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Temos apego à informação, guardamos tudo e não usamos para nada;

Mesmo talvez não sendo um tema da GO, seria o caso de pensar ações relacionadas à permanência, articuladas ao Catalogo social (Ex.: Articular com o Governo do Estado para aproximar Ues de equipamentos como CRAS, CREAs, Conselhos)

Foco na estratégia: Todo projeto da sede passa pela validação da GO;

Gerência de Operações define a operacionalização de todos os projetos das funcionais, pois impactam a operação da Unidade;

Alinhamento com ferramentas técnicas de mercado. Ao mesmo tempo que a GO anseia por inovação, ela poda novas estratégias. Exemplo: Curso de gestão ágil realizado na FCO. Houveram críticas massivas à ação e hoje ela é super usada no mercado.

A “eterna busca” do papel da GO, já é motivo de descredito junto às Unidades e funcionais;

Como lidar com o volume de informações por grupo de atendimento dada a diversidade de temas, e por vezes, a necessidade de aprofundamento para as ações?

Gestão de conhecimento, linha do tempo e relatórios inexistentes;

As unidades já falam em 6 GO, as funcionais não sabem com quem falar;

Estímulo à capacitação/uso de novas ferramentas. Contamos sempre que o estimula venha de fora e nunca estamos alinhados com o mercado;

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• Novo carros para as viagens da GO;
• Quebrar a parede do corredor, deixar apenas a sala dos GOs com portas;
• Proporcionar trabalhos dos grupos, mas também coletivos que não necessitemos dos micros ligados na sede para trabalhar remotamente;
• No grupo do teams, profissionalmente falando: O que tenho para compartilhar que todos precisam saber?;

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Comunicados à rede: criação de conteúdos em vídeo, mais objetivos para repassar orientações. Exemplo: orientações de oferta, melhorias de sistemas...

Atualizações rápidas dos projetos com comunicação mais interativa;

Centralizar a comunicação interna e externa;

Compartilhar informações das reuniões (pode ser no 60 minutos pop);

Respeitar as reuniões agendadas;

Inovar na comunicação com a rede: textos + informais e com referências atuais;

Muitas vezes, ficamos sabendo de informações pelas Unidades, informações que deveríamos ter para orientar a rede;

Ações de comunicação dos grupos precisam estar alinhadas, todos fazendo o mesmo trabalho com o mesmo formato;

Eleger duas ou três pessoas para comunicação com a rede para elaboração de e-mails;

Centralizar o envio das informações que serão encaminhadas;

Alinhar com equipe GO os comunicados que sairão;

Alinhar a linguagem entre os grupos, fluxos e processos (Teams e compartilhamento de boas práticas);

Usar outros meios para comunicar, exemplo: podcast (até 4 minutos)

Usar a Intranet para organização dos comunicados para a rede. Para uma comunicação assertiva, propor fluxos para nosso trabalho;

Organizar e criar frentes de comunicação com a rede passando pela GO, as informações de outras funcionais acompanhando o que a rede está recebendo;

Momento para compartilhamento dos projetos e atividades desenvolvidas pela equipe (agilidade) – Exemplo: via teams (vídeo)

Dialogar a comunicação institucional, antes de comunicar a rede;

Definir um representante em cada grupo por assuntos/temas e os representantes de cada grupo se reunirem com os dos demais grupos para trocas e compartilhamentos. Depois cada responsável dissemina e discute com seu grupo;

Comunicação interna – criação de fluxo que a equipe da GO tenha conhecimento das informações que são tratadas com a rede;

Buscar uma comunicação clara e objetiva para as UEs e para a própria GO;

Compartilhamento de informações com toda equipe (assuntos rápidos) com uso de ferramentas coletivas (Ex.: Whatsapp) através de vídeos rápidos para agilizar a informação;

Comunicação para todos (no geral)

Boletins informativos;

Toda comunicação com a rede centralizada num único grupo. De forma moderna e com linguagem leve;

Centralizar a comunicação interna e externa que seja pertinente e direcionada à equipe com as secretárias;

Utilizar vídeos curtos ou áudios para comunicar questões importantes para as UEs. Vídeos simples e curtos que podem ser feitos na própria GO (podem ser linkados na FAQ/Intranet);

Local compartilhado entre grupos para conhecer trabalhos e atividades além de ideias que ainda não iniciaram;

