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CRÉDITO IV                                     TEMA #15                            31/07/2017             EXCEL: TABLAS DINÁMICOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #15                            31/07/2017             EXCEL: TABLAS DINÁMICOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #14                            31/07/2017             EXCEL: GRÁFICOS DINÁMICOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #14                            31/07/2017             EXCEL: GRÁFICOS DINÁMICOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #13                            28/07/2017             EXCEL: INFORMACIÓN ACERCA DE VALIDACIÓN DE DATOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #13                            28/07/2017             EXCEL: INFORMACIÓN ACERCA DE VALIDACIÓN DE DATOS

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¿Para qué crear una lista desplegable en Excel?

Crear una lista desplegable en Excel es una forma de validación que te permite proteger la consistencia de tus datos.

Sirve para asegurarte de que el usuario solo pueda ingresar uno de entre varios valores que se le muestran en una lista, reduciendo el riesgo de errores al momento de ingresar datos en tu modelo de Excel.

Si no utilizas ninguna validación en tus hojas de Excel, corres el riesgo de que se ingresen valores distintos a los esperados, porque el usuario no se da cuenta de que lo está haciendo.

Esto no te conviene, ya que cuando tengas que analizar los datos, tendrás un desorden tan grande, que te tomará demasiado tiempo reorganizarlo todo. Por eso sigue leyendo y entérate de cómo puedes crear una lista desplegable en Excel para tener datos 'más limpios'.

Creando una lista desplegable paso a paso.

Imagínate que tienes una tabla de los clientes de un banco. En esta tabla imaginaria tenemos solo tres columnas: Código de cuenta, Nombre y Estado de Cuenta.

En la columna 'Estado de Cuenta', tenemos que especificar si la cuenta está abierta, cerrada o inactiva.

Si no utilizáramos una validación, es muy probable que tengas algo como esto:

Ya has visto casos como este, ¿verdad?

En la columna 'Estado de cuenta', tenemos las leyendas 'Abierta', 'Cerrada' e 'Inactiva'; pero nuestro operador encargado, no ha hecho distinción entre mayúsculas y minúsculas.

¿Y cuál es el problema?

Pues que cuando necesites consolidar estos datos, no te van a aparecer las tres categorías: Abierta, Cerrada e Inactiva, sino que vas a tener una categoría por cada forma de escribir cada leyenda. Algo así:

¡Imagínate cómo analizarías esos datos!

Por suerte existe la validación de datos y las listas desplegables. Veamos cómo hacer una paso a paso:

1. Selecciona el rango que deseas validar.

2. Dirígete a la pestaña 'Datos' y selecciona la opción 'Validación de datos'. Luego pincha en la opción 'Validación de datos...'

3. En el cuadro que te aparece, para el criterio de evaluación, vas a seleccionar la opción 'Lista', como te muestro en la siguiente imagen:

4. Por último, en la caja de texto de 'Origen', vas a escribir el rango donde se encuentran los valores que deseas que aparezcan en la lista, así:

5. Pinchas en aceptar y ahora verás que cuando te colocas sobre una de las celdas que tienen validación, aparece una pequeña flecha junto a ella. Pincha sobre esta y verás que aparece un listado con las opciones que ingresaste en el paso anterior:

Haz la prueba tratando de ingresar un valor distinto al especificado. Excel no te permitirá continuar hasta que ingreses en la celda uno de los valores especificados en la validación.

Es decir, que si no lo escriben exactamente como lo exige la validación, el usuario no podrá escribir el valor en la celda validada.

Una variante

Si no quieres utilizar un rango como criterio de evaluación, también puedes escribir directamente los valores separados por comas.

[mybox bgcolor="#f89cc6″ border="full"]

Esta medida solo te sirve para evitar que los usuarios escriban por error (o por pereza) valores que no sean consistentes con los que se requieren; pero no evita que un usuario copie y pegue directamente un valor cualquiera. La validación no puede evitar esto.
[/mybox]

¿Qué te parece esta técnica de validación?

Esta es una de las técnicas de validación básica que utilizo en los modelos de Excel más sencillos y me ha dado buenos resultados hasta el momento.

Y tú, ¿opinas que es útil? ¿O piensas que no representa mayor ventaja? Si ya las estás utilizando, me gustaría saber cómo te va con las listas desplegables. Déjame tu opinión en los comentarios.

