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"Almacenamiento de documentos" "Guarda la información  para tener fácil acceso a ella " que será tratada como una unidad "Modelos y sistemas de clasificación de datos"

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Un archivo es un lugar destinado al almacenamiento de documentos. Es un término general que engloba muchas posibilidades y matices distintos.

El concepto de archivo está directamente relacionado con la historia. De hecho, la archivística es una disciplina auxiliar de la historia, en cuanto que proporciona modelos y sistemas de clasificación de datos y documentos destinados a la investigación histórica. Las bibliotecas son los centros en los que tradicionalmente se han incorporado los archivos, los cuales pueden tener formatos distintos dependiendo del tipo de documento (archivo impreso, sonoro, de mapas, etc).

A partir de la computación como fenómeno global, la idea de archivo forma parte del lenguaje informático. Los ficheros informáticos son un tipo de archivos que sirven para guardar información en una unidad de almacenamiento (por ejemplo, un disco duro). Si bien el concepto tecnológico de archivo tiene toda una terminología particular (bytes, pdf, word, excel...) en realidad cumplen la misma función que un archivo tradicional. La gran diferencia entre ambos radica en las inmensas posibilidades de almacenamiento informático y la limitada capacidad del modelo tradicional.

El archivo es un lugar (físico o informático) donde se guarda información por algún motivo. En el ámbito privado, necesitamos organizar nuestros papeles y para ello puede ser útil una carpeta a modo de archivo. Lo mismo sucede en el mundo empresarial, ya que toda la documentación que se genera debe ser custodiada para garantizar el buen funcionamiento de una entidad. Un coleccionista necesita clasificar y ordenar con un criterio aquello que acumula para satisfacer su afición y, en consecuencia, deberá tener un archivo para que su colección pueda ser controlada y supervisada.

Cuando se habla de archivos, con cierta frecuencia hay un componente misterioso alrededor de ellos, ya que no hay que olvidar que existen los llamados archivos secretos. En ellos se acumula información confidencial y no pueden consultarse por el gran público. El componente enigmático envuelve a este tipo de lugares, ya que en ellos hay datos cuya revelación puede ser conflictiva.

La palabra archivo se puede utilizar de manera figurada (esto que dices lo archivaré en mi cabeza). También hay que tener en cuenta que nuestro cerebro es un sistema organizativo de información en el cual archivamos nuestros recuerdos. La memoria a corto plazo y la que funciona a largo plazo funcionan como sistemas de almacenamiento, por lo que podemos afirmar que, sin saberlo de manera consciente, llevamos incorporado nuestro propio archivo personal.

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Un archivo es un lugar destinado al almacenamiento de documentos. Es un término general que engloba muchas posibilidades y matices distintos. El concepto de archivo está directamente relacionado con la historia. De hecho, la archivística es una disciplina auxiliar de la historia, en cuanto que proporciona modelos y sistemas de clasificación de datos y documentos destinados a la investigación histórica.

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Permite la ORGANIZACIÓN
Acá entra al ámbito empresarial, en donde se debe llevar una organización "toda documentación que genera una empresa debe ser custodiada para garantizar el optimo funcionamiento" Esto genera transparencia ante cualquier suceso en la entidad

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Brinda control y supervisión

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Conservan y ayudan a la restauración de la documentación con la que se cuenta.

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Latín archivum "Conjunto de documentos producidos pro personas físicas o jurídicas, publicas o privadas, en ejercicio de su actividad " Consejo internacional de archivos
"Se detiene en la conservación del documento"
"Elseiver"

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Te explicamos qué es un archivo y los tipos de archivos que existen. Además, cómo está compuesto un archivo de computadora.

¿Qué es archivo?

El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la de la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).

Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para un uso eficiente.

La palabra, sin embargo, ha extendido su uso y los lugares que se encuentran preparados para albergar y custodiar grandes cantidades de información son conocidos como archivos. Algunos países cuentan con Archivos Generales, que albergan de una forma organizada información con respecto a la historia y la cultura de sus pueblos.

En muchos casos, los archivos también cumplen con la función de conservar y ayudar a la restauración de la documentación con la que cuentan. A menudo se utiliza el verbo "archivar" para dar a entender el cierre de un proceso, como por ejemplo, al decir 'se ha ordenado el archivo del caso'.

Ver además: Procesador de texto

Archivo en informática

En el campo de la informática, se llama "archivo" al elemento de información compuesto por una suma de registros (combinaciones de bytes). Llevan este nombre por ser los equivalentes digitalizados de los archivos antes descriptos. Tanto es así que muchos de los archivos "en papel" se están actualmente digitalizando, para reducir su tamaño físico y facilitar su organización y búsqueda. Los archivos informáticos, en general, tienen algunas características en común:

Nombre. Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir con otro que esté en la misma ubicación.

Extensión. Los archivos llevan una extensión opcional, que muchas veces indica su formato.

Tamaño. Como se dijo, están compuestos por una serie de bytes que determinan su tamaño. Puede alcanzar kilobytes, megabytes, gigabytes.

Descripción. Además del nombre y la extensión, suelen tener otras características. Dentro de estas características puede aparecer la protección del archivo, lo que significa el permiso limitado para la lectura o modificación.

Ubicación. Todos los archivos pertenecen a determinado lugar en la computadora (o circunstancialmente fuera de ella), el llamado espacio de almacenamiento. La mayoría se encuentran almacenados en discos rígidos, que están ordenados. jerárquicamente en carpetas y subcarpetas. Existe necesariamente una ruta de acceso hacia ese lugar, que comienza con el disco al que se hace referencia (C:, D:).

Formato. El modo en que el archivo será interpretado depende de su formato, entre los que están los formatos de texto, ejecutable, de datos, de imagen, de audio, de vídeo, entre muchísimos otros.

