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CONSIGNA

1. Comparta brevemente una situación real (proyecto) en la que el cambio fluyó adecuadamente o, bien, presentó dificultades. Comente: ¿Qué se hizo bien? o ¿Qué se pudo hacer mejor? Haga uso de los conceptos, terminología e ideas que se trabajaron en la clase de hoy.

2. Luego de hacer esto, comente la exposición de dos compañeros o compañeras.

DEBE INDICAR SU NOMBRE EN TODO COMENTARIO, DE LO CONTRARIO NO SE ASIGNARÁN LOS PUNTOS.

RÚBRICA DE EVALUACIÓN:

Explicación de situación.

3 puntos, se realiza de manera acertada y el ejemplo es idóneo y útil, hace uso de conceptos vistos en clase.

2 puntos, es parcialmente acertada con relación a los conceptos vistos en clase e idoneidad del ejemplo.

1 puntos, hace el comentario, pero es poco acertado con relación a los conceptos vistos en clase e idoneidad del ejemplo.

0 puntos, no realiza el comentario.

Comentarios a compañeros.

2 puntos, realiza ambos comentarios aportando valor y de manera acertada.

1 punto, realiza un comentario o sus intervenciones son de bajo valor o poco acertados.

0 puntos, no realiza comentarios.

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Participé en un proyecto de abrir una oficina en Manila, Filipinas.

Se trasladaron las operaciones básicas de Europa a la nueva oficina.

Se comunicó con tiempo las acciones venideras y para gestionar el cambio se desarrollaron unas clases de conocimiento cultural de las oficinas involucradas para que se recibiera mejor el cambio, tanto para la oficina en enviaba las tareas como para la que los recibía.

La apertura y transición se dieron de muy buena manera ya que no sólo nos enfocamos en los procesos si no que fuimos mas allá de las personas y su cultura creado sesiones para introducir la cultura y sus comportamientos. Volviendo a ver este proyecto el cambio se manejo muy bien dado la magnitud del mismo.

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Hace unos meses vimos en clase el proyecto de renovación de la ropa de cama de Marriott (Lo recuerdan?). Observamos que el proyecto fue exitoso, pero requirió una planificación cuidadosa y adaptación a los diferentes tipos de hoteles. También apreciamos que no solo abarcaba la parte estética del hotel, sino que afectaba a toda la organización (personal, administradores, afiliados, dueños, lavanderías, clientes). Desde el inicio del proyecto se comunicó los cambios en los procesos y brindó capacitaciones constantes al personal, implementanron una plataforma con videos y traducciones para reducir la barrera idiomática, logrando que todos los involucrados se identificaran, y así minimizando la resistencia al cambio. Este proyecto demuestra que, con una buena comunicación, capacitación y liderazgo, se puede llevar a cabo un proceso de cambio exitoso.

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Pude participar en la transición de las actividades contables desde México hacia Costa Rica; si bien el plan de transición de gestiona con meses de anticipación, se involucran a todos los interesados y participantes en el proceso, en este caso particular la comunicación no fue muy efectiva ya se iniciaron tres procesos de transición al mismo tiempo, sin tomar en consideración el tiempo de adaptación que era requerido para los participantes, si bien no todos participaban en las tres transiciones, algunas actividades se entrelazaban. La comunicación se enfoco en su momento en una sola de las transiciones, lo que produjo incertidumbre y sorpresa al verse involucrados en las otras dos. Cuando me di cuenta de que la comunicación aparte de inefectiva solo abarcaba una de las transiciones, solicite el apoyo del área correspondiente para poder adaptar e incluir todas las actividades, independientemente de la transición de la cuál se tratará para poder aclarar las situaciones y lograr la participación de los involucrados.

Una vez incluido el área de comunicación en las transiciones se pudieron aplicar técnicas de comunicación del cambio que favoreció el proceso para todos los participantes.

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Hace un tiempo uno de nuestro clientes nos llamó para cotizar el suministro e instalación de cielos suspendidos en dos pisos de uno de sus edificios. Desde que se ofertó el trabajo hasta que se empezó a ejecutar pasó alrededor de un año. En ese período de tiempo el equipo de trabajo por parte del cliente cambio en al menos cuatro ocasiones. Sin embargo las transiciones de un equipo a otro no se llevaron a cabo con solidez ni claridad, al contrario hubo mucha incertidumbre, cada vez el alcance del proyecto cambió y no hubo trazabilidad de la información. Eso llevó a que el proyecto que en un inicio era sencillo se complicara a gran nivel. Aunque se solicitó en varias ocasiones nunca nos dieron reuniones periódicas ni se entendió el porqué de la rotación de personal en un proyecto se suponía muy necesario de ejecutar, hubo una inadecuada comunicación y al final resultó en que el cielo suspendido que se compró no era el que se necesitaba pues las fichas técnicas entregadas por el cliente no correspondían con lo que estaba en sitio, lo que nos llevó a extender el plazo de entrega. Considero que indiferentemente de las razones que los llevaron a cambiar los equipos de trabajo, se pudo llevar a cabo de diferente forma con una mejor visión y entendimiento, el personal debió reunirse con el equipo anterior para capacitarse de cierta forma, no perder trazabilidad y tener claridad en el proceso, en lugar de tener que empezar de cero cada vez. Considero que una comunicación clara y eficiente hubiera evitado que el proyecto se extendiera en costo y tiempo.

