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El origen de la historia de la administración, aunque podamos pensar que se trata de algo actual, fue inherente al hombre, a su capacidad de razonar y a sus primeras necesidades de organizar, planificar, ejecutar y controlar tareas, incluso en las sociedades más primitivas.

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La administración es el proceso que busca darle un uso más eficiente a los recursos, mediante la planificación, organización, ejecución y control de los mismos, para alcanzar las metas de una organización.
En la administración se conjugan elementos de ciencia, arte y técnic

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La administración, ciencia, arte y técnica - ISED

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La administración es el proceso que busca darle un uso más eficiente a los recursos, mediante la planificación, organización, ejecución y control de los mismos, para alcanzar las metas de una organización.

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Para poder sobrevivir la empresa debe enfocar sus esfuerzos al entorno. El entorno es todo aquello ajeno a la empresa.

El entorno son factores que afectan a la empresa directa o indirectamente y en algunos casos serán incontrolables.

PODEMOS DISTINGUIR:

Macro Entorno: Va estar constituido por todos aquellos factores no controlables y que afectan de forma directa a la empresa.
Factores políticos, Factores Tecnológicos, Factores medioambientales, Factores demográficos, Factores económicos, Factores culturales.

Micro Entorno: Factores o fuerzas del entorno no controlables que inciden de forma general en la actividad de la empresa y en el resto de empresas. Suministradores, Empresa, Terceros, competidores, Intermediarios, Mercado.

Es importante analizar El Macro y Micro entornos y establecer en nuestro plan de acción las diferentes acciones que realizaremos para poder actuar en las diferentes situaciones que se encuentre nuestra empresa.
Micro entorno:

Suministradores o proveedores: Son las empresas, personas o entidades que proporcionan a la empresa todo tipo de inputs(maquinaria, materia prima, personal, etc). Influyen directamente ya que pueden dar una ventaja competitiva a la empresa(calidad, reducción de costes, personal más cualificado, innovación, etc).

Intermediarios de la empresa: Son las empresas, personas o entidades que intervienen en la promoción, comunicación y venta de los productos de la empresa.

Mercados de la empresa: Los distintos targets a los que se puede dirigir la empresa.

Competidores: Saber de ellos para poder diferenciarnos y dar nuestra propuesta de valor sobre ellos.

Terceros: Distintos a los competidores, pueden afectar a la actividad de la empresa.

La empresa: La empresa es parte del micro entorno, hay empresas que están divididas a la hora de tomar decisiones, por ello debemos tenerla en cuenta.

Macro Entorno:

Factores demográficos:Las tendencias de la población. Tasa de Natalidad, mortalidad, movimientos migratorios, etc.

Factores económicos: El tipo de interés, el PIB, la prima de riesgo, ciclo económico, etc.

Factores culturales: Las creencias, normas y valores que son compartidos por la sociedad.

Factores tecnológicos: Las empresas deben estar enteradas de los avances tecnológicos. Deben estar a la vanguardia en tecnología aplicada a la empresa.

Factores políticos-legales: A lo referente legal sobre la empresa y decisiones que debe tomar.

Factores medioambientales: Hace referencia a materias primas que afecten a factores medioambientales, escasez de recursos.

Ya sabemos que es El Micro y Macro entorno,
¿pero para qué lo podemos utilizar?

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El entorno de las organizaciones: Micro y Macro Entorno. - Empresa de Diseño web

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Para poder sobrevivir la empresa debe enfocar sus esfuerzos al entorno. El entorno es todo aquello ajeno a la empresa. El entorno son factores que afectan a la empresa directa o indirectamente y en algunos casos serán incontrolables. PODEMOS DISTINGUIR: Macro Entorno: Va estar constituido por todos aquellos factores no controlables y que afectan de forma directa a la empresa.

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El levantamiento del contexto de cualquier organización es dinámico y no se debe entender como algo fijo en el tiempo, debido a los diversos factores que contempla y que se indican en este texto, presentan un elevado dinamismo y por ello requieren de un estudio permanente.
Conocer el entorno en el que se desenvuelve una organización no sólo puede representar una necesidad ligada a un marco normativo, sino que además, se convierte en una oportunidad de lograr elementos diferenciadores que permitan mejorar el desempeño para diferentes alcances que ésta ha asumido, pudiendo este escenario afectar de forma significativa sus productos y/o servicios.

Dicho esto, toda entidad se encuentra inmersa en un medio que puede ser social, político, tecnológico, económico, legal, geográfico, cultural; así como de tantos otros factores que, sumados a las condiciones internas de esta, configuran lo que conocemos como el contexto de la organización.

Lo dinámico de los cambios socioculturales, de mercado, políticos y económicos, han generado que el conocer el contexto sea uno de los principales desafíos de las empresas y organizaciones actuales, debiendo para ello establecer mecanismos que le permitan obtener información del ecosistema en el que está inmersa y del desempeño interno, para poder definir con claridad estrategias orientadas a la toma de decisiones, y poder responder y adaptarse de forma oportunidad a ellos.
Factores internos del contexto de la organización
En el caso de los factores internos o también llamados las cuestiones internas, son aquellas que determinan como avanza una organización, desde el punto de vista organizativo y operacional para dar respuesta a su entorno externo, siendo los aspectos internos en los cuales influye la cultura organizacional, su estructura, su forma de gobernanza, las tecnologías y procesos, entre otros.