La forma en la que las computadoras organizan los archivos suelen llamarse sistemas de archivos y dependen del sistema operativo con el que se esté trabajando. Los archivos pueden ser ejecutables o no ejecutables, según si funcionan en sí mismos (como puede ser un juego de PC) o si necesitan de otra aplicación que los cargue (como un documento de Word).

Más en: Archivo en informática

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Archivo - Concepto, características y archivo informático

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Archivo ✓ Te explicamos qué es un archivo y los tipos de archivos que existen. Además, cómo está compuesto un archivo de computadora...

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"Elemento de información compuesto por suma de registros"
Expresado en bytes y pueden ser PDF, Excel, formato de video, audio, etc...

Actualmente se esta intentando pasar todo a archivo informático, puesto que reduce le tamaño físico, facilita su búsqueda y organización debido a que se puede automatizar de una manera mucho mas eficiente.

La organización digital se ejecuta depende a que sistema operativo se esta manejando

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1. Clasificación funcional

2. Clasificación orgánica

3. Clasificación por materias

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Organización de archivos: Clasificación, Ordenación, Instalación - Bibliopos: Biblioteca de recursos para Bibliotecarios y Opositores

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"La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números...

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Por fondos
Por series
Por expedientes
Por documentos sueltos

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Organización de archivos: Clasificación, Ordenación, Instalación - Bibliopos: Biblioteca de recursos para Bibliotecarios y Opositores

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"La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números...

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Suele tener un nombre y una extensión (apellido) debido a un histórico en los sistemas operativos pasados.

*La extensión permite saber con que programa se debe abrir*
Tamaño, ubicación y tipo

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Carpetas colgantes

Carpetas con fundas

Carpetas con goma

Carpetas de anillo

Carpetas de congreso

Carpetas con chip

Carpetas con abrazadera

Sobres

Ficheros

Álbumes

Fundas (pPolipropileno, PVC, bolsas zipp)

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Archivador de carton: Archivadores de carton forrados en papel, encontramos los archivadores A-Z. Modulos Archivadores: Cajas en las que se pueden introducir 2 o mas archivadores para facilicitar se orden y estetica. ACCESORIOS DE ARCHIVO ARCHIVOS FÍSICOS Estos tienen la funcion

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Archivo de texto

Archivo binarios

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Universitat Politècnica de València - UPV

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Archivos y tipos de archivos | 18/36 | UPV

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Tipos de Archivos y sus Extensiones 🗄️ Tipos de archivos más comunes

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CICLO VIDA DEL DOCUMENTO *Document lifecycle* *Records lifecycle*

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CICLO VIDA DEL DOCUMENTO *Document lifecycle* *Records lifecycle*

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Secuencia de fases que atraviesa el documento
"Se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención"

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Evolución de un documento desde su inicio hasta su estatus inactivo

El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención.

La utilidad del correcto ciclo de vida de un documento

El ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la documentación de la empresa, ya que se estima que el 20% de los registros se archivan incorrectamente y se pierden para siempre. Además, el correcto funcionamiento de este ciclo puede evitar la pérdida de tiempo causada por el hecho de que varias personas tengan que recuperar los archivos desde diferentes lugares y departamentos, así como la duplicidad de documentos. Por esa razón es importante establecer un estado para el documento, pues es de vital importancia que todos conozcan qué tareas faltan por realizar, quién debe pasar el documento a quién, quién lo ha visto ya, etc.

Para establecer un ciclo de vida se suele recurrir a un sistema de plantillas de tareas para crear flujos de trabajo relacionados con los documentos; esto son los llamados workflows. Cuando hablamos de ciclo de vida y flujos de trabajo no podemos evitar relacionarlo con el proceso de gestión documental. En definitiva, se trata de una consecución de fases con un fin determinado y forma parte del propio proceso de gestión documental como tal. Sin embargo, es importante no confundirlos. Un flujo de trabajo de aprobación redirige de forma automática un documento, asigna tareas de revisión, realiza un seguimiento del progreso de flujo de trabajo, envía avisos y notificaciones; entre otras tareas. Gracias a una buena herramienta de gestión documental se pueden establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos documentales y contenidos, ayudando de este modo a la empresa a mantenerlos bajo control.

¿Qué etapas atraviesa este ciclo?

Estas son las fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su ciclo vital:

1. Creación: consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada. Este documento pasará por diferentes manos, con lo que tiene que respetar una estructura y unas normas de redacción para que todos los empleados que estén involucrados en su consulta o manipulación puedan entenderlo. En el ámbito de la abogacía, un ejemplo sería una sentencia, una ley de enjuiciamiento civil, u otros documentos que requieran uniformidad en su contenido.

2. Organización y clasificación: gracias a los metadatos es posible etiquetar documentos. Normalmente se usan para la administración de los documentos electrónicos. Los metadatos proporcionan un contexto, descripción e información adicional, como el título, la persona que lo creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por quién, quién tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar a la clasificación y organización de los documentos, lo cual sirve de utilidad en cada uno de los pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos relacionados como records management.

3. Colaboración y revisión: en esta fase es necesaria la aportación de un granito de arena por parte de cada una de las personas que, de una forma u otra, tienen influencia sobre el documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma simultánea o compartir información. Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de acceso para los documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración. Esto puede variar desde la simple aportación de opiniones, hasta la responsabilidad total del documento, manejando, por ejemplo, los aspectos financieros y políticos de la empresa.

Ojo: un buen seguimiento del ciclo de vida de un documento puede unificar los procedimientos para evitar situaciones indeseadas. Un ejemplo de este tipo de situaciones es la duplicidad de tareas que ocasiona la pérdida de tiempo por parte de varios empleados al realizar la misma tarea de forma simultánea.

