# data[].attributes.headline
1. ¿Cuáles son los registros legales relacionados con los libros de contabilidad?

# data[].attributes.subject
1. ¿Cuáles son los registros legales relacionados con los libros de contabilidad?

# data[].attributes.body
Los libros contables, conocidos también como libros de contabilidad, son registros o documentos que deben llevar obligatoria o voluntariamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un período de tiempo determinado.

# data[].attributes.attachment_link.provider_name
Webscolar | Portal de recursos educativos, tareas, apuntes, monografías, ensayos

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Los libros legales de contabilidad son los siguientes:

Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales o patrimonio.

Según legislación mercantil:

Obligatorios:

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Libro Diario

De actas (sociedades)

Registro de socios

Libro Registro

Voluntarios: Resto de libros que desee llevar la empresa según su actividad

Según método contable:

Principales

Libro Diario

Libro Mayor

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Auxiliares-cualquiera que desarrollen los libros contables principales

Registros-documentos que se relacionan con operaciones que se han realizado o se realizarán

Copiadores-destinados a describir con detalle hechos o documentos

EL LIBRO DIARIO
El Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.

Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Así mismo pueden existir Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.

Dependiendo del sistema de información contable, algunos asientos son automáticos y pueden utilizarse en conjunción con los asientos manuales para el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes. De igual forma en la mayoría de los sistemas, los registros o asientos manuales son aquellos creados por un usuario (modificar monto en una Nota de Crédito) y los automáticos son los generados propiamente por el Sistema (cálculo automático de valor de impuesto)

Un asiento de diario incluye como mínimo:

1. La fecha de la transacción o contabilización o ambas.

2. Los nombres o códigos de las cuentas que se debitan.

3. Los nombres o códigos de las cuentas que se acreditan.

4. El importe de cada débito y crédito

5. Una explicación de la operación que se está registrando

Las maneras de representar el Libro Diario más usuales son la americana y la italiana:
Americana: Italiana:
Cada una de las anotaciones registrada en el Diario se denomina Asiento. Los asientos pueden ser:

Según su estructura

Simples-conllevan una anotación en el Debe y otra en el Haber

Compuestos-conllevan una anotación en el Debe y dos o más en el Haber o viceversa

Complejos-conllevan dos o más anotaciones tanto en el Debe como en el Haber

Según su objetivo:

De apertura-bien por inicio de actividad (constitución) o por inicio de ejercicio

De gestión-reflejan las operaciones del Diario

De periodificación-se separan los ingresos y los gastos del período actual de los del período siguiente

De regularización-son los que determinan el resultado

De cierre-al final del ejercicio

Corrección de errores

LIBRO MAYOR
Es un libro principal pero no es obligatorio, por ser copia del libro Diario.

El Libro Mayor es el libro de contabilidad en el que cada página se destina para cada una de las cuentas de la entidad financiera. Cada página va foliada y consta de 5 columnas: la primera columna es para la fecha, la segunda es para el concepto, la tercera es la del DEBE, la cuarta es la del HABER y la última columna es la del saldo.

Se le llama Mayor porque toma el movimiento total de las subcuentas, por ejemplo: Los distintos proveedores que serían llevados en los Libros Auxiliares cada uno por separado, se concentran en una sola CUENTA: PROVEEDORES en el Mayor y el encabezado de la página dirá: PROVEEDORES y así por cada una de las cuentas: CLIENTES, BANCOS sin importar de cuantas subcuentas se conformen cada una de las CUENTAS. En el Mayor solo se menciona el monto de la cuenta por un periodo determinado, generalmente un mes. Siguiendo con el ejemplo de la cuenta PROVEEDORES, en la columna del haber se pondría el monto total facturado por todos los proveedores en el mes y en la columna del debe el total de monto pagado a todos los proveedores durante ese mismo periodo, y la diferencia entre estas dos dará el saldo que queda al final del mes de cada una de las cuentas, sin detallar cuánto se le debe a cada uno de los PROVEEDORES, que eso estará en los Libros Auxiliares.

El Libro Mayor debe ser un Libro fuerte y durable, es un Libro que no debe llevar errores, tachaduras, ni borrones, por lo que quien lo lleva debe ser muy dedicado. Generalmente el Libro Mayor en la página 1 tendrá la cuenta de CAPITAL por ser la primera en formarse, la página 2 podrá tener el encabezado de la de BANCOS y así sucesivamente como se vayan conformando las CUENTAS de la empresa. El Libro Mayor puede tardar años en llenarse porque solo se utiliza un renglón de la CUENTA por mes y existen cuentas que no tienen movimientos tan repetidamente como otras, pudiendo tener un movimiento por año. Por ello sus páginas no se llenan tan rápido como las otras cuentas, por ejemplo, la cuenta de CAPITAL no tendrá tanto movimiento como la de BANCOS.

En el mayor se registra por conceptos y en cuanto a su estructura es muy variada aunque los más usados son estos:
A doble folio: A folio simple: LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES
Tradicionalmente se les ha denominado Libro de Inventarios y Balances e incluye los Inventarios y las Cuentas Anuales (Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y ganancias y Memoria).

