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Cada dia hay más empresas que estan siendo beneficiadas por la digitalización y la organización de archivos físicos. Han tenido una gran evolución y una mejora en la estructuración de los documentos ya digitalizados. Los documentos encontrados  en un archivo digital se gestionan de manera ordenada y segura.

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cuando se guarda y se protege los documentos de archivo, las empresas se estan enfrentando  a varios tipos de problemas.  los cuales encontramos, que en  aquellas empresas los documentos están bien archivados en formato físico. por otro lado, tambien las  empresas han obtado por la digitalizacion de  todos sus documentos, siendo el archivo digital  la solución para estos problemas. por lo tanto  se debe  crear un archivo en el que los documentos sean clasificados  digitalmente y bien.

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El gestor documental  es el que ayuda a archivar los documentos digitales ordenandolos  y haciéndolos accesibles.
El software puede digitalizar el archivo con la estructura y el tipo de documento deseado de una manera más o menos estandarizada. Ciertos paquetes de gestión documental incluyen la funcionalidad de convertir el contenido de los documentos escaneados en textos editables llamndose  conversión.

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Un archivo digital se diseña  bien  cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado  busca en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento que desee. Estos pueden ser textos legales, pero también testimonios Para los gobiernos, otra ventaja que puede ofrecer un archivo digital es la accesibilidad externa.
Los objetivos son: Conseguie una mayor organización y transparencia a través de los sistemas de digitalización, gestión y control,para realizarlo en publico.
Ahorra tiempo y coste para una mayor eficacia.

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Garantía de seguridad de la información 

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Garantía de seguridad de la información 

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Los documentos son archivados gracias al sistema de gestion documental de forma segura. se tiene en cuenta que los archivos digitales son menos vulnerables que los documentos en papel ya que éstos pueden volverse ilegibles o traspapelarse. reduciendo riesgos digitalizandolos  y realiza copias de seguridad (back up). garantiza la seguridad de la información.el punto final de la seguridad  de un archivo digital es el de los derechos de acceso. el  sistema gestiona alos que  consultan y quiénes pueden modificar el archivo digital,  ayudandose  de claves digitales,se encarga de bloquear ciertos documentos a aquellos usuarios sin derecho de acceso,  e incluso cuando el sistema se encuentra en la nube.

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Tramitación de grandes cantidades de documentos

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Tramitación de grandes cantidades de documentos

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En un archivo digital se almacenan grandes cantidades de documentos de forma rápida y estructurada. se pueden consultar de manera eficiente. teniendo gran capacidad de procesamiento de un sistema de gestión documental,  ahorrando espacio de almacenamiento físico, reduciendo  el número de empleados que trabajan con los archivos y garantizando la facilidad de  localizar. debido  a una buena implementación y capacitación en el uso del gestor documental, un empleado puede encontrar un archivo directamente, e incluso si el archivo es grande.

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En las  empresas, la gran cantidad  documentos que se debe almacenar es tan grande que hasta tienen salas y almacenes dedicados exclusivamente para ello. el empleado  al buscar  un documento pierde tiempo porque debe  ir hasta la sala, averiguando por el archivo y  fichero que necesita , volviendo a su lugar, usarlo y devolverlo a su sitio correcto.  se debe hacer varias veces al dia o en la semana, perdiendose tiempo. El espacio que ocupa el archivo físico se le está quitando a otros elementos.  El hecho de tener un archivo físico también elimina la posibilidad de aprovechar el espacio para otros propósitos que podrían ser más rentables

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1. establecer objetivos y el proceso de trabajo

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1. establecer objetivos y el proceso de trabajo

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es importante tener un objetivo concreto en mente ala hora de configurar un archivo digital.
en las empresas se requiere que su uso sea de forma interna o compartirlo con sus proveedores y clientes.
se dice que hay que tener un soporte suficiente para los cambios planificados.

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2. seleccion de documentacion para archivo digital

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2. seleccion de documentacion para archivo digital

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es importante seleccionar los documentos que deben incluirse en el archivo digital conservar todos los documentos comerciales digitales o en papel
ejemplo: documentos cuyo tiempo de retencion, aquellos con informacion desactualizada cuando se diseña un archivo digital, se crea una buena oportunidad para las empresas de hacer una limpieza a fondo.

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3. determinacion de la estructura del archivo digital.

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3. determinacion de la estructura del archivo digital.

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es posible estructural el archivo digital de varias maneras,dependiendo de como sean los documentos el archivo se clasificara de maneras distintas.
ejemplo:no se clasifica igual el archivo de la ciudad que el de una fabrica de zapatos.
cabe la posibilidad de que la estructura de clasificacion adoptada en papel funcione tambien que pueda ser adoptada por el archivo digital.
hay que tener bien definido el cojunto de requisitos para la estructura del archivo digital ayuda adeterminar el software que implementara una empresa

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no todas las empresas necesitan estas funcionalidades.
ejemplo:una organizacion que quiera digitalizar una gran cantidad de documentos tipo imagen, puede inclinarse por un programa con OCR. una empresa que no necesita esta funcionalidad es una que solo tiene documentos de textos digital.

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5. digitalizacion y validacion de documentos.

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5. digitalizacion y validacion de documentos.

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lo primero que debe hacer una empresa con una gran cantidad de documentos de papel, es escanearlos. un sistema de gestion documentales un software por lo que no se puede escanear fisicamente los documentos.
la validacion es una parte muy importante del proceso de escaneo.
esta debe hacerse manualmente para algunos documentos escaneados, es escencial cumplir una serie de requisitos legal.

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6. edicion de metadatos para la estructura.

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6. edicion de metadatos para la estructura.

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al añadir metadatos, se crea una estructura y facilita la busqueda del archivo, los metadatos son una etiqueta que aportan informacion clara sobre el documento.
con la ayuda de los metadatos se puede recopilar informacion sobre el origen y la naturaleza de un documento digital, los metadatos pueden ser percibidos como una especie de "pasaporte" con el uso legal de documentos digitales.

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es posible destruir cualquier documento fisico. antes de destri¿uir el archivo fisico, es im´portante comprobar que las versiones digitales de los documentos sean validasy, si la ley no prescribe que una version impresa a un este disponible.

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la presente politica de gestion de documentos electronicos, en adelante PGDE, se define y desarrolla conformidad con la ley 527 de 1999, la ley 594 del 2000, el decreto 1080 de 2015,las demas normas reglamentarias  expedidas por el archivo general de la nacion (AGN) y en desarollo de la politica de gestion documental de la Entidad, se expide con el objeto de garantizar la integridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de los documentos electrónicos, mediante el establecimiento de las directrices y el marco de actuación e implementación para la gestión de los mismos, y por tanto, de manera eficiente y efectiva soportar la ejecución de los procesos y procedimientos del MINCIT por medios electrónicos.

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¿Se ahorra en costes con el archivo digital?

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¿Se ahorra en costes con el archivo digital?

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Las normas ISO son pautas estándares internacionales para optimizar los procesos empresariales. Las normas son documentos técnicos de aplicación voluntaria, y, por lo tanto, no son vinculantes como una ley. Las normas ISO más importantes para la gestión de archivos son los siguientes:
ISO 15489
ISO 30300
ISO 16175
ISO 14721
ISO 16363
ISO 23081
ISO 13008