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Los 22 mejores programas para compartir archivos

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Los 22 mejores programas para compartir archivos

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Compartir archivos debe ser un proceso fluido. Hay varios sitios para compartir archivos y proveedores de almacenamiento en la nube en internet. Puede ser difícil determinar cuál es el adecuado para un servicio concreto.

En este artículo, conocerás los distintos programas para compartir archivos de forma segura y cómo utilizarlos, así como los pros y los contras de cada uno de ellos.

Aunque muchos de estos programas para compartir archivos vienen con planes de pago, varios ofrecen versiones gratuitas que pueden servirte perfectamente hasta que sea imprescindible una actualización.

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¿Qué es un programa para compartir archivos?

Un programa para compartir archivos ayuda a las personas a trabajar juntas, facilitando el envío de archivos a cualquier parte del mundo. Este tipo de software ayuda a los usuarios a intercambiar documentos, imágenes, vídeos y otros formatos de archivo. Básicamente, es un sistema de gestión de activos digitales que funciona compartiendo el acceso a un espacio de almacenamiento donde los usuarios pueden descargar y subir archivos para que otros accedan a ellos.

Una reunión, ya sea física o virtual, no es suficiente para compartir toda la información necesaria para completar un proyecto. Pero las reuniones frecuentes pueden ser caras, largas e improductivas. Un equipo, especialmente hoy en día, debe tener las habilidades de colaboración adecuadas para poder trabajar en proyectos a distancia, compartir archivos y colaborar sin problemas. Esta es la nueva normalidad.

Ventajas de un software para compartir archivos

Algunas de las ventajas de estas soluciones de compartición descritas en este artículo son:

Fácil de usar

La mayoría de estas soluciones para compartir archivos están construidas con interfaces amigables e intuitivas. Puedes navegar, organizar tus archivos y conceder acceso a las partes interesadas con facilidad. Con la herramienta adecuada que se adapte a las necesidades de tu organización, una solución de compartición de archivos puede servir como herramienta eficaz de gestión de activos de marca para albergar tus activos digitales.

Es rápido

Las herramientas para compartir archivos alivian las dificultades asociadas a los interminables archivos adjuntos por correo electrónico y a la lenta finalización de los proyectos. En unos pocos clics, los colaboradores pueden subir y compartir archivos con las partes interesadas. Al mismo tiempo, pueden limitar los permisos concedidos a cada interesado para garantizar que cada colaborador solo pueda realizar tareas específicas. Todas estas tareas, y más, se pueden hacer en un chasquido de dedos.

Algunas de estas soluciones ofrecen incluso funciones de edición, marcado y anotación dentro de la aplicación. Esto agiliza el proceso de revisión y aprobación para los equipos creativos con un flujo de trabajo complejo.

Permite compartir archivos muy grandes

En un lugar de trabajo rígido, aparecen cientos de correos electrónicos al mes. Casi todos ellos vienen con uno o varios archivos adjuntos con notas breves que dicen algo así como "Por favor, busca el archivo adjunto".

Resulta que la mayoría de estos "archivos adjuntos" tienen un tamaño que oscila entre unos pocos kilobytes y 30 megabytes. Los servidores de correo electrónico tradicionales no ofrecen la opción de compartir archivos grandes, como ocurre con algunas herramientas para compartir vídeos.

Sin embargo, con el software adecuado para compartir archivos, puedes compartir archivos muy grandes con facilidad sin llenar tu bandeja de entrada. Por lo tanto, en lugar de limitar los archivos adjuntos al correo electrónico, puedes explorar formas de enviar archivos grandes online sin problemas.

Comparte archivos de forma segura

Independientemente del papel de cada parte interesada en el proyecto, un buen software para compartir archivos te permite compartir archivos de forma segura con cualquiera, dando los permisos adecuados y manteniendo la confidencialidad de los archivos cuando sea necesario.

Mayor conciliación de la vida laboral y familiar

Con cerca del 25 % de la población de Estados Unidos trabajando a distancia, es casi imposible no considerar cómo los sistemas de gestión de documentos y compartición de archivos han mejorado el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. Un buen sistema para compartir archivos permite a las personas acceder a los archivos necesarios para su trabajo sin salir de casa.