Además este libro incorpora los balances de Sumas y Saldos, que tienen el siguiente formato:
LIBROS AUXILIARES Y DE REGISTROS
Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y además pueden recogerse en cualquier soporte informático. Son entre otros, los siguientes:

Libro de Caja

Libro Auxiliar de Bancos

Libro Auxiliar de Clientes

Libro Auxiliar de Proveedores

Libro Auxiliar de Compras

Libro Auxiliar de Ventas

Fichas de Almacén

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

Registro de las operaciones cronológicamente.

Detalle de la actividad realizada.

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Citar este texto en formato APA: _______. (2013). WEBSCOLAR. Los libros legales de contabilidad. https://www.webscolar.com/los-libros-legales-de-contabilidad. Fecha de consulta: 25 de mayo de 2021.
Descargar

# data[].attributes.attachment_link.title
Los libros legales de contabilidad | Webscolar

# data[].attributes.attachment_link.description
Los libros legales de contabilidad son los siguientes: Un libro contable es un medio material en el que se registran de cualquiera de las formas posibles los hechos patrimoniales o patrimonio. Según legislación mercantil: Obligatorios: Libro de Inventarios y Cuentas Anuales Libro Diario De actas (sociedades) Registro de socios Libro Registro Voluntarios: Resto de libros [...]

# data[].attributes.headline
2. ¿En dónde deben registrar los comerciantes los libros de contabilidad?

# data[].attributes.subject
2. ¿En dónde deben registrar los comerciantes los libros de contabilidad?

# data[].attributes.body
De las normas transcritas y los comentarios jurisprudenciales se concluye que es obligación de todo comerciante inscribir en el registro mercantil, los libros de contabilidad, como una de las especies de los libros de comercio, y que se encuentran señalados a lo largo de las disposiciones legales del Código de Comercio,; asimismo dentro de los libros de contabilidad principales y obligatorios se encuentra el Libro Diario cuya fuente normativa son los artículos 53 del Código de Comercio y 33 del Decreto Extraordinario 2821 de 1974, éste último regulatorio de la contabilidad para efectos fiscales

# data[].attributes.headline
3. ¿Cuándo deben registrarse los libros de contabilidad?

# data[].attributes.subject
3. ¿Cuándo deben registrarse los libros de contabilidad?

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
1. Una persona natural que presta servicios gravados con IVA, está obligado a llevar libros de contabilidad?.

Respuesta. El artículo 26 del Código de Comercio establece que el registro mercantil tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.

Por su parte el artículo 28 del mismo ordenamiento señala que deben inscribirse en el registro mercantil, entre otros, las personas que ejerzan profesionalmente el comercio y sus auxiliares.

Para tal efecto, es importante tener en cuenta que son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles y que el Código de Comercio, en sus artículos 20 y 21, define como actos mercantiles para todos los efectos legales.

Así mismo, el Código de Comercio establece qué actos no son considerados como mercantiles. Dentro de los actos no son considerados como mercantiles se encuentra, entre otros, las profesiones liberales, entiéndase éstas, como aquellas actividades en las cuales predomina el ejercicio del intelecto, que ha sido reconocido por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilidad a través de un título académico.

De otra parte, el artículo 19 del Código de Comercio establece que los comerciantes deben llevar contabilidad. De igual manera, los artículos 26 y 39 de la legislación mercantil señalan que los libros de contabilidad deben estar debidamente inscritos en el registro mercantil.

Por lo anterior, una persona natural está obligada a inscribirse en el registro mercantil y a llevar libros de contabilidad, si ejerce profesionalmente actos definidos como mercantiles, según lo previsto en los artículos 20 y 21 del Código de Comercio. Por el contrario, si dicha persona natural realiza actividades no mercantiles, conforme al artículo 23 del citado Código, no estaría obligada a inscribirse en el registro mercantil ni a llevar libros de contabilidad.

Ahora bien, de acuerdo con el artículo 437 del Estatuto Tributario, se define la prestación de servicios como un hecho generador del impuesto siendo responsable quien preste el servicio gravado.

En materia de IVA los responsables del impuesto se agrupan en dos regímenes. El primero, y por regla general al que los responsables deben pertenecer, es el denominado régimen común. El segundo, y al que por excepción algunos responsables pueden pertenecer, es el denominado régimen simplificado.

Los responsables del IVA pertenecientes al régimen común deben cumplir ciertas obligaciones. Dentro de estas obligaciones está la que señala el artículo 509 del Estatuto Tributario, que indica que estos responsables deben llevar un registro auxiliar de ventas y compras, y una cuenta mayor o de balance cuya denominación es Impuesto a las Ventas por Pagar . La misma norma tributaria indica los registros contables que se deben realizar en la mencionada cuenta mayor o de balance.

Así las cosas, en nuestra opinión, los responsables de IVA sometidos al régimen común, con el propósito de cumplir la obligación señalada en el artículo 509 del Estatuto Tributario, deben llevar libros de contabilidad debidamente inscritos en el registro mercantil. El cumplimiento de esta obligación tributaria nos parece que, para las personas naturales responsables del régimen común, es independiente a que, de acuerdo con la legislación comercial, dicho responsable realice actividades no mercantiles.