Dentro de estas cuestiones internas a considerar tenemos:

Propósito: que se entiende lo que la organización quiere lograr y el foco de las acciones llevadas a cabo.

Misión: es el propósito final, es dónde queremos llegar y sabemos cómo llegar.

Comunicación: entendida como todos aquellos procesos en que la información es generada y entregada dentro de la organización, bajo procesos que definan su frecuencia y libertad.

Liderazgo: lo ejercen quienes impulsan cambios y lideran procesos que aportan a la organización en todos sus ámbitos.

Estructura organizativa: debe ser simple y sin tantas capas jerárquicas que impidan o favorezcan los procesos de cambio.

Personas: quienes integran la organización, son el motor fundamental de ésta e impulsan las acciones que permiten afrontar las externalidades de mejor manera.

Aprendizaje: su importancia radica en que, como un factor interno, es consecuencia de la interacción de la cultura organizacional, y de las propias capacidades de las personas que la integran, permitiendo innovar desde lo propio y generando una base que es patrimonio de la organización.

Externalidades del contexto organizacional
Para el caso de las cuestiones externas o externalidades, como ya mencionamos, son todas aquellas que abarcan el entorno de la organización como variables sociales, culturales, legales, políticas, económicas, ambientales, tecnologías, entre otras, que determinan la forma en la que cada organización se relaciona con su entorno, y que se traduce en como la organización responde a estos factores y define estrategias y acciones concretas.

Por lo general, muchas entidades realizan estos procesos, pero tal vez no de forma sistematizada. Es entonces que, en el marco de la Gestión de la Calidad y, a partir de la nueva versión de la ISO 9001:2015, esta actividad se incorpora como un proceso, que permite identificar estos factores internos y externos, que influyen o impactan en los objetivos establecidos por la organización, su sostenibilidad o su propósito. En lo sucesivo, también se incorporó de forma mucho más concreta en los otros estándares como la ISO 14001:2015 y ISO 45001:2018.

El análisis de estos factores resulta relevante y, como ya vimos, influye en nuestro propósito final. Es por esto que el adecuado análisis de las cuestiones internas y externas debe hacerse de la forma más simple posible, sin dejar de lado el objetivo principal que es el poder tener información para la toma de decisiones.
¿Cómo analizar los factores internos y externos?
Para realzarlo existen variadas metodologías, las más utilizadas son PESTEL, FODA y las 5 Fuerzas de Porter, que por su simplicidad y factibilidad para combinarlas y adecuarlas, permiten obtener el mayor potencial de cada una, y responder a la necesidad particular de cada organización respecto de la información de su entorno.

La aplicabilidad de estas herramientas será definida para cada tipo de organización o empresa, pudiendo ser distinta según sus características. Incluso, es posible analizar más de una forma de levantar las cuestiones internas y externas.

Si bien, la utilidad de la identificación de estas cuestiones (internas y externas) y, en concreto, la definición del contexto de la organización tiene aplicabilidad en los aspectos ya mencionados, existe un elemento que presenta especial importancia y que corresponde al levantamiento de los aspectos normativos que sean relevantes para la organización.
¿Por qué es importante el levantamiento del contexto de la organización?
Desde el enfoque de los Sistemas de Gestión (SG) ISO, la determinación de las cuestiones asociadas en requisitos legales forma parte del levantamiento del contexto y, a su vez, forma parte de la identificación de estos requisitos y su posterior determinación del nivel de cumplimiento respecto a sus obligaciones. Por lo tanto, el aspecto normativo es muy relevante en distintos aspectos de la implementación de los SG.

Una organización que realice un correcto levantamiento de su contexto y trabaje en sus planes de acción para abordar distintas situaciones, asegura un mayor nivel de preparación ante situaciones no deseadas, disminuye los riesgos (ISO 31000) y, también, la incertidumbre de sus procesos de forma de asegurar la continuidad de estos.

Desde la perspectiva de requisitos legales y sus obligaciones, ciertamente, el análisis de estos aspectos y la definición anticipada de los planes de acción pone a la organización en un nivel de funcionamiento optimo y preparado ante eventuales fiscalizaciones y las sanciones que estas podrían generar.

Asimismo, no sólo debe estar sujeto a la aplicación de los Sistemas de Gestión (ISO) en una organización, si no que deben ser aplicados de forma proactiva en cualquier organización, debido a que, como ya hemos indicado, permiten identificar información relevante para el negocio y anticiparse a eventuales situaciones que podrían afectar los procesos.

Finalmente, es importante también señalar, que este levantamiento del contexto de la organización es dinámico y no se debe entender como algo fijo en el tiempo, debido a los contenidos que ya se han indicado, ya que estos presentan un elevado dinamismo por lo que requieren de un estudio permanente.

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La importancia de conocer el entorno de tu organización. - Better

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Redactamos el siguiente NewsBetter donde te explican en detalle Cómo analizar los factores internos y externos de una organización