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10 características importantes de un programa para compartir archivos

Un aspecto crucial de un programa para compartir archivos es el paquete de funciones que ofrece cada uno. Las diferencias en los paquetes ayudan a que cada software destaque en el mercado y sirva a los clientes de forma única. A continuación, verás una lista de funciones que deberías encontrar en un programa de intercambio de archivos.

1. Formatos de archivo admitidos

Un software de calidad para compartir archivos debe admitir varios formatos de archivo, como Word, PDF, Excel y otros formatos de documento.

Las mejores herramientas para compartir archivos también permiten compartir vídeos e imágenes. De esta forma, los equipos pueden tener todos sus archivos en un solo lugar, independientemente del tipo de archivo. Limitar los formatos de archivo accesibles en un programa para compartir puede reducir la productividad del equipo, ya que obliga a sus miembros a usar diferentes aplicaciones.

2. Espacio de almacenamiento

El mejor software para compartir archivos ofrece servicios seguros de almacenamiento en la nube para ayudar a los equipos a guardar los activos importantes de la marca. Dependiendo de cuántos archivos necesites poder compartir simultáneamente, necesitarás más o menos espacio de almacenamiento.

Muchas herramientas ofrecen gratuitamente a los usuarios una cantidad limitada de espacio de almacenamiento en la nube. Sin embargo, puedes disfrutar de un almacenamiento mayor o incluso ilimitado si adquieres planes de pago para la mayoría de estas herramientas.

3. Límite de tamaño de archivo

Algunas soluciones para compartir archivos tienen límites estrictos en cuanto al tamaño de los archivos compartibles. Por eso, utilizar las mejores herramientas de compartición puede permitirte compartir archivos grandes a través del correo electrónico, simplemente incluyendo un enlace o concediendo acceso específico por correo electrónico al archivo alojado en la nube.

Las herramientas con límites de tamaño ajustados pueden ralentizar tus proyectos, especialmente para los equipos creativos que trabajan con archivos grandes como los vídeos. Por tanto, cuando elijas el mejor programa para compartir archivos para tu equipo, asegúrate de que los límites permiten compartir los tamaños de archivo habituales.

4. Seguridad

La seguridad de los archivos es una característica importante a tener en cuenta al elegir un programa para compartir archivos. Tanto si trabajas con tu equipo inmediato como con colaboradores externos, un sistema de intercambio de archivos de primer nivel debe permitirte compartir archivos de forma segura con quien sea necesario. Además, debe impedir el acceso no autorizado a los archivos, especialmente a los archivos sensibles.

Las mejores herramientas suelen cumplir el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) para garantizar que los datos de los usuarios estén seguros y sean inaccesibles sin su consentimiento. Los archivos también están seguros con la encriptación AES de 256 bits. Por lo tanto, si trabajas con la herramienta adecuada, puedes estar seguro de que tus archivos son herméticos y únicamente pueden acceder a ellos las partes interesadas autorizadas.

5. Número de usuarios

Como director de proyecto o jefe de equipo, debes tener en cuenta el número de usuarios que permite cualquier software de intercambio de archivos. Por ejemplo, ¿cuántas personas pueden subir archivos y acceder a ellos al mismo tiempo?

Considerar cuidadosamente esta característica te ayudará a elegir la mejor herramienta para compartir archivos con tantas partes interesadas como sea necesario.

6. Control de versiones de archivos

Con varias personas trabajando en un archivo, la finalización del proyecto es más rápida. Sin embargo, a menudo existe la necesidad de consultar versiones anteriores de un archivo. Con los mejores programas para compartir archivos, puedes volver atrás, ver las versiones anteriores de un archivo y ver la progresión de los cambios. Si quieres, también puedes volver a versiones anteriores.

7. Control de acceso

Deberías poder conceder acceso basado en roles a un archivo cuando utilices un programa para compartir archivos. Con esta función, puedes elegir los usuarios individuales que pueden subir y compartir archivos, hacer ediciones, añadir comentarios y anotaciones, o ver cada archivo. De este modo, no se da a las partes interesadas más acceso del que necesitan, evitando modificaciones no deseadas de los archivos y facilitando la finalización de los proyectos sin mayor problema.

