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Beschreiben Sie hier einen Prozess, den Sie in Ihrer Organisation gerne automatisieren möchten.

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Beschreiben Sie hier einen Prozess, den Sie in Ihrer Organisation gerne automatisieren möchten.

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Bitte klicken Sie auf den Button +Posten und beantworten kurz:

1. Worum geht’s?
→ Prozess in 1–2 Sätzen beschreiben

2. Was ist das Ziel?
→ Was soll am Ende rauskommen?

3. Was ist gerade mühsam?
→ Der größte Pain Point

4. Wie läuft es grob ab?
→ 3–5 Stichpunkte zum Ablauf

5. Womit arbeitet ihr?
→ Tools / Systeme (z. B. Excel, Outlook, Fachsoftware)

6. Wie oft passiert das?
→ täglich / wöchentlich / gelegentlich

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Mitarbeitende einer mobil arbeitenden Einrichtung verwenden eine spezielle Fachsoftware für die laufende Arbeitszeiterfassung und -doku (wird täglich gepflegt)

Monatlich werden die Überstunden aller MA als PDF exportiert und an die HR geschickt

HR überträgt das Überstundensaldo jeden Monat manuell auf ein individuelle AZK-Excel der MA und schickt es jeweils den MA zurück

(1x pro Jahr wird zu einem Stichtag entschieden, ob MA ausgezahlt werden möchte oder die Überstunden mitnehmen.)

Pain Point: Mühsamer manueller Aufwand in der HR (ca. 50 MA)

Idealziel: automatische Übertragung in Excel-AZK und Benachrichtigung an MA

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Urlaubsanträge (Organisation mit 300 MA)

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Urlaubsanträge (Organisation mit 300 MA)

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Urlaubsantrag wird auf Papier ausgefüllt, von Vorgesetzten unterzeichnet, per Hauspost an HR versendet, dort in eine Hülle sortiert und in Personal-Abrechnungs-Software (fidelis) eingetragen.

Passiert täglich bis wöchentlich

Pain Point: Zettel gehen verloren, unübersichtlich, umständlich

Idealziel: digitaler Workflow - leider wird bisher nur mit Excel, Outlook, Word, PowerPoint gearbeitet - kein MS Teams, SharePoint o.ä.

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1. Mitarbeitende geben monatlich Dienstfahrtenabrechnungen in Papierform ab inkl. Kopie von Fahrtenbücher, Parkgebühr, und Öffentliche Verkehrsmittel ( ca. 40 MA)

2. das Ziel : Von Papierform in Digital und eventuell KI bei Kontrolle der Dienstfahrten, KM Berechnen. Abgabe an Verwaltung in Digital , KI überprüft oder unterstützt?

3. Sehr zeitaufwendig jede Adresse und Formular zu überprüfen pro MA Trennung von Heim- oder Dienstfahrt, Kalkulation per Exel

4. Der MA gibt Kopie vom Fahrtenbuch und Formular. Verwaltung berechnet alle KM und überprüft jede Zeile, Adresse .

5. Wird Täglich / Monatlich bearbeitet je nach Eingang der Formulare, Fahrtenbücher

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E-Mail Flut eindämmen bzw. besser koordinienren 

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E-Mail Flut eindämmen bzw. besser koordinienren 

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1. Die gesamte digitale interne Kommunikaton läuft über E-mail (MS Teams wird aus Kostengründen nicht eingesetzt)

2. Effizientere interne digitale Kommunikation zu den jeweiligen Themen ohne auf MS Teams oder andere kostenpflichitge Tools zu setzen

3. Keine Einigung auf ein Tool

4. Es gibt ein Thema / gemiensames Arbeitsgebiet und es werden bis zu 300 Mail dazu ausgetausch nicht mehr zu überblicken, wenn man in mehreren Arbeitsfelder unterwegs ist

5. Outlook

6. Laufend und andauernd

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1. aus einer Vorlage erhalte ich die erforderlichen Angaben zu einem Arbeitsvertrag

2. die Angaben werden in die Arbeitsvertragsvorlage händisch übertragen (Word-Dokument Unterscheidung zwischen verschiedenen Vertragsarten)

3. Ausdruck 2-fach für Unterschrift

4. dazu muss eine gesonderte Aufgabe an die IT zur Erstellung eines MS365-Kontos für den*die neue*n Mitarbeiter*in gegeben werden

5. Leitung soll Info über den tatsächlichen Anspruch an Urlaubstagen für das Jahr gleichzeitig erhalten

Herausforderung:

fehlerfreie Übertragung, doppelter Aufwand

Wie oft: wöchentlich mehrmals

Womit arbeiten wir: MS 365, Teams, Excel, Word, ...

Ziel wäre:

Automatische Übertragung aus dem Angaben-Formular ins Arbeitsvertragsformular, automatische Info an die IT zur Anlage eines MS365-Kontos, Info an Leitung zu Urlaubsanspruch des*der Mitarbeitenden in dem Jahr ...

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Erforderliche Angaben zur Erstellung eines Arbeitsvertrages

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... von Haupt- und Ehrenamtlichen

derzeit: alles auf Papier

Anträge werden dreimal (auf Papier) unterschreiben: zweimal zur Genehmigung vorab (Reisender+Geschäftsführung) und einmal zur Abrechnung (Reisender).