¡Nos vemos!

Descarga el archivo terminado.

[ilink url="http://static.raymundoycaza.com/crear-una-lista-desplegable-en-excel.xlsx" style="download"]Pincha aquí para descargar el archivo con el ejemplo.[/ilink] [mybox bgcolor="#ffffb2″ border="full"] ¿Quieres saber más?

Crear una lista desplegable - Microsoft Excel
[/mybox]

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Validación de Datos Archives - Raymundo Ycaza

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Crear una lista desplegable en Excel es una forma de validación que te permite proteger la consistencia de tus datos. Sirve para asegurarte de que el usuario solo pueda ingresar uno de entre varios valores que se le muestran en una lista, reduciendo el riesgo de errores al momento de ingresar datos en tu modelo de Excel.

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CRÉDITO IV                                     TEMA #12                            28/07/2017             EXCEL: INFORMACIÓN ACERCA TABLA DE DATOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #12                            28/07/2017             EXCEL: INFORMACIÓN ACERCA TABLA DE DATOS

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Para trabajar con los datos, una tabla puede ser realmente útil en tu día a día con Excel.

Sin embargo, ¿qué pasa si es la primera vez que usarás una tabla? ¿y si lo aprendiste pero te has olvidado?

En ese caso sigue leyendo, porque aquí te muestro cómo crear tablas en Excel.

Pasos para crear una tabla en Excel.

Primero debes definir la estructura de tu tabla. Comencemos por los títulos de las columnas que va a tener.

Como segundo paso, puedes ingresar los datos correspondientes a cada columna. No es necesario que los ingreses para poder crear tu tabla, pero el ejemplo quedará más claro si lo hago en orden.

Ya tenemos creada nuestra tabla de datos como lo hemos hecho toda la vida; pero falta "decirle" a Excel que eso es una tabla para que la trate como tal.

Para hacerlo solo debes dirigirte a la pestaña "Insert" y en el grupo "Tables" encontrarás el botón "Table".

Debes asegurarte de que tienes seleccionada al menos una de las celdas de lo que será tu tabla, para que Excel pueda reconocerla.

El proceso en Acción.

¿Existe otra forma de crear una tabla?

En Excel, como en casi todo en la vida, siempre hay más de una forma de hacer las cosas.

Para la versión 2007, por ejemplo, puedes lograr el mismo resultado con la opción "Format as Table" del grupo "Styles".

Aquí te dejo una animación para que puedas ver el procedimiento completo:

¿Por qué usar una tabla?

Ya has visto cómo crear tablas en Excel; pero ¿por qué hacerlo? ¿Cuál es la finalidad de las tablas?

La función principal de una tabla es la de organizar y administrar los datos eficientemente.

¿Y cómo es que una tabla puede ayudarte a organizar los datos? Pues ofreciéndote una serie de características que te facilitan la tarea. Te citaré unas cuantas:

Ventajas de usar una tabla.

1.- Ordenar los datos y filtrarlos.

Cuando has creado tu tabla, automáticamente aparecerán los filtros junto a los encabezados de tus columnas, permitiéndote ordenar los datos o filtrarlos de acuerdo a tu elección.

2.- Insertar y eliminar filas o columnas sin afectar el resto de la hoja.

Puedes agregar filas y columnas o eliminarlas sin preocuparte de afectar a las celdas que están fuera del área de la tabla.

Esto te da una completa libertad para centrarte solo en los datos de tu tabla.

3.- Usar columnas calculadas.

Esta es una de las características que más me gusta de las tablas en Excel.

Una tabla detecta cuando ingresas una nueva línea o registro y esta se amplía automáticamente ajustándose al nuevo rango.

Debido a esto, si usas una fórmula en una columna, esta se copiará también de forma automática al ingresar un nuevo registro. ¡Excelente!

Dile adiós a esa costumbre de pegar un montón de líneas con tu fórmula y espacios vacíos. Con una tabla las fórmulas se copian solas.

4.- Insertar totales.

Aunque son igualmente válidas las fórmulas sobre una tabla, Excel te da la opción de insertar una línea de "total" al final de tu tabla.

