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Puesta en Marcha de Canales de Comunicación: Activar los sistemas o plataformas que se usarán para la distribución.

Transferencia Inicial de Datos: Distribuir la primera ronda de información crucial a los usuarios.

Monitorización y Retroalimentación (Iteración): Observar si la información se está utilizando correctamente y si los canales funcionan.

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La distribución de la información del proyecto es fundamental en la gestión de proyectos. El director del proyecto debe ser responsable de distribuir la información relevante para que toda la organización esté al tanto de las actualizaciones, el progreso, etc. Para garantizar que las personas adecuadas, como los interesados, los miembros del comité de dirección y los patrocinadores del proyecto, reciban la información necesaria en todo momento, se requiere una implementación exhaustiva.

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En la fase de ejecución para la distribución de la información, el enfoque está en poner en operación los canales de comunicación y asegurar que los datos correctos lleguen a las partes interesadas (internas y externas).

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Etapas del proceso de selección de proveedores

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Etapas del proceso de selección de proveedores

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Un buen proceso de selección de proveedores garantiza que quien se elija sea la mejor opción, por eso cada etapa desempeña un papel decisivo en la elección de un posible proveedor. Te las presentamos:

Identificar las necesidades de la empresa

En esta etapa, se analizan y determinan las necesidades específicas de la empresa en términos de productos o servicios requeridos. Se consideran factores como la cantidad, la calidad, las especificaciones técnicas, las normas principales, entre otros.

Realizar la búsqueda de proveedores potenciales

Asociaciones de comercio: las asociaciones de comercio tienen acceso a comunidades empresariales donde se pueden obtener recomendaciones y referencias de proveedores confiables.

Exposiciones: las exposiciones comerciales y ferias son eventos ideales para conocer directamente a los proveedores, ver sus productos/servicios en persona y establecer contacto directo.

Recomendaciones: las recomendaciones de otras empresas, amigos, proveedores actuales o socios comerciales son referencias directas de personas de confianza.

Determinar los criterios de selección a utilizar

Se definen los criterios que se utilizarán para evaluar y comparar a los proveedores potenciales.

Solicitar a los proveedores información sobre sus productos o servicios

Selección del proveedor más adecuado

Redactar y firmar el contrato

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Lanzamiento de la Solicitud de Propuestas (RFP/RFQ): Enviar formalmente la documentación y los requisitos a los proveedores preseleccionados.(Usar un sistema de gestión de adquisiciones (e-procurement) o correo electrónico para enviar el paquete de información a todos los candidatos.)

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La clave para llevar a cabo una adecuada selección del proveedor es conocer qué criterios deben tomarse en cuenta para elegir a los mejores proveedores, pues la elección tendrá impacto en la calidad de los productos o servicios que se ofrecen, y, por lo tanto, en la competitividad de la empresa. Entre los criterios establecidos tenemos los siguientes:

Calidad de los productos o servicios ofrecidos

Adaptabilidad

Puntualidad en las entregas

Cumplimiento legal

Verificar que el proveedor cumpla con las normativas y regulaciones legales. Algunas normativas principales son las certificaciones ISO:

ISO 9001: establece los requisitos necesarios para un sistema de gestión de calidad eficiente.

ISO 14001: proporciona los requisitos necesarios para un sistema de gestión ambiental óptimo.

ISO 4500: determina los requisitos necesarios para un buen sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo.

Precios

Examinar los precios propuestos por el proveedor para una toma de decisión correcta. Como por ejemplo:

Precios por unidad

Descuentos comerciales

Volumen de compra

Plazos de pago

Políticas de devolución

Formas de pago

Filosofía corporativa

Servicios de postventa