Finalmente, aquellas personas naturales que cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado y desarrollen actividades comerciales, según lo previsto en los artículos 20 y 21 del Código de Comercio, deben llevar libros de contabilidad. Por el contrario, si dichas personas naturales realizan actividades no mercantiles, conforme al artículo 23 del citado Código, no estaría obligada a llevar libros de contabilidad. En este último evento, las personas naturales que pertenezcan al régimen simplificado, deben llevar el denominado libro fiscal de registro de operaciones cuyas características se encuentran señaladas en el artículo 616 del Estatuto Tributario.

2. Nuestra compañía tiene registrada en la Cámara de Comercio su domicilio social en la ciudad de Palmira, sin embargo, estamos trasladando las oficinas administrativas a la ciudad de Cali, nos gustaría saber si con este traslado se entendería que hubo cambio de domicilio fiscal?.

Respuesta. En materia mercantil, el numeral 3 del artículo 110 del Código de Comercio, determina que dentro de la escritura de constitución de la sociedad comercial, se debe indicar el domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan.

En materia fiscal, el decreto 3805 de 2003 en concordancia con la norma mercantil, establece que la presentación de las declaraciones tributarias se hará teniendo en cuenta el domicilio social principal según la última escritura vigente y/o documento registrado.

Ahora bien, la Superintendencia de Sociedades en el concepto No. 88397 de septiembre 7 de 1999, ha conceptuado que se debe entender como domicilio social aquel lugar donde la sociedad tiene presencia jurídica ante los socios y ante los terceros.

Por su parte, la Administración Tributaria ha indicado que el domicilio principal de las sociedades se determina de acuerdo con el lugar o sede de dirección, entendida esta, como el sitio donde se encuentra el asiento principal de los negocios y en donde se toman las decisiones sobre su gestión y administración.

Así las cosas, si el traslado de las oficinas administrativas no incluye áreas de gestión, dirección o en la que se conducen los negocios de la compañía, no se entendería que hubo cambio de domicilio social. En caso contrario, esto es, que si han trasladado las áreas de gestión, dirección o en la que se conducen los negocios de la compañía se entendería que existió un cambio de domicilio fiscal.

Finalmente, es importante señalar que el artículo 579-1 del Estatuto Tributario indica que cuando se establezca que el asiento principal de los negocios de una persona jurídica se encuentre en un lugar diferente del domicilio social, esto es, en un lugar distinto al que figura como domicilio social en la escritura pública de constitución, el Director de Impuestos Nacionales, podrá mediante resolución motivada, fijar dicho lugar como domicilio fiscal del contribuyente para efectos tributarios, el cual no podrá ser modificado por el contribuyente, mientras se mantengan las razones que dieron origen a tal determinación.

3. Un residente en Bogotá está en la obligación de presentar ICA si sus rentas son por arriendos únicamente?.

Respuesta. El impuesto de Industria y Comercio tal como lo establece el decreto 352 de 2002, en su artículo 32, "recae sobre todas las actividades comerciales, industriales y de servicio que ejerzan en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá, ya sea que se cumplan en forma permanente u ocasional, en inmuebles determinados, con establecimientos de comercio o sin ellos".

Para efectos del impuesto, se define como actividades de servicio todas las tareas, labores o trabajos ejecutados por persona natural o jurídica o por sociedad de hecho, sin que medie relación laboral con quien los contrata que genere contraprestación en dinero o en especie y que se concrete en una obligación de hacer, sin importar que en ellos predomine el factor material o intelectual.

De igual forma, el artículo 20 del Código de Comercio establece que el arrendamiento de bienes, cualquiera que estos sean, es considerado como una actividad de comercio.

Ahora bien, el artículo 39 del Estatuto de Bogotá (Decreto 352 de 2002) establece de manera expresa qué actividades no causan el impuesto de Industria y Comercio; en dicho artículo no se encuentra el arrendamiento de inmuebles. Es más, el citado Estatuto identifica esta actividad bajo el número CIIU-7010, correspondiente a las "Actividades inmobiliarias realizadas con bienes propios o arrendados".

Bajo este orden de ideas, consideramos que la simple actividad de arrendar inmuebles constituye un hecho generador para el Impuesto de Industria y Comercio, aun más, si los ingresos que obtiene son únicamente por este concepto.

No obstante, cabe señalar que en sentencia del 5 de mayo de 2000, el Honorable Consejo de Estado, señaló que el arrendamiento de inmuebles no estaba gravado con el impuesto de Industria y Comercio, siempre y cuando los inmuebles fueran del mismo arrendador. Sin embargo, si el arrendamiento del inmueble se efectuaba a través de un tercero, este simple hecho estaría sujeto al impuesto de Industria y Comercio.

Cláusula de Responsabilidad.

Es importante tener en cuenta que la presente opinión legal se ha basado en una razonable interpretación de las normas vigentes en la actualidad. Es posible que las autoridades de control no compartan nuestra opinión y se genere por ello una disparidad de criterios. En todo caso consideramos que nuestra opinión tiene soporte legal para ser debatido ante las autoridades administrativas o jurisdiccionales.