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En mi oficina se desarrolló un proyecto de implementación de un nuevo sofware para gestionar todas las cotizaciones y reservaciones de los clientes, el cambio enfrentó varios desafíos, ya que era una modificación a la manera de trabajar bastante significativo dentro de la organización. Aunque se planificaron capacitaciones para los empleados, muchos no se adaptaron rápidamente al nuevo sistema, lo que retrasó los procesos operativos, esto incluyendo respuestas tardías tanto a clientes como a proveedores.

Dentro de los puntos que puedo mencionar que se hicieron bien fueron, se realizó un análisis previo de las necesidades del sistema, asegurando que el sistema era el adecuado para los requerimientos de la empresa, se organizaron sesiones de capacitación iniciales para familiarizar y que conocieran el nuevo software además hubo comunicación continua sobre los objetivos y beneficios del cambio, promoviendo el compromiso del equipo directivo.

Pero cabe mencionar que se pudo haber manejado de mejor manera el tema las capacitaciones, ya que no fueron suficientes para todos los niveles de la empresa. Se pudo haber implementado un sistema de acompañamiento personalizado para empleados que tenían más dificultades, no se evaluaron adecuadamente los riesgos de resistencia al cambio, por lo que no se tenía conocimiento de como sería la reacción de los empleados y yo diría que hubo una falta de comunicación efectiva, ya que podría haber sido más clara y enfocada, utilizando canales específicos para abordar las inquietudes y preguntas de los empleados.

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Hace un tiempo entramos en licitación de un proyecto de construcción en una zona de alta plusvalía ósea clientes que tiene el suficiente dinero para realizar proyectos increíbles, sin embargo antes de indicar la empresa constructora los clientes analizaron el presupuesto de cada empresa y eligieron a la constructora para la cual trabajo, pero antes de firmar el contrato pidieron una serie de ingenierías valor lo cual es normal para bajar costos, con la particularidad de que esos pequeños cambios se transformaron en 14 versiones del presupuesto, lo cual puede generar errores si no se llevan los cambios bien documentados, en resumen al fin contratan una de las versiones ( que dicho sea de paso cada versión de presupuesto es dinero indirecto invertido en un proceso que puede llegar a no darse y convertirse en perdida) luego de ese paso nos asignaron un arquitecto como inspector que no tenía idea del montón de cambios realizados y como se guían únicamente con los planos suministrados el empezó a reclamar muchas cosas que se veían diferente que los planos o acabados propuestos de menor calidad que fueron aprobados para bajar costos, en fin fue un caos al inicio.

Que hicimos bien? documentar en la entrega del contrato con fechas y descripciones claras cada uno de los cambios, lo cual nos salvo de problemas ya que con el tiempo las cosas se olvidan o se manipulan a conveniencia y que debimos NO aceptar? que los planos no se modificaran al 100% e indiscutiblemente la falta de una reunión de iniciación para que el arquitecto supiera lo pactado fue un error.

El proyecto actualmente se logró empatar con todas las partes y al día de hoy tiene un 80% de avance y el cliente está feliz con los resultados.

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En una empresa para la cual labore, se contrató a un nuevo Manager de IT. La empresa ya utilizaba las plataformas de Google y Salesforce como herramientas de trabajo en forma exitosa.

El nuevo manager contratado cambio de Google a Outlook en la primera etapa, y para una 2da etapa planeaba cambiar Salesforce por otra plataforma como base de datos.

Hubo mucha resistencia de parte del personal porque Outlook no tiene la facilidad de uso de Google, los emails no se podían revisar desde los teléfonos (solo se podían revisar desde la red de la oficina) y las licencias eran mucho mas costosas.

Luego de un tiempo corto, el nuevo Manager fue despedido y la implementación de los cambios costo $100 mil. Una perdida enorme que se pudo evitar si el nuevo Manager hubiera analizado mejor la cultura de la organización antes de implementar nuevos cambios.

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Participe en una migración de operaciones de Colombia a Costa Rica, la cual fue realmente difícil ya que con las personas involucradas del otro país sabían que perdían el empleo, por lo que la comunicación no fue muy efectiva, hubieron muchas horas perdidas e información y fue realmente difícil, esto más que todo con las personas que no se quedaban en el proyecto, pero con las que se quedaban, se realizó un plan estratégico sobre que sera más importante abarcar y no se podia dejar a un lado, el que herramientas de ayuda usaban ellos o que materiales de apoyo se utilizaba, ellos brindaron un excel con todo los temas a abarcar e hicieron como un cronograma de tiempo por transacción, la comunicación fue muy efectiva y la apertura de ambos lados ayudo montones, de nuestra parte también se notó la capacidad de aprendizaje ante situaciones difíciles y el liderazgo de algunos para poder llevar todo en camino y que el resultado final fuera exitoso, ya que se logró estabilizar el proceso y así minimizar los errores al cambio y adaptación.