1. Verificación: la empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán a la siguiente persona de la cadena para que lo visualice o edite. Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo las normas ISO.

2. Permanencia o eliminación: se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su eliminación dentro del archivo digital de la empresa. Se seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario mantener. En esta etapa es fundamental el cumplimiento de las normas vigentes para la destrucción de datos pasado un cierto tiempo.

Tipos de documentos y su ciclo de vida

En la actualidad, en cualquier actividad comercial se trabaja con documentación muy diversa: e-mails, facturas, fichas de empleado, nóminas, pedidos o albaranes. No todos estos documentos comparten el mismo ciclo de vida necesariamente. Algunos, como notas de llamadas telefónicas o correos no deseados, tienen ciclos de vida cortos, ya que son descartados después de la primera lectura. Otros, como la correspondencia diaria, son archivados durante un determinado periodo de tiempo para más tarde ser desechados, normalmente un par de años después de su creación.

Independientemente del tipo de documento del que se trate, el ciclo de vida de todos ellos debe siempre respetar unas normas de calidad.

E-mails

En primer lugar se generan los correos electrónicos, a continuación se clasifican según unos parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por tipo de caso...) y, por supuesto, siguiendo una política de archivado de e-mails. En caso de no tener la función de recepción del correo electrónico integrada en el sistema de gestión documental, esto obstaculizaría la productividad y la eficacia en el flujo de información de una empresa.

Correo postal

Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una oficina sin papel, a día de hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos físicos, como por ejemplo correos postales. Lo que las organizaciones pueden hacer es digitalizar estos documentos e incluirlos en el ciclo de vida del documento digital. Esto permite que se asignen los flujos de trabajo necesarios y que se informe a la persona adecuada.

Facturas

Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un proceso de compra: proveedores, clientes; así como el coste, el IVA, etc. El primer paso debe ser la aprobación de gastos, seguido del almacenamiento del documento. Una vez está la factura almacenada, se genera un flujo de aprobación. Si la factura se aprueba, se publica dentro de unos espacios de publicación internos del personal. Facturas se suelen manejar tanto en sistemas de ERP, como en gestores documentales. Hoy día la mayoría de sistemas ERP permiten llevar la contabilidad electrónica, controlar la producción, el almacén, los inventarios, etc.

Por último pero no menos importante, dado que por ley se deben conservar las facturas durante cinco años, se asigna un calendario de conservación a las mismas. La tendencia en estos últimos años es hacer uso de la factura electrónica. Muchos documentos que incluyen transacciones, como órdenes de pedidos o reclamación de seguros son referenciados durante semanas o meses después de su creación. El tiempo durante el cual este tipo de documentos suelen estar archivados varía entre 6 y 10 años con el fin de satisfacer la legalidad y los requerimiento pertinentes de auditoría.

Nóminas

El ciclo de vida de la nómina incluye aquellas funciones que se deben llevar a cabo para informar de los elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y cómo se pagó la mano de obra. Toda esta información puede incluirse en los diferentes módulos que pueden instalarse en un software de Recursos Humanos.

Otros documentos técnicos

Ciertos documentos, como planos de ingeniería o maquinaria se almacenan hasta que el proyecto llega a su fin. Los documentos relacionados con el ámbito médico como productos farmacéuticos se almacenan hasta que los productos salen al mercado e incluso en ocasiones durante más tiempo, hasta que se ha comprobado su eficacia y seguridad.

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Ciclo de vida de un documento: ¿cómo lo controla la gestión documental?

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El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir.

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Primordial para la gestión de la documentación empresarial

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EN RELACIÓN CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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Se recurre a un sistema de plantillas de tareas para crear flujos de trabajo relacionados con los documentos (Workflows)

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https://www.ticportal.es/glosario-tic/ciclo-vida-documento

1. Creación

2. Organización y clasificación

3. Colaboración y revisión

4. Verificación: Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo las normas ISO.

5. Permanencia o eliminación

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Archivo de gestión

Archivo central

Archivo Histórico

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Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina hasta su disposición final ( Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección o eliminación) .

Estas fases hacen referencia al concepto de Archivo total que describe proceso integral de los documentos en su ciclo vital. En cada fase los documentos tienen una condición y una serie de valores archivísticos (Primarios, secundarios), respecto de su trámite, vigencia y frecuencia de uso (Activo Semiactivo, Inactivo).

Archivo vigente o en tramite de las oficinas de continua utilización y consulta administrativa.

Archivo intermedio transferido de los archivos de Gestión una vez finalizado su trámite, y que sigue siendo vigente o con una frecuencia de consulta reducida.

Conjunto de documentos conservados permanentemente dado su valor histórico cultural para la investigación, la ciencia o la cultura.

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO - INSTRUCTIVO TRD

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Representa las etapas o fases sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina hasta su disposición final ( Microfilmación, digitalización, conservación permanente, selección o eliminación) . Estas fases hacen referencia al concepto de Archivo total que describe proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

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CICLO DE VIDA *según el tipo de documento

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CICLO DE VIDA *según el tipo de documento

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Evolución de un documento desde su inicio hasta su estatus inactivo

El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención.

La utilidad del correcto ciclo de vida de un documento

El ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la documentación de la empresa, ya que se estima que el 20% de los registros se archivan incorrectamente y se pierden para siempre. Además, el correcto funcionamiento de este ciclo puede evitar la pérdida de tiempo causada por el hecho de que varias personas tengan que recuperar los archivos desde diferentes lugares y departamentos, así como la duplicidad de documentos. Por esa razón es importante establecer un estado para el documento, pues es de vital importancia que todos conozcan qué tareas faltan por realizar, quién debe pasar el documento a quién, quién lo ha visto ya, etc.

