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Alle 14 Tage Abstimmungstreffen mit dem Projektmanagement nur bei Bedarf a.s reine Arbeitstreffen. Top und Gesprächspartner sind anzumelden / Projektmanagement sollte immer dabei sein

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Alle 14 Tage Abstimmungstreffen mit dem Projektmanagement nur bei Bedarf a.s reine Arbeitstreffen. Top und Gesprächspartner sind anzumelden / Projektmanagement sollte immer dabei sein

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Vierteljährlich Aktualisierung Vorhabensliste in großer Runde aber max. 2 h auch hier sollte vorher die Liste aktualisiert als Gespächsgrundlage eingereicht werden.

Jährliche gemeinsame Planung im Oktober, November der Vorhaben des nächsten Jahres auf Basis einer realistischen Kapazitätenermittlung - alle

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Erstellen einer tatsächlich, jahresaktuellen Vorhabenliste unter Einbeziehung der vorhandenen Kapazitäten. Dazu ein mindestens vierteljährliches, gemeinsames Treffen in dem die Liste aktualisiert wird und die Fortschritte bzw. Probleme (grob granuliert) besprochen werden. (Im Sinne eines Erfahrungsaustausches) Die  Projektliste der einzelnen Bereiche könnte auch Instrument der Planungsgespräche werden.

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Erstellen einer tatsächlich, jahresaktuellen Vorhabenliste unter Einbeziehung der vorhandenen Kapazitäten. Dazu ein mindestens vierteljährliches, gemeinsames Treffen in dem die Liste aktualisiert wird und die Fortschritte bzw. Probleme (grob granuliert) besprochen werden. (Im Sinne eines Erfahrungsaustausches) Die  Projektliste der einzelnen Bereiche könnte auch Instrument der Planungsgespräche werden.

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Effektives Umsetzen der Vorhaben - Gemeinsame Unterstützung durch Erfahrungsaustausch - Zeitnahes Wissen über Vorhaben (Multiplikatorenfunktion)

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Effektives Umsetzen der Vorhaben - Gemeinsame Unterstützung durch Erfahrungsaustausch - Zeitnahes Wissen über Vorhaben (Multiplikatorenfunktion)

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Abstimmung auf kurzem Weg
Lernen aus anderen Projekten
GGf gemeinsames Feststellen von Schnittmengen gemeinsamer Treffen als laufenden Prozess

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Wechsel vom Planungsmodus in einen operativen Modus
Einführen von einheitlicher Arbeitsstruktur - Stichwort Governance für alle Projekte

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Erstellen einer Projektlandschaft
Absprachen auf kurzem Weg

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Schaffen von regelmäßigem Feedback / Erfahrungsaustausch

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Schaffen von regelmäßigem Feedback / Erfahrungsaustausch

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Reine Info (wie derzeit) alle drei Wochen ausreichend, bei Abarbeitung der Vorhaben öfter.

Schwerpunktthemen im Vorfeld festlegen, dann Teilnahme nach Thema. Generell ist aber die Beteiligung aller zentralen Einheiten gut. Punktuell themenabhängig weitere Personen einladen.

Generell sind 60 min zu wenig für Behandlung eines Themas.

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.... insb. DVZ. Gemeinsame Planung erforderlich.

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und sprechen nicht nur drüber.

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... muss endlich erreicht werden. Keine Fortschritte bisher erreicht im Sinne einer Umsetzung. Was passiert mit Portfolio? Kein Feedback (Bearbeitungsstand). Rückmeldung fehlt - Erscheint derzeit als Black Box.

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Austausch und Abstimmung über Digitalisierungsvorhaben und -projekte; Transparenz schaffen; Schwarmintelligenz der verschiedenen Abteilungen

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(Fachadministration, Prozesswissen)

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Wie beim DMS ggf. externe Expert*innen einladen, die Erfahrungen berichten

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Abteilungsinterner Überblick wurde zwar geschaffen, aber abteilungsübergreifender Blick fehlt noch - hier mehr Übersicht schaffen

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Transparenz schaffen über Digitalisierung und gemeinsames Voranbringen von bereichsübergreifenden Anliegen

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Transparenz schaffen über Digitalisierung und gemeinsames Voranbringen von bereichsübergreifenden Anliegen

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Die Interessen der eigenen Abteilung und der eigenen Zielgruppen in Bezug auf Digitalisierung vertreten (z. B. für DVI Mehrsprachigkeit)

Erwartungen: Transparente Darstellung der Digitalisierungsentwicklungen und damit einhergehender Erfordernisse an der FH, gleichzeitig aber auch Platzierung eigener Themen und Bedarfe

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Möglichkeiten (Austausch und Abstimmung über Digitalisierungsvorhaben) mehr ausschöpfen; übergreifende Themen (z. B. Zweisprachigkeit von digitalen Programmen) von Anfang an berücksichtigen

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... hat sich gut gefunden. Auch Protokolle, Scibo, etc.