Esto crea una línea "especial" claramente diferenciable donde Excel aplicará por defecto el total de cada columna -si aplica-.

Pero también te mostrará una lista desplegable, desde la cual podrás seleccionar la función que quieres aplicar para realizar el cálculo sobre esa columna.

5.- Usar referencias "humanizadas".

Realmente la más útil de las características de una tabla, en mi opinión. Me facilita mucho el trabajo y te voy a contar por qué.

Cuando creabas tus tablas de datos simplemente los escribías sin definir una tabla. Tal vez lo hacías así en algún momento, ¿verdad?

Y dime, ¿qué sucedía cuando desde otra hoja u otra zona de la misma hoja, debías aplicar fórmulas que invocaran datos de esa tabla? ¿O tal vez toda la columna de tu tabla?

Lo que sucedía es que debías de recordar la referencia de la columna de tu tabla. En qué columna y fila comenzaba y hasta dónde llegaba (para no tomar otros datos por error)

¿Estoy en lo correcto? ¿Más o menos? Pues bien, todo ese lío te lo ahorras con una tabla.

¿Cómo?

Al ingresar una fórmula, en lugar de usar la referencia de las columnas puedes llamarla por su nombre. Sí, por su nombre. Tal como lo lees.

Usaré como ejemplo mi archivo con la tabla que he creado. Imagina que quisiera saber cuál es la fecha más reciente de la columna "Fecha Nacimiento". Debo de usar la función MAX().

Si lo hiciera "a la antigua", escribiría la fórmula de la siguiente manera:

¿Cuáles son las desventajas de esto?

Si tu tabla crece al ingresar más datos, la referencia debe actualizarse en tu fórmula.

Debes recordar la ubicación de cada rango o moverte por la pantalla y seleccionar con el ratón el rango.

Si no anclas la fórmula, fácilmente se puede desplazar el rango por error.

Cuando usas una tabla.

Si utilizas una tabla, las cosas cambian, ya que puedes usar esta forma de referirte a las columnas:

Como puedes ver en la imagen anterior, en lugar de usar la "referencia dura" puedo referirme directamente al nombre de la columna. Lo que por supuesto, es más fácil de recordar.

Lo único que debes hacer es escribir el nombre de tu tabla (comienza por Table1 y aumenta la secuencia por cada tabla que vayas creando) y a continuación abres un corchete ([)

Excel detectará tu intención y te mostrará un listado con todos los nombres de columnas que tiene tu tabla, más otras opciones que puedes explorar.

Recuerda que al seleccionar un nombre de columna, debes cerrar el corchete o posiblemente Excel te marcará un error.

Para mi ejemplo, solo utilizo la columna "Fecha Nacimiento" y funcionará como si hubiera escrito directamente la referencia; pero con las ventajas ya explicadas:

Fácil de recordar los nombres de las columnas en lugar de las referencias.

El rango se ajusta automáticamente al área de la columna, no importa si la tabla crece o decrece.

No hace falta anclar la referencia. Puedes estar seguro de que no se desplazará por error.

Tu sistema quedará mucho más estructurado al aplicar el uso de tablas sin tener que crear varios nombres definidos.

Consejo adicional: Para facilitar aún más el asunto, puedes ponerle un nombre a tu tabla. Esto lo consigues si seleccionas tu tabla y te diriges a la pestaña "Design" (1) y en la sección "Properties" econtrarás una caja de texto donde podrás darle el nuevo nombre a tu tabla.

Crear tablas en Excel es una buena práctica.

Como te mencioné al principio, las tablas en Excel son realmente útiles a la hora de administrar y organizar datos.

Aunque en un principio pudiera parecer que dan más problemas que soluciones, la verdad es que crear tablas en Excel te ayudan a estructurar mucho mejor tus planillas.

Hoy has aprendido (o recordado) una de las características de Excel que más aportan a mejorar tu desempeño con esta hoja de cálculo. No dejes de practicar su uso para afianzar el conocimiento.

Recuerda que si juntas cada uno de los consejos que te expongo en este blog y los usas en conjunto, estarás realmente liberando tu productividad.

¡Hasta la próxima!

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Para trabajar con los datos, una tabla puede ser realmente útil en tu día a día con Excel. Sin embargo, ¿qué pasa si es la primera vez que usarás una tabla? ¿y si lo aprendiste pero te has olvidado? En ese caso sigue leyendo, porque aquí te muestro cómo crear tablas en Excel.