Para establecer un ciclo de vida se suele recurrir a un sistema de plantillas de tareas para crear flujos de trabajo relacionados con los documentos; esto son los llamados workflows. Cuando hablamos de ciclo de vida y flujos de trabajo no podemos evitar relacionarlo con el proceso de gestión documental. En definitiva, se trata de una consecución de fases con un fin determinado y forma parte del propio proceso de gestión documental como tal. Sin embargo, es importante no confundirlos. Un flujo de trabajo de aprobación redirige de forma automática un documento, asigna tareas de revisión, realiza un seguimiento del progreso de flujo de trabajo, envía avisos y notificaciones; entre otras tareas. Gracias a una buena herramienta de gestión documental se pueden establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos documentales y contenidos, ayudando de este modo a la empresa a mantenerlos bajo control.

¿Qué etapas atraviesa este ciclo?

Estas son las fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su ciclo vital:

1. Creación: consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada. Este documento pasará por diferentes manos, con lo que tiene que respetar una estructura y unas normas de redacción para que todos los empleados que estén involucrados en su consulta o manipulación puedan entenderlo. En el ámbito de la abogacía, un ejemplo sería una sentencia, una ley de enjuiciamiento civil, u otros documentos que requieran uniformidad en su contenido.

2. Organización y clasificación: gracias a los metadatos es posible etiquetar documentos. Normalmente se usan para la administración de los documentos electrónicos. Los metadatos proporcionan un contexto, descripción e información adicional, como el título, la persona que lo creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por quién, quién tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar a la clasificación y organización de los documentos, lo cual sirve de utilidad en cada uno de los pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos relacionados como records management.

3. Colaboración y revisión: en esta fase es necesaria la aportación de un granito de arena por parte de cada una de las personas que, de una forma u otra, tienen influencia sobre el documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma simultánea o compartir información. Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de acceso para los documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración. Esto puede variar desde la simple aportación de opiniones, hasta la responsabilidad total del documento, manejando, por ejemplo, los aspectos financieros y políticos de la empresa.

Ojo: un buen seguimiento del ciclo de vida de un documento puede unificar los procedimientos para evitar situaciones indeseadas. Un ejemplo de este tipo de situaciones es la duplicidad de tareas que ocasiona la pérdida de tiempo por parte de varios empleados al realizar la misma tarea de forma simultánea.

1. Verificación: la empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán a la siguiente persona de la cadena para que lo visualice o edite. Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo las normas ISO.

2. Permanencia o eliminación: se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su eliminación dentro del archivo digital de la empresa. Se seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario mantener. En esta etapa es fundamental el cumplimiento de las normas vigentes para la destrucción de datos pasado un cierto tiempo.

Tipos de documentos y su ciclo de vida

En la actualidad, en cualquier actividad comercial se trabaja con documentación muy diversa: e-mails, facturas, fichas de empleado, nóminas, pedidos o albaranes. No todos estos documentos comparten el mismo ciclo de vida necesariamente. Algunos, como notas de llamadas telefónicas o correos no deseados, tienen ciclos de vida cortos, ya que son descartados después de la primera lectura. Otros, como la correspondencia diaria, son archivados durante un determinado periodo de tiempo para más tarde ser desechados, normalmente un par de años después de su creación.

Independientemente del tipo de documento del que se trate, el ciclo de vida de todos ellos debe siempre respetar unas normas de calidad.

E-mails

En primer lugar se generan los correos electrónicos, a continuación se clasifican según unos parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por tipo de caso...) y, por supuesto, siguiendo una política de archivado de e-mails. En caso de no tener la función de recepción del correo electrónico integrada en el sistema de gestión documental, esto obstaculizaría la productividad y la eficacia en el flujo de información de una empresa.

Correo postal

Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una oficina sin papel, a día de hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos físicos, como por ejemplo correos postales. Lo que las organizaciones pueden hacer es digitalizar estos documentos e incluirlos en el ciclo de vida del documento digital. Esto permite que se asignen los flujos de trabajo necesarios y que se informe a la persona adecuada.

Facturas

Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un proceso de compra: proveedores, clientes; así como el coste, el IVA, etc. El primer paso debe ser la aprobación de gastos, seguido del almacenamiento del documento. Una vez está la factura almacenada, se genera un flujo de aprobación. Si la factura se aprueba, se publica dentro de unos espacios de publicación internos del personal. Facturas se suelen manejar tanto en sistemas de ERP, como en gestores documentales. Hoy día la mayoría de sistemas ERP permiten llevar la contabilidad electrónica, controlar la producción, el almacén, los inventarios, etc.

Por último pero no menos importante, dado que por ley se deben conservar las facturas durante cinco años, se asigna un calendario de conservación a las mismas. La tendencia en estos últimos años es hacer uso de la factura electrónica. Muchos documentos que incluyen transacciones, como órdenes de pedidos o reclamación de seguros son referenciados durante semanas o meses después de su creación. El tiempo durante el cual este tipo de documentos suelen estar archivados varía entre 6 y 10 años con el fin de satisfacer la legalidad y los requerimiento pertinentes de auditoría.

Nóminas

El ciclo de vida de la nómina incluye aquellas funciones que se deben llevar a cabo para informar de los elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y cómo se pagó la mano de obra. Toda esta información puede incluirse en los diferentes módulos que pueden instalarse en un software de Recursos Humanos.

Otros documentos técnicos

Ciertos documentos, como planos de ingeniería o maquinaria se almacenan hasta que el proyecto llega a su fin. Los documentos relacionados con el ámbito médico como productos farmacéuticos se almacenan hasta que los productos salen al mercado e incluso en ocasiones durante más tiempo, hasta que se ha comprobado su eficacia y seguridad.

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Ciclo de vida de un documento: ¿cómo lo controla la gestión documental?

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El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir.