8. Funciones de colaboración

Es de esperar que un programa para compartir archivos sea un componente de un entorno de equipo. Por tanto, debe permitir a las partes interesadas publicar y debatir comentarios sobre los documentos, así como solicitar cambios o dar aprobaciones. La integración con aplicaciones externas puede ayudar aún más a mejorar la eficiencia y la productividad. De este modo, el equipo puede tenerlo todo hecho en un solo lugar.

9. Gestión del flujo de trabajo

Con tanto que hacer, una herramienta para compartir archivos con funciones de gestión del flujo de trabajo puede hacer que tu equipo sea mucho más productivo de lo que puedas imaginar. Poder automatizar las tareas manuales, seguir el progreso de cada expediente y permitir que los documentos avancen por las distintas fases del proceso de aprobación sin supervisión constante puede liberar más tiempo para centrarse en otras tareas más importantes.

10. Disponibilidad de archivos

Algunos proveedores de soluciones para compartir archivos funcionan utilizando un espacio de almacenamiento limitado, con cada archivo almacenado en caché con el tiempo. Por ello, algunos archivos solo están disponibles durante un tiempo limitado. Una vez transcurrido ese tiempo, el archivo se elimina de la base de datos para liberar espacio para nuevos archivos. Al elegir una solución para compartir archivos, debes tener en cuenta la disponibilidad.

Algunas de las mejores herramientas para compartir archivos y colaborar pueden almacenar tus archivos todo el tiempo que quieras. Tendrás que borrarlos tú mismo para eliminarlos. Incluso después de eliminarlos, algunos archivos se almacenan en la papelera durante un tiempo por si los has borrado por accidente.

Los 22 mejores programas para compartir archivos en la nube

Los avances tecnológicos del siglo XXI han conseguido que los usuarios se alejen de los sistemas tradicionales de almacenamiento y uso compartido. El almacenamiento de archivos ha pasado del almacenamiento en papel en estanterías a los discos duros y a los sistemas de almacenamiento en línea basados en servidores (nube).

Ahora, compartir archivos almacenados en la nube con otros usuarios de internet nunca ha sido tan fácil. A continuación, presentamos las mejores herramientas para compartir archivos.

1. Filestage

Filestage es un software de pruebas en línea que facilita compartir, revisar y aprobar archivos con compañeros, clientes y socios externos. Puedes subir cualquier tipo de archivo -incluidas imágenes, vídeos, documentos y archivos de audio- a la plataforma y compartir un enlace con las partes interesadas. Todos los revisores invitados pueden ver, comentar o aprobar el archivo sin tener que iniciar sesión. Filestage simplifica el intercambio de archivos, la gestión de comentarios y el proceso de aprobación para equipos de todos los tamaños.
Características

Sube y comparte cualquier tipo de archivo

Comentar y mencionar

Comentarios en tiempo real

Lista de tareas pendientes integrada

Seguridad integrada con encriptación AES de 256 bits

Cumple el GDPR

Hasta 250 GB y más espacio de almacenamiento en los planes de pago

Versionado automático de archivos

Funciones avanzadas de gestión del flujo de trabajo

Comparte archivos y recibe comentarios en un solo lugar

Revisa y aprueba vídeos, diseños, documentos y mucho más con Filestage.

2. Box

Box es un servicio para gestionar y compartir archivos en la nube. En cuanto a la seguridad, Box está bien protegido con un cifrado de datos de extremo a extremo que cumple todas las leyes de protección de datos, incluidas la RGPD y la CCPA. Su función de permisos multinivel garantiza que las partes interesadas solo tengan el acceso que necesitan y no más.
Características
3. Dropbox Business

Dropbox es similar a Box. La única diferencia significativa es que es más adecuado para usuarios individuales, mientras que Box es ideal para empresas. No obstante, Dropbox también es una excelente solución para empresas, ya que comparte las mismas características, desde 2 GB de espacio gratuito en la cuenta hasta seguridad.
Características
4. Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube propiedad de la renombrada empresa Alphabet Inc. Puede almacenar y hacer copias de seguridad de hasta 10 TB de datos con su plan individual de pago. Además, admite una amplia gama de formatos de archivo, como imágenes, documentos, vídeos y más. Entre sus funciones de seguridad se incluye la encriptación SSL con permisos multinivel para los colaboradores.
Características
5. WeTransfer

WeTransfer es una aplicación en línea que facilita el intercambio de datos por correo electrónico. Se puede utilizar sin abrir una cuenta y, por tanto, es accesible a todos los usuarios. Solamente tienes que seleccionar el archivo que necesitas transferir y escribir las direcciones de correo electrónico del remitente y de los destinatarios. Después, siéntate y observa cómo se comparte tu archivo. Es así de sencillo.

