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APORTES A PROCESOS DE LA EMPRESA LA GESTION DOCUMENTAL

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APORTES A PROCESOS DE LA EMPRESA LA GESTION DOCUMENTAL

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Universitat Politècnica de València - UPV

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Archivos y tipos de archivos | 18/36 | UPV

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Conservación de documentación de tu empresa

Es habitual que una empresa acumule todos los meses una cantidad considerable de documentos de su negocio: contratos, facturas, escrituras, altas y un largo etcétera. Pero, ¿es necesaria la conservación de documentación durante años? ¿Qué tiempo se debe conservar cada documento para cumplir con tus obligaciones legales?

Es importante que sepas que dependiendo del tipo de documentación, los plazos de conservación de la documentación puede variar. Por otro lado, también es importante que seas consciente de que no contar con la información que exige Hacienda, puede suponer una sanción elevada para tu negocio (como mínimo de 10 mil euros).

Así que para evitar el incumplimiento y sanciones, te recomendamos que tengas en cuenta la siguiente información sobre las fechas límites para la conservación de la documentación de tu empresa, bajo la normativa general, fiscal, laboral y mercantil.

Conservación de documentación según documento y norma

El plazo de conservación de la documentación relacionada con tu empresa dependerá del tipo de documento y de la normativa: laboral, mercantil, fiscal.

Normativa laboral

La ley sobre Infracciones y Sanciones establece en el artículo 21 que debe conservarse toda la documentación relacionada con nóminas y seguros sociales, así como también los registros de entradas y salidas de la j ornada laboral de los trabajadores. Estas infracciones prescriben a los 4 años.

Sin embargo, la normativa mercantil dicta que la empresa debe conservar la documentación durante 6 años. Por tanto, deberías conservar las nóminas y TCs (que ahora se llaman RLC, Relación de Liquidación de Cotizaciones, y RNT, Relación Nominal de Trabajadores) durante 6 años si vas a iniciar algún proceso o trámite mercantil.

Normativa mercantil

El Código de Comercio (en el art.30) establece que los empresarios deben conservar (de forma ordenada) los libros de contabilidad, correspondencia y justificantes relacionados con su empresa durante 6 años.

No solo se tiene en cuenta la documentación en papel, sino también la recibida de correos electrónicos.

Además, es recomendable guardar toda esta información para siempre. Nos referimos a la siguiente:

Copia de seguridad informática de registros contables.

Libros oficiales de contabilidad.

Contratos de larga duración.

Cuenta anuales firmadas.

Normativa fiscal

Igual que en la normativa laboral, Hacienda establece un periodo de 4 años como plazo de conservación de la documentación para comprobar si se realizaron de forma adecuada las declaraciones tributarias.

Esta se cuenta desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones. De esta forma, Hacienda puede solicitar la devolución de impuestos o establecer la deuda tributaria.

No obstante, es necesario conservar la documentación tributaria durante el periodo de prescripción mercantil de 6 años.

Por otra parte, habría que considerar algunos casos especiales que pueden ocurrir:

Si Hacienda interviene para revisar los impuestos, el plazo de conservación empezaría de nuevo. Es decir, imagina que una documentación del año 2015 termina su plazo de conservación en 2019. Pero Hacienda la revisa en el 2016. Esto supone que la conservación de documentación tenga que terminar en 2020.

Si se adquiere un inmovilizado para la actividad empresarial que supera los 3005,06 €, las facturas debes conservarlas 9 años si son muebles y 14 años si fueran inmuebles.

Si hay pérdidas, el plazo de conservación de la documentación se ampliará. Su plazo de prescripción será de 10 años.

Si compramos un activo amortizable, tendremos que conservar las facturas cuatro años desde la finalización de esa amortización.

En cuanto a las facturas, según la normativa fiscal, se debería respetar el plazo de 4 años ( Ley del IVA, art. 165).

Blanqueo de capitales y otros plazos

Por último, según la ley 10/2010 de 28 de abril (art. 25), el periodo mínimo de conservación de documentos en materia de prevención del blanqueo de capitales y financiación de terrorismo es de 10 años.

También existen otros documentos donde no hay un plazo específico. Estos son: préstamos (hasta que se devuelvan o cancelen), garantías (hasta que se cancele) y bienes de inversión (hasta que se cumpla el plazo de regularización del IVA).

