte de la información del recurso.

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Regresar a Diagrama de Gantt, ubicarse en la primera tarea para luego ir a la opción de “RECURSOS”, en el panel superior, y buscar la opción “Asignar recursos”. Allí podrá asignar el recurso a utilizar en esa tarea, como las unidades de disponibilidad del recurso, por último, da clic en Aceptar.

Realizar este procedimiento en todas las tareas.

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Deberá regresar al panel superior, ir a la opción “VISTA”, buscar y seleccionar “Tablas”, le aparecerá un menú con diferentes opciones. Seleccione costos.

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En caso de tomar decisiones en el área financiera, y que requiera ver las tareas por sus costos de mayor a menor. Seleccionar la primera tarea, ir al panel superior, buscar la opción “VISTA”, clic en “Ordenar” y elegir la opción “por costos”.

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Si desea volver como se encontraba anteriormente para orden del diagrama, vuelve a ir al panel superior “VISTA”, clic en “Ordenar” y elegir la opción “por fecha de comienzo”.

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Para regresar al diagrama de actividades, ubicar en el panel superior la opción de “VISTA”, buscar y seleccionar “Tablas”, le aparecerá un menú con diferentes opciones. Seleccionar la opción “Entrada”.

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Realizar una línea base. Es una fotografía de cómo se encuentra el proyecto
actualmente, se realiza con el fin de comparar los resultados. Puede realizar una línea
base completa o parcial. Para esto ir al panel superior pestaña “Proyecto” ubicar
Establecer Línea base, seleccionar la opción “Establecer Línea base”.

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Para realizar una línea base de todo el proyecto. En la ventana que aparece, selecciona “Proyecto completo” y da clic en Aceptar.

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Para realizar una línea base parcial de algunas tareas. Selecciona las tareas que desea grabar y realiza el procedimiento de “Establecer línea base”. En la ventana que aparece, selecciona “Tareas seleccionadas” y da clic en Aceptar.

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La línea base anterior grabada, permitirá indicar al proyecto ya se terminó el plan y esto modificará la columna de “Previsto” en la vista de costos. Esto servirá para agregar algún tipo de variación que se verá en la columna “Variación”. Para esto ir panel superior>Vistas>Tablas>Costos.

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Si existiera algún costo fijo como por ejemplo un servicio outsourcing, puede ingresarlo en la columna "Costo Fijo" en la tarea donde se vea reflejada ese costo, modificando esto por medio de la vista de tabla por costos

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Para un seguimiento de las tareas. Regresamos a la vista de entrada. Para esto ir al panel superior>Vistas>Tablas>Entrada. Nos ubicamos en la primera tarea, damos clic derecho, se busca la opción información.

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Se desplegará esta ventana donde colocamos en % completado el avance de la tarea.

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En la ventana que aparece, buscamos en la pestaña “General”, la opción de “Porcentaje completado”, procedemos a indicar el avance en porcentaje que tiene esa tarea actualmente.