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1. Nacen - Fase de creación/ Etapa activa

2. Viven - Fase de mantenimiento y uso/ Etapas activa y semiactiva

3. Mueren - Fase de expurgo o destrucción/ Etapa inactiva

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¿Sabes qué documentos genera cada departamento o trabajador de tu empresa? ¿Qué proceso documental siguen? ¿Cuándo pierden vigencia administrativa o si deben ser conservados o destruidos?

En este post te hablaré de una herramienta muy útil para controlar todas las series documentales que se gestionan en una organización: el ciclo de vida de los documentos.

Se trata de un documento (da igual que sea en papel o electrónico) donde se recogen todas las series documentales de la empresa o institución. Junto a cada serie documental aparece reflejada toda la información que resulta relevante para su identificación, descripción y tratamiento documental.

¿Qué es una serie documental? Es un tipo de documento normalizado que se repite en el tiempo. Por ejemplo, los documentos originados al contratar a trabajadores forman la serie "expedientes de personal". Otras series documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc.

Como ves una serie documental es un tipo de documento que surge como resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, es decir, son documentos con un mismo formato que se generan de forma cronológica.

RECORDS LIFECYCLE

El concepto de "records lifecycle" o "ciclo de vida de los documentos" se desarrolló a comienzos de los años treinta del siglo XX en Estados Unidos.

Lo que hace es comparar la información documental con un organismo vivo, es decir, considera que el documento nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo o destrucción).

Estas fases también se conocen como etapa activa, semiactiva e inactiva del documento.

Actualmente muchos archivos de empresa no cuentan con este documento o solo refleja una mínima parte de todas las series documentales.

También puede suceder que alguna persona lo haya elaborado a título personal como documento de trabajo y que no este a disposición de toda la organización, ya que se desconoce su existencia.

Es muy importante que este documento, al igual que cualquier otra información relacionada con el tratamiento documental en nuestra organización, este a disposición de todos los trabajadores y que todos participen en su elaboración.

¿CÓMO ELABORAR EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS?

El primer paso para elaborar este documento es identificar todas las series documentales creadas y gestionadas por la institución.

Si tenemos elaborado el cuadro de clasificación lo podemos usar como base, ya que en él aparecen todas las series documentales de la organización.

Si realizas el "ciclo vital" en Microsoft Word, OpenOffice Writer o cualquier otro procesador de texto, te recomiendo añadir un indice de manera que posteriormente puedas localizar rápidamente la serie que te interesa.

Otra buena idea para localizarlas fácilmente es ordenar las series por orden alfabético, independientemente del departamento que las crea o gestiona.

Junto a cada serie documental añade la información que consideres más oportuna de cara a identificar el proceso documental de cada una de ellas. Puedes incluir los siguientes campos:

Nombre completo de la serie documental.

Código de clasificación.

Departamento y responsable de su creación, gestión, tratamiento y eliminación. Esta información nos ayudará a detectar las series documentales duplicadas.

Descripción de la serie documental: qué documentos la forman, cómo está ordenada, características, contenido documental, etc.

El periodo de tiempo que debe permanecer en las oficinas (Archivo de Gestión), cuántos años en el Archivo Intermedio y cuántos en el Archivo Central. Para poder delimitar el tiempo, tendremos en cuenta los años de vigencia administrativa, es decir, durante cuantos años tiene validez legal. Este dato nos ayudará a decidir durante cuánto tiempo es necesario conservarla, en qué archivo y si posteriormente se puede expurgar (eliminar) o es de conservación permanente.

Cuándo hay que transferir dicha serie de la oficina al archivo intermedio y/o al archivo central.

Cualquier otra información u observación que consideres de interés.

No te olvides de revisarlo periódicamente para actualizarlo y realizar las modificaciones que consideres oportunas.

CONCLUSIONES

Resumiendo, el "ciclo de vida" es un documento donde se indica todo el recorrido documental de cada una de las series de nuestra empresa, desde su creación hasta su conservación permanente o destrucción, y donde se delimita el tiempo de permanencia de dicha serie en cada fase documental.

También resulta de gran ayuda para poder cumplir con los plazos de vigencia legal y administrativa de los documentos.

Su elaboración requiere tiempo y paciencia para recopilar toda la información y plasmarla por escrito, pero su mantenimiento es sencillo y resulta muy útil de cara a la gestión documental de la empresa.

# data[].attributes.attachment_link.title
El Ciclo de Vida de los documentos (Records lifecycle)

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¿Sabes qué documentos genera cada departamento o trabajador de tu empresa? ¿Qué proceso documental siguen? ¿Cuándo pierden vigencia administrativa o si deben ser conservados o destruidos? En este post te hablaré de una herramienta muy útil para controlar todas las series documentales que se gestionan en una organización: el ciclo de vida de los documentos....

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​​Internacional

Serie 30300:​

Definición de criterios para la gestión de documentos en las organizaciones​.

Ver más detalles de ISO Gestión Documental.

Norma Internacional General de Descripción Archivística.

Ver más detalles ISAD-G en ICADS.

Ver más detalles ISAD-G en AGN.

Ley General de Archivos:

Ley 594 de 14 de julio de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley de Comercio Electrónico:

Ley 527 del 18 de agosto de 1999. por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones..​

​Universidad Cooperativa de Colombia​

Acuerdo 117 del 11 de octubre de 2012. ​ Por medio del cual se fijan las condiciones de retención de documentos escritos relacionados con los trabajos de grado.

Resolución 839 del 21 de Noviembre de 2014. ​ Por medio la cual se establecen los Lineamientos para la Gestión de Información de la Universidad y se deroga la Resolución Rectoral 067 de 2011.

Resolución Rectoral 656 d​el 17 de marzo de 2014. ​ Por medio de la cual se fijan las pautas para la gestión de las comunicaciones oficiales, los objetos postales de la institución y se deroga la Resolución Rectoral 192 del 2012.

