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La ofimática es un conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, mejorar tareas y procedimientos relacionados. En definitiva, las herramientas de ofimática permiten crear, almacenar y manipular información, entre ordenadores que se encuentran conectados a una red de internet.

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Características de las herramientas ofimáticas

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Características de las herramientas ofimáticas

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A pesar de que no existe una regla general que defina qué herramientas forman parte de la burótica, todo software, o técnica de ofimática suele cumplir con ciertas características clave que lo distinguen. A continuación se señalan cuáles son:

Optimizar los oficios de oficina: La ofimática busca mejorar el rendimiento en cuanto a labores de oficina a través de sus herramientas, lo que permite ahorrar tiempo y recursos. Para ello, ofrece softwares enfocados específicamente a facilitar tareas de esta naturaleza (procesadores de texto, editores de imagen, etc.)

Automatización de tareas de oficina: Además de la optimización, las herramientas de ofimática permiten programar y automatizar la realización de tareas relacionadas al trabajo de oficina. Así, por medio de softwares es posible que un computador realice procedimientos determinados que generen resultados de forma automática (tablas de cálculo dinámico, sistemas SAP, etc).

Mejorar los resultados: Como objetivo común, cualquier recurso de burótica está enfocado en que los resultados obtenidos en el desempeño de oficina se vean beneficiados. Al ofrecer herramientas que mejoran un gran número de tareas de oficina, cuándo se utilizan de manera adecuada, una empresa o un trabajador puede obtener una mejora considerable en el resultado de su trabajo.

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Hay dos tipologías relevantes en cuanto a las suites de ofimática se refiere: 

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Hay dos tipologías relevantes en cuanto a las suites de ofimática se refiere: 

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 Soluciones de escritorio: es la solución tradicional que están instaladas directamente en los propios ordenadores de la empresa. Por ejemplo, Microsoft Office y Open Office.
 Soluciones online: están en un servidor externo al cual se accede por la conexión de internet, y se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculo, etc, como si estuviesen en el escritorio. Ejemplos: Google Apps, Office 365. Con esta solución se consigue una accesibilidad a la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet y alojando la información en la nube, sin tener que mantener infraestructuras complejas dentro de la empresa.

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Las suites de ofimática incluyen las siguientes herramientas:

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Las suites de ofimática incluyen las siguientes herramientas:

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- Procesador de textos (Ej. Word de Microsoft).

- Hoja de cálculos (Ej. Excel de Microsoft).

- Programa para presentaciones (Ej. PowerPoint de Microsoft).

- Gestor de datos (Ej. Access de Microsoft).

- Herramienta de diagramas (Ej. Visio de Microsoft).

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Ventajas

Desde un punto de vista general, facilita de forma considerable la realización de las tareas de oficina más comunes.

Ayuda a mantener un soporte y mejor control de la información.

Aprovecha recursos tecnológicos como las computadoras para automatizar procesos.

Ofrece una forma más sencilla de compartir información y documentos.

Desventajas

La gran mayoría de las herramientas de ofimática (dispositivos, periféricos, softwares) dependen de la energía eléctrica, por lo que en caso de problemas con este recurso, puede detener los procesos de oficina.

La información gestionada por medio de estos softwares corre el riesgo de no ser totalmente privada.

Debido a que permite realizar muchas labores de trabajo de forma remota, puede inducir a las personas al aislamiento.

Pueden generarse errores, dañarse archivos y otros inconvenientes.

Al facilitar de manera considerable las tareas de oficina, genera dependencia en los trabajadores.

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Existe un sinfín de herramientas de ofimática a las que todo el mundo puede tener acceso hoy en día. Tanto gratuitas como de pago, existen opciones para todos los gustos y colores. En el siguiente texto se muestran algunos ejemplos:

GoogleApps

Microsoft Word

Microsoft Excel

Outlook

OpenOffice

Microsoft Visio

Microsoft Access

Suites o paquetes de ofimática

Impresora

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Google Apps es un paquete de productividad basado en la nube para ayudar a autónomos y pequeños negocios a conectarse y a trabajar desde cualquier lugar y dispositivo. Es fácil de configurar, utilizar y administrar, lo que permite trabajar de forma más inteligente.
Cuenta con varias aplicaciones Web con funciones similares a las suites informáticas tradicionales: Gmail, Google Groups, Google Calendar, Google Talk, Google Docs y Google Sites.

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Se trata del procesador de texto más popular del mundo. Esta herramienta desarrollada por Microsoft, y que suele formar parte de la suite ofimática Microsoft Office, está enfocada en facilitar la creación, edición y modificación de documentos en forma de texto. Microsoft Word cuenta con plantillas y herramientas que abren un abanico de posibilidades a los usuarios y permiten obtener resultados profesionales por medio de una interfaz sencilla y cómoda.

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Se trata de un software de oficina desarrollado por Microsoft que al igual que Microsoft Word, forma parte de la suite ofimática Microsoft Office. Se trata de una hoja de cálculo muy versátil que permite gestionar bases de datos, realizar operaciones matemáticas, automatizar algoritmos aritméticos y generar gráficas.

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Outlook es una plataforma de email (correo electrónico) diseñada para compartir archivos y correos de forma virtual entre usuarios. Outlook brinda herramientas orientadas a la burótica, por lo que es posible administrar calendarios, invitar a reuniones y crear un directorio de contactos organizado.

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Es un procesador de texto similar a Microsoft Office, no obstante, OpenOffice es un software libre que puede ser adquirido de forma gratuita, lo que le ha convertido en uno de los más populares en la actualidad. Igualmente, ofrece todas las herramientas de un procesador de texto moderno que una persona necesita: desde un corrector ortográfico, hasta la posibilidad de generar tablas, OpenOffice es una herramienta

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Visio es un software ofimático enfocado en el desarrollo y edición de diagramas de flujo. Cuenta con herramientas que simplifican el proceso de creación y permite obtener resultados de gran calidad en poco tiempo.

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Es un software ofimático que forma parte de la suite Microsoft Office. Este programa permite crear y administrar bases de datos de todo tipo, por lo que suele ser un aliado ideal para realizar tareas de contabilidad, registro de libros y controlar inventarios dentro de una empresa

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EJEMPLO#8 - Suites o paquetes de ofimática

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EJEMPLO#8 - Suites o paquetes de ofimática

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Los paquetes de ofimática o suites de ofimática, son compilaciones de softwares de uso de oficina que se venden u ofrecen bajo un mismo instalador. Las suites de ofimática brindan herramientas, donde cada una ofrece recursos que facilitan la realización de tareas concretas en el campo ofimático. Un ejemplo de estos paquetes es famoso Microsoft Office, aunque existen otras alternativas como OpenOffice, Lotus SmartSuite, AppleWorks, StarOffice y Corel WordPerfect.

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Las herramientas de ofimática no son exclusivamente softwares, sino que también existen dispositivos y equipos de ofimática. Un ejemplo de ello es la impresora, un dispositivo que permite representar en papel, los documentos u archivos virtuales que un usuario desea. La impresora es un aliado de los softwares de burótica, así, por ejemplo, permite generar de forma física un documento creado en un procesador de texto