En caso de presentarse algún cambio de legislación, será necesario efectuar nuevamente la consulta respectiva.

El texto de este documento se fundamenta en la consulta de tipo particular elevada al Departamento, por lo tanto no podrá ser reproducida total o parcialmente, sino con autorización del socio a cargo. Cualquier aclaración sobre el tema analizado con gusto será suministrada.

# data[].attributes.attachment_link.title
CUÁNDO SE DEBE LLEVAR LIBRO DE CONTABILIDAD

# data[].attributes.attachment_link.description
1. Una persona natural que presta servicios gravados con IVA, está obligado a llevar libros de contabilidad? Respuesta. El artículo 26 del Código de Comercio establece que el registro mercantil tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.

# data[].attributes.body
Libros de contabilidad principales.

Los siguientes: son clasificados como libros de contabilidad principales.

Libro mayor y balance

Libros de inventarios y balances

Libro diario

Libro de accionistas

Libro de actas

Libros de contabilidad auxiliares.

Los libros de contabilidad auxiliares más utilizados son los siguientes:

Libro de bancos

Libro de clientes o cartera

Libro de caja

# data[].attributes.headline
6. ¿Cuáles son las prohibiciones en los libros de contabilidad?

# data[].attributes.subject
6. ¿Cuáles son las prohibiciones en los libros de contabilidad?

# data[].attributes.attachment_link.title
🚫 PROHIBICIONES en los LIBROS DE CONTABILIDAD

# data[].attributes.headline
4. ¿Cuándo se podrán destruir los libros de contabilidad?

# data[].attributes.subject
4. ¿Cuándo se podrán destruir los libros de contabilidad?

# data[].attributes.body
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Los libros obligatorios de contabilidad debidamente legalizados van llenando las estanterías, sin embargo a partir de ahora la colección toca a su fin. La reciente obligación de legalizar los libros telemáticamente, recogida en el artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, conocida como "Ley de Emprendedores" modifica el procedimiento de legalización de los libros oficiales de manera que sólo se podrán legalizar los libros, una vez cumplimentados en soporte electrónico.

Por tanto además del libro diario y el de inventarios y cuentas anuales, también deberán legalizarse telemáticamente los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, así como los libros registros de socios y de acciones nominativas que deberán legalizarse telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico.

Para la legalización telemática a través del programa Legalia debemos tener un certificado reconocido (firma digital) y estar abonado como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Recordemos que la fecha límite para la legalización se acerca ya que los libros deben de legalizarse antes de que trascurran cuatro meses desde la fecha del cierre del ejercicio.

Se acabó por tanto lo de legalizar los libros en soporte papel poniendo fin a las colecciones de libros que en muchas empresas se encuadernaban en formatos elegantes y que se almacenaban en lugares destacados.

¿Qué hacemos entonces con las colecciones de libros contables?

Pues a no ser de que le guste repasar la contabilidad de hace 10 años un día de aburrimiento en la oficina, una opción es desencuadernarlos, meterlos en un destructor de documentos y reciclarlos.

Pero antes de hacer esto tengamos en cuenta los siguientes plazos:

Según el Código de Comercio en su artículo 30, los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a la empresa deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.

Según la Ley General Tributaria (art.66 a 70) los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc.), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos durante 4 años desde el día de finalización del plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que es el plazo durante el cual tiene derecho la Agencia Tributaria a comprobar e investigar y en consecuencia, a liquidar deuda tributaria.

Por tanto, una vez pasados 6 años ¿nos animamos a reciclarlos o los dejamos de herencia a las generaciones venideras?

En Pymes y Autónomos | Libros obligatorios en la empresa

Imagen | De la Cigoña

# data[].attributes.attachment_link.title
¿Cuándo podemos destruir los libros de contabilidad?

# data[].attributes.attachment_link.description
Los libros obligatorios de contabilidad debidamente legalizados van llenando las estanterías, sin embargo a partir de ahora la colección toca a su fin. La reciente obligación de legalizar los libros telemáticamente, recogida en el artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, conocida como "Ley de Emprendedores" modifica el procedimiento de legalización de los libros oficiales de manera que sólo se podrán legalizar los libros, una vez cumplimentados en soporte electrónico.

# data[].attributes.headline
7. ¿Cuáles son las sanciones relacionadas con la contabilidad?

# data[].attributes.subject
7. ¿Cuáles son las sanciones relacionadas con la contabilidad?

# data[].attributes.body
La sanción por irregularidades en la contabilidad está contenida en el artículo 655 del estatuto tributario, y consiste en una multa del 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al que se impone la sanción.

En todo caso la sanción no puede exceder de 20.000 UVT.

# data[].attributes.headline
8. Explique cada uno de los libros principales de contabilidad.

# data[].attributes.subject
8. Explique cada uno de los libros principales de contabilidad.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente para su elaboración.

El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.

Los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continua.

PERSONAS NATURALES
a) Libro mayor y balance;
b) Libro diario, y
c) Libro de inventarios y de balances

SOCIEDADES
a) Libro mayor y balances;
b) Libro de inventarios y balances;
c) Libro diario, y
d) Libro de actas de asamblea, de registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso.