Requisitos para la conservación de esta documentación

Toda la documentación que tiene que conservarse debe ser original, ya sea en papel o a través de medios electrónicos (en este último caso, siempre que sea legible, auténtico y legal).

Indudablemente, la conservación de toda esta documentación empresarial es una obligación más para las empresas y sus incumplimientos pueden acarrear sanciones importantes. Ante la duda, consulta a profesionales que puedan asesorarte.

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Conservación de documentación: ¿qué plazos legales debes cumplir?

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Es habitual que una empresa acumule todos los meses una cantidad considerable de documentos de su negocio: contratos, facturas, escrituras, altas y un largo etcétera. Pero, ¿es necesaria la conservación de documentación durante años? ¿Qué tiempo se debe conservar cada documento para cumplir con tus obligaciones legales?

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NORMAS VIGENTES DE ARCHIVOS

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La normalización en la Archivística, aplicada de forma correcta, es un instrumento muy ventajoso que facilita el trabajo y garantiza calidad. La utilización de normas en el Archivo ayuda a aunar criterios y procedimientos y garantiza el acceso a la información. Es decir, la normalización favorece el tratamiento documental y la interoperabilidad de registros, unifica las tareas repetitivas, mejora la gestión de los procesos documentales y facilita el trabajo en grupo.

El Diccionario panhispánico de dudas (DPD) define la normalización como: " Actividad por la que se unifican criterios respecto a determinadas materias y se posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividad concreto", y por otro lado, la AENOR la define como: " Actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas ".

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos: la simplificación, es decir, reducir el número de modelos y de normas, para quedarse únicamente con los más necesarios; la unificación, que permite los intercambios a nivel internacional; y la especificación, que intenta evitar errores de identificación, creando un lenguaje claro y preciso. Para llevarlo a cabo existen diversos organismos partícipes en la elaboración de normas, tanto a nivel nacional como internacional.

Organismos nacionales

La UNE (Asociación Española de Normalización) es el organismo español que posee el reconocimiento oficial para emitir normas nacionales, denominadas normas UNE. La base jurídica de UNE viene regulada por el Real Decreto 2200/1995, por el que se aprueba el Reglamento de la Infraestructura para la Calidad y Seguridad Industrial.

AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) es la encargada de promover y coordinar los trabajos para la elaboración de las normas españolas UNE. Los trabajos se desarrollan en Comités Técnicos de Normalización (CTN). Los miembros del CTN participan en estas actividades a través de los grupos de trabajo y del SC1 Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones.

La Subdirección General de los Archivos Estatales (Ministerio de Cultura y Deporte) dirige el Sistema de los Archivos Estatales; coordina las actuaciones con las comunidades autónomas referentes a la conservación y la difusión del patrimonio documental español; y coordina la cooperación archivística internacional.

El CIDA (Centro de Información Documental de Archivos) es un órgano español dependiente de la Subdirección General de los Archivos Estatales, fue creado en 1978. Ha realizado una importante labor de normalización terminológica de vocabularios y normalización descriptiva de las tipologías documentales. Su principal objetivo es la difusión del patrimonio documental custodiado en los archivos españoles.

Organismos internacionales

La ISO (Organización Internacional de Normalización) nació tras la Segunda Guerra Mundial (el 23 de febrero de 1947). Es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es buscar la estandarización de normas de productos y de seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional. Las normas ISO no contienen reglas específicas o listas de control, los estándares ISO ofrecen la posibilidad de que cada empresa pueda crear su propia estrategia ISO. Está compuesta por una red de organismos nacionales de normalización de 159 países.

CEN (Comité Europeo de Normalización) es el equivalente europeo a la ISO y fue fundado en 1961. Es una organización no lucrativa privada cuya misión es fomentar la economía europea en el negocio global, el bienestar de ciudadanos europeos y el medio ambiente proporcionando una infraestructura eficiente a las partes interesadas para el desarrollo, mantenimiento y distribución de especificaciones y sistemas estándares coherentes.

El CIA (Consejo Internacional de Archivos) es la organización no gubernamental que promueve la cooperación, la investigación y el desarrollo internacional en todos los campos relacionados con los archivos. Fue creada en 1948. Dentro del CIA destacan el Comité de Normas de Descripción (CDS) y el Comité de Buenas Prácticas y Normas (CBPS).