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Kein Anspruch auf Perfektion sondern besser iteratives Weitermachen / Überarbeiten.

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Idee: Turnus zweiwöchig, dafür längere Sitzungen (als nur 1 Stunde), um sich tiefergehend über die TOPs austauschen zu können.

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Abteilungsübergreifende Priorisierung von Projekten, weil die Kapazitäten der DVZ begrenzt sind und nicht alles umgesetzt werden kann

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Priorisierung von Vorhaben (wurde bislang noch nicht betrieben). - Wie sollen z.B. die sciebo-Einträge umgesetzt werden - und in welcher Reihenfolge (sofern das überhaupt möglich ist).

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ForD unterstützt in der Alltagsarbeit

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z.B. "Dokumente unterschreiben", "Rechnungsprozesse", "Zahlungsarten"

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Jedes Dezernat hat Ansprüche. Insofern müsste es wohl um Priorisierung und um Kapazitäten gehen.

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Wie steht es bei der Einführung von Fachverfahren und dem Umsetzen der Masterprojekte um die Kapazitäten der DVZ und der entsprechenden Leute in den Dezernaten? - Ist das zeitnah zu realisieren; benötigt man (weitere) personelle Unterstützung?

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Die DMS-Nutzung bildet den Fokus ("operativer Arbeitseinsatz"). Workflows müssen funktionieren.

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Zusammenführung der externen Anforderungen und der internen Digitalisierungsbedarfe

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Portfolio / Arbeitsweise insg. erinnert an die frühere "Programmleitung Digitalisierung" - einem Sammelsurium (an Themen); viel Arbeit investiert (aber ohne rechtes Ergebnis)

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Digitale Lösungen für dezernatsübergreifende Prozesse entwickeln (Reisekosten, Raumbuchung etc.)

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Gewinnung von Einblicken auch in die (DMS-)"Technik" (nicht nur in die Abläufe/Nutzung) - um Ergebnisse zu sehen und zu verstehen.

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Nicht nur aktuellen Vorgaben widmen (oder hinterherlaufen), sondern den Blick, wo es möglich ist, auch auf Zukunftstrends richten und hier gemeinsam Ideen entwickeln, um innovativ zu sein (KI, VR, etc.)

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Priorisierung von Vorhaben und anschließende Konzentration auf die aktuellen Vorhaben. Anbahnung weitere vorhaben erst nach Abschluss der laufenden.

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Die geplanten/vorbereiteten Themen kommen mitunter zu kurz, wenn (andere/zusätzliche) TOPs zu Beginn einer Sitzung spontan aufgeworfen werden. Gleichwohl sind auch diese (zusätzlichen) Themen ja durchaus von Bedeutung.

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Permanentes, tranparentes Monitoring der Vorhaben.

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Expert:innenwissen dazu einholen, inwieweit der KI/AI künftig eine größere Bedeutung in ForD-Fragen zukommen könnte.

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Die Tabelle laufende Projekte des Portfolio22 sollte ergänzt werden um a) Datum der Freigabe / Bewilligung (z.B. durch Präsidiumsbeschluss) b) Vorhandensein einer gesetzlichen Umsetzungsfrist ja/nein mit Datum c) Name der Fachlichen Leitung des Projektes

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Die Tabelle laufende Projekte des Portfolio22 sollte ergänzt werden um a) Datum der Freigabe / Bewilligung (z.B. durch Präsidiumsbeschluss) b) Vorhandensein einer gesetzlichen Umsetzungsfrist ja/nein mit Datum c) Name der Fachlichen Leitung des Projektes

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Das Forum muss einen Modus finden, bei dem die einzelnen Vorhaben bewertet und priorisiert werden. Dabei geht es nicht nur um die Vorhaben, die nicht in Form eines Projektes ausgeführt werden, sondern auch um die Projekte wie CAT, MACH, CAFM und weitere. Alle Vorhaben müssen begleitet/beoachtet in Bezug auf die Fortschritte werden und es muss eine sinnvolle Ressourcenplanung aller betiligten Einheiten erfolgen. Die Fortschritte der Vorhaben müsen beobachtet werden und da wo keine explizite Governace-Struktur gegeben ist muss das Forum ggf. helfend/steuernd eingreifen.

# data[].attributes.body
Es muss ein Prozess gefunden/definiert werden, mit Hilfe dessen neue Projekte/Vorhaben in die Liste der bereits vorhandenen/in Arbeit befindlichen Vorhaben ingereiht, priorisiert und terminiert werden.

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Die Arbeit des Forums muss tranparenter gegenüber der Hochschulöffentlichkeit werden. Es muss klar werden, wlelche Ziele das Forum verfolgt, wozu es daist, und in welchen Belangen sich einzelne an das Forum wenden können/müssen um ihre Vorhaben durchzuführen.