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CRÉDITO IV                                     TEMA #11                            28/07/2017             EXCEL: VALIDACIÓN DE DATOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #11                            28/07/2017             EXCEL: VALIDACIÓN DE DATOS

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Validar datos para asegurar la consistencia e integridad al ingresarlos en excel

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CRÉDITO IV                                     TEMA #10                            24/07/2017             EXCEL: TABLA DE DATOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #10                            24/07/2017             EXCEL: TABLA DE DATOS

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Aplicar formato de tabla a un rango de datos para mejorar y facilitar su uso.

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CRÉDITO IV                                     TEMA #9                             24/07/2017             EXCEL: SUBTOTALES

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CRÉDITO IV                                     TEMA #9                             24/07/2017             EXCEL: SUBTOTALES

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Excel Subtotales, aplicando la opción de subtotales

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CRÉDITO IV                                     TEMA #8                             21/07/2017             EXCEL: FILTRAR DATOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #8                             21/07/2017             EXCEL: FILTRAR DATOS

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Uso de filtro de datos dentro de Excel para seleccionar información dentro de un rango de datos

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CRÉDITO IV                                     TEMA #7                             21/07/2017             EXCEL: ORDENAR DATOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #7                             21/07/2017             EXCEL: ORDENAR DATOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #6                             21/07/2017             EXCEL: GRÁFICO OPCIONES DE DISEÑO

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CRÉDITO IV                                     TEMA #6                             21/07/2017             EXCEL: GRÁFICO OPCIONES DE DISEÑO

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Excel.- Gráficos y sus opciones de diseñó

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Aplicar diferentes opciones para mejorar el diseño del gráfico y facilitar su comprensión.

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CRÉDITO IV                                     TEMA #5                             21/07/2017             EXCEL: GRÁFICO AGREGAR Y QUITAR SERIES DE DATOS

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CRÉDITO IV                                     TEMA #4                             21/07/2017             EXCEL: GRÁFICOS CREACIÓN BÁSICA

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CRÉDITO IV                                     TEMA #4                             21/07/2017             EXCEL: GRÁFICOS CREACIÓN BÁSICA

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CRÉDITO IV                                     TEMA #3                             17/07/2017             EXCEL: GRÁFICOS INTRODUCCIÓN

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CRÉDITO IV                                     TEMA #2                             17/07/2017             EXCEL: AUDITORIA DE FORMULAS

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Exce.- Uso de las opciones de auditoría de fórmulas para revisar las fórmulas de una hoja de cálculo

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CRÉDITO IV                                     TEMA #1                             17/07/2017             EXCEL: BUSCAR V Y BUSCAR H

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Tutorial del uso de las funciones de búsqueda BuscarV y BuscarH

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CRÉDITO III                                     TEMA #11                            14/07/2017             EXCEL: FUNCIÓN LÓGICA SI

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CRÉDITO III                                     TEMA #11                            14/07/2017             EXCEL: FUNCIÓN LÓGICA SI

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Uploaded by Fernando Juca Maldonado on 2016-07-08.

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CRÉDITO III                                     TEMA #10                            10/07/2017             EXCEL: FUNCIÓN CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO

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CRÉDITO III                                     TEMA #10                            10/07/2017             EXCEL: FUNCIÓN CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO

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EXCEL CONTAR CONTARA CONTAR SI CONTAR BLANCO

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Excel videotutorial del uso de las funciones contar, contara, contar.blanco y contar.si

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CRÉDITO III                                     TEMA #9                            07/07/2017             EXCEL: FUNCIÓN SIFECHA.

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CRÉDITO III                                     TEMA #9                            07/07/2017             EXCEL: FUNCIÓN SIFECHA.

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CRÉDITO III                                     TEMA #8                            03/07/2017             EXCEL: FUNCIONES DIAS.LAB Y DIA.LAB.

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Excel funciones fecha dias.lab & dia.lab

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Excel: Funciones de fecha dias.lab y dia.lab, para calcular días laborables entre fechas

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CRÉDITO III                                     TEMA #7                            03/07/2017             EXCEL: FUNCIÓN FECHA: HOY, AHORA, DÍA, MES, AÑO.