El código de Comercio Prohíbe:

·Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los mismos.

Los libros de contabilidad además de ser una obligación establecida por el Estado, les permite llevar a las empresas una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su situación financiera y saber si está generando pérdidas o ganancias y este a su vez permite la facilidad de la toma de decisiones.

CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Se utiliza por las empresas al final de cada periodo para mostrar en forma discriminada el valor de sus inventarios, su balance general y su estado de resultados, de tal manera que a partir de este momento queda registrada allí la última posición financiera de la empresa.

LIBRO DIARIO: Es aquel en el cual se registran las transacciones comerciales que van efectuándose por orden progresivo de fechas.

Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado

No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante.
Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado.

Son libros que sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores.

LIBROS DE ACTAS: además de los libros estudiados anteriormente, las empresas deben llevar un registro escrito y detallado de los pormenores de todas las reuniones ordinarias y extraordinarias, tanto de los directivos como de sus dueños y de las decisiones por ellas tomadas. Para ello se utilizan:

Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y hechos económicos sucedidos en las unidades empresariales que deben estar debidamente soportados en los comprobantes de contabilidad, y con documentos de orden externo o interno.

"Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere". Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

REGISTRO DE LOS LIBROS
De acuerdo con el Código de Comercio y el Decreto 2649 de 1.993 cuando la ley así lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal.

En caso de los libros de establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento..

El registro de libros de contabilidad se realiza ante las autoridades o entidades competentes tales como: Las Cámaras de Comercio, Ministerios, Gobernaciones, Dirección de Impuestos y Aduanales Nacionales (DIAN), Consejo Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo y las alcaldías, entre otros.

El numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, estipula que la inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija término especial para ello; pero los actos y documento sujetos a su registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.

Si los libros no se registran ante la autoridad competente, no surtirán efectos ante tercero sino hasta la fecha de su inscripción. Además podrá acarrear sanciones legales, entre otras, multas impuestas por las superintendencias y por las autoridades tributarias.

Los libros deben ser exhibidos en el domicilio principal del ente económico, en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de este o de la persona que lo represente.

Para los entes diferentes a los mercantiles, no existe norma expresa que regule su exhibición, por tanto será necesario acudir a la aplicación analógica de las normas anteriores.

Los comerciantes deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta, función que corresponde a la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros.

Los entes económicos no comerciantes deben conservarlos durante 20 años antes de su destrucción.

-Los liquidadores de sociedades comerciales deberán guardarlos por 5 años contados a partir de la aprobación de la cuenta final.

El Decreto 2649 de 1993, reglamenta y fija los procedimientos en el evento de pérdida, extravío, destrucción y reconstrucción de libro, documentos y papeles de contabilidad para lo cual será necesario proceder de la siguiente manera:

Denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío, destrucción. Debe acreditarla en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, según el caso.

Contabilidad manual: el sistema de contabilidad manual consiste en varios pasos.

Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen maquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadoras o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables; en los libros se debe anotar el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes determinando su saldo. (Art. 128, Decreto reglamentario 2649/93).

La contabilidad sistematizada se encuentra en los módulos de sistemas para computador que venden muchas empresas en el mercado (Novasoft, ELISA, SIIGO, SAP), que se diferencian por las operaciones e informes que realizan. El proceso que se lleva a cabo en la contabilidad sistematizada es muy sencillo.

Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

Son los medios escritos con los cuales puede justificarse una transacción u operación comercial realizada por el ente económico o empresa.

Existe gran variedad de comprobantes que permiten dejar prueba escrita de las operaciones o transacciones realizadas por la empresa. Estos comprobantes además pueden ser de carácter interno o externo y es casi imposible dar una clasificación completa de ellos.

1. RECIBO DE CAJA MENOR O COMPROBANTE DE INGRESO: Este comprobante se utiliza para dar ingreso a Caja de todos los dineros recaudados por cualquier concepto, ya sea un dinero efectivo, cheques o comprobantes de venta con tarjeta débito o crédito. Este documento para efectos de control, debe elaborarse en original y una copia. El original será entregado al cliente o persona que efectúe el pago y la copia queda para el registro de contabilidad.

3. ENTRADA DE ALMACEN O INFORME DE RECEPCION DE MERCANCIAS: Este permite en caso de utilizar el sistema de inventario permanente, el control por artículo, o simplemente verificar el ingreso a la empresa de esas mercancías, independientemente del sistema inventario que se utilice.

Los libros de comercio y lacontabilidadtienen fuerza probatoria, pero esta fuerza probatoria sólo será eficaz en la medida en que lacontabilidadcomo tal y los demás libros de comercio, estén llevados en debida forma, con el cumplimiento total de los requisitos legales.

En primer lugar, tal como lo indica el doctrinante Gabino Pinzón, la eficacia probatoria de los libros de comercio se encuentra subordinada al cumplimiento de ciertos requisitos:

Sobre la base de los principios generales expuestos, el régimen comercial nacional ha diseñado un complejo sistema de reglas que dan al juez instrucciones acerca de cómo hacer valer el valor probatorio de los libros de comercio en un proceso, de acuerdo con el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones de llevar libros de comercio.

