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A IMPLEMENTAÇÃO DE MELHORIAS NO SISTEMA EDOC-S NA VISÃO DOS SERVIDORES DA AGÊNCIA ESTADUAL DE RECURSOS HÍDRICOS – AGERH

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TAYANNE CONSTANTINO SANTOS

KARINE APARECIDA MENEGUELLI

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MAURICEIA SOARES PRATISSOLI GUZZO

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O presente trabalho de pesquisa traz à baila a análise da implantação do sistema E- docs, pelo governo do Estado do Espírito Santo que institui mudanças pertinentes na administração pública, enfatizando a eficiência e implantação de tecnologias que visam a adequação dos princípios do Direito Administrativo, da Eficiência e Publicidade.

A integração tecnológica, ao interligar os setores da Administração entre si e com a sociedade, traz diversos benefícios ajudando no fortalecimento das ações integradas. Dessa maneira, permite que os cidadãos participem da formulação e implementação de políticas públicas. Principalmente as que possam de alguma forma, afetá-los diretamente enfatizando a importância da gestão integrada na administração pública do Estado do Espírito Santo com a implantação do sistema E-docs.

O trabalho que desenvolvido tem como objetivo demonstrar a problemática encontrada na utilização do sistema E-docs e propor estratégias para resolução da situação indicada pelos servidores da AGERH.

Dessa forma, cumpre destacar que a implantação do sistema E-docs, trata-se de uma implantação de política pública que busca eficiência, publicidade e economia para administração pública e seus usuários. A mobilização dos recursos tecnológicos para oferecer serviços públicos eletrônicos aos cidadãos é uma das estratégias de grande relevância no que diz respeito à digitalização do setor público (Ribeiro et al., 2021).

Assim, deve-se entender os desafios para sua implantação e as principais dificuldades encontradas para a implantação do referido sistema.

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A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA EDOC-S PELO GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

O termo E-docs se refere ao sistema eletrônico de documentos e digitalização de documentos. A implantação do sistema E-docs cria uma solução eletrônica para armazenar, gerenciar e acessar documentos de forma digital, buscando a eficiência e celeridade nos atos da administração pública e trazendo agilidade, celeridade, economia para a sociedade. (Vitória, 2023). Os requisitos específicos do sistema E-docs, envolvem identificar os tipos de documentos que serão armazenados e quem terá acesso a eles, suas funcionalidades são necessárias para a busca, classificação, edição colaborativa, e etc, e a qualquer requisito de segurança ou sua conformidade. O E-docs traz a opção de desenvolver um sistema personalizado ou pode-se usar plataformas e softwares já existentes. (Vitória, 2023). O sistema E-docs busca a segurança e acesso, ao implementar medidas de segurança, como autenticação de usuários, controle de acesso baseado em permissões e criptografia, para proteger os documentos de acesso não autorizado. (Vitória, 2023). Devido as dificuldades enfrentadas para a implementação junto aos funcionários, o Governo do Estado do Espírito Santo, preparou treinamentos sobre como usar o sistema E-docs e implementou medidas para garantir a usabilidade e a funcionalidade do sistema. Dessa forma, após todo as essas estratégias prévias e os testes, o sistema foi implantado para os usuários. (Vitória, 2023). A presente pesquisa ratificou que a emergência do uso de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), em especial a internet, tem desempenhado um papel fundamental na transformação do modo como os governos interagem com os cidadãos e gerenciam seus processos internos. O fenômeno conhecido como governo eletrônico, ou e-gov, refere-se à utilização dessas tecnologias para melhorar e otimizar os serviços governamentais, tornando-os mais acessíveis, eficientes e transparentes.