Resolución Rectoral 408 del 2 de mayo de 2013. ​ Por medio de la cual se actualiza el Comité Interno y los Consejos de Archivo de las Sedes de la Universidad Cooperativa de Colombia y se deroga la Resolución Rectoral 066 de 2011.

Resolución Rectoral 069 del 12 de agosto de 2011. ​ Por medio de la cual se crean las Unidades de Archivo Nacional y de Sedes.

Resolución Rectoral 068 del 2 de agosto de 2011.​ Por medio de la cual se expiden las Políticas de Gestión Documental de la Universidad Cooperativa de Colombia​.​

​​​​​​ Resolución Rectoral 006 del 18 de febrero de 2010.​ Por medio de la cual se define la Política de Uso de Mensajería Digital en la Universidad Cooperativa de Colombia.​​​

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Definición de criterios para la gestión de documentos en las organizaciones​. Ver más detalles de ISO Gestión Documental. Norma Internacional General de Descripción Archivística. Ver más detalles ISAD-G en ICADS. Ver más detalles ISAD-G en AGN. Ley 594 de 14 de julio de 2000.

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NORMATIVIDAD VIGENTE DE ARCHIVOS *A nivel nacional*

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NORMATIVIDAD VIGENTE DE ARCHIVOS *A nivel nacional*

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Ley general de archivos

Ley 594 de 14 de Julio de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Esta ley establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.
La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21

E stablece los parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el correcto ejercicio archivístico.

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NORMATIVIDAD VIGENTE DE ARCHIVOS *A nivel nacional*

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NORMATIVIDAD VIGENTE DE ARCHIVOS *A nivel nacional*

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Ley de comercio electrónico
Ley 527 del 18 de agosto de 1999

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones..​

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NORMATIVIDAD VIGENTE DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

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NORMATIVIDAD VIGENTE DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

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Ley general de archivos

Ley 594 de 2000
Acuerdo 006 2014 15 octubre 2014

“Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000″

Art 46.  . Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos

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https://atsgestion.net/ley-gestion-documental/

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Es un documento compilatorio de las medidas de control y seguimiento que se deben desarrollar desde la conservación preventiva para garantizar la perdurabilidad de la información independientemente del medio de almacenamiento.

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GESTIÓN DOCUMENTAL *Document management system (DMS)*

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GESTIÓN DOCUMENTAL *Document management system (DMS)*

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"Asegura información organizada y eficiente que favorece la productividad empresarial"

Almacena, administra y controla el flujo de documentos empresariales

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Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial. ¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental? ¿Para qué sirve la gestión documental de forma digital?
Índice:

1. ¿Qué es un sistema de gestión documental?

2. Beneficios de un software de gestión documental

1. Digitalización de documentos

2. Localización central

3. Mejorar el flujo de trabajo

4. Seguridad de la información

5. Compartir documentos

6. Colaboración documental

7. Control de versiones

3. Selección de un gestor documental

Definición sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.

La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de un creciente número de compañías y por ello, las copias en papel están pasando a ocupar un segundo plano. Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo de forma eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas particularidades esenciales. La Guía de Gestión Documental 2021 recoge un análisis de las principales características que no deben faltar en un DMS.

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?

Digitalización de documentos

Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una localización central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto aprovechamiento del sistema.

En la Guía de Gestión Documental 2021 podrá ver cuáles son los requisitos generales, y los específicos centrados en la digitalización de documentos, para la adecuada selección del proveedor.

Localización central

La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia. A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de concesión de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.

Mejorar el flujo de trabajo

Un DMS puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos. Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.

Seguridad de la información

Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.

Compartir documentos

Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes grupos externos a la empresa (proveedores, clientes...) el acceso a documentos necesarios para la relación que mantienen. Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de un documento.

Colaboración documental

Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los empleados podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más sencilla. No obstante, si el sistema de gestión documental no se asienta en su totalidad, en la organización los problemas de colaboración documental pueden seguir existiendo. La Guía de Gestión Documental recoge los problemas más comunes que una empresa puede afrontar para sacarle el máximo rendimiento a la colaboración documental.

Control de versiones

Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para recuperar información, eliminarla o añadirla. En el artículo Control de versiones encontrará una explicación más detallada de esta característica.

¿Cómo elegir un sistema de gestión documental?

La oferta de sistemas de gestión documental es realmente amplia. Ante tal diversidad precios, características, fabricantes y modelos, decantarse por un sistema no es tarea fácil. La Guía de Gestión Documental analiza los diferentes sistemas en el mercado según el sector al que se dirigen para ayudar a las empresas en sus procesos de selección.

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¿Qué es un sistema de gestión documental?

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Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.

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Control de accesos
Acceso centralizado
Reducción en redundancias

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Sistema de gestión documental se compone de software (herramientas / programas) más o menos integrados

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Un sistema de gestión documental avanzado tiene su “corazón” en una base de datos donde la información se encuentra almacenada de tal forma, que puede ser encontrada y recuperada, de forma sencilla y controlada.

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Guía de gestión documental 2021

Digitalización de documentos

Localización central

Mejora el flujo de trabajo

Seguridad de la información

Compartir documentos

Colaboración documental

Control de versiones

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Uno de los pilares de nuestra solución de gestión documental es el motor de Workflow (flujo de trabajo).

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Aunque las técnicas básicas de la gestión documental ya se llevan aplicando desde hace décadas en el uso del control de documentos en formato de papel, y a lo largo de los años ha ido evolucionando, nos concentraremos en nuestra exposición en la definición de qué debería comprender un sistema de gestión documental avanzado, y cómo podemos integrar los documentos internos y externos, en formato de papel, con la gestión de documentos electrónicos, y la influencia que tienen las nuevas herramientas y sistemas de gestión documental de última generación en los procesos de negocios relacionados con la creación, administración, control y gestión de documentos. Comenzamos con una breve explicación de los términos, para luego pasar a ilustrar con un ejemplo posibles aplicaciones. Finalmente, resumiremos los principales beneficios de los sistemas de gestión documental.