·En la última hipótesis, la que es objeto de esta demanda, uno de los comerciantes lleva cumplidamente sus libros de comercio, mientras el otro no lleva contabilidad de sus negocios o no la presenta. La ley aplica el principio general según el cual los libros de comercio debidamente llevados constituyen plena prueba en conflictos entre comerciantes."

# data[].attributes.attachment_link.title
LIBROS DE CONTABLIDAD, SU IMPORTANCIA Y CLASES DE LIBROS DE CONTABILIDAD

# data[].attributes.attachment_link.description
Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente para su elaboración.

# data[].attributes.headline
11. ¿Una vez realizado el proceso de determinar la utilidad o pérdida, contablemente, qué proceso sigue?

# data[].attributes.subject
11. ¿Una vez realizado el proceso de determinar la utilidad o pérdida, contablemente, qué proceso sigue?

# data[].attributes.body
Una vez determinada la utilidad, se lleva al patrimonio en la cuenta 3605, y cuando la sociedad distribuya esas utilidades entre los socios, sale del patrimonio y se lleva al pasivo, mas exactamente a la cuenta 2360 de dividendos y participaciones por pagar

# data[].attributes.headline
9. ¿Cuáles son los casos que se pueden presentar para la corrección de los errores en los libros de contabilidad?

# data[].attributes.subject
9. ¿Cuáles son los casos que se pueden presentar para la corrección de los errores en los libros de contabilidad?

# data[].attributes.body
1.Cuando no se registran los costos y gastos con soportes adecuados.
2.Cuando hay un cambio en el la cámara de comercio, ejemplo aumento del capital y este no se registran contablemente.
3. Cuando se adoptan políticas contables que no van acorde con la actividad de la empresa

# data[].attributes.body
o   Es la operación a través de la cual se detiene el registro de operaciones de una empresa, para proporcionar una visión del patrimonio, de la situación económica de la compañía y de los resultados en un momento determinado del tiempo.

o   Es un registro formal, técnico,, cuyo propósito es cerrar todas las cuentas que mantengan un saldo a la conclusión de cada ejercicio.

# data[].attributes.headline
10. ¿Cuáles son las cuentas que, mediante su saldo, determinan la utilidad o pérdida del ejercicio?

# data[].attributes.subject
10. ¿Cuáles son las cuentas que, mediante su saldo, determinan la utilidad o pérdida del ejercicio?

# data[].attributes.body
Ingresos, costos y gastos. La utilidad o perdida se contabiliza en la cuenta 5905, conocido como perdidas y ganancias, y de allí se traslada a la cuenta correspondiente al patrimonio (3605 si es utilidad y 3610 si es perdida).

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Hemos recibido varias consultas relacionadas con la forma en que se deben determinar y contabilizar las utilidades del ejercicio, así que trataremos de dar una respuesta a esta inquietud.

Qué es la utilidad del ejercicio.

Un ejercicio contable es el periodo durante el cual se ejerce o desarrolla una actividad registrada en la contabilidad, que por lo general es un año.

Durante ese periodo de tiempo la empresa obtiene unos ingresos e incurre en una serie de costos y gastos, que al final determinará si se gana dinero o se pierde, y en caso de ganarse se denomina utilidad.

El periodo o ejercicio contable puede ser distinto, como un trimestre o semestre, según el corte financiero que se necesite hacer.

Cómo se determina la utilidad.

La utilidad del ejercicio es lo que la empresa gana en un periodo determinado que por lo general es de un año.

Bien sabemos que las empresas tienen ingresos, pero también tienen gastos y costos. Y la diferencia entre los ingresos y los costos y gastos, es lo que llamamos utilidad.

A grandes rasgos podemos decir que utilidad es igual a Ingresos - costos - gastos.

Para ser un poco más precisos, haremos una pequeña estructura de un estado de resultados, que es el estado financiero que nos permite determinar la utilidad.

En consecuencia, para sacar la utilidad seguimos el siguiente proceso:

Ingresos.
(-) Costo de venta
= Utilidad en ventas
(-) Gastos operacionales
= Utilidad operacional
(+) Ingresos no operacionales
(-) Gastos no operacionales
= Utilidad antes de impuestos
(-) Impuestos
= Utilidad a distribuir.

Consulte con más detalle el artículo sobre el estado de resultados.

De la utilidad resultante se deben restar los impuestos y la reserva legal, y el resultado final es la utilidad que se debe distribuir a los socios.

Como se puede ver, el estado de resultados se realiza con las cuentas de resultados (Ingresos, Gastos, Costos), y el resultado final de estas cuentas es lo que conocemos como utilidad del ejercicio o pérdida del ejercicio.

Existe utilidad cuando lo ingresos superan los gastos y los costos, y cuando los costos y los gastos superan los ingresos, tendremos entonces una pérdida.

Las cuentas de resultados surgen como consecuencia de la las operaciones económicas que realiza la empresa, como son la venta y compra de activos (mercancías, por ejemplo).