Organizar a comunicação de forma centralizada pequena equipe cuidando do tema;

Implantar técnicas de mercado que favoreçam a comunicação para compartilhamento de informações, buscando o mesmo atendimento às Unidades. Exemplo: reuniões rápidas no início ou final da semana (Daily – 15 minutos);

Melhorar o “time”(tempo) da comunicação, com pequenos grupos responsáveis pela tomada de decisão. Demoramos muito para comunicar coisas simples e muitas vezes atropelamos o envio de assuntos importantes confundindo mais que ajudando;

Criar fluxo de informação (Equipe > Assistentes > GO e GO> Assistentes > Equipe)

Apresentação de projetos da equipe diretamente para GOs e Assistentes;

Usar o 60 minutos para alinhamento de assuntos rápidos – apenas para compartilhamento.

Criar outros espações para aprofundar discussões;

Novos desafios;

Boas práticas;

Compartilhamento de informações de reuniões com o grupão;

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Retomar aquela ideia das assistentes novas no Senac realizaram uma imersão de alguns dias em uma Unidade;

Papéis: AG – Coordenar e orientar trabalho dos técnicos. Técnicos – Pensar desenvolvimento dos assistentes.

Cuidado na gestão dos grupos que são responsáveis pelos projetos: sobrecarga x ociosidade;

Uso do termo “apoio” para as/os assistentes técnico administrativo, porque o nosso trabalho também demanda construção/pensar junto;

Que os assistentes de gerente possam se deliberar das decisões operacionais para que tenham tempo de olhar para as equipes e em sua formação (feedback, desenvolvimento, acompanhamento das equipes e Unidades);

Clareza nas entregas: a cada hora estamos ficando em algo diferente, fica difícil criar um itinerário formativo dentro desse contexto;

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Para compartilhar projetos e desenvolvimento de tarefas: PLANNER;

Para compartilhar arquivos: ONE DRIVE. Possibilita também um mesmo arquivo seja editado simultaneamente por 2 ou mais pessoas;

Implantação de 01 plataforma de gestão de conhecimento no 1º semestre. Pesquisar no mercado a melhor plataforma;

Criar ferramenta para informar e dialogar sobre temas/projetos com equipe GO de maneira dinâmica. Ter dupla responsável por disseminação da informação;

Ter um “álbum de figurinhas” para cada tema/projeto a fim de organizar o histórico, fluxos e envolvidos;

Criar painéis de projetos: novos, em andamento e ideia com objetivo de compartilhar entre nós o que já está sendo feito/tratado;

Trabalho confuso: a quem nos reportamos Assistentes de Gerência ou GOs?

Duplas de técnicos com um ou dois assistentes responsáveis por temas relevantes da GO e que cuidem do repasse, alinhamento e participação coletiva;

Participação rodiziada de pessoas nos projetos: manter a equipe fixa da formação inicial e eleger 1 pessoa que conhecerá o trabalho e poderá contribuir com melhorias;

Nas reuniões do 60 minutos popular cada responsável por algum projeto compartilhar com os demais colegas o status do projeto, objetivos e etc;

Horários (semanais ou quinzenais) para compartilhamento de informações.

Ferramenta online para atualização de status de projetos;

Manutenção do 60 minutos com a equipe com pauta estruturada para compartilhamento contínuo;

Criação dos principais fluxos (desenho) buscando o alinhamento nas análises dos grupos;

Utilizar competências de cada um para assumir demandas;

Criar um mapa de flexibilidade da GO;

Promover gestão do conhecimento entre a GO com as funcionais;

1 local que interconecte materiais formativas do senac, organizado por temas/categorias. Exemplo: Um site/sharepoint interno que tenha “trilhas do conhecimento”, interconectando o acesso já existente na intranet, X, sisnormas, nuvem, etc.

Pílulas de projetos iniciados e em andamento: Cada grupo contextualiza o objetivo, envolvidos e metas;

Ferramenta para gestão da informação, temos muito retrabalho fazendo atividades que já foram feitas sem resgate desse histórico.