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Fui parte del equipo de un proyecto de transferencia en mi empresa en el que en el que se iba a cerrar una planta de producción en México y se iba a producir el dispositivo en Costa Rica, el proyecto tenía como objetivo que el producto se empezara a vender en 1.5 años, y se pudo empezar a exportar hasta los 2.5 años y con vigilancia cercana. Parte de los inconvenientes que se dieron fue haber aceptado las cláusulas tan estrictas del clientes sin margen de negociación por más tolerancias en los productos, proveedores locales, manejo del personal de producción, etc. Esto debido a la poca disponibilidad del cliente a realizar cambios y adaptarse a la empresa. Entre las cosas a destacar es que la experiencia ganada y las lecciones aprendidas en el proyecto hicieron al equipo madurar de una manera importante para un siguiente proyecto de similar magnitud.

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En mi caso personal, he estado trabajando en un proyecto para emprender con una marca personal, lo cual me parece muy valioso compartir porque el proceso ha sido de prueba y error, lo que significa la gestión de muchos cambios y el aprendizaje de ellos.

La idea nación desde el 2019, cuando inicié con una marca de ropa deportiva, sin embargo, en ese entonces inicié con poco conocimiento y rápidamente la marca se vino abajo, algunos de los factores detonantes por lo cual esto sucedió repercutieron en los siguientes aspectos:

Había un único proveedor, si este proveedor fallaba no había en su reemplazo

·       No se utilizaban patrones para definir las tallas

·       No había suficiente materia prima

·       Los pedidos duraban mucho tiempo en entregarse debido a que no se manejaba un stock

·       La marca no tenía un nicho, es decir, un público meta

·       La marca carecía de identificación, aportación de valor y un concepto que la identificara

Todo esto es muy sencillo de ver una vez que se tuvo la experiencia, pero fueron elementos que no consideré al iniciar, por ende, para volver a empezar tuve que gestionar los cambios necesarios, esto implicó redefinir conceptos y valores, así como definir nuevas pautas de venta y compra, pero sobre todo aprender de las lecciones aprendidas. Para gestionar los cambios que se necesitaban realizar primero necesité información, es decir; aprendizaje, formarme en temas pertinentes a lo que me interesaba, marketing, ventas, público meta, nicho, además de redefinir los valores de mi marca. Por otro lado se ha definido un stock y una cantidad determinada de diferentes proveedores que puedan solventar las necesidades del mercado. Se reestructuró la marca en cuanto a logo, branding, y concepto y por supuesto, se buscaron personas expertas que pudieran aportar valor a la creación del proyecto. Es importante tomar en cuenta que un proyecto no se puede ejecutar solo, siempre hay que buscar colaboraciones y expertos en lo que nosotros no somos, crear lazos de buenas relaciones personales y comerciales, así como una comunicación constante con los interesados.

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Participé en el proceso de roll-out del nuevo modelo de subscripción del software que ofrece la compañía con la que trabajo. Fuimos los conejillos de indias, ya que mi equipo tenía la tarea de trabajar con los clientes bajo el nuevo modelo, desde el primer día. Entre lo que se hizo bien, la compañía comenzó el proceso de capacitación sobre el nuevo modelo desde 3 meses antes de implementar el cambio. Recibimos entrenamientos, sesiones de preguntas y respuestas, y al mismo tiempo, practicamos los escenarios más comunes en referencia a las preguntas que el cliente podría hacer, y como poscicionar el cambio desde una perspectiva a favor del cliente. Entre lo que se pudo hacer mejor, sucede que a pesar de se intente notificar al cliente a tiempo, si este no completa un accionable, puede generar incrementos no deseados en su facturación, es decir, no le gustará el cambio. Hoy en día continuamos educando a los clientes sobre como tomar ventaja del nuevo modelo.

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Trabajé en un proyecto dentro de mi departamento, que trataba de crear un departamento nuevo en el que les brindaramos soporte 1:1 a clientes en cuanto a diseno, por lo tanto ellos no tendrian que esperar largas horas a que sus proyectos sean atendidos.

Al inicio la mayor dificultad fue la comunicacion con los clientes, puesto que era un sistema de ayuda rapida, para darle guia a ellos sobre las herramientas de diseno, sin embargo muchos presentaron quejas porque no se les queria hacer sus trabajos completos, muchos no ponian atencion y solo querian que los disenadores les hicieramos todo el trabajo, otros que tenian problemas al comunicar sus necesidades de diseno por lo que nunca estaban satisfechos con los resultados y las interacciones duraban hasta 1 hora. Al final, con una comunicacion clara por parte de todos, y un alineamiento estrategico en el equipo de diseno, logramos pautar estandares sobre el servicio, establecimos el scope de nuestro servicio. En fin, hoy en dia opera con normalidad, y es un puesto que ha ayudado a muchos colegas a ser seniors en su ambito, y especializarse en otros temas de diseno