Cuando se inician las operaciones aun no existen cuentas de resultados, sólo existen las cuentas de balance (hay un balance general conocido como balance inicial), y en la medida en que se realizan operaciones económicas (Compras y ventas, etc.), van surgiendo las cuentas de resultados, cuentas que deben cancelarse al finalizar el periodo, y el resultado de esas cuentas debe regresar al balance general, y todo debe quedar tal y como se inició: solo cuentas de balance o dicho en otras palabras, debe quedar sólo es balance general.

Contabilización de la utilidad.

Teniendo en cuenta que el saldo dado por las cuentas de resultado, que es lo que llamamos utilidad el ejercicio, debe regresar al balance o a una cuenta de balance, debe contabilizarse entonces como patrimonio, que, en nuestro plan de cuentas, es la cuenta 3605, al lado crédito. Esta cuenta corresponde al plan único de cuentas aplicable en Colombia.

¿Y porque se debe contabilizar en el patrimonio y no en un activo?

La razón es que la utilidad es la ganancia que han generado los activos de la empresa, y como los activos de la empresa una vez descontado sus pasivos, son el patrimonio de la misma, cualquier ganancia o utilidad de esos activos va a incrementar el patrimonio de la empresa. Cualquier ganancia que generen los activos va a incrementar el patrimonio.

La contabilización de la utilidad es entonces un crédito a la cuenta 3605, quedando de esta forma incorporada al balance general.

Cuando se hace el cierre contable, el resultado del ejercicio, es decir, la utilidad (o la pérdida), se contabiliza en la cuenta 5905, conocido como pérdidas y ganancias, y de allí se traslada a la cuenta correspondiente al patrimonio (3605 si es utilidad y 3610 si es pérdida).

Si la cuenta de cierre (5905 utilizada en Colombia), es de saldo débito, estamos ante una pérdida, y ella se acredita en dicha cuenta para luego debitarla en la correspondiente cuenta del patrimonio.

En consecuencia, el asiento contable del registro de la utilidad sería algo así:

Se ha debitado la cuenta 5905 y se ha acreditado la cuenta de patrimonio, que es de naturaleza crédito.

La cuenta 5905 se debitó porque la hacer el cierre contable su saldo fue crédito, lo que denota una utilidad del ejercicio.

Utilidad del ejercicio como pasivo.

Como ya señalamos, cuando se hace el cierre contable y se determina la utilidad, esta se traslada a la cuenta de patrimonio.

Algunos lectores nos comentan que la utilidad es un pasivo de la empresa con los socios, y tienen razón, pero sólo cuando se distribuyen.

Una vez se determina la utilidad, se lleva al patrimonio en la cuenta 3605, y cuando la sociedad distribuya esas utilidades entre los socios, sale del patrimonio y se lleva al pasivo, más exactamente a la cuenta 2360 de dividendos y participaciones por pagar.

El asiento contable para registrar la distribución de utilidades sería así:

En ese punto, el dinero no pertenece a la sociedad sino a los socios, pero, se repite, sólo cuando se distribuyen las utilidades, que en el ejemplo sólo de distribuye la mitad de las utilidades, quedando la otra mitad en el patrimonio a disposición de la empresa.

Utilidad de ejercicios anteriores.

La utilidad de ejercicios anteriores, son aquellas que no se distribuyeron y por tanto siguen estando en el patrimonio de la empresa.

Algunas empresas en su política de dividendo no distribuyente utilidades para no afectar su capital de trabajo, y, como ya señalamos, si no de distribuyen los socios no pueden disponer de ellas, sino que están a disposición de la empresa y por eso están en el patrimonio y no en el pasivo.

Al pasivo solo van las utilidades que se han distribuido, puesto que ya se convierten en exigibles para los socios y en consecuencia en una obligación para la empresa, que no puede disponer de ellas.

Resultados el ejercicio.

El concepto de resultados del ejercicio, hace referencia al resultado obtenido de un ejercicio económico, y puede haber dos resultados:

En un ejercicio contable o económico se puede ganar o perder, y el proceso para determinar la pérdida del ejercicio es exactamente el mismo que se sigue para determinar la utilidad, sólo que el resultado al ser negativo, se lleva como débito a la cuenta 3610 del patrimonio, que lo disminuye.

De allí que el estado de resultados se llame así, pues el estado financiero que determina el resultado de un ejercicio en un periodo determinado.

Recomendados.

# data[].attributes.attachment_link.title
Cómo determinar y contabilizar las utilidades del ejercicio

# data[].attributes.attachment_link.description
Hemos recibido varias consultas relacionadas con la forma en que se deben determinar y contabilizar las utilidades del ejercicio, así que trataremos de dar una respuesta a esta inquietud. Un ejercicio contable es el periodo durante el cual se ejerce o desarrolla una actividad registrada en la contabilidad, que por lo general es un año.