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CRÉDITO III                                     TEMA #7                            03/07/2017             EXCEL: FUNCIÓN FECHA: HOY, AHORA, DÍA, MES, AÑO.

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Excel Funciones fecha: Hoy, ahora, año, mes, dia

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CRÉDITO III                                     TEMA #6                            30/06/2017             EXCEL: FUNCIONES

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CRÉDITO III                                     TEMA #6                            30/06/2017             EXCEL: FUNCIONES

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Excel.- Qué es una función, su formato y partes

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CRÉDITO III                                     TEMA #5                            30/06/2017             EXCEL: CONCATENAR CONTENIDO DE CELDAS - OPERADOR AMPERSAND

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CRÉDITO III                                     TEMA #5                            30/06/2017             EXCEL: CONCATENAR CONTENIDO DE CELDAS - OPERADOR AMPERSAND

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Excel.- Concatenación de contenido a través del operador & (ampersand)

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CRÉDITO III                                     TEMA #2                            23/06/2017  EXCEL: OPERADORES Y PARÉNTESIS

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CRÉDITO III                                     TEMA #2                            23/06/2017  EXCEL: OPERADORES Y PARÉNTESIS

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Uso de los operadores matemáticos y los paréntesis

Los operadores matemáticos son:  (%, ^, *, /, +, -).
Otros Operadores:
(=   >    <   <=   <=     :      ;    &    a)

En el video que está adjunto a continuación, explica detenidamente para que se usa cada operador.

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Dominando Excel: Operadores Matemáticos, Comparación y Uso de Paréntesis en Fórmulas【Guía Completa】

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CREDITO III                                     TEMA #3                            26/06/2017             EXCEL: FORMULAS, FUNCIONES Y FORMATO CONDICIONAL 

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CREDITO III                                     TEMA #3                            26/06/2017             EXCEL: FORMULAS, FUNCIONES Y FORMATO CONDICIONAL 

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Excel.- Ejercicio práctico 2 con Formulas, funciones y formato condicional

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Ejemplo desarrollado en clases, formulas, funciones básicas, autorrelleno, formato condicional

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CRÉDITO III                                     TEMA #1                            19/06/2017      EXCEL: TIPOS DE DATOS Y FORMATOS

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CRÉDITO III                                     TEMA #1                            19/06/2017      EXCEL: TIPOS DE DATOS Y FORMATOS

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Los datos que se introducen en una celda de excel pueden ser:

1.Texto: Por ejemplo: Mi texto, Fernando, cantidad. Siempre que sea texto se alineará al lado izquierdo de la celda.

2. Número: Se sugiere para evitar inconvenientes que se use el teclado numérico. Estos siempre se alinearán al lado izquierdo de la celda

2. Fecha u Hora
Siempre se trabaja con: día, mes, año. Deben alinearse al lado derecho de la celda. tenemos 2 manera de poner la fecha. manera corta y larga

3. Fórmulas:
son operaciones o fórmulas, que empiezan con el símbolo igual simples donde excel proporciona el resultado.

4. Funciones: Igual que la anterior empieza con el símbolo igual( =), seguido por el nombre de la función. haciendo que excel automáticamente muestra el nombre de la función o que más se debe escribir!

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Excel.- Tipos de datos usados en excel y su formato

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Excel.- Clase 1 acerca de los tipos de datos con los que trabaja excel

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CREDITO III                                     TEMA #4                            26/06/2017 EXCEL: AUTORRELLENO 

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CREDITO III                                     TEMA #4                            26/06/2017 EXCEL: AUTORRELLENO 

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Hay diferentes casos:
1. Cuando queremos hacer una copia del contenido de una celda. simplemente colocamos el cursor en la celda, se arrastra, damos clic derecho para usar la opción de opciones de autorrelleno .
2. Para crear una serie de datos se arrastra y se usa la opción de serie de relleno haciendo  clic derecho y  seleccionar la cuadrito de opciones de autorrelleno.
3. Cuando se trabaja con celdas con fecha.
también tenemos varias opciones de autorelleno y también tenemos diferentes formas de expresar una fecha.
las cuales veremos a continuación:

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Excel.- tutorial del uso de la opción de autorrelleno con texto, números y fechas.