Dann wird alles per Post an Buchhaltung verschickt. Die korrigiert, fragt Zahlen nach (IBAN falsch o. ä.) scannt, legt auf Server ab, lädt in Buchhaltungsprogramm hoch usw.

Dabei gehen Zettel verloren, werden nicht mitgeschickt, sind händisch ausgefüllte Angaben nicht zu lesen, werden Zahlen falsch berechnet und haben zu viele Menschen zu viele Zettel in der Hand.

Am Ende sind alle Belege digital und revisionssicher archiviert und die vielen Zettel werden entsorgt. Alles sehr umständlich und wenig nachhaltig.

(alles wahrscheinlich ähnlich wie bei „Urlaubsanträge“)

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Zahlungsübersichten/Rechnungen von Meta, Paypal, Google oder Apple Pay

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Zahlungsübersichten/Rechnungen von Meta, Paypal, Google oder Apple Pay

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Wir sponsoren manche Instagram-Posts mit Geld, die Rechnungen dafür müssen umständlich über z. B. die Meta Business Suite einzeln abgerufen werden.

Problem 1: Die 2-Faktor-Authentifizierung (braucht immer Kollege x mit seinem Handy).

Problem 2: Meta erstellt nicht eine Rechnung für einen Vorgang, sondern mitunter mehrere Rechnungen über einen längeren Zeitraum, sodass kontinuierlich kompliziert Rechnungen abgerufen werden müssen, was auch nicht immer klappt.

Umsätze über Paypal oder Apple Pay entstehen bei uns, wenn im Shop Broschüren o. ä. gekauft werden. Auch hier ist der Weg zu einer einfachen Aufstellung für Kosten/Gebühren unheimlich aufwendig, zudem auch hier durch 2FA geschützt. Die Buchhaltung braucht aber die Angaben.

Schön wäre eine Art Rechnungs-Catcher für diese Dienste, damit man nicht jeden zweiten Tag sich überall einloggen und umständlich alles herunterladen muss.

Damit könnte man evtl. auch die problematische 2FA umgehen und braucht nicht jeden zweiten Tag Kollege x mit seinem Handy, um sich anzumeldne.

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z. B. Pauschal- oder Projektförderung bei Krankenkassen

Wir sind bundesweit aktiv. Den Antrag müssen immer zwei vertretungsberechtigte Personen unterschreiben. Dafür schicken wir die Unterschriftsseite derzeit zum Vorstandsvorsitzenden nach Osnabrück. Der unterschreibt, verwendet den beigelegt frankierten Briefumschlag, schickt alles zu seiner Stellvertreterin ins Saarland. Die unterschreibt, verwendet den zweiten beigelegten frankierten Briefumschlag und schickt alles an die Geschäftsstelle zurück.

Nicht nur unglaublich kompliziert – zu mal man den Antrag komplett über eine Online-Plattform / digital ausfüllen kann –, sondern auch sehr zeitraubend. Für den Post-Rundlauf rechnen wir mitunter bis zu drei Wochen Zeit ein, haben bei der Antragsstellung also entsprechend viel weniger Zeit zur Verfügung.

Vielleicht gibt es ja rechtssichere andere Möglichkeiten (digitale Unterschriften, Vollmachten oder ähnliches).

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Wir haben ca. 250 Mitglieder, die ihren Jahresbeitrag nicht per Lastschrift abbuchen lassen wollen. Entsprechend sind wir darauf angewiesen, dass diese Mitglieder am Jahresanfang ihren Beitrag selbst überweisen. Manche überweisen bereits im November, manche pünktlich Anfang Januar, viele aber auch erstmal gar nicht. Manche packen noch eine Spende drauf, manche überweisen den falschen Betrag.

Alles läuft auf unser normales Vereinskonto. Das muss immer wieder händisch durchgegangen werden, um abzugleichen, welches Mitglied denn jetzt einen Betrag überwiesen hat – und wie viel davon Beitrag und wie viel Spende ist. Bei rund 700 Umsätze im Monat ist es sehr viel Aufwand, diese Einzelumsätze herauszusuchen und abzugleichen. Manche Überweisungen werden übersehen. Zudem muss alles aus dem Online-Banking heraus quasi auch weiterverarbeitet werden: Zahlungen (oder fehlende Zahlungen) müssen der Mitgliederverwaltung gemeldet werden, die ggf. Mahnbriefe erstellen (derzeit auch händisch) usw. Die Buchhaltung muss wissen, was sie wie buchen muss. Ggf. fallen auch noch Zuwendungsbestätigungen an, die erstellt werden müssen.

Schön wäre ein automatischer Abgleich. Eine KI oder ein Prozess, der die Umsätze stets sichtet und auswirft, welches Mitglied wann was bezahlt hat, wie sich der Betrag zusammensetzt, das Mitgliederverwaltung und Buchhaltung sofort mitteilt und automatisch eine Zuwendungsbestätigung erstellt und ggf. verschickt. Das würde unglaublich viel Zeit ersparen.