Gestão ágil para implantação de ferramentas precisamos que os gestores “banquem” e puxem ação;

Fazer o gerenciamento dos projetos que estão sendo desenvolvidos através de alguma ferramenta de gerenciamento de projetos e ter momentos para apresentar o status do projeto;

Definir formato de trabalho da GO independente do auxílio da GPG;

Redução de assuntos operacionais aos Assistentes de Gerência;

Arquivo no X: separar por temas, para ficar mais fácil e intuitiva a busca, com pessoas especificas que tenham o perfil de organização;

Fluxograma para nossas atividades dentro da GO e no atendimento à rede;

Melhor distribuição dos projetos e atividades da GO;

Termos mapeado as competências e quais assuntos cada um gostaria de participar;

Grupos focados em temas, otimizam talentos, agilizam o “time” da comunicação e facilita a capacitação das equipes;

Criar reuniões rápidas/práticas por grupos (de atividades). Nenhuma reunião na GO é feita em menos de 1h. Precisamos normalizar a troca rápida de informações, mas para isso precisamos dar autonomia para que pequenos grupos tomem decisões;

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Como garantir a qualidade, uniformidade e padrão de informação comuns às Unidades;

Importante frisar que há um setor responsável pela criação de relatórios. Se não nos “perdemos” nessa atividade e criamos relatórios que “não conversam com os oficiais”.

Ter ferramentas para mensuração de resultados e apresentar periodicamente para equipe o status/andamento.

Levantamento de dados por grupos e por temas (não grupos de atendimento, mas grupos focados em determinados assuntos para que ocorra otimização das análises);

Ter um painel vivo (dinâmico) na GO em que as Unidades interagem com informações por exemplo: meta PSG em março é XX ou quantidade de matrículas);

Painel de monitoramento que centralize todas as informações das Unidades: Rede física, pessoal, financeiro, metas, produção, dimensionamento, ocupação. Com atualização mensal. Proponho utilizar o Power BI.

Identificar os indicadores e periodicidade necessários para análise de performance das Unidades e unificar em uma única ferramenta (dashboard) – Analisar as ferramentas já existentes, GPG, GCR e GPG)

Revisitar as ferramentas que temos, analisar as melhorias e ser estratégicos. Grupo de trabalho voltado para gestão da informação;

Receio de criar indicadores que não conseguiremos acompanhar. Excesso de dados, pouca análise e pouca ação;

Ter dados mais palpáveis, quantitativos e qualitativos;

Não temos entregas que nos identifique. Trabalhamos por demanda e isso impacta na falta de clareza, subutilização, sobrecarga e comunicação deficitária. Criar entregas e grupos com foco nas entregas;

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• Desenvolver propostas de atuação e projetos a serem desenvolvidos para o ano seguinte, com prazos e compartilhamento para todos os envolvidos (GO);

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• Criação de fluxos e processos de atendimento às Unidades;
• Capacitação da equipe para utilizar Power BI e melhorar o uso do Excel;
• Pensar em “capacitações” mais qualitativas também, para que a gente melhore cada vez mais na articulação de dados e informações;
• Garantir o espaço de atuação, apresentando mais liberdade e segurança nas tomadas de decisões;
• Elaboração do manual de descrição de atividade da equipe GO (técnicos, apoios e assistentes);
• Desenhar papel/atividades dos gerentes, assistentes de gerência, técnicos, apoios técnicos e secretárias;
• Definição das atividades que os técnicos desenvolvem, assistentes de gerência e apoios para ficar claro para todos;
• Criar um escopo de trabalho e campo de atuação (assistentes, técnicos e apoios);
• Criar um quadro com mapeamento das competências para explorar nos projetos;
• Indicação de projetos e interfaces com outras gerencias a partir das competências e perfil da equipe;
• Organizar o trabalho pautado pelas competências instaladas;

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Olhar para as promoções das equipes da GO (reconhecimento);

Promoções: Como são feitas? Quando são dadas?

Promoções por merecimento e não todo mundo ganhando igual;

Criar uma plataforma com talentos interesses, objetivos de cada funcionário e habilidades. Desta forma é possível um olhar mais amplo para definição de pessoas para reuniões, projetos, etc.