A internet nesse sentido, tem desempenhado um papel crucial nesse processo, proporcionando uma plataforma global para a comunicação e a troca de informações, que modificou a forma dos governos se relacionarem com os cidadãos. O governo eletrônico envolve a aplicação de Tecnologias de Informação e Comunicação em todas as fases da administração pública, desde a oferta de serviços online até a gestão interna de processos, 3 acesso às políticas públicas, bens e serviços, bem como, processos de gestão interna dos órgãos. Alguns fatores que impulsionaram a relevância do governo eletrônico incluem: acesso à informação, permitindo a disponibilização de bases online, e portais de transparência; eficiência e otimização dos processos de automação, digitalização de documentos, entre outros, reduzindo o temo das tarefas diárias com a burocracia; maior interação e comunicação mais rápida entre Estado e Cidadão. (Vitória, 2023). Ao analisar os resultados de Angélico (2012), a transparência tornou-se, nos últimos anos um dos pilares da Administração Pública pela importância da avaliação da credibilidade da máquina estatal, bem como para a demonstração da probidade administrativa, gerando confiabilidade no sistema administrativo. Por outro lado, gerou também exclusão para a população que não possui acesso à internet, e ou desconhece os meios para ter acesso a essas informações. Dessa forma, o mesmo digital que traz maior interação, também gera exclusão. O governo eletrônico não se trata apenas de adotar tecnologias, mas de repensar e redesenhar os processos governamentais para aproveitar ao máximo as oportunidades oferecidas pelas TIC. No entanto, é importante abordar desafios como segurança da informação, inclusão digital e proteção da privacidade para garantir que o governo eletrônico seja eficaz e beneficie a sociedade como um todo. (Vitória, 2023). O autor Francisco Paulo Jamil Almeida Marques (2004), destaca em seu artigo que a adesão dos governos ao eletrônico ocorre principalmente em virtude da pressão da sociedade civil, que tem a demanda pela busca da transparência e facilidades de acesso aos serviços púbicos. Esta decorreria também, por parte das empresas dos setores comerciais, industriais e financeiros. Estes últimos demandam transparência de forma a aliar segurança aos seus investimentos, viando desfrutar da agilidade ao invés de burocracia.

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2.2 AGÊNCIA ESTADUAL DE RECURSOS HÍDRICOS

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2.2 AGÊNCIA ESTADUAL DE RECURSOS HÍDRICOS

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A Agência Estadual de Recursos Hídricos (Agerh), criada por meio da Lei Estadual nº 10.143/2013, é uma entidade governamental responsável pela gestão dos recursos hídricos em nível estadual. Sua principal função é garantir a preservação, o controle e o uso sustentável dos recursos hídricos, como rios, lagos, aquíferos e reservatórios, dentro de um determinado Estado. (Vitória, 2023). A Agerh geralmente trabalha em conjunto com outros órgãos governamentais, organizações não governamentais, setor privado e comunidades locais para promover a implementação de políticas e estratégias que visem à conservação e ao gerenciamento adequado dos recursos hídricos. (Vitória, 2023). Suas atribuições podem incluir a elaboração de planos e programas de recursos hídricos, o monitoramento da qualidade da água, a concessão de licenças para o uso da água, a aplicação de medidas de conservação, a fiscalização de atividades que possam impactar os recursos hídricos, entre outras. (Vitória, 2023). 4 É importante ressaltar que a Agerh possui autonomia administrativa e financeira e está vinculada diretamente à Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Recursos Hídricos – Seama. (Vitória, 2023). Durante a pandemia, a AGERH após a Lei complementar Nº 874 do Governo do Estado do Espírito Santo adotou o teletrabalho como medida de segurança para conter a propagação do vírus. Com as restrições de mobilidade e o fechamento dos órgãos públicos, o teletrabalho tornou-se uma solução viável para manter as operações das empresas sem comprometer a saúde de seus funcionários. (Vitória, 2023). O uso do E-docs é especialmente relevante no contexto do teletrabalho, já que eles permitem que equipes distribuídas acessem, colaborem e compartilhem documentos de forma eficiente, independentemente de sua localização física. O sistema contempla os procedimentos de tramitação, desde seu protocolo/autuação, até a destinação final, em todos os órgãos do Governo do Estado do Espírito Santo, dando mais celeridade a administração Pública (Vitória, 2023).