Ten en cuenta que es obligatorio introducir un código de activación enviado a tu correo electrónico para compartir el archivo correctamente.
Características
6. Microsoft OneDrive

Las funciones varían de una versión a otra (cuenta personal o de empresa) de OneDrive. Se integra perfectamente con Microsoft Office 365 y la aplicación móvil Microsoft Office, y facilita el trabajo conjunto en documentos ofimáticos. Además, dispone de medidas de seguridad adecuadas para tratar los documentos con seguridad.
Características

Ofrece hasta 6 TB de almacenamiento para los planes de pago

Compartir con contraseña

Detección y recuperación de ransomware

Admite todos los tipos de archivos

Personalización visual

Fácil sincronización con diferentes dispositivos

7. HighTail

Antes llamado Yousendit, Hightail es conocida por ser una plataforma muy adecuada para equipos. Por ejemplo, cuando creas un nuevo espacio, tienes libertad para cambiar su nombre y definir el proyecto. Además, Hightail funciona bien con casi todos los servicios de intercambio de archivos existentes. Es flexible y fácil de usar.
Características
8. Filecloud

Con Filecloud, la transferencia de archivos es más fácil. Su interfaz es fácil de usar y de manejar. No necesitas un tutorial para empezar a utilizar esta aplicación, y algunos incluso afirman que fue creada para dummies.
Características

Accede a los datos y compártelos en cualquier momento

Los archivos están bien protegidos con la normativa de seguridad SAS70 e HIPAA

Ofrece planes gratuitos para desarrolladores de plataformas con hasta 10 GB de almacenamiento

Copia de seguridad de endpoints

Compartir archivos en sucursales

Personalización/marca

Prevención de la pérdida de datos

Autenticación de dos factores (2FA)

9. GoAnywhere MFT

GoAnywhere es una solución empresarial de seguridad de archivos comprometida a ayudar a los usuarios a mover archivos con facilidad y con el máximo nivel de seguridad.
Características
10. NetFiles

Netfiles es un espacio virtual para el intercambio seguro de datos. Esta herramienta protege los datos confidenciales y críticos para la empresa de la ciberdelincuencia y el espionaje corporativo a través de su plan Netfiles Profesional.
Características

Indexación automática

Ver documentos directamente desde el navegador

Almacenamiento cifrado de archivos

Autenticación de 2 factores

11. SendAnywhere

SendAnywhere es una herramienta para compartir archivos que ofrece un enfoque ilimitado para compartir archivos. Esta plataforma promete formas rápidas y sencillas de compartir archivos de gran tamaño.
Características

Envía archivos de cualquier tamaño

Adjuntar archivos grandes al correo electrónico

Ofrece un plan gratuito

Reproducir vídeo y audio

Los enlaces tienen una caducidad de 48 horas

Requiere clave de autorización de 6 dígitos

Hasta 1 TB de almacenamiento en la nube

Almacenamiento ilimitado de enlaces

12. Digital Pigeon

Digital Pigeon es una solución de software bien diseñada para creativos, con una herramienta eficaz para gestionar las capacidades de almacenamiento de los productores de medios y creativos.
Características

ShareFile es otro servicio de almacenamiento de datos en la nube que ofrece funciones únicas como la racionalización, la coedición y la coautoría. ShareFile también permite a los usuarios automatizar el proceso de aprobación y retroalimentación, así como automatizar cualquier proceso centrado en documentos con flujos de trabajo personalizables. Los usuarios pueden saltarse la engorrosa migración de datos y acceder de forma segura a los archivos y carpetas almacenados en el sistema de datos heredado. El documento compartido es completamente seguro en todos los ámbitos y fácil de configurar.
Características