# data[].attributes.headline
13. ¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir para los asientos de cierre?

# data[].attributes.subject
13. ¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir para los asientos de cierre?

# data[].attributes.body
o   Revisión de operaciones corrientes: se revisan los apuntes contables, poniendo atención a las siguientes categorías

o  Tesorería (caja y cuentas bancarias)

o   Facturas de clientes y proveedores

o   Operaciones financieras

o   Gastos de personal y otros

o   Inventario/valoración de existencias: las existencias o materias primas adquiridas para venta o consumo suelen tener mucho movimiento. Para el cierre, es necesario hacer un recuento de cada tipo de producto. Existen dos propósitos:

o   Actualizar el valor contable de cada grupo

o   Asignar mejor el gasto o consumo real que se ha producido

o   Amortización inmovilizada: el inmovilizado en propiedad (vehículos, maquinaria, mobiliario, locales) hay que amortizarlo. Al adquirirlo se contabiliza como inversión y no como gasto.

o   Asientos de periodificación/reclasificación de la deuda: periodificar es imputar derechos y obligaciones al año que les corresponden. Uno de los principales motivos es la re-clasificación de las deudas a largo plazo.

o   Provisiones de riesgos y gastos: las provisiones son cuentas de pasivo que sirven para reconocer cualquier gasto o riesgo conocido y cuantificable, cuando aún no se sabe en qué momento se producirá.

o   Deterioro del valor de los activos: Hay que registrar, como mayor gasto, cualquier deterioro o perdida conocida.

o   Otros ajustes y verificaciones:

o   Resultado final del ejercicio (cuenta de pérdidas y ganancias): Después de realizar los ajustes necesarios para regular los ingresos y gastos y actualizar las cuentas de balance llega el momento de calcular el resultado final
Asiento de cierre: faltaría saldar y cerrar el resto de cuentas (grupos 1-5), que formaran parte del balance de situación

# data[].attributes.attachment_link.title
Como hacer el cierre contable de una empresa? | CIERRE CONTABLE paso a paso 📖✏️

# data[].attributes.body
o   3105, Capital suscrito y pagado (SA y SAS): Registra el ingreso real al patrimonio del ente económico, de los aportes efectuados por los accionistas.

o   310505, capital autorizado: es la suma fijada en la escritura publica de constitución o reformas. Se debe contabilizar en el lado del crédito.

o   310510, Capital por suscribir (DB): Lo conforma el capital au Se contabiliza en el lado del débito.

310515, Capital suscrito por cobrar (BD): Corresponde al valor pendiente de pago por parte de los accionistas en la suscripción de las respectivas acciones. Se contabiliza en el lado del débito.

# data[].attributes.attachment_link.title
Capital autorizado, suscrito, y pagado (registro contable en sociedades)

# data[].attributes.headline
14. Cómo está constituido el patrimonio de las sociedades de capital

# data[].attributes.subject
14. Cómo está constituido el patrimonio de las sociedades de capital

# data[].attributes.body
o   El patrimonio social es el conjunto de todos los bienes, derechos u obligaciones de una persona física o jurídica, como por ejemplo una empresa. Comprende los medios económicos y financieros para que una empresa pueda levar a cabo su actividad económica. Este compuesto por:

o Capital social

·        Superávit de capital (cuando los activos superan los pasivos)

o  Reservas

·         Revalorización del patrimonio

·         Dividendos y participaciones en acciones o cuotas partes

·         Resultados del ejercicio

·         Resultados de ejercicios anteriores

·         Valorizaciones

# data[].attributes.body
o   La reserva legal es una especie de fondo o ahorro que las empresas o sociedades están obligadas a constituir por mandato legal, con el fin de proteger el patrimonio.

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Consiste en retener parte del beneficio obtenido por la empresa con la finalidad de aumentar el patrimonio de la misma, en este caso, por la existencia de normativa legal. Sus principales finalidades son la autofinanciación y la cobertura de posibles pérdidas.

¿Qué cifra hay que llevar a la reserva legal?

Habrá que dotar, de manera obligatoria, una cantidad igual al 10% del beneficio del ejercicio hasta que el total de la reserva legal alcance, como mínimo, el 20% del capital social de la empresa.

Si la empresa no obtuviese beneficio en el ejercicio, no estará obligada a llevar nada a la cuenta de reservas.

Veamos un ejemplo:

Una sociedad anónima tiene un capital social de 2.000.000 €. La reserva legal, hasta ese momento, alcanza un importe de 250.000€. Al final del ejercicio, la empresa tiene un beneficio de 500.000€. ¿Qué importe deberíamos llevar a reserva legal si aplicamos el mínimo del 10% establecido por ley?

La cuenta de reserva legal tendrá que alcanzar el 20% del capital social = 2.000.000 x 20% = 400.000€, por lo que actualmente faltarían 150.000€.

En este ejercicio, habrá que dotar el 10% del beneficio = 500.000 x 10% = 50.000€.

La cuenta de reserva legal alcanzará entonces la cifra de 300.000€ (250.000€ + 50.000€).

Esperamos que nuestros términos contables te sean de ayuda para entender un poco más la contabilidad de tu empresa.

# data[].attributes.attachment_link.description
Consiste en retener parte del beneficio obtenido por la empresa con la finalidad de aumentar el patrimonio de la misma, en este caso, por la existencia de normativa legal. Sus principales finalidades son la autofinanciación y la cobertura de posibles pérdidas.