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A pesquisa tem uma abordagem quali-qualitativa, de natureza descritiva e aplicada, buscando identificar as principais problemáticas do sistema E-docs para os servidores públicos da Agência Estadual de Recursos Hídricos do Estado do Espirito Santo. O tipo de pesquisa qualitativa se justifica pela necessidade de explorar as principais dificuldades encontradas na utilização do sistema E-docs pelos servidores públicos da Agência Estadual de Recursos Hídricos do Estado do Espirito Santo. Para a coleta de dados, foi utilizado como instrumento questionário enviado via WhatsApp por meio eletrônico pelo Google Forms, para os servidores públicos da Agência Estadual de Recursos Hídricos do Estado do Espirito Santo, durante o mês de agosto do ano de 2023 na cidade Vitória. Ao todo foram encaminhados 20 questionários e, destes, obteve-se o retorno de 07 instrumentos respondidos. Os dados coletados serão analisados por meio da estatística descritiva.

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4- ANÁLISE DOS DADOS COM A  PROBLEMÁTICA: 

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4- ANÁLISE DOS DADOS COM A  PROBLEMÁTICA: 

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O futuro chegou ao serviço público. Documentos e Processos 100% digitais. Muito mais Produtividade e Transparência.

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O futuro chegou ao serviço público. Documentos e Processos 100% digitais. Muito mais Produtividade e Transparência.

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Todos os dados de tramitação (remetentes, destinatários, datas) são públicos para a sociedade.

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O E-Docs facilita os órgãos a prestar serviços de forma digital, sem a necessidade do cidadão se deslocar e sem uso de papel.

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MANUAIS E VÍDEOS

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Nesta página estão os manuais de uso do sistema em sua última versão (2021) e os vídeos explicativos para as principais atividades no uso do sistema.
Manual do E-DOCS - clique aqui.
Atenção: Para os servidores que não tem acesso ao youtube, clique no link abaixo para baixar os vídeos.
CURSO DO E-DOCS PARA O CIDADÃO CURSO DO E-DOCS PARA O SERVIDOR
FLUXO PADRÃO

FUNCIONALIDADES ESSENCIAIS

MODELOS ESTABELECIDOS NO E-DOCS
CURSO DO E-DOCS PARA O PONTO FOCAL
Atenção: Para os servidores que não tem acesso ao youtube, clique no link abaixo para baixar os vídeos.

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Nesta página estão os manuais de uso do sistema em sua última versão (2021) e os vídeos explicativos para as principais atividades no uso do sistema. Manual do E-DOCS - clique aqui. Atenção: Para os servidores que não tem acesso ao youtube, clique no link abaixo para baixar os vídeos.

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ENCAMINHAR DOCUMENTOS

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E-DOCS PARA O CIDADÃO - ENCAMINHAR DOCUMENTOS

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Apresentação

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E-Docs - Associações de Processos - Apresentação

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Com o exclusivo gráfico de Origens e Destinos, avalie o fluxo de tramitações de entrada e saída.

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Com o Dashboard de Custódia, você vê onde os processos estão ao vivo, no nível do órgão, setor, e até por servidor.

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Com o Dashboard de Tramitação, veja o volume de processos do seu órgão e setor e o ritmo do seu time.

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Leve seu time para outro patamar: trabalho remoto, descentralizado, em home office... Com o E-Docs não existem mais barreiras físicas.

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O presente Projeto de Intervenção, tratou de analisar a utilização do sistema E-docs, pelos servidores públicos da Agência Estadual de Recursos Hídricos (Agerh) no Governo do Estado do Espírito Santo e propor melhorias necessárias no referido sistema, a partir da visão dos servidores públicos da referida Agência.

Destaca-se que o sistema eletrônico otimiza o tempo, traz economia, eficiência e desenvolvimento tanto para os servidores quanto para a população. Dessa forma, estes 9 usuários do sistema, de qualquer lugar que se tenha acesso à internet, conseguem enviar documentos e ter acesso à informação sobre o trâmite dos processos eletrônicos, estejam eles em quaisquer órgãos ou secretarias do Governo do Estado do Espírito Santo.

Cabe ressaltar que, neste estudo, foram identificados ausência de funcionalidades essenciais para o bom funcionamento do sistema E-docs e agilidade, insuficiência nos recursos oferecidos pelo sistema E-docs. Posto isto, esses achados são de suma importância para sustentar a proposta de melhorias a serem implantadas no sistema Edocs pelo Governo do Estado do Espírito Santo.