Existen normas de diversa índole: relacionadas con la descripción archivística (ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDIAH, etc.); de gestión documental de archivos, tanto físicos como electrónicos (MoReq, ISO 15489, etc.); normas de conservación; normas que hacen referencia a cómo deben de ser los edificios de archivo; normas para la elaboración de tesauros e índices; para referencias bibliográficas; normas para los requisitos de encuadernación, etc.

Las normas imprescindibles que un Archivo debe seguir

1. ISAD(G)

La ISAD(G) (General International Standard Archival Description) es la Norma Internacional General de Descripción Archivística. Publicada por el Consejo Internacional de Archivos en 1994, pero su versión definitiva no se aprueba hasta el año 2000 durante el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla.

Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas, con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. Su finalidad es la creación de metadatos descriptivos de documentos de archivo a nivel internacional. Sigue un modelo jerárquico de descripción que se desarrolla por niveles. Las reglas de esta norma se estructuran en 7 áreas, contiene 26 elementos e incluye un glosario de términos con sus definiciones.

* NEDAes la Norma Española de Descripción Archivística. Esta norma es la adaptación de la ISAD(G) al ámbito archivístico español. Surge por iniciativa de la Subdirección General de los Archivos Estatales, con la participación de los Archivos Estatales y de las comunidades autónomas. Engloba todo el ciclo vital de los documentos y al igual que la ISAD(G), la NEDA también consta de 7 áreas.

2. ISAAR (CPF)

La ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) es la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. Fue publicada por el Consejo Internacional de Archivos en 1996 y durante el XV Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Viena en el año 2004, se presentó la segunda edición. Esta norma tiene dos funciones: por un lado, la de controlar la creación y empleo de los encabezamientos como puntos de acceso; y por otro, la de describir una entidad, persona o familia.

3. ISDIAH

La ISDIAH (International Standard For Describing Institutions with Archival Holdings) es la Norma Internacional para describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo. El primer borrador de la norma se preparó en Milán en enero de 2006 y fue nuevamente discutido, corregido y desarrollado en Madrid en mayo de 2007. Este borrador se difundió a la comunidad archivística internacional desde julio a noviembre de 2007.

El principal objetivo de esta norma es facilitar la descripción de aquellas instituciones cuya función primordial es la conservación de los documentos de archivo y de su difusión al público en general. Además, esta norma ofrece directrices para vincular la información relativa a las instituciones, con la descripción de los documentos que estas custodian y con sus productores. Las mencionadas descripciones deben ser elaboradas conforme a las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF).

4. ISDF

La ISDF (International Standard for Describing Functions) es la Norma Internacional para la Descripción de Funciones. Fue elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales en Dresde (Alemania) en mayo de 2007.

Esta norma sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y la conservación de documentos. La norma puede utilizarse para describir una función o cualquiera de sus divisiones.

5. Normas DTDs (EAD, EAC y EAG)

Estas normas utilizan vocabularios basados en XML. En los lenguajes de marcado, todos los documentos de un mismo tipo poseen una estructura común, por lo que se pueden codificar usando el mismo conjunto de etiquetas o vocabulario. Las etiquetas válidas para los documentos de un mismo tipo reciben el nombre de DTD ( Document Type Definition):

es la Norma de Descripción Archivística Codificada, se usa para la codificación en formato electrónico de descripciones de documentos de archivo. Fue desarrollada en Estados Unidos, su finalidad es proporcionar un formato normalizado para el intercambio de información basado en ISAD(G).

EAC (Encoded Archival Context) es la Norma de Contexto Archivístico Codificado, permite la codificación en formato XML de los registros de autoridad, por lo que está relacionada con la ISAAR (CPF). Se inició en el año 2000, pero no está tan desarrollada como la EAD.

EAG (Encoded Archival Guide) es la Norma de Guía de Archivo Codificada, es una herramienta para la redacción de guías de archivo en formato electrónico. Surge como una propuesta de la Subdirección General de los Archivos Estatales y está estrechamente vinculada a los proyectos Censo-guía y AER (Archivos Españoles en Red). Su última versión es del año 2012.

6. ISO 15489

La norma ISO 15489, tanto la parte 1 como la parte 2, fue creada por la Organización Internacional de Normalización ISO en Ottawa, en el año 2000. Esta norma es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo. La ISO 15489 sobre gestión de documentos tiene como objetivo homogeneizar las políticas de implementación de sistemas de gestión de documentos, en cualquier soporte y formato, tanto en organizaciones públicas como privadas. Esta norma consta de dos partes, la parte 1 versa sobre las generalidades y la parte 2 sobre las directrices. Ha sido traducida al español por el SC1 Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones.

