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É que a lista esteja em constante mudança. Conforme você lida com as tarefas mais prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.

Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada quadrante, você começa a enxergar quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente e o que pode deixar para depois, ou mesmo deixar de lado.

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Também há tarefas urgentes que você pode delegar para outra pessoa de sua equipe, caso você trabalhe em um grupo ou tenha assistentes e colegas que podem tirar isso do seu prato.

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A organização, uma vez que as tarefas estiverem colocadas e certas, não é difícil. Por ser um gráfico, o ideal é que tudo se equilibre.

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Urgentes são aquelas que têm prazo, como marcar uma reunião ou fazer uma inscrição: ou acontecem até uma certa data ou não acontecem mais

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Importantes são aquelas tarefas relacionadas a objetivos ou metas, como um relatório mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido

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Para utilizar a matriz da melhor maneira, é preciso entender primeiro a diferença entre as tarefas importantes e as urgentes.

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* No quadrante “fazer”: Deverá colocar o que precisa ser feito de qualquer maneira. Se não puder ser adiado nem deixado de lado, deve estar ali!

* Em “decidir”, coloque aquelas tarefas que podem ser programadas em sua agenda, como ligações, academia e outras da mesma espécie.

* “Delegar” deve ser o espaço no qual estarão as ações que alguém poderá tomar por você, como agendar voos e hospedagens, aprovar artigos e entrar em contato com clientes.

* O espaço reservado para o que se deve “deletar” se autoexplica, e refere-se às tarefas que não são necessárias para seu dia, como olhar as redes sociais ou assistir televisão.

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A ferramenta é dividida nos seguintes quadrantes

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A ferramenta é dividida nos seguintes quadrantes

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°Importante e urgente (ou seja, faça imediatamente)
°Importante, mas não urgente (boa para tarefas que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo)
°Urgente, mas não importante (como fazer ligações, e-mails e reuniões)
°Não urgente, não importante (tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas)

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A matriz de Einsehower categoriza afazeres em quatro categorias e auxilia na priorização de trabalho e gerenciamento de tempo

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Desenhe em uma folha de papel um quadrado grande. Divida-o em quatro partes com duas linhas (formando um + que se cruza no meio do quadrado), nesta ordem:

Fazer e decidir nos quadrantes de cima;

Delegar e Deletar nos de baixo.

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  O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante.”

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  O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante.”