Estabelecer quem cuida de quem, exemplo, os AGs dão feedback para os técnicos semestralmente ou anualmente, os técnicos do grupo fazem o mesmo com os apoios e os gerentes fazem com os AGs;

Mapa de talentos e afinidade com temas para definição de projetos e atendimento gerências corporativas;

Como criação de um mapa de talentos e competências para assertividade nas elaborações dos projetos e melhor organização e satisfação dos funcionários;

Gestão com conhecimento nos objetivos profissionais das pessoas, para auxiliar no desenvolvimento;

Mais clareza no processo de desenvolvimento pessoal;

Criar um banco com dados de todos (GO) com habilidades, talentos, formação e competências;

Habilidades podem ser desenvolvidas, se as atividades tivessem mais constância e clareza, conseguiríamos capacitar as equipes para as necessidades do setor;

Investir no desenvolvimento (cursos além Educor) das pessoas;

Dividir equipe /projetos pensando em desenvolvimento: como nos complementamos;

Elaboração do mapa de flexibilidade (equipe GO);

Ter um melhor mapeamento da equipe e de suas habilidades e competências;

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Sala dos gerentes mais próximas das secretárias passando a sala de reuniões onde é a sala da Tati;

Será que os ramais telefônicos ainda fazem sentido? Já que as conversas à distância geralmente ocorrem via teams atualmente?

O espaço poderia ser mais colorido, inovador, menos empresa + escola;

Parede interativa que se possa escrever, desenhar ou deixar um espaço para insights;

Ambiente com mobiliário mais flexível que permita a criação de espaços de trocas e conversação;

Parede para escrever, também propiciando espaços de trocas e compartilhamento;

Usar paredes para brainstorming de projetos/paralelamente comunica;

Parede interativa, mobiliário moderno para facilitar a interação da equipe, não ter lugares fixos;

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Nos apropriarmos de nossos trabalhos, demandas etc (exemplo: como cuidar do EMED? Como abrir oferta no sss?) Quem tem domínio dentro da GO, pode fazer “formações” para os colegas;

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Avaliação 360º anual ou semestral;

Dar feedback estruturados e periódicos com os GOs;

Processo estruturado de feedback com periodicidade;

Avaliação e feedbacks com regularidade e objetivos definidos;

Dar continuidade no PDI, com foco em desenvolver os talentos aplicando nas atividades de trabalho;

Feedback estruturado com base em planejamento de carreira: onde estou > onde quero chegar (auxílio para entendimento de perfil, retorno sobre competências necessárias x instaladas);

Feedbacks que envolvam assistentes de gerências, GOs, assistentes e técnicos, periódicos com ferramentas que auxiliem no registro dos mesmos;

Programa organizado de feedbacks individuais;

Organizar feedbacks para os funcionários de forma sistemática, exemplo: pontos a melhorar definidos e um acompanhamento semestral ao menos;

Ter uma periodicidade e acompanhamento do desenvolvimento de todos os funcionários da GO;

Estruturar formas de desenvolver a equipe (O que é esperado do trabalho individual e coletivo?)

Gestão as equipes se feita por quem está mais próximo: assistentes de gerência;

Gestão de pessoas realizada pelos GOs e não pelos assistentes;

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Notebooks, meses/cadeiras móveis, lousas ou painel de vidro para registros;

Espaço maior para reuniões/café;

Lugares flexíveis, sentar próximo de quem preciso dialogar naquele dia/semana;

Computadores: trocar por notebooks com tela grande;

Mobiliário aconchegante para momentos relax: com puffs, lousas.

Sala de descompressão/convidativa.

Parede de vidro para anotarmos ideias;

Não ter postos de trabalho fixo;

Espaço sem divisórias das salas: organização das mesas (algumas) por ambiente de projeto (mesas redondas);

Hábito de todos usarem notebooks: maior mobilidade, possível usar em sala de reunião e otimiza recursos;

Todos com notebook e sem lugar fixo;

Liberdade para sentar onde quiser, sem a obrigatoriedade de ficar junto com o grupo;

Termos notebooks e estações de trabalho livre. Assim, podemos chegar e conectar nosso equipamento em qualquer lugar, favorecendo trocas e projetos (em comum);

Mobiliário “quadrado” onde prevalece a divisão por hierarquia e não uma interação entre as equipes;

Mesas menores sem lugar fixo;

Notebooks no lugar de desktop;

Notebook individual no lugar dos PCs;

Implantar um local na sede para qualquer funcionário usar como espaço de descompressão;

Inova de mobiliário permitindo mais flexibilidade e mobilidade com espaços menos determinados, promovendo a integração entre todos e uma comunicação mais fluída;

Não ter lugar fixo: Permite maior troca entre os membros da GO;

Estação de trabalho com tela, teclado, cabos, compatíveis para que qualquer pessoa sente com um notebook;