7. MoReq

El MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records)es el Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Es un conjunto de requisitos para la organización de archivos electrónicos, desarrollado en el marco de la Unión Europea. Es un enfoque operacional de la norma de gestión de documentos ISO 15489. Esta norma contribuye a la normalización y al impulso de la gestión de documentos de archivo en el marco de la administración electrónica. Se publicó por primera vez en el año 2001, traduciéndose posteriormente a distintas lenguas oficiales comunitarias. En 2008 se edita una nueva versión MoReq2. En total reúne 390 requisitos y 127 elementos de metadatos que tienen como finalidad garantizar que los documentos electrónicos de archivo producidos por una organización se gestionen de forma adecuada de cara a su conservación y su disponibilidad a largo plazo. Actualmente existe la MoReq2010 publicada en el año 2011.

8. ISO 30300 e ISO 30301

La ISO 30300 Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Fundamentos y vocabularioy la ISO 30301 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitosse publicaron a finales del año 2011. Son integrantes de la serie de normas ISO 30300 Sistemas de gestión para los documentos. La norma ISO 30300 tiene como propósito describir los principios del sistema de gestión y definir los términos relacionados. Esta norma ha sido revisada por ISO 30300: 2020. Por su parte, la norma ISO 30301 establece los requisitos de un sistema de gestión para los documentos y el modo en que las organizaciones puedan desarrollar una política de gestión documental. Los requisitos contemplan desde el diseño de procesos y aplicaciones, hasta el control, medición y evaluación de resultados dentro de una gestión acorde con el ciclo de mejora continua. Esta norma ha sido revisada por ISO 30301: 2019.

9. ISO 19005

La norma ISO 19005 de Gestión de documentos. Formato de archivo de documento electrónico para preservación a largo plazo tiene el objetivo principal de definir un formato de archivo basado en PDF, conocido como PDF/A, que proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de forma que se conserven a largo plazo, independientemente de las herramientas y sistemas utilizados para crear o almacenar los archivos. En la actualidad, hay 3 partes en la familia de esta norma: ISO 19005-1 (PDF/A-1),ISO 19005-2 (PDF/A-2)yISO 19005-3 (PDF/A-3).

10. ISO 14721

La norma ISO 14721 Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Sistema de información de archivo abierto. Modelo de referencia especifica un modelo de referencia para un sistema de información de archivo abierto OAIS (Open Archival Information System). El objetivo de esta norma es establecer un sistema para archivar información, tanto digitalizada como física, con un esquema organizacional compuesto por personas que acepten la responsabilidad de preservar la información y ponerla a disposición de una comunidad designada.

11. ISO 11799

La norma ISO 11799 Información y documentación: requisitos de almacenamiento de documentos para materiales de archivo y bibliotecaespecifica las características de los repositorios utilizados para el almacenamiento a largo plazo de materiales de archivo y biblioteca. Cubre la ubicación, la construcción y la renovación del edificio, así como la instalación y el equipo que se utilizará tanto dentro como alrededor del edificio. Se aplica a todos los materiales de archivos y bibliotecas almacenados en repositorios, donde los medios mixtos se pueden almacenar junto con materiales en papel.

12. ISO 25964

La norma ISO 25964 Información y documentación. Tesauros e interoperabilidad con otros vocabularios surge como revisión de las normas ISO 2788 y 5964 (dedicadas respectivamente a los tesauros monolingües y multilingües), que después de 25 años ya no responden a las prácticas actuales de procesos de indización y recuperación de la información, ni cubren la demanda de aplicaciones de red que quieren utilizar recursos heterogéneos. Por tanto, por una parte estamos hablando de un cambio por obsolescencia del formato (del papel a soporte electrónico), y por otro lado, de un cambio de funcionalidad. Esta norma tiene 2 partes: la ISO 25964-1: 2011y laISO 25964-2: 2013.

Silvia Santos Collado

Consultora en Marketing y Comunicación Digital en Archivos/ECM

Imagen superior cortesía de Shutterstock

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12 normas fundamentales que debe seguir tu Archivo

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La normalización en la Archivística, aplicada de forma correcta, es un instrumento muy ventajoso que facilita el trabajo y garantiza calidad. La utilización de normas en el Archivo ayuda a aunar criterios y procedimientos y garantiza el acceso a la información.