Conclui-se, portanto, que o Plano de intervenção atingiu o objetivo proposto, uma vez que pôde confirmar a problemática enfrentada no dia a dia da utilização do sistema E-docs pelos servidores públicos da Agência Estadual de Recursos Hídricos – Agerh, permitindo apresentar propostas para aperfeiçoamento do referido sistema.

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ANGÉLICO, Fsbiano. Lei de Acesso à Informação e seus possíveis desdobramentos à Accountability Democrática no Brasil. 2012. 133 f. Dissertação (Mestrado em Administração Pública e Governo) - Fundação Getúlio Vargas, São Paulo, 2012. Brasília: Enap,2019.

CAPELLA, Ana Cláudia Niedhardt. Formulação de Políticas Públicas. Brasília: Enap, 2018.

Decreto Nº 4411-R DE 18/04/2019 - Estadual - Espírito Santo - LegisWeb. Disponível em: . Acesso em: 10 out. 2023.

DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella Di. Direito Administrativo. 25ed. São Paulo: Ed. Atlas, 2012.

Governo ES. Disponível em: . Acesso em: 10 outubro 2023. Governo ES. Disponível em: . Acesso em: 10 outubro 2023.

Governo ES. Disponível em: . Acesso em: 10 outubro 2023.

LANGNER, A. OS DESAFIOS PARA O DESENVOLVIMENTO DO GOVERNO ELETRÔNICO E A NECESSIDADE DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO. Disponível em: . Acesso em: 10 outubro 2023.

LOTTA, Gabriela. Teoria e análises sobre implantação de políticas públicas no Brasil.Brasília: Enap. 2012.

MANUELLA, P. et al. Tecnologias emergentes e serviços digitais no setor público Transformação digital no governo: tendências e legados da pandemia 1. Disponível em: . Acesso em: 10 outubro 2023.

MARQUES, Francisco Paulo Jamil Almeida. Dimensões da ciber democracia. Disponível em:. Acesso em: 10 outubro 2023.

PESSOA, J. TECNOLOGIAS DIGITAIS E A PRÁTICA DE PANDEMIA DA SEVERE ACUTE RESPIRATORY SYNDROME CORONAVIRUS. Disponível em: . Acesso em: 10 outubro 2023.

PRODEST. Governo ES. Disponível em: . Acesso em: 10 outubro 2023.

PRODEST; SEGER. E- Docs é grande aliado para o trabalho remoto no Governo do Estado. Disponível em: . Acesso em: 10 outubro 2023.

PRODEST; SESA. Sistema e-Docs garante economia de quase 100% no uso de materiais na. Disponível em: . Acesso em: 10 outubro 2023.

Vista do O IMPACTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: UMA REVISÃO SISTEMÁTICA. Disponível em: . Acesso em: 10 outubro 2023.

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8.1 - O Curso trouxe possibilidades profissionais para você(s)? Justifique(m) a resposta. 

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8.1 - O Curso trouxe possibilidades profissionais para você(s)? Justifique(m) a resposta. 

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O presente curso contribuiu para solucionar as principais dificuldades encontradas pelos servidores da agerh com a implantação do sistema edocs e suas funcionalidades, as quais foram demonstradas as principais mudanças que devem ocorrer para um melhor desempenho de suas funcionalidades no sistema e para adequar as necessidades dos usuários, com a criação do plano de intervenção, que visa solucionar a problemática encontrada.

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8.2 - Como o curso contribuiu para a aquisição de novos conhecimentos e consequentemente, a criação do plano de Intervenção?

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8.2 - Como o curso contribuiu para a aquisição de novos conhecimentos e consequentemente, a criação do plano de Intervenção?

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Destarte, conclui-se que a presente especialização no curso de Gestão Pública, trouxe conhecimento, capacitação para atuarmos em cenários de transformação de políticas públicas, criarmos pautas para gerenciamento de crises e recursos de forma pública e eficiente, como objetivo de analisar a problemática e buscar formas de melhorá-las, através de implantação de meios de políticas públicas, garantindo excelência na fiscalização e nos serviços fundamentais para a população.

Ademais, o curso traz conhecimento, para podermos atuar tanto na gestão de órgãos público, empresas públicas, organizações não governamentais e projetos de empresas, é uma especialização valiosa para os futuros gestores públicos.