Definición del término "gestión documental"

El significado del término "gestión documental" ha ido evolucionando a lo largo del tiempo y, en ocasiones, se aplica en contextos relacionados, pero no necesariamente conectados o integrados entre sí.

Un ejemplo de definición de gestión documental la podemos en encontrar en wikipedia.org:

"Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía."

Un documento, en su más directo sentido, engloba todo tipo de documentación escrita. Entre los muchos tipos mencionaremos aquí, a modo de ejemplo, algunos relacionados con los procesos de administración y negocio más comunes, tales como: notas, actas, informes, acuerdos, contratos, albaranes, facturas, expedientes, formularios, etc., incluidas las imágenes que forman parte del documento.

Definición del término "sistema de gestión documental"

La administración y el control del enorme volumen de los documentos externos e internos, que forman parte de los procesos de negocios en la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto que ha promovido la adopción de diferentes herramientas que facilitan su gestión, nos brindan mejoras importantes en su control y aportan considerables reducciones de tiempo de búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en nuestros procesos administrativos.

Estos sistemas, cada día son más sofisticados y pueden incluir en su gestión también objetos multimedia como imágenes, audio y video. Aunque se solape con la definición de los Sistemas de Gestión de Contenidos, no queremos confundirlo, ya que el término de Gestión de Contenidos se aplica más específicamente a los objetos y la información usada en un entorno Web.

Volvemos a recurrir a wikipedia.org para extraer una definición de Software de gestión documental:

" Software de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, que rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos."

Como vemos aquí se ha traducido la palabra "System" por "Software". Normalmente un sistema de gestión documental se compone de software (herramientas / programas) más o menos integrados. La elección de utilizar herramientas individuales o un sistema integrado, depende realmente de la complejidad del proceso que se quiera gestionar y el nivel de integración de los programas con los procesos administrativos.

Hay una gran variedad de "sistemas" de gestión documental. Su funcionalidad puede empezar por algo tan simple como el registro de documentación que entra y sale, hasta permitir un control de procesos tan sofisticados que cubran cada paso del ciclo de vida de un documento, incluyendo sus documentos relacionados, y llegan a automatizar al máximo procesos de negocio que atraviesan varios departamentos.

Es importante resaltar que antes de embarcarse en un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental es imprescindible marcar los objetivos que se quiere alcanzar y hacer un análisis exhaustivo de los procesos a incluir en su gestión. Para ello hay que contar con los servicios de expertos en la materia, que ofrecen orientación hacia la solución más idónea. Sólo así se podrá asegurar que la inversión en el sistema nos aporte los resultados esperados. Hay una larga lista de proyectos que fallaron por subestimar la importancia de una preparación adecuada.

Un sistema de gestión documental avanzado tiene su "corazón" en una base de datos donde la información se encuentra almacenada de tal forma, que puede ser encontrada y recuperada, de forma sencilla y controlada. Pero con almacenar la información de forma estructurada sólo tenemos una parte de la ecuación. El "cerebro" que gobierna el sistema es la lógica del workflow, que permite crear dependencias entre documentos y procesos y enlazar dicha información en unos flujos flexibles y previamente definidos.
Paso indispensable para poder implementar un "workflow" o flujo de trabajo tan sofisticado, es que el máximo de documentación posible se encuentre en formato digital.
Digitalización y gestión documental

Cuando hablamos de los sistemas de gestión documental no debemos olvidar que cuanto más alto es el grado de digitalización de la información que forma parte de los procesos, mayor es el grado de control y automatización que podemos conseguir.

El primer paso consiste en definir qué documentos forman parte de nuestros procesos, cómo podemos incluirlos en nuestro sistema de gestión documental y qué información extraer y almacenar conjuntamente con los documentos en su base de datos. Una vez incluida la información, definimos su ciclo de vida, cómo interactúan con los demás procesos y de qué forma podemos integrar los mismos.

Lo más probable es que nos encontremos con información que proviene de diferentes fuentes y que está en formatos diferentes. Parte de ella en formato digital, almacenado en ficheros o bases de datos, y otra en forma de documentos impresos.

Si la información proviene de otras bases de datos o tiene el formato XML, su consulta y extracción es sencilla, pero. ¿Qué hacemos con documentos digitales en formato pdf., doc., etc.? Será algo más complejo, pero se puede acceder a su contenido de diversas formas, por ejemplo con programas específicos, accediendo directamente al fichero, o enviándolo a imprimir y extraer la información a través del spool (la cola) de impresión.

Esto se complica algo más cuando el documento viene del exterior en formato papel, como por ejemplo un albarán o una factura. Pero si la solución incluye un sofisticado programa de reconocimiento de caracteres ópticos ( OCR = Optical Character Recognition), ya hemos dado un paso importante. Con un escáner u otro dispositivo de digitalización convertimos el documento no sólo en una imagen, sino que también llegamos a "leer" electrónicamente su contenido. Si el sistema nos permite reconocer y definir qué partes del documento necesitamos incluir en la base de datos (número de factura, fecha, productos, importes, etc.), tenemos toda la información necesaria en nuestro sistema de gestión documental.
La digitalización de la información vía OCR nos facilita la integración de todo tipo de documentación en la gestión de procesos y flujos de trabajo.
Workflow y gestión documental

Como ya comentamos, tener toda información en forma digital y estructurada en una base de datos es fundamental para lograr una gestión documental avanzada. En un sitio centralizado podemos encontrar fácilmente los documentos y establecer las reglas de quién puede acceder, modificar y borrar/archivar su información.