Permite la coedición

Límite de almacenamiento de hasta 100 GB

Límite de 10 GB para compartir archivos

Buena seguridad

Admite todos los tipos de archivos

Primer sistema automatizado

Ofrece opciones de recuperación de datos

Acceso granular

14. Files.com

Files.com es conocido por su intercambio seguro de archivos y flujos de trabajo para empresas. El programa ha actualizado las integraciones para conectarse mediante FTP y WebDAV. Además, con un enlace de archivo seguro por correo electrónico, Files se asegura de que solamente los destinatarios previstos tengan acceso a ese archivo.
Características
15. iCloud de Apple

iCloud es una aplicación de almacenamiento en la nube fácilmente integrada en todos los dispositivos Apple que ayuda a mantener los archivos seguros y actualizados. Ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito para empezar y admite prácticamente todos los archivos.

Es fácil acceder a los archivos de iCloud Drive desde varias ubicaciones, ya sea a través de la app de archivos en iOS y iPadOS, el buscador en tu Mac, el explorador de archivos para PC Windows o a través de iCloud.com.

Ofrece autenticación de dos factores para ayudar a mantener los datos seguros. Solo tú puedes acceder a tu cuenta y únicamente a través de un dispositivo de confianza.
Características

Fácil acceso a los archivos desde todos los dispositivos

Autenticación bidireccional segura

Límite de intercambio de archivos de 50 GB

Hasta 2 TB de espacio de almacenamiento

Admite todos los tipos de archivos

Compartir en familia

Aumento de los planes de almacenamiento

Archivos encriptados

16. OneHub

OneHub es un proveedor de servicios de compartición de archivos para empresas. Suele ser utilizado por las empresas para compartir y controlar archivos de forma segura en la nube, gracias a su robustez de seguridad fiable.

OneHub puede subir cientos de archivos simultáneamente. No tiene límite en el número de veces que se puede compartir un archivo. Sin embargo, no ofrece ningún plan gratuito.

Entre sus funciones se incluyen subir archivos rápida y fácilmente, crear y editar archivos a través de Google Drive, y ofrecer archivos integrables y previsualizables directamente en el navegador.
Características
17. Citrix

Citrix hace que compartir archivos con clientes, socios y compañeros de trabajo sea más fácil de lo esperado. Ofrece una variedad de funciones atractivas para los usuarios empresariales.

La seguridad es de alto nivel, con ajustes de permisos personalizables. La aplicación es compatible con Android, iOS y Windows, pero no ofrece ningún plan gratuito.
Características
18. Egnyte

Egnyte te ayudará a controlar tu contenido crítico, dándote una ventaja en la gestión de documentos. Además, puedes acceder a los archivos de Egnyte desde cualquier dispositivo.
Características

Admite todos los archivos

Protege contra los ataques de ransomware

Función arrastrar y soltar para editar archivos fácilmente

Sincronización y permisos

Almacenamiento de hasta 3 TB disponible

Archivo en la nube

19. Cable

Cable es una herramienta segura para conferencias y gestión de equipos. Proporciona una seguridad moderna con una experiencia de usuario mejorada.
Características
20. Pydio

Pydio es un software de código abierto para compartir archivos que responde a las necesidades de las organizaciones. Este programa da prioridad a la privacidad, al tiempo que permite a los miembros del equipo trabajar simultáneamente en un mismo lugar.
Características
21. Bitrix24

Bitrix24 viene con características únicas que te ayudarán a crear una unidad en el panel de control de Bitrix24 My Drive. Después, puedes elegir cómo quieres que se ordenen y almacenen tus archivos.
Características

Mediafire no es uno de los nombres de software más comunes cuando se habla de servicios de almacenamiento en la nube. Aun así, ofrece una de las soluciones más económicas en términos de coste debido a su generosidad con los usuarios.
Características
Los 8 mejores programas gratuitos para compartir archivos

Existen muchas herramientas gratuitas para compartir archivos que te ayudarán a enviar contenidos a compañeros de equipo y clientes.

Aquí tienes un resumen de nuestros favoritos:

1. Google Drive - Hasta 15 GB de almacenamiento en la nube

Google desarrolló Google Drive como una herramienta gratuita de intercambio de archivos para ayudar a almacenar y sincronizar los archivos de los usuarios en todos sus servicios. Proporciona hasta 15 GB libres de espacio de almacenamiento para su uso. Las pequeñas organizaciones pueden hacer mucho con esta versión gratuita. Además, Drive admite archivos de varios formatos, incluidos documentos y archivos gráficos de alta calidad. Es el hogar de los ampliamente utilizados Google Docs, Slides, Sheets, Forms y mucho más.

2. Hightail - Hasta 100 MB de archivos subidos y 2 GB de almacenamiento

Hightail es un software de colaboración creativa que permite a los usuarios almacenar sus archivos en un entorno personalizable. Su versión gratuita permite compartir archivos de hasta 100 MB y se sincroniza con otras herramientas de almacenamiento como Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive con hasta 2 GB de espacio de almacenamiento. Este programa gratuito para compartir archivos permite previsualizaciones limitadas con archivos disponibles solo durante siete días.

La versión gratuita de MediaFire proporciona 10 GB de espacio de almacenamiento con 4 GB por archivo. Sin embargo, en su versión gratuita, el programa presenta anuncios que pueden resultar un poco intrusivos. Además, los enlaces únicos incluidos como función en la versión de pago no están disponibles en la versión gratuita.

4. OneDrive Básico - 5 GB de almacenamiento gratuito

OneDrive ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito. Por desgracia, es la única función gratuita de esta aplicación. Los enlaces compartidos que caducan, la protección contra ransomware y las opciones de restauración de archivos solo están disponibles con la versión prémium de pago.

5. Box - Hasta 10 GB de almacenamiento

Con la versión gratuita de Box, puedes compartir archivos y trabajar en documentos de forma colaborativa y sobre la marcha. Box se integra con Office 365 y Google Workspace (antes G Suite), lo que permite guardar todos tus archivos en un solo lugar. Sin embargo, esta versión gratuita ofrece 10 GB de almacenamiento seguro en la nube y, con un límite de subida de 250 MB, puedes compartir básicamente cualquier cosa, desde archivos de varios formatos hasta carpetas. Sin embargo, el seguimiento de versiones se limita a una sola versión anterior.

WeTransfer ofrece una gran herramienta para compartir archivos protegida por autenticación de 2 factores. También te permite crear una gran presentación en cuestión de minutos. Este programa permite a los usuarios compartir hasta 2 GB de archivos y crear tres carpetas. Sin embargo, en la versión gratuita, los archivos no se sincronizan entre dispositivos; para activar esta función, tienes que optar por un plan de pago.

7. Pydio - Función inclusiva de vista previa online

Pydio es una plataforma de intercambio de archivos centrada en la privacidad para que los equipos mantengan todo su trabajo en un solo lugar. Permite a los usuarios integrar otras herramientas de almacenamiento a través de la API para facilitar el acceso y la automatización. Su versión gratuita también tiene una función de previsualización online de documentos. Sin embargo, el número de usuarios permitidos en la versión gratuita es limitado.

8. Bitrix24 My Drive - 5 GB de almacenamiento

Bitrix24 My Drive es un punto de acceso centralizado para diferentes tipos de archivos, pero se utiliza principalmente como herramienta de gestión de documentos. Con este software, puedes acceder cómodamente desde cualquier lugar a todos tus archivos personales almacenados en diferentes espacios de almacenamiento. Puedes sincronizar la función "Mi unidad" con cualquier dispositivo que tengas, así como conceder acceso a los miembros de tu equipo. Ten en cuenta que la versión gratuita solo permite ver archivos a dos usuarios y ofrece únicamente 5 GB de almacenamiento.

Conclusión

Un programa para compartir archivos es un espacio innovador para realizar nuestras tareas cotidianas de oficina. Incluso para las empresas in situ, los archivos cambian constantemente de manos, y muchas de estas herramientas resultarán útiles para la transferencia eficaz de archivos.

Utilizar cualquiera de estas herramientas para compartir archivos hará que tu trabajo sea más rápido y productivo. Por tanto, puedes elegir cualquiera de estas buenas opciones para tu organización. A medida que tu negocio crezca, puedes ampliarlo a la versión Pro de pago para satisfacer las crecientes demandas de tu empresa. Además, algunas de las herramientas ofrecen más funciones que van mucho más allá de compartir archivos y que pueden incluso agilizar tu proceso de revisión y aprobación de todos los archivos.
Edited by Aitor Morgado

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