Pero queremos ir más allá y agilizar nuestros procesos de negocio. Uno de los pilares de nuestra solución de gestión documental es el motor de Workflow (flujo de trabajo). El cual nos permite especificar cada paso de un proceso de negocio, con sus actividades y dependencias relacionadas y los departamentos y roles involucrados. Además podemos definir avisos automáticos que se activen dependiendo de actividades y eventos que se producen a lo largo del proceso. Todo ello, además de reducir el tiempo empleado en la administración de las tareas, minimiza la probabilidad de olvidos y fallos en el proceso.

Otro punto importante es mirar hacia el final del ciclo de vida de un documento y poder definir qué "destino" toma cierta documentación después de un tiempo determinado. ¿Quién recuerda cuándo se borran, archivan, etc.? En muchos casos estás tareas se pueden automatizar completamente.

Ejemplo de aplicación de la gestión documental en un proceso de Recursos Humanos

A continuación vamos a ver un ejemplo ficticio, meramente ilustrativo, de un proceso de contratación y pago de nóminas donde interactúan el departamento de RRHH y contabilidad, y como agente externo, el banco que efectúa las transferencias a los empleados.

Empezamos por la base, que es la creación de formularios estándar de contratación que contienen gran parte de la información necesaria para nuestro workflow. La primera página del contrato tiene todos los datos operativos, como el domicilio, nómina, porcentaje del variable, datos fiscales y bancarios. Dada la importancia que la información contenida en el contrato tiene para los procesos afectados, el documento se elabora conjuntamente entre varios departamentos y sigue un proceso de aprobaciones, antes de que se haga accesible a los empleados de RRHH.

Una vez firmado el contrato por las partes implicadas se procede a su escaneo y digitalización vía OCR, para guardar una copia como imagen y los detalles operativos en nuestra base de datos centralizada.

Mediante este sistema, nos hemos ahorrado tener que teclear los datos a mano, y naturalmente, hemos establecido una política de permisos mediante la cual sólo tienen acceso las personas con las autorizaciones asignadas.

1. Además se generan unas tareas específicas, definidas para la incorporación de nuevos empleados, por ejemplo gestionar el alta en la Seguridad Social, y se avisa a las personas responsables. En caso de no terminar la actividad en el tiempo estipulado, se envía un aviso a una instancia superior.

2. Llegado fin de mes, se lanza el proceso de pago de nóminas. El cual accede por un lado a los datos de la nómina y también al sistema CRM, donde se guardan las ventas efectuadas por el empleado. Según el porcentaje cumplido del variable y demás datos, se genera un registro para cada empleado.

3. Estos registros llevan también la información del responsable que tiene que aprobar el pago de cada una de las nóminas. Vía correo electrónico y/o a través de nuestro sistema de gestión documental, envía un aviso a los responsables.

4. Una vez aprobados, avisa a administración, que lanza el proceso de impresión de las nóminas, que a la vez genera un lote de órdenes de trasferencias en un fichero con formato XML que se transmite al banco encargado de hacer las transferencias.

5. El banco procesa el lote y devuelve el fichero con el estatus de cada transacción. Actualizamos nuestra base de datos, y si había alguna incidencia nuestro sistema de workflow/gestión documental, avisa a la persona definida en el sistema para cada caso.

6. Para las transferencias que se han procesado correctamente, el sistema actualiza la aplicación de contabilidad y también el sistema CRM.

¡Se han agilizado e integrado los procesos de negocio y sistemas externos!
Valor añadido y beneficios de la gestión documental

A continuación enumeramos algunos de los beneficios más destacados de la implantación de un sistema de gestión documental:

Control sobre quién puede acceder a los documentos, en qué momento, y qué actividades puede efectuar sobre las mismas.

Acceso centralizado y sencillo a toda la documentación relevante de la empresa y posibilidad de colaboración de varias partes en un mismo documento.

Seguridad, no sólo a la hora de controlar el acceso, sino también en la custodia y copias de seguridad que supone la adopción de las nuevas tecnologías y bases de datos.

Ahorro de tiempo, a la hora de buscar la documentación, y de costes en su gestión y almacenamiento.

Reducción de redundancias como duplicidad de documentos, fotocopias, grabaciones de datos.

Agilidad y automatización de las tareas administrativas con la creación de flujos de trabajo (workflows) que permiten integrar documentos y procesos de negocio en un entorno controlado y actividades claramente definidas y monitorizadas.

Intercambio de documentos en formato electrónico entre empresas, incluyendo el formato estándar XML y la verificación con certificados y firmas digitales.

Para no olvidar el "efecto secundario" positivo de la mayor satisfacción de los clientes internos y externos.

Pixelware le ofrece servicios y soluciones punteras, adecuados a sus necesidades, en consonancia con las demandas de su empresa. Estas son las soluciones de negocio que Pixelware ha creado para las demandas de su negocio en cada caso, y de las que ya se han beneficiado nuestros clientes.

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Sistemas de gestión documental y beneficios de su implantación en los procesos de negocio.

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Aunque las técnicas básicas de la gestión documental ya se llevan aplicando desde hace décadas en el uso del control de documentos en formato de papel, y a lo largo de los años ha ido evolucionando, nos concentraremos en nuestra exposición en la definición de qué debería comprender un sistema

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https://custodiodedocumentosmx.com/pasos-gestion-almacenamiento-documentos/

La digitalización, almacén y gestión de los documentos que tu empresa genera de manera interna y externa son un punto clave que mejorará drásticamente la organización de tu compañía, harán más productivo y sencillo el trabajo, para de esta manera poder abarcar un volumen mayor en ventas y dedicar más tiempo en la atención a clientes potenciales.

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Pág. 22 punto 4 Fases de implementación